Koninklijk NIVRA
2060 023 4607
I n h o u d BIBLIOTHEEK
J2^^ ^ CL KONINKLIJK MÊÜtRLANUb llMüliiUUl
VAN REGISTERACCOUNTANTS
Voorwoord 3
Hoofdstuk 1 Inleiding 5
1. Totstandkoming euro graadmeter
2. Doel en doelgroep van de euro graadmeter
3. Gebruik van de euro graadmeter
4. Resultaat van de invulling
Hoofdstuk 2 De signaleringsfunctie 8
1. Vragen van cliënten
2. Eerste indicatie
Hoofdstuk 3 Het takenpakket van de accountant 10
1. De jaarrekening
2. Administratieve organisatie/informatievoorziening
3. Adviesfunctie
Hoofdstuk 4 Diagnose-instrument de euro graadmeter 21
Stap 1 De quick scan
Stap 2 De inventarisatie
2.1. Strategie en marketing
2.2. Automatisering
2.3. Logistiek
2.4. Administratie
2.5. Overige
Bijlage 1 Index met verwijzingen naar de website 28
Bijlage 2 Literatuur 30
Bijlage 3 Informatie 32
,Tl^ATHUOO0A«3ïSiO39 HAV
X 3 3 H Tl O I .18 ) a
Aan de totstandkoming van deze Praktijkhandreiking is de grootste zorg besteed. Het Koninklijk NIVRA, de NOvAA, het
SRA, noch de auteurs aanvaarden echter enige aansprakelijkheid voor informatie die nochtans onvolledig of onjuist is
opgenomen dan wel het gebruik van dit instrument.Voor eventuele verbeteringen van de opgenomen informatie houden
zij zich gaarne aanbevolen.
© 2000 Koninklijk NIVRA
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand
of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerlei wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën,
opnamen, of enige andere wijze, zonder voorafgaande toestemming van het Koninklijk NIVRA, de NOvAA of het SRA.
VAN REGISTERACCOUNTANTS
V o o r w o o r d BIBLIOTHEEK
De introductie van de euro is voor de accountantsorganisaties Koninklijk
NIVRA NOvAA en SRA al een aantal jaren een speerpunt in de voorlichting naar de
leden.
De activiteiten van de NOvAA hebben in de afgelopen periode de publicatie
opgeleverd van een tweetal brochures: "De invoering van de euro, een hele onderneming"
(oktober 1997) en "Euroverkenner" (1997). Daarnaast publiceert de NOvAA
regelmatig artikelen in haar maandblad de Accountant-Adviseur.
Het SRA heeft in het verleden een SRA-Themabrochure over de euro uitgebracht:
'De invoering van de euro, de gevolgen voor het MKB' (1998), in het najaar
van 2000 wordt een tweede SRA-Themabrochure op dit terrein uitgebracht: 'De
euro: Bent u er klaar voor?'.
De activiteiten van het Koninklijk NIVRA op het gebied van de euro dateren
al van 1996. De Platformcommissie Kleine en Middelgrote Ondernemingen (KMO)
vormde een Werkgroep Euro die voortvarend van start ging. Al in 1997 verscheen
een tweetal voorlichtende publicaties over de invoering van de euro: in het voorjaar
een algemene brochure "De euro komt" en in het najaar een meer inhoudelijke brochure
"De euro; gevolgen voor organisatie en de jaarrekening". Met deze brochures,
cursussen en voorlichtende artikelen in het vakblad "de Accountant" werden accountants
breed geïnformeerd over de mogelijke problemen en bijzonderheden rond de
invoering van de euro. Met name in het MKB is de accountant uiteraard het aanspreekpunt
en eerstelijns adviseur bij uitstek.
Bij het uitkomen van deze nieuwe publicatie resteren nog krap 15 maanden
om de noodzakelijke voorbereidingen op de invoering van de euro af te ronden. De
tijd wordt daarom nu rijp geacht om te komen met een Praktijkhandreiking met
behulp waarvan betrekkelijk eenvoudig een indicatie kan worden verkregen in welke
mate ondernemingen reeds zijn gevorderd met de overschakeling op de euro. Met
dit eenvoudige diagnose-instrument, een euro graadmeter, kan de accountant in het
MKB zijn adviesrol ter zake van de invoering van de euro starten. Voor meer gedetailleerde
informatie en uitgebreide checklists wordt in deze Praktijkhandreiking verwezen
naar de vindplaats van de elektronische versies daarvan op de websites van
NIVRA NOvAA en SRA.
Uiteraard is deze Praktijkhandreiking zorgvuldig in de praktijk getest en goed
bruikbaar gebleken. Aan deze test kunnen echter voor individueel gebruik geen rechten
worden ontleend. Mocht het gebruik van de euro graadmeter aanleiding geven
tot opmerkingen dan zijn deze uiteraard van harte welkom. Het Koninklijk NIVRA, de
NOvAA en het SRA hopen met dit nieuwe praktische instrument bij te dragen aan de
dienstverlening van accountants in met name het MKB-segment van de markt.
Koninklijk NIVI?A, NOvAA, SRA
Oktober 2000
3
. /l/A . .wOÜ«J/-W^J I Ciltja/-* I-IMV
> i 3 3 H T O I J Q i a
Noot bij het lezen:
De woorden die vet zijn weergegeven in de lopende tekst geven aan dat daarover
meer informatie in de eurodatabase op het internet is te vinden. Het adres is:
www.nivra.nl/eurograadmeter
Inleiding
• m Totstandkoming van de euro graadmeter
ledere organisatie en elk individu zal op 1 januari 2002 worden
geconfronteerd met de invoering van de nieuwe munt. De gevolgen zijn
voor elke onderneming anders. Van de accountant in zijn adviesfunctie
mag het bedrijfsleven verwachten dat hij zijn klanten tijdig voorlicht en
waarschuwt voor de gevolgen van de invoering vooral bij cliënten die
onvoldoende voorbereid lijken. Om zicht te krijgen op de mate waarin
cliënten zijn voorbereid, is dit diagnose-instrument, de euro graadmeter,
ontwikkeld. Een korte vragenlijst die voor elke cliënt kan worden ingevuld
en onmiddellijk de stand van zaken weergeeft. Wat de cliënt met de
uitkomsten doet, is niet de verantwoordelijkheid van de accountant. Wel
dient de accountant uiteraard op de mogelijke gevolgen te wijzen, maar
wellicht kan de accountant op verzoek van de ondernemingsleiding een
stapje verder gaan en - al dan niet d.m.v. inschakeling van specialisten, of
d.m.v. doorverwijzing - oplossingen aanbieden. Dit instrument is ontwikkeld
door de werkgroep KMO-euro van het Koninklijk NIVRA in samenwerking
met de NOvAA en het SRA.
Het gebruik van de euro graadmeter kan zonodig worden opgevolgd
door invulling van uitgebreidere vragenlijsten die op het internet
beschikbaar zijn. Daar waar uitvoerige vragenlijsten beschikbaar zijn, is
dit aangegeven in de tekst.
UWM Doef en doelgroep van de euro graadmeter
De euro graadmeter is speciaal ontwikkeld voor gebruik door de
accountant in het kader van zijn normale dienstverlening aan kleine en
middelgrote ondernemingen. In de euro graadmeter komen de meest elementaire
onderdelen van het bedrijfsproces in relatie tot de euro vragenderwijs
aan de orde:
• strategie & marketing
• automatisering
• logistiek
• administratie
• overige elementen.
5
De accountant kan de euro graadmeter in principe voor elke cliënt
toepassen. De vragenlijst is ook op de website http://www.nivra.nl/euro-graadmeter
in blanco vorm beschikbaar. Doel van de invulling is het stellen
van een indicatieve diagnose van de mate waarin de cliënt is voorbereid
op de invoering van de euro.
De uitkomst van de invuloefening kan zijn dat bepaalde processen
en procedures niet "europroof" blijken te zijn. Ook zou zelfs kunnen blijken
dat de cliënt zich absoluut niet realiseert, welke problemen zich in de
bedrijfsvoering zullen voordoen door de invoering van de euro.
HEI Gebruik van de euro graadmeter
De euro graadmeter kan worden gebruikt in combinatie met de
overige uitgebreide vragenlijsten en belangrijke eurodocumenten die op
het internet beschikbaar zijn. Na invulling van de euro graadmeter en het
stellen van de indicatieve diagnose kan - op basis van de gebleken problemen
- een aanvullende analyse en oplossingsrichting worden bepaald
met behulp van dit materiaal. Afhankelijk van de attitude, kennis en vaardigheden
van de accountant kan in dit vervolgtraject gebruik worden
gemaakt van specialisten dan wel naar hen worden doorverwezen.
De systematiek van de vragenlijst is als volgt. Per regel van de vragenlijst:
• wordt een vraag gesteld die kan worden beantwoord met de antwoordmogelijkheden
ja/neen/nvt;
• moet de in de organisatie verantwoordelijke functionaris worden
vermeld;
• moet de datum worden ingevuld waarop de werkzaamheden, voortvloeiend
uit de vraag, moeten zijn uitgevoerd (planning vervolgtraject);
• moet het tijdbeslag in uren worden ingevuld dat die werkzaamheden
zullen vergen;
• wordt gevraagd of de werkzaamheden geheel intern dan wel met
externe hulp moeten worden uitgevoerd.
Het is ook mogelijk de vragenlijst elektronisch in te vullen op
internet, op het volgende adres: http://www.nivra.nl/eurograadmeter op die
plek treft u tevens een database aan met uitgebreide informatie over de
euro, die direct gekoppeld is met deze praktijkhandreiking.
I Q Resultaat van de invulling
Het resultaat van de invulling is een subjectieve indicatie van de
mate waarin de cliënt zich op de invoering van de euro heeft voorbereid.
Deze diagnose kan aan de cliënt worden voorgelegd, waarbij kan worden
aangegeven wat de onderneming nog te doen staat om geheel voorbereid
te zijn op de invoering van de euro. Het instrument is derhalve primair
bedoeld om de accountant zijn signaleringsfunctie op dit punt goed te laten
vervullen. Op basis van de diagnose kan de accountant bepalen wat zijn
verdere rol kan/moet zijn. Het ligt voor de hand dat de accountant zelf
adviseert over mogelijke problemen en oplossingen die liggen op zijn primaire
werkterrein: de administratieve organisatie en de interne controle.
Voor problemen die buiten zijn competentie vallen beperkt zijn rol zich
tot een signaal- en doorverwijsfunctie. Waar de grenzen liggen tussen zelf
adviseren, het inschakelen van specialisten dan wel doorverwijzen, hangt
uiteraard, zoals al eerder is opgemerkt af van de attitude, kennis en vaardigheden
van de individuele accountant.
7
4fW^^::'/-
De Signaleringsfunctie
Vragen van cliënten
Tot een belangrijke taak van de accountant in met name het marktsegment
van het MKB mag worden gerekend de signaleringsfunctie. De
accountant is op de hoogte van externe ontwikkelingen die van invloed
kunnen zijn op de bedrijfsvoering van zijn cliënten. Hij fungeert dan ook
veelal als de vraagbaak van zijn cliënten. Zo dit al niet is gebeurd, kan de
accountant binnenkort met betrekking tot de invoering van de euro bijvoorbeeld
de volgende vragen verwachten:
• Hoe verwerk ik koersverschillen in mijn administratie?
• Kan ik tijdelijk twee valuta hanteren?
• Welke historische gegevens moet ik converteren?
• Hoe moet ik de verkoopprijzen bepalen? Mag ik de prijzen naar boven
afronden?
• Vanaf wanneer moet ik euro's accepteren?
• Is onze software europroof?
• Moet ik het personeel een euro-training geven en waar?
• Moet elke eurorekening via triangulatie worden omgerekend of mag de
inverse koers worden gebruikt?
• Moeten we de formulieren aanpassen?
De antwoorden op deze vragen zijn onder meer te vinden in de
eerder verschenen brochures en geactualiseerd op de website van het
Koninklijk NIVRA.
Eerste indicatie
De allereerste vraag die door cliënten meestal wordt gesteld, is
"Hoeveel tijd moet ik besteden aan de voorbereiding van de euro?" Deze
vraag is een indicatie van de mate waarin het probleem serieus wordt
genomen. Een voorbeeld van wat er zoal kan spelen blijkt, uit het neven-staande
voorbeeld.
_ ^ Wat zijn de gevolgen van de invoering van de euro op het
eerste gezicht voor een retailbedrijf?
De invoering van de euro is voor een retailbedrijf een complexe en
omvangrijke operatie. Een gemiddeld retailbedrijf wordt op diverse
onderdelen van de organisatie met de invoering van de euro geconfronteerd:
• Inkoop
• Logistiek
• Winkel/verkooppunt
• Marketing/promotie/prijsstelling
• Financiën en administratie
• Personeel
• Automatisering
De risico's van het mislukken van de voorbereiding op de invoering
van de euro zijn aanzienlijk. Eén dag of enkele dagen sluiting als
gevolg van een mislukte eurovoorbereiding kost (miljoenen guldens)
omzet en een verlies van (veel) klanten.
Een eerste echte indicatie van de omvang en het belang van de
gevolgen van de invoering van de euro voor een specifieke cliënt kan
worden verkregen door invulling van de euro graadmeter achter in deze
Praktijkhandreiking.
9
Het takenpakket van de accountant
Volgens onderzoek is van alle voorbereiding op de euro vijf procent
achter de rug. Het overgrote deel van de inspanning ligt dus nog
voor ons. Deze inspanning zal moeten worden gedaan tussen nu en 31
december 2001. In ieders persoonlijk leven, in de kantooromgeving en bij
cliënten moet een veranderingsproces plaatsvinden dat uiterlijk ultimo
2001 moet zijn voltooid. Wanneer moet daaraan worden begonnen?
Dat hangt onder meer af van de grootte en mate van automatisering
van het bedrijf en de betrokkenheid van de cliënt bij het gehele
proces. r
Sedert 1 Januari 1999 is de euro als de officiële valuta in
^ girale vorm ingevoerd. Voor velen is dit een goed bewaard
geheim. Op 1 januari 2002 gaan we met de euro om zoals nu met
onze gulden of niet?
Uit alles blijkt dat de accountant niet altijd een voortrekkersrol
voor zichzelf ziet weggelegd. De mate van interesse van de accountant
zou echter ver moeten uitstijgen boven die van het bedrijfsleven.
Tenminste als accountants op goede wijze de belangen van hun cliënten
willen dienen. Uiterlijk in de management letter betreffende de jaarstukken
2000 moet aan de cliënten worden bericht hoever de voorbereidingen
zijn gevorderd. Het is van belang dat de accountant en een accountmanager
op het accountantskantoor zich voordien de kennis hebben toegeëigend.
Het is dus noodzakelijk om dat nu te doen en nu actie te nemen om
deze rol beter te vervullen.
Nevenstaand ter illustratie nog een voorbeeld van wat er allemaal
moet gebeuren.
10
Wat komt er af op het winkelbedrijf?
In alle winkels of verkooppunten moeten aanpassingen aan inventaris
en software plaatsvinden, onder andere:
• Kassa's, kassa-software en geldladen (de euro kent meer munten
en bankbiyetten)
• Muntautomaten, winkelwagentjes
• Cashboxen, kluizen en eventuele buizenpost
• Weegschalen en bijbehorende software
• Emballagemachines en kopieermachines
• Geldwisselautomaten
• Betaalterminals (pin&chip)
• Elektronische prijsborden en kiosken
Kortom, een gigantische logistieke operatie met uiteenlopende types
inventaris, diverse leveranciers en diverse onderhoudscontracten.
lem De jaarrekening
Uiteraard dient de accountant na te gaan of de invoering van de euro op
aanvaardbare wijze in de jaarrekening is verwerkt. Aspecten die hierbij
spelen zijn onder meer:
• de eerste omrekening naar euro's;
• de afrondingsproblematiek;
• het opstellen van de eerste jaarrekening in euro's (omrekening vergelijkende
cijfers);
• de behandeling van koersverschillen op EMU-valuta;
• het omrekenen van aandelenkapitaal;
• het treffen van een voor de kosten van de euro.
Er zijn onder andere door de FEE vragenlijsten ontwikkeld die van
nut kunnen zijn bij het inventariseren van de benodigde aanpassingen.
Daarnaast zijn de officiële documenten voorhanden waarin de regels
m.b.t. bovenstaande zaken zijn opgenomen. Zie hiervoor de website.
TT
Onderstaand ter illustratie nog maar eens een voorbeeld van het
gebrek aan aandacht en onwetendheid m.b.t. de gevolgen van de invoering
van de euro.
'' Op een seminar voor directeuren van verzorgingshuizen was de
eerste presentatie na de lunch gewijd aan de euro. 'Dat wordt
slapen', dachten de aanwezigen. 'Want daar hebben wij niets mee
te maken'. Totdat bleek dat zelfs vijftigplussers grote moeite hebben
met de waarde van de euro en dat:
• Alle bejaardenhuizen een winkel hebben met vaak duizenden
artikelen
• In verzorgingshuizen kassa's en automaten aanwezig zijn.
Wijs geworden besluiten de directeuren zelf euro-coördinator te
worden en op korte termijn alle geld- en informatiestromen te inventariseren.
E B Administratieve organisatie/informatievoorziening
De accountant moet zich in zijn controlerende functie een oordeel vormen
over de administratieve organisatie van zijn cliënt. De invoering van de
euro heeft onder meer de volgende consequenties op het gebied van de
administratieve organisatie:
• De aanpassing van formulieren (inkoop- en verkooporders, offerte-formulieren,
facturen);
• een wijziging van de manier waarop de valuta, waarin transacties zijn
aangegaan (gulden of euro) worden vastgelegd, met name indien de
cliënt tot dan toe niet of nauwelijks met vreemde valuta te maken had;
• de verandering van prijslijsten;
• de registratie van euro's en guldens in de detailhandel tijdens de periode
waarin wordt gewerkt met dubbele valuta. Hierbij is de relatie met
de voorraadadministratie en de bestelprocedure van belang.
Nog een praktijkvoorbeeld over de wijze van denken m.b.t. de
invoering van de euro. Ditmaal een voorbeeld over de omrekening van
euro's in guldens.
12
^^ Tijdens een presentatie voor ondernemers liet de inleider een
vergrote overdruk zien van de verkoopadvertentie van een huis.
De makelaar had, heel vooruitstrevend, de vraagprijs alleen in euro's
vermeld, € 106.638. 'Wilt u de waarde (in guldens) even voor uzelf
opschrijven' vroeg hy. Men kwam spontaan uit tussen de
ƒ 220.000,- en ƒ 225.000,- terwijj de vraagprijs ƒ 235.000,- bedroeg.
'Dat scheelt maar ƒ 15.000,-' sprak één van de aanwezigen...
3.2.1. Automatisering
Veel van de administratief organisatorische wijzigingen hebben
een automatiseringsaspect. Invoering van de euro kan tot aanpassingen in
systemen dwingen, met name bij "single currency" financiële systemen
zonder mogelijkheid een vreemde valuta toe te voegen. Echter, ook
in andere gevallen kan sprake zijn van een noodzakelijke systeemaanpassing.
Ten aanzien van de consequenties voor de functionaliteit van de
systemen kan worden gedacht aan:
• de problemen bij de automatische aflettering van betalingen op vorderingen
indien bijvoorbeeld wordt gefactureerd in euro's, maar wordt
betaald in guldens of andersom. Er kunnen dan afrondingsverschillen
voorkomen die leiden tot veel onnodige foutmeldingen;
• het probleem dat niet alle financiële systemen in staat zijn een factuur
met verschillende kolommen voor verschillende valuta's af te drukken;
• de omstandigheid dat de verschillende met elkaar communicerende
systemen tegelijk moeten worden aangepast, of in een goed voorbereide
volgorde met gelijktijdige aanpassing van interfaces;
• het probleem van miscommunicatie bijvoorbeeld in het geval dat financiële
informatie-uitwisseling met behulp van EDI plaatsvindt. In dat
geval zullen de business partners protocollen moeten opstellen om te
voorkomen dat er miscommunicatie gaat ontstaan ten aanzien van de
gebruikte valuta;
• het veelal ontberen van een historische vastlegging in bijvoorbeeld
spreadsheetprogramma's.
Voorts is een goede conversie van historische bestanden van guldens
naar euro's van groot belang. Op de volgende pagina een voorbeeld
over de noodzaak van voorbereiding op de komst van de euro.
13
Wegens euro gesloten
De buurtsuper, die zich van de hele wereld niets aantrekt, opent op
de eerste werkdag in 2002 om 9 uur zijn winkel. Twee van de drie
kassa's zijn open en verkopen, maar de goederen van de eerste
klant worden gescand.
'Dat is dan 77 gulden 80'.
'Maar ik moet toch met euro's betalen?'.
'Daar heb ik wel iets over gehoord op de televisie, maar dat geldt,
geloof ik, niet voor ons'.
'Meneer, deze mevrouw wil in euro's betalen. Hoe gaat dat?'.
Bij de andere kassa pint een mevrouw die voornamelijk die ochtend
aangevoerde in euro geprijsde verse producten kocht, in guldens.
Een half uurtje later bemerken kopers, die nog over 'oude' guldens
beschikten, dat het scanapparaat geen boodschap heeft aan barcodes
in guldens of in euro. Euro-wisselgeld is niet voorhanden. De
ontvangen euro's kunnen niet in de kassa worden opgeslagen.
Meneer herinnert zich dat hij van zijn bank een apparaatje heeft ontvangen,
waarmee hij guldens met één druk op de knop kan omrekenen
naar euro's. Vol trots bedient h[j dit wonder. Ondertussen
legt hij de pinners uit, dat hij telefonisch contact heeft gehad met
Interpay. De drie apparaten moeten even naar Utrecht. Over twee
weken kan iedereen bij hem met euro's betalen. Ook zal hij er persoonlijk
voor zorgen dat de winkelprijzen in euro en guldens verschijnen.
Om hem heen vraagt men:
'Psychologische prijzen?'
'Neemt u nieuwe kassa's?
'Instrueert u ook de caissières?'
'Denkt u aan de winkelwagentjes?'
'Is het statiegeld in guldens of euro's?'
De enkeling die nog in zijn winkel vertoefde, verzocht hij de spullen
zonder betalen mee te nemen, sloot de deuren en bevestigde een
briefje op het raam
Wegens euro gesloten
14
Er moet worden nagegaan of de laatste versie van software (standaardpakketten,
maatwerk) wordt gebruikt, of de softwareleverancier
voor een "europroof" pakket zorgt, wanneer hij dit doet en of er nieuwe
specificaties zijn vereist. De automatisering raakt, evenals de euro, de
totale bedrijfsvoering. Wat dit aspect betreft kan de voorbereiding niet
vroeg genoeg starten.
Adviesfunctie
3.3.1 Strategie en marketing
Door de invoering van de Economische Monetaire Unie (EMU) en
de hiermee samenhangende invoering van de euro zijn onderlinge valutakoersschommelingen
tussen de deelnemende valuta niet meer mogelijk.
Indien een onderneming in het verleden te maken had met flucturerende
valuta, dan heeft de invoering van de euro consequenties voor de concurrentiepositie
van de onderneming.
Voorts moet rekening worden gehouden met toenemende concurrentie
door grotere prijstransparantie indien eenieder in dezelfde valuta
prijst. Over deze aspecten moet de accountant mee kurmen denken met
zijn cliënt. Hieronder een prijsvoorbeeld:
De Nederlandse landelijke dagbladen zijn te koop in een groot
aantal landen van de EMU. Op het eerste blad van een landelijk
' ' dagblad staat rechts bovenin de prijs in de valuta van het land
waarin de krant wordt verkocht. Vanaf 1 Januari 2002 zijn alle prijzen
in euro, dus goed vergelijkbaar. De pryzen van de zaterdageditie
van deze krant zyn nu als volgt:
Prijs in plaatselijke Valuta Prijs in euro's
1,86
2,20
2,44
2,43
1,74
1,34
2,33
2,62
2,55
Reden om de prijzen aan te passen?
België
Duitsland
Frankrijk
Italië
Luxemburg
Nederland
Oostenrijk
Portugal
Spanje
BEF 75
DEM 4,30
FFR 16
ITL 4700
LUF 70
HGL 2,95
ATS 32
ESC 525
PTS 425
15
Voor het bepalen van de nieuwe prijsstelling is wellicht 1 januari
2001 een goed moment, omdat dan in het kader van het nieuwe belastingstelsel
en de verhoging van de BTW de prijzen dienen te worden aangepast.
De Consumentenbond en de Raad Nederlandse Detailhandel hebben
over het weergeven van eurogewenningsinformatie een convenant
afgesloten waarin is afgesproken om dubbele prijzen te hanteren in de
periode van 1 juli 2001 tot en met 28 januari 2002. Inmiddels heeft een
groot aantal branches zich hierbij aangesloten. In het convenant is hierover
voor de consument nadere informatie te vinden.
3.3.2. Logistiek
Technische aspecten
Een aantal veranderingen zal tijdrovend zijn. Alle honderdduizenden
automaten in Nederland moeten worden omgebouwd. Alle kassa's
moeten eveneens in zeer korte tijd worden aangepast. Tot en met 31
december 2001 bestaan er zes munten; daarna acht. Hoe ruim is de kassalade?
Kan de kassa in euro's rekenen?
Er moeten miljoenen beslissingen worden genomen over nieuwe
prijzen. Naar beneden afronden? Dat gaat ten koste van de marge. Naar
boven? Dan dreigt het risico dat de concurrentie dit niet doet of de consumenten
hun beklag doen.
Een eenvoudig voorbeeld van prijsstelling:
, Op de markt
Drie paar sokken voor een tientjel
Wat zet de koopman nu op zijn bord?
'Drie paar sokken voor € 4,54'
Nee toch? Maar wat dan wel?
Afrondingsverschillen
ledere onderneming krijgt met afrondingsverschillen te maken.
Het lijkt een kwestie van (onderdelen van) centen, maar kan grote gevolgen
hebben bij zowel aansluitingen als bij grote hoeveelheden. De om-rekenregels
luiden in het kort:
16
• bij omrekening moet gebruik worden gemaakt van de conversiekoers
weergegeven in zes significante cijfers (1 euro is 2,20371 gulden). Deze
conversiekoers mag niet worden afgerond;
• de inverse koers van de conversiekoers (1/conversiekoers) mag niet
worden gebruikt bij de omrekening naar de euro;
• de afronding van een de uitkomst van een omrekening mag worden
bepaald op twee decimalen op de dichtstbijzijnde eurocent. Is de derde
decimaal een 5 of hoger, dan wordt de eurocent naar boven afgerond,
anders naar beneden;
• omrekening van de ene EMU in de andere EMU-munt moet plaatsvinden
volgens triangulation: het om te rekenen bedrag moet eerst volgens
de vaste koers worden omgerekend naar euro's (en afgerond).
Vanuit dit eurobedrag vindt vervolgens omrekening volgens de vaste
koers naar de andere valuta plaats.
Een omrekeningsvoorbeeld:
Een groothandel levert snoepjes aan de detailhandel voor
,_--' ƒ 0,04 per stuk. Uitgaande van de officiële omrekenkoers van
2,20371 is het bijbehorende eurobedrag gelijk aan € 0,01815 per
snoepje. Aangezien het omgerekende bedrag mag worden afgerond
op 2 decimalen, geeft dit een europrijs van e 0,02.)
Stel nu dat de leverancier 10.000 snoepjes verkoopt tegen deze
europrijs. Dit levert een totaal bedrag van € 200,00 op.
Teruggerekend naar guldens is dit bedrag gelijk aan ƒ 440,74.
Er blijkt dus dat door afronding de opbrengst van de snoepjes nu
ƒ 40,74 hoger ligt dan de oorspronkelijke opbrengst in guldens
(10.000 stuks è ƒ 0,04 = ƒ 400,00). Dit is een prysverschil van maar
liefst 10,2%l
3.3.3 Administratie
In de administratie zullen de nodige bedragen/prijzen moeten
worden aangepast. Betalingen, ontvangsten, inkoop, verkoop, voorraadbeheer,
planning, formulierenloop, kasbeheer, salarissen, managementinformatie,
fiscale zaken, om er maar een paar te noemen. Als er niets
gebeurt, zal het op 1 januari 2002 zijn alsof een toverfee of - in die situatie
waarschijnlijk een boze heks - alle heeft aangeraakt en veranderd. De
komst van de euro heeft invloed op elk element van het administratieve
proces. Soms ingrijpend, vaak in de marge. Maar alles vraagt aandacht
en vooruitdenken!
17
Een tweetal praktijkvoorbeelden om een en ander te verduidelijken:
De euro heeft onder andere effect op inkoop en logistiek
Een gemiddeld retailbedrijf heeft al snel te maken met 500 tot 700
leveranciers die op een bepaald moment prijzen en facturen in euro
willen communiceren. Dit betekent;
• Vaststellen van nieuwe of aangepaste prijsafspraken per
leverancier
• Aanpassing van artikelbestandssystemen en factuursystemen
• Opleiding van inkopers v.w.b. het onderhandelen in euro
• Nauwkeurig plannen van de overgangsdata (welke leveranciers
eerst)
Voorraadbeheer in euro:
Alle gegevens op de voorraadiijst zullen naar euro's moeten worden
omgezet. Hetzelfde geldt voor scanningslijsten en de scangegevens.
Een verzekeringsmaatschappij voerde de salarisberekeningen over
mei 2000 inclusief vakantiegeld uit in euro's. Zonder dit vooraf te
melden kreeg, het personeel een salarisspecificatie waarop het bedrag
inclusief vakantiegeld lager was, dan dat over april.
De volgende dag ontving een ieder de salarisstrook in guldens met
een toelichting op de eerste specificatie. Dat helpt de bewustwording
in één keer te vergroten.
3.3.4. Overige elementen
Juridische aspecten
Eén van de zaken waarmee elke vennootschap worstelt, is de
vraag het aandelenkapitaal al dan niet om te rekenen. Vanaf 1 januari
2002 worden guldenbedragen van rechtswege gelezen als eurobedragen.
Wie om hem moverende redenen (terugbetaling van kapitaal, kleinere
eenheden) de statuten wil wijzigen, kan gebruik maken van een speciale
18
vereenvoudigde methode. De toegestane afrondingsmarges bij omzetting
van het aandelenkapitaal naar euro's zijn (zowel naar boven als naar
beneden) 15%.
Een voorbeeld van omrekening van het aandelenkapitaal:
Stel dat het geplaatst kapitaal van een vennootschap bestaat uit
100.000 aandelen van ƒ 1,-. De omrekening van het geplaatste
kapitaal vindt als volgt plaats:
• De nominale waarde van de aandelen wordt eerst omgerekend
naar de eurowaarde: ƒ 1 / 2,20371 = e 0.453780.
• VePi/olgens wordt deze eurowaarde afgerond op twee decimalen
achter de komma, ofwel in eurocenten. De nominale waarde van
één aandeel bedraagt dan e 0,45.
• Het geplaatste kapitaal kan vervolgens worden berekend op
100.000 aandelen maal euro 0,45 = e 45.000.
Indien het geplaatst kapitaal rechtstreeks wordt omgerekend in
euro bedraagt de waarde van het geplaatst kapitaal ƒ 100.000 /
2,20371 = € 45.378,02 (afgerond op eurocent). Voor het verschil
van e 378,02 dient de vennootschap een niet-uitkeerbare reserve
aan te houden.
Meer informatie over de juridische aspecten (contracten, verzekeringen,
polissen, aanpassing wetgeving, etc.) is te vinden op de NIVRA
website.
Veiligheid
Ook het aspect van de veiligheid mag niet worden vergeten Er
komt tijdens de overgangsfase een grote hoeveelheid contant geld in
omloop. De schatting is dat supermarkten 10 maal zoveel contant geld in
voorraad moeten hebben dan gebruikelijk is.
Andere vragen zijn hoe om te gaan met:
• vals geld detectie en wisseltrucs;
• aanvoer en opslag van euro's (in het bedrijf en daarbuiten);
• opslag en afvoer van guldens (in het bedrijf en daarbuiten);
• conflicten met klanten over geldwisseling;
• interne fraude;
• overvalrisico's;
• verzekeringen.
19
Elk retailbedrijf dient zich hierop tijdig (bij voorkeur in 2000) voor
te bereiden, omdat in 2001 iedereen een beroep zal doen op dezelfde
dienstverleners, zoals Geldnet, Brinks, De Nederlandsche Bank etc.
Training en scholing van werknemers
Werknemers zullen tijdig op de hoogte moeten worden gebracht
van de komende veranderingen en waar nodig zal intern of extern scholing
of training moeten worden ingehuurd. Dat de tv-spotjes van Postbus
51 door iedereen worden gezien is niet waar. Laat staan dat deze algemene
informatie voldoende zou zijn in een specifieke bedrijfssituatie. Ook
hier geldt dat beter niet tot het laatst kan worden gewacht. Het beroep op
externe trainers zou dan wel eens te laat kunnen zijn.
Kosten
Het zal duidelijk zijn dat met de voorbereiding op de invoering
van de euro kosten zijn gemoeid. Afhankelijk van de benadering van
deze kosten (integraal of "out of pocket") kan het totaalbedrag aan kosten
nogal wisselen. Onderstaand wordt een aantal duidelijke "out of pocket"
kostencomponenten genoemd:
• specifieke aanpassing van software;
• training en scholing van personeel;
• advieskosten;
• kosten van aanpassingen van automaten en kassaterminals;
• vervaardigen nieuwe prijslijsten en catalogi etc. voor zover dit niet
toch al jaarlijks gebeurd;
• kosten van extra personeel voor de invoering van de euro.
20
Diagnose-Instrument de euro graadmeter
In dit hoofdstuk is de euro graadmeter - het diagnose-instrument
waarmee een indicatie kan worden verkregen van de voorbereiding van
een onderneming op de invoering van de euro - opgenomen. Het diagnose-
instrument omvat een tweetal stappen:
• stap 1; een "quick scan" met behulp waarvan een eerste indruk kan
worden verkregen van de impact van de invoering van de euro op een
onderneming;
• stap 2: een uitgebreidere vragenlijst onderverdeeld in een aantal aandachtsgebieden
die een eerste inventarisatie van de impact geeft.
Stap 1 De Quick Scan
De voorbereiding op de overschakeling is belangrijk voor iedere
onderneming, maar de invoering van de euro zal op de ene onderneming
meer invloed hebben, dan op de andere. Als de accountant onderstaande
"quick scan" invult, ontstaat snel een eerste indicatie van de mate waarin
de invoering van de euro belangrijke gevolgen voor die cliënt zal hebben.
De antwoorden dienen in de kolommen met de waarden 1 t /m 5
te worden ingevuld. De waarde van de cijfers in de kolommen liggen in
de volgende range:
1 = helemaal niet van toepassing, 5 = in sterke mate van toepassing
De onderneming doet transacties in verschillende valuta,
De onderneming doet veel banktransacties binnen Europa.
De onderneming fieeft veel toonbankverkeer.
De onderneming voert veel verschillende producten.
De onderneming maakt binnen Europa op grote schaal gebruik van
prijsdifferentiatie.
Het IT-systeem kan niet overweg met grote aantallen prijzen, valuta
De onderneming acht de grotere toegankelijkheid van de euromark
voor de toekomstige strategie.
De klanten/leveranciers zijn van plan al voor 1 januari 2002 over te
de euro.
?n decimalen.
belangrijk
tappen op
De concurrenten zijn klaar voor de euro.
De onderneming sluit leningen af in EMU-valuta.
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5
1 \ \ 1
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5
I I I
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5
1 1 1 1
2 3 4 5 1
1 1 1 1
2 3 4 5
1 1 1 1 1
21
Indien in de tabel bij stap 1 bij meerdere vragen een score van drie of hoger is
ingevuld, zal de invoering van de euro voor de desbetreffende onderneming/
cliënt een behoorlijke impact hebben.
'''•i>.
stap 2 De inventarisatie
De vragenlijst is opgedeeld in de volgende aandachtsgebieden:
stap 2.1 Strategie en marketing
stap 2.2 Automatisering
stap 2.3 Logistiek
stap 2.4 Administratie
stap 2.5 Overige
Stap 2.1 Strategie en mari<eting
Vraag:
Is er een actieplan voor de overgang naar de euro?
Is hiervoor een budget toegekend?
Is de leiding hierbij betrokken?
Worden dezelfde producten In meerdere landen verkocht?
Is men in een grensstreek gevestigd?
Worden psychologische prijzen gehanteerd?
Is besloten wanneer de overgang zal plaatsvinden?
Is besloten of en zo ja in welke vorm gewenningsinformatie aan cliënten zal
worden verstrekt?
Is met leverancier en afnemer gecommuniceerd over de ingangsdatum?
Wordt gebruik gemaakt van voorgedrukte prijslijsten, brochures, gidsen?
Worden de bedragen op de verkoopfacturen zowel in gulden als in euro
weergegeven?
Ja
U
•
•
D
D
D
D
D
n
n
D
nee
D
D
D
D
n
D
a
D
D
D
D
nvt
a
D
D
D
D
D
n
D
D
n
D
22
De systematiek van de vragenlijst is als volgt. Per regel van de vragenlijst:
• wordt een vraag gesteld die kan worden beantwoord met de antwoordmogelijkheden
ja/neen/nvt;
• moet de in de organisatie verantwoordelijke functionaris worden vermeld;
• moet de datum worden ingevuld waarop de werkzaamheden, voortvloeiend
uit de vraag, moeten zijn uitgevoerd (planning vervolgtraject);
• moet het tijdbeslag in uren worden ingevuld dat die werkzaamheid
zullen vergen;
• wordt gevraagd of de werkzaamheden geheel intern dan wel met externe
hulp moeten worden uitgevoerd.
Datum gereed Verantwoordelijke functionaris Raming uren Intern
G
D
n
D
D
D
D
D
ü
n
D
Extern
G
D
n
G
G
G
D
G
G
G
G
23
• ^^H
Stap 2.2 Automatisering
Vraag:
Kan het systeem twee basisvaluta verwerken?
Zijn er spreadsheets in gebruik?
zyn de laatste softwaresysteemwijzigingen doorgevoerd?
Zijn de euro-veranderingen gedekt door het onderhoudscontract?
Indien er standaardsoftware in gebruik is; is dan al gepland met
IT-leveranciers wanneer deze software europroof wordt gemaakt?
Heeft men eigen software ontwikkeld?
Is bekend, in welke systemen zich financiële gegevens bevinden?
Ja
G
G
G
G
G
G
G
nee
G
G
G
G
G
G
G
nvt
G
G
G
G
•
G
G
Stap 2.3 Logistiek
Vraag: is bekend of:
Men gebruik maakt van kassa's?
(Indien er kassa's in gebruik zjjn) Deze kassa's genoeg ruimte hebben om alle
euromunten (8) en bankbiljetten (7J te bewaren?
Er een oplossing is bedacht voor de duale fase (zowel euro's als guldens)?
Er interne formulieren zijn waarop bedragen staan vermeld?
Er aandacht aan de beveiliging is besteed?
Er machines/apparatuur versneld moeten worden afgeschreven?
Het personeel wordt voorgelicht over alle aspecten van de euro en hoe dit
wordt gedaan?
Er gedurende een periode twee prijzen worden gehanteerd?
Er promotiemateriaal moet worden aangepast?
Er een stop is op het bestellen van het huidige drukwerk?
Er gebruik wordt gemaakt van voorgedrukte prijzen?
Ja
G
G
n
n
G
G
G
G
G
G
D
nee
G
G
G
G
G
G
G
G
G
G
G
nvt
G
G
G
G
Q
G
G
G
G
G
G
24 •
Datum gereed Verantwoordelijke functionaris Raming uren Intern
G
G
G
G
G
G
G
Extern
G
G
G
G
G
G
G
Datum gereed Verantwoordelijke functionaris Raming uren Intern
G
G
G
G
G
G
G
D
G
G
D
Extern
G
D
G
G
G
G
G
G
G
G
G
25
•
it
^^H
stap 2.4 Administratie
Vraag: Is bekend:
Wanneer de eerste jaarrekening in euro wordt gepresenteerd?
Wanneer de interne managementinformatie in euro wordt gepresenteerd?
Wanneer wordt overgegaan op aangiftes in euro?
Wanneer de salarissen in euro worden betaald?
Of langjarige inkoop- en verkoopcontracten moeten worden aangepast?
Wanneer offertes in euro worden gemaakt?
Welke historische gegevens moeten worden geconverteerd?
Hoeveel de invoering van de euro kost en wanneer de kosten worden genomen?
Wanneer men in staat is te factureren in euro als cliënten hierom vragen?
Ja
G
G
G
G
G
G
ü
G
G
nee
G
G
O
G
G
G
G
G
G
nvt
n
G
G
G
G
G
G
G
G
Stap 2.5 Overige
Vraag:
Zijn er contracten die niet naar EU-recht zijn opgesteld die aanpassing behoeven?
Is bekend of de nominale waarde van de aandelen moet worden aangepast?
Is bekend of er problemen zijn te verwachten bij het afronden?
Zijn er cursussen voor het personeel gepland?
Ja
G
G
G
G
nee
G
G
G
G
nvt
G
C
G
G
26 •
Datum gereed Verantwoordelijke functionaris Raming uren Intern
c
G
G
G
G
G
G
G
G
Extern
G
G
G
G
G
G
G
G
G
Datum gereed Verantwoordelijke functionaris Raming uren Intern
G
G
G
G
Extern
G
G
G
G
27
Bijlage 1
Index met verwijzingen naar de NIVRA website
In onderstaande index zijn de woorden opgenomen die ook vetgedrukt in
de lopende tekst van deze praktijkhandreiking zijn te vinden. Indien via
de index op de website http://www.nivra.nl/eurograadmeter wordt
gezocht op deze woorden komt u terecht bij documenten waarin meer
informatie is te vinden over deze begrippen. Indien u op zoek bent naar
euro-informatie over begrippen die niet in deze lijst zijn opgenomen, dan
kunt u - gebruikmakend van de algemene zoekfunctie op de site - ook de
eurodatabase doorzoeken op deze termen. In de database is ook een aantal
Engelstalige documenten opgenomen, het is op de site mogelijk om
tevens in deze documenten rechtstreeks te zoeken.
In de database zijn officiële documenten van onder meer de Nederlandse
overheid, de Europese commissie, de FEE en het Nationaal Forum voor
de introductie van de euro vinden, zonder dat hierbij wordt gepretendeerd
dat de database volledig is.
Index
aandelenkapitaal
aanpassing wetgeving
administratie
administratieve organisatie
afronding
afrondingsproblematiek
afrondingsverschillen
automaten
automatische aflettering
bestelprocedure
betalingen
BTW
concurrentiepositie
contant geld
contracten, verzekeringen
conversie
conversie van historische bestanden
conversiekoers
dubbele valuta
28
eurogewenningsinformatie
financiële informatie-uitwisseling
financiële systemen
fiscale zaken
formulieren (inkoop- en verkooporders, offerteformulieren, facturen)
functionaliteit
historische vastlegging
inkoop
interfaces
inverse koers
jaarrekening
juridische aspecten
kassa
koersverschillen
kolommen
kosten
maatwerk
managementinformatie
omrekening
omrekenregels
personeel
planning
polissen
prijslijsten
prijsstelling
prijstransparantie
protocollen
salarissen
scholing of training
single currency
software
standaardpakket
training of scholing
triangulation
valutakoersschommelingen
verkoop
verzekeringen
voorraadadministratie
voorziening
vreemde valuta
29
Bijlage 2
Aanbevolen literatuur
De Euro komt,
brochure Koninklijk NIVRA, voorjaar 1997.
De euro; gevolgen voor organisatie en jaarrekening,
Koninklijk NIVRA, najaar 1997.
Euro-leesmap,
Koninklijk NIVRA, najaar 1998.
Euro-cd-rom,
Koninklijk NIVRA, 1998.
Euro-verkenner,
NOvAA, 1997.
De invoering van de euro, een hele onderneming,
NOvAA, oktober 1997.
De invoering van de euro, de gevolgen voor het MKB,
SRA, 1998.
De euro: Bent u er klaar voor?,
SRA, najaar 2000.
De financiële verslaggeving en de invoering van de euro, Europese
Commissie, 1997.
RJ-Richtlijn 5.03: De financiële verslaggeving en de invoering van de euro,
Raad voor de Jaarverslaggeving, 1997.
Werkdocument: "Gevolgen van de invoering van de euro voor strategie
en automatisering", deel 1: Strategie en deel II: Automatisering,
VNO-NCW, januari 1998.
30
Notitie fiscale aspecten invoering euro, 28 januari 1998.
Wijzigingen Burgerlijk Wetboek boek 2 als gevolg van de invoering van
de euro, september 2000.
Verschillende documenten van het Nationaal Forum voor de introductie
van de euro (van deze documenten verschijnen regelmatig updates indien
veranderingen hebben plaatsgevonden: Geactualiseerde uitgangspuntennotitie;
Omrekeningen en afrondingen tussen gulden en euro; Juridische
consequenties van de invoering van de euro).
31
Bijlage 3
Voor meer informatie en met vragen over het
accountantsberoep kunt u zich wenden tot:
NOvAA
Bezoekadres:
Nieuwe Parklaan 25, 2597 LA 's-Gravenhage
tel: 070-3383600
fax: 070-3512836
e mail: novaa@novaa.nl
http:/www.novaa.nl
Postadres:
Postbus 82491, 2508 AG 's-Gravenhage
SRA
Bezoekadres:
Marconibaan 41, 3439 MR Nieuwegein
tel: 030-6566060
fax: 030-6566066
e mail: secretariaat@sra.nl
http:/www.sra.nl
Postadres:
Postbus 335, 3430 AH Nieuwegein
Koninklijk NIVRA
Bezoekadres:
A.J. Ernststraat 55, 1083 GR Amsterdam
tel: 020-3010301
fax: 020-3010302
e mail:nivra@nivra.nl
http:/www.nivra.nl
Postadres:
Postbus 7984,1008 AD Amsterdam
32
KONINKLIJK NEDERLANDS INSTITUUT
VAN REGISTERACCOUNTANTS
B I B L I O T H E EK
>
3 0000 00035 4765
De euro graadmeter
diagnose-instrument
voor de invoering van de euro
Niet alleen voor multinationale ondernemingen
en ondernemingen uit het midden-en
kleinbedrijf gaat er veel veranderen,
maar ook de particulier wordt geconfronteerd
met allerlei veranderingen. Zo raakt
hij zijn vertrouwde harde gulden kwijt en
krijgt daarvoor in de plaats een nieuwe
munt met een andere waarde. Salarissen,
spaartegoeden, leningen, verzekeringen,
hypotheken, (opgebouwde) pensioenen en
andere financiële contracten zullen worden
omgezet in euro's, terwijl tevens aankopen
met euro's moeten worden betaald.
Aangezien de euro ruim twee keer zoveel
waard is als de gulden zal de particulier tijd
nodig hebben om een nieuw waardebesef te
ontwikkelen en te wennen aan de nieuwe
munteenheid. Elk nieuw product, dus ook
een nieuw financieel product, brengt onzekerheid
met zich mee. Deze onzekerheid
kan leiden tot een daling van het vertrouwen
en wijzigingen in het koopgedrag. De
omvang van de onzekerheid is uiteraard
afhankelijk van de verwachtingen die de
particulier ten aanzien van de euro heeft en
van het vertrouwen in de toekomst.
Gedurende de periode 1 juli 2001 - 28 februari
2002 worden alle artikelen en diensten
dubbel geprijsd. Dat moet helpen prijsbewust
te worden in euro's. Momenteel ontvangen
we de bankafschriften al in beide
valuta's. Letten we bewust op het bedrag in
euro's? Dat gebeurt pas, als er geen alternatief
meer is. Na 28 februari 2002 moeten we
vertrouwen hebben in de ondernemer, dat
hij op de juiste wijze heeft omgeprijsd. Aan
de andere kant: prijst hij te hoog, dan prijst
hij zich uit de markt, zoals die barkeeper in
Amsterdam. Bovendien: prijsvergelijking
wordt nu mogelijk birmen elf landen.
Een barkeeper in hartje Amsterdam is er
voor zichzelf al uit. 'Dat pilsje van drie
gulden kost vanaf 2002, 1 euro 50
cent'. 'Maar dan betaal Ik 30 cent meer
dan nu', zei een opmerkzame klant. 'Je
krijgt gewoon iets meer bier', sprak de
tapper In hetzelfde glas?
4
Koninklijk Nederlands Instituut
van Registeraccountants
A.J. Ernststraat 55
postbus 7984
1008 AD Amsterdam
telefoon; 020 - 301 03 01
fax: 020-301 03 02
e-mail: nivra®nivra.nl
tl ttp;//www. nivra.nl
©2000
00 24 16 1
i
