|
klein (250x250 max)
gemiddeld (500x500 max)
groot
Extra Large
groot ( > 500x500)
Hoge Resolutie
|
|
NEDERLANDSCH INSTITUUT VAN ACCOUNTANTS ACCOUNTANTSDAG 1919 CONTROLE BIJ BANKEN IN TE LEIDEN DOOR P. KLIJNVELD ACCOUNTANT TE AMSTERDAM CONTROLE BIJ BANKEN in te leiden door P, KLIJNVELD, Accountant te Amsterdanl. Het oniderwerp, door mij in te leiideii n.l. „de Comtrole bij Banken", lieb ik daarom gekozen, 'omidat dit londterdeel van de banikorganiisatie bij vele inistellinigen nog veel ite wenschen overlaat. De oorzaken 'daarvan zija vele en wel: 1. De bank, klein begomnen, is grooter igeworden, de staf van personeel is uitgeibreid, d'ooh de verzorging der organisiajtiie en der admi'uistratie .hield geen gelijken tred meit de eiischen, die een grootere zaak aan deize beidfe onderideeliein stelt. Men sukkelt voont met de oude gebrekkige machane, die nieit een vol-voklioend aanital paardekraohitèn sterk is, O'Ui het nieuwe drijfwerk te drijven. 2. Men heeft eenige ouidere employe's, die reeds jarenlang een vertrouwde positie bekleeden, en Wenisohit hen niet onaangenaam te istemttnen door het invoeren van nieaiwe ma(a(tregele.n. 3. Men is gevestigd in een prorvincieplaaAs en vueeêt, dat bij inivoerinlg van diverse contrólemaaifci-egelen, die de medewerking vaai het publiek voor een deel eische(n,^dat publiek er de 'voorikeuir aan zal geven te gaa;n maar een cioncurremit, die miimder oontrolemiaatregelen toep'asrt en waar het dus slechter ingericht is. -^^^1 4. Men heohit laam de sleur, onider die belwering, diait fraude nooit is voorgekomen, dat het altijd gloed is gelöopen, dat de voor te stellen oontrólemaiaitregelein me(t het besoliiikbare personeel niet uit te voeren zijn. In elk dezör beweringen zit wöllioht een ignotnld van waarheid, .maiatr itoch mag, en vooral in dezen itijd, waarin de criminaliteit toeneemt, niet uit het oog wonden verloren,, 'diait het werken van een goede con/tróle prevenitief werkt. Hoe vele 'mialen zijn 'in den laatsten tijd niet valsohe cheques bij banken aangeboden en betaald. 2 Voor hoevele tonnien is niet de Weensche bankier vioior eeuige jaren opgelicht, doordien een harer procunatiehiouiders privé speculaties deed ten löiste ^eenier ,q.q. rekening van een der cliëniben. Hoe vaak zijn niet met of zonder hulp van het personeel der banken cheques besteld, met order deze in rekening der cliënten te belasten, terwijl eerst na uitizending der correspondentie •aan ideai cliënt bleek, dat t e t volgbriefje, waaiimede de cheque gehaald wend, valsch was. Werd niet ruog onlangs een fraude gepleegd, doordien een bediende eeiier baiuk idoor een hulp van buiten een cheque liet aanbieden ten ilasite van de rekening van een cliërut, die steöds een credit positie had. Najbetailiiig zorgde de bediende door vernietiging van het Icasstuk, dat elk bewijs voor de fnaiuide verldwenen was. " Heeft iiiieit 'een deposant een bank opgelicht, >door veel meer te disponeeren, dan zijn tegoed was, welke fraude hij met succes op tiouw zette, nadlat hij ontdekt hald, dat bij vroeger disponeeren nooit was nagazien of zijn rekening voldoende credit stond. Hoe mienaig kassier heeft, wegens onvoldoende kascontrole, zich kunnen verrijken. Nog m^aar ai te vaak is gebleken, dat chefs van bijkantioren speculeeren op gefingeerde rekeningen, terwiil, door s/lechte behandeling van de binnenkomende post, gelid veriduisiterd werd, hetgeen eerst uitkwam, nadat het den client bij ontvangst zijner .rekening-oouriant bleek, dat een bankxemise niet veranitwoond was. De miogelijkheid is niet uitgesloten, dat bij slechte controle kleinere partijen coupons of vreemde munt verdwijnen, die wel de winst verminderen, doch die onontdekt blijven, zoo-laiDg de frauide over geen te groote som in ééns in één boekings-periode loopt. Het verdwijnen van fondsen behoort bij een sleehie controle niet tot de zeldzaannheden, evenmin .als het fraiideeren door middel van disposiiltie ten laste van diverve debiteuren. Foutieve posities van rekeninigen van cliëniten zijn niet zelden een gevolg van gebrekkige aidiministraifcieve controle. Over-dispositiB van een cliënt, zoo deze er financieel niet goed voor is, kan ide bamk geld kosten. Een slechte indruk m'oet het op de ordelievende cliënten van de bank malven, wanneer hun afrekeningeai bereiken, die niet voor hen bestemd zijn, of wel, wanneer zij verkeerdelijk voor bedragen worden belast of gecrediteerd. HJoe_ wil de bankddrectie controle uitoefenen op de positie der rekeningen der bij haar aangeslotenen, wanneer de adttni-nistratie niet zoodanig is ingericht, dat zij ionmiddellijk .aet-woord kan krijgen op haar vragen. Vereisohte is boviendien, dat deze antwioonden juist zijn. Dienit een bankdirectie niet da/gelijkis op dehioogte te zijn van den stand harer kassen, harer coupon- en wisselvoioirraden, harer fondsenpoisities, der posities der rekening'en harer cliënten? Moet niet onmiddellijk na hiet" verschijnen vian een oO'Upon-vervialdag, 'of het verviallen vian een dividend, aam. de eigenaars dte tegenwaarden worden gecrediteerd? Maakt het geen slechten indruk, wanneer de cliënten eerst een tijd na het verstrijken van een kwartaalseinde hun rekening ontvianigen, waaxldoor bovendien eventueel fnauide liamger onontdekt kan blij wen. Herhaaldelijk heb ik geoonstaAeerd, dat men 'd'e rekening-oouranit, bestemd voor ide cliënten, verzeiidt, voondat de rekeningen behioorlijk zijn gecontnoleend en de saldi van de oliiën-tenrubriekrek; eningen sluiten miet die specifieke saldistatien. Meermalen is mij gebleken, diat men verzuimide een cliënt dekking voor zijn debatsaldo te vragen, omdat de administratie der dieikkingen niet laain de daaraan te stellen leischen beamt-wooridde, of wel, dat het de directie bleek, 'dat de debetpoisitie van een oliënt tot een hooger cijfer wias 'gestegen, dan men wel wensohte, doordien de miethode van goedkeuring van disposities ibij voorkomen niet deugde. lik geloof niet te veel te zeggen, wanneer ik beweer, dat dergelijke vioorviallen bij een goed geordenide bank niet mogen voorkomen, en dus de aidminiistratie zioodaAiig inigericht moet zijn, dat zij dagelijks bij is; er een goede administratieve controle bestaat, opdat de directie een juist antwoord kan krijgen op lall haar vragen; het publiek uitsluitenid roemt dte goede bediening en frauidte zoo igoeid als uitgesiloten is. Buohwaldt zegt in zijn ,,Technik des Bankbetriebes" op blz. 75: • „Lassen sich nicht alle Wege ersinnen, die eih verbreche- „rischer Beamté zur Ausübnng von Untensohlagiunigen, be- „nutzen kann, so ist es dooh möglioh, wenigstens die wichtig- ,,sten Prinzipien. festzustellen, die für eine -wirksame Kon- ,,trolle in Anwendunig zu-kommen haben". 4 Bij 'deze vs^ioo-riden kan ik mij geheel aansluiten. Laat men niet van de veroniderstelling uitgaan, dat tengeviolge van een uitgedachte fnaudeoontrole, fr'audie in het onderdeel vian het bedrijf, voor welke de controle is uitgedacht, vendfer niet voior kan komen. Neen het is heel wel mogelijk, dat een Imappetpe kop, dan degeen, die de frauidecontrole uitdacht, een middfel vimldit, om aan ibe toonen, dat de uitgedachte coaitrole niog niet in de perfectie was. Zij, idie fraudeeren, zijn in dten regel degenen, di'e een helder verstand heibbem. Zoo kan het evenieene blijken, dat een adiniaiistriaitieve oon-tróle, die toegepast wordt, blijkt toch niog gebreken te hebben. Daarom zij men niet tevreden miet het bestaande, doch streve steeds naar vervolmaking. Bovendien -miag niert; uit hat oog worden verloren, dat iedere controlemaatregel, hoe goed ook uitgedaoht, in zich de kiem draagt om clioor sleur te verslappen, zioodat het nioodzakelijk is, dat steeds wondt nagegaan, dat aan bestaande inistructies de hand wordt gehoud'en. Mij is een geval bekentl, waarin een b-a,nkenIplioyé, belast m.et de controle der kassen bij een groote bank, deze eenvoudig een miaand had nagelaten. Ik aal nu trachten in beknopten voirm aan te geven, hoe een grootbank volgens mij gcorganisperd mioet zijn, welke algemeeme principes voor de aldmiuistratiie moeten gelden en welke controlemiaatregelen moeten Worden getroffen, om de inriohtinig in, haar geheel aan de moderne eischen te doen beantwoorden. Tegenover de buitenwereld moet .de bariiik zich als één centralis organisatie vertoonen, hoewel natuurlijk intern déoen-tralisatie eem eisch zal zijn ter wille van de anbeidsve/deeling. iMen heeft dus dte oentrale 'directie, waarvan een of twee leden als centrale leiders fungeeren, tenvijl aan de andere leden der directie wordt opgedragen voeling te houden m:et de diverse afdeelingen. De leiding der afdeelingen wordt opgedragen aan chefs, gewoonlijk procuratiehouidens, terwijl dioor regelmatige vergaderingen van de" directie met deze afdeelingsleiders, de centrale löidinig verkregeïi woïdt. In deze vergaderingen kunnen de groote belangen van de bank aan het oordeel van allen Worden o^nldenvorpen. Wat nu de af deelingen betreft, er zullen moeten zijn: Ie leen afideeling Centrale ooereepondentie, eventueel verdeeld, in binnen- en buiteailajnd; 2e. „ „ Centrale expeditiie, verdeeld in bimnien- en buiiitenlaaiid; 3e. „ „ Effecten, linclusief 'dte KJeMterafdeeling; 4e. „ ,, Vreem'de wissels en arbritiage; 5ie. ,, ,, Hollanidsclie wissels; . 6e. ,, ,, Incasso's; 7e. ,, ., Coupioiis en vreem'd ba'nk; 8e. „ „ Kas, eventueel 'Oiiclerverdeel'd in diverse Kassen; 9e. „ „ Boekliouidiiiig; • 10e. „ „ Conirole. De indeeiliug van de afdeelimgen mioet zoodanig zijn, dat de verschillendis employe's, die vóór-ailbeid heibben te verricliten, voordat ds einidbaindeling kan geschieden «m de hoofdpersonen heen gegroépeend zitten en dat de opeenvolging der afdeelin-geai diermate is vioorbereid, dat onmioodiig transport vaai waarden door het bankgebouw zooveel m^geiijk wordt voorkomen. Waar de verscliillende afdeeilinigen voortdurend met elkaar in contact zullen anoeten zijn, verdient het aanibeveling, ten eerste een telefooncentrale te hebben en ten tweede dipor huis-telefoon de afdeelinigen met elkaar te verbinden. Voorts kan men, temeimd'e zioo siilel miogelijk stukken van de ééne afdeeling naar 'de andere te expedieeren, gebruik makqp viau eeai poDeuimatiscben diemst, terwijl, tienieinde er voor te zongen, dat de employe's den tijd zoo goed mogelijk benutten, en niet door oiinöodige conferenties met elkaar tijd verspillen, gebruik gemaakt kan worden van zoogenaamide buttonboys. Het zou m. i. aanbeveling verdienen, vooral in verband met de tegenwoordige tijdsomstandigheden en toenemende crimi-nailiteit, dat in moderne Banken een Centrale Waardeafdee-ling weirid ingericht, ver verwijde^rd van de lokettan. Het is absoluut verkeerd, dat 'overtioliige waarden zich gedurend'e den kantoortijd in de afdeelinigen bevinden. In verreweg 'de meeste Banken ziet men 's morgens uit de kluizen een menigte troiinimels met waarden halen, terwijl een zeer groot deel van 'den inhoud der trommels 's middags onaangeroerd weer naar de kelders teruggaat. Veel aanbeveleiDswaardiiger zou het zijn, indien de aan de loketten ontvangen waarden met eeii Iclein advies per pneuma- 6 tisolien dienst naar de Centrale waardeafdeeling werden gedrukt, vanwaar geteekende ontvangstbewijzen op dezefde wijze naar het loket van ontvangst aouden kunnen worden terugge-drukt. Eveneens zonden, bij aanvragen van waarden of het voor-kcinien vian disposities, deze aanvragen eai dispiosdties pier dem-zolfklen dieaist naar de Gemt-rale waardeafdeeliiinig kunmien worden gezonden, vanwaar uit, nadat geconstateerd is, dat hand-teekening van den aanvraiger, 'en poisitie vam de rekaninig ac-ooord zijn, de aangevraagde waarden of geldibedragen weer naar ide loketten van aanvrage wordlen igeidrukt. Deze meithiode zou bovenidien nog ten oontrole-maatregel méér zijn, daar men steeds bij de loketten een tuS'Sohenstation had ter vaststelling van de juistheid van het uitgeleverde en het aangevraagde. Bovendien zou het de aandacht van het publiek ontgaan, op 'welke wijze m&n de juistheid van de versohdilljende aangeboden bescheidiein vaststelt, hetgeen fraude 'van buiten vocur-köm/ t. TJians wil ik nagaan, hoe de inriahting van ieder der door mij genoemde afdeelangen is, en daarbij aangeven, welke controlemaatregelen 'moeten worden ingevoerd. Centrale Correspondentie. ^, Ontvamigst vian ibrievieca. Speciale employe's worden belast met het lOpenen der post, terwijl alle brieven van leen nummer worden voorzien leai in een register wonden ingeschreven. .,_;p;,:;^ Zoo iKoodig wor^dt op de brieven aangegeven, naar welke'aï-' deelingen de brieven ter behandeldng moeten worden 'uitgezonden. Aangeteekende brieven worden van de post gehaald door 2 pemaonien, die vooraf aonstateeren hoeveel pakketten moeten worden meegebraeht en die zongen voor afteekening der pad?kett«n door die pergoneai, die tot opieoiing bevoegd zijn. Men wijze de cliënten er zooveel mogelijik op, dat ter wille van de controle de adviesbrieven en waarden, die aamgetee-keüd ide bank bereiken, gesepareerd gezonden wonden. De in brieven geadvisieerde waarden worden door speciale, employe's in ontvangboeken ingesclireven, waardoior vioorko-men wondt, idat waarden door d'e perstomen, die de aangeteekende pakketten uitpakken, achtengehonden zouden wiordeai. Waar het oontroleeren van de pakketten met ooupons en vreemid bank te tijidnaoviend zou zijn, indien dit door de personen, in die oomespionld'entieafideeling mett het uitpahken belast, zou geschieden, wiorden deze pakketten gesloten tegen fiat aan de chefs der afdeelingen ter hand gesteld. De geldremises worden in een speciaal ontvangbioek ingeschreven, dat tevens dienst kan doen als sub-kasboek. De kassier teekent vioor deze remises laf. 's Mlildldiags wionidt door den chef der oorrespondentieafdeeling bij het parafeeren der ontvangstberiobtem nagegaan, d'at de beidTagen in de omtvanigst-berichten genoemd, ook inderdaad in het ontvangboek opgenomen en gefiatteerd zijn. Hetzelfde geldt voor dte fondsen, die in een daartoe 'speciaal ingericht effecten-iontvangboek wonden opgenomen, omidei- opgave vam. heb soort depot. In de praktijk zal het echter vioorkomen, dat die cliënten adviezen en waarden toch in één pakket zenden. Men vrage echter steeds weider opnieuw aan, laidvies ein waaride te separee-ren, daar d'e Bank laoiders geen venantwoondeliilaheid kan aan-via arden. De ingaande brieven, die aooals reeds gezegd van een nummer voorzien zijn, wlorden 's middags weer op nummer gesorteerd, waardoor men de zekerheid verkrijgt dait geein binnengekomen brieven ontbreken, (althans kan vaststellen, waar deze ziich bevinden. Immiers de brieven, 'die in afdeeMmgen behandeld moeten worden, iWondeni aan de chefs der diverse af-' deelingen ter hand gesteld, nadat door de correspondentie-af-deeling van' het in behandeling g-even dier brieven bij de .afdeelingen is aanteekening gehouden. Ten einde arbeid te besparen, kan de banlk aan hare groote relaties formulieren toezenden, te gebruiken bij: het toezenden van inoassio's; het opgeven van effecten orlders; het ibestellem van cheques op binnen- en buitenland; het verzoek tot ovemboeking van beidtagen van de eene rekening op .die andere; het afrekenen van incasso's; het specifioeeren van couponxemises. - Hierdoor wordt tevens bereilrt, dat de post sneller behandeld kan worden. Deze formulieren worden direct over de betreffende afdeelingen verspreid. Verder mtoeten door de oorrespondentieafdeeling direct van Tiit de brieven in boeken worden ingeschreven: 8 lo. de laanvrageai tot gelidzendingen (tevens sub-Kasboek); 2o. de aanvragen tot effectenzendingen; 3o. de aanvragen tot het zenden van vreemd bank; 4o. de laanjvragen tot het foumeeren van cheques lop binnen- en buitenland, voonzoover de cliënten niet gebruik hebben gemaakt van de daarvoior bestemide fiormulieren. Hetzelfde geldt voor disposities der cliënten op de binnen- en buiten-landsche relaties der bank, waardoor circulatie van brieven zooveel mogelijk beperkt wordt. In alle boeken waarin aanvrage tot toezending van waarden zijn opgenomen, moeten fiaitten worden geplaatst doorr. lo. dengeen, die de positie van de rekening goedkeurt; 2o. 'de twee personen, die miet inpakken belast zijn; 3o. den oentralenl expediteur (zie beschrijving centrale expeditie). Bij verzending van banknoten en fondsen worden nummers genoteerd, terwijl gelet moet worden op het per keerende j)ost binnen komen der ontvangstberichten. Centrale expeditie. Ter voorkominig van porto verspilling worden alle nota's en brieven en alle pakketten, die aangeteekend veraonden moeten worden, ter hjamid gesteld aan (de centrale expeditie, zoodat een cliënt slechts één gewonen en één aangeteekenden brief per dag kan ontvangen. De expediteur der aangeteekende stukken beschikt over een kluis, waarin de door hem ontvangen gesloten pakketten, die hém gedurende den dag bereiken, worden opgeborgen. Hij wordt bij het inpakken door een helper, tevens fungee-rende als controleur op hem, ter zijde gestaan. De kluis moet •dus voorzien zijn van twee sloten, zoodat deze slechts doorbelden geopend kan worden. Waar er verschillende cliënten zijn, die waarden van geringe beteekenis toegezoniden willen hebbiaai alleein dan, wanneer waaridevolle zeiDdinJgen aan hen zijn ts maken, zal bij de-centrale expeditie steeds een voorraad van pakketjes miet geringe waarde aanwezig zijn, die dus in de kluis overnachten. Waar in de centrale expeditie gedurende het gereed maken der paikken belangrijke waarden aanwezig zijn, moet deze af-deeling ondergebracht zijn in een afgesloten ruimte, die door géén der andere employe's betreden mag worden. Effectenafdee ling. De inlvomende effecten kunnen bestemd zijn voor: lo. Open bewaarneming; 2o. Onderpand depot; 3o. den Algemeenen Voorraad. Opeai Bewaarneminig bedoelt slechts ,de bewaring van effecten, zoO'dat aan de cliënten op -hun aanvraige dezelfde foodsen teruggegeven worden als de vroeger door hen gedepooeerde. Als onderpand depiot worden beschiouwd de fondisen, die tot dekking vaai geldleening aam de Barak zijn verstrekt, voorzoo-vèr 'de Bank .op zich heeft geniomen dezelfde numaniers aan den cliënt terug te geven ails oorspronkelijk gedeponeerd. Algemeen© Voorraad. Hieronder zijn te rangschikken: lo. de fondsen, die het 'edgendom van de Banik zijn; 2o. ide fo'Ujdsen, idie als Leeoldepat aan de Barak tan gebruike zijn afgestaan; 3o. de fondsen, waarvoor de cliënten op stukkenrekening zijn gecrediteerd; 4o. de fondsen, door cliënten in onderpand gegeven, zonder dat de Bank .de verplichting op zicih heeft genomen, dezelfde stukken terag te geven als oorspromkelijk gedeponeerd. Voorts zal bij de Bank een speoiale tnomimel aanwezig zijn met fondsen, ter dispoedtie van cliënten, die deze tegen geld kunnen koimlen afhalen en een tromimjel met fondsien, die door die cliënten bij de baink tem verkoop zijn gedeponeerd, voor zoover deze geen stukkenrekening miet de bamk.oindierhouden. De behandeling der fondsen is de violgende: De gpoote voorraad is opgöborgen- in Jduizen onder den grond, verdeeld dn: Open Bewaameming. Onderpand Depot. en Algettneenen Voornaad. De stukken, welke binnenkomen ter deponeering in Open Bewaarneming en Onderpand Depot, worden direct aan de kluisbeheerders ter hand gesteld, nadat boven den grond in de afgesloten ruimte voor de fondsen-beheerafdeeling actea in triplo zijn vervaardigd, waarvan: No. 1 en 2' aan de kluisbeheerders ter hand worden gesteld. 10 die No. 2 voor hun administratie behouden en No. 1 gefiatteerd teruggeven, ter teekening door de daartoe bevoegden. No. 3 wordt in een zelfbinder geplakt en dient als ontvang-boek, vian waaruit de personen- en de fondsenadministratie vs^ordt bijgewerkt gip kaarten. De Mnisibeheeilders hoxuden in volgopdie van dè prijsoou-rant staffelboeken bij en bergen de fondsen in dezelfde volgende, gespliibsit in coupanblaJden en mantels, op. Waar er stukken zonder oonponlbladen of alleen couponbladen kninnen worden gedeponeerd, zuHen de staffelboeken in de kluis niet dezelfde saldi aanwijzen. Ook voor de overige fondsenvtoorraden wordt in de Muis dezelfde methode van opbergen en administratie (gevolgd, met dit onderscheid, dat voor onderpand en voor den algemeenen voorraad sleohts één staffelboek wo^rdt bijgehouden, omdat die voorraad uit den aard der zaak moet bestaan uit Volledige stukken. Voor Onderpand Depot gelden verder dezelfde bepalingen ails voor Open Bewaameming. Wat de fondsen van den Algemeenen Voorraad betreft het volgende: Grewoonlijk worden de depots voor prolongatie onderpand administratief gescheidein gebonden en wordt ieder prolomgatie-nuimmer afzonderlijk behandeld. Waar in de beurswet van 1914 bepaald is, dat, indien niet uitdrukkelijk amders overeengekomen, de fonldsem 'mogen woaidem herbeleend ^en niet dezelfde nummers, als gedeponeerd, behoeven te wiordea teruggegeven, is het veel leenvonidiger alleen algemeenie stukkenrekenimg aan te houden, aangezien toch een oiversurpluis in den eenen poist veilboniden is voor een evetntueel tekort In leen anderen post, hetgeen ook doongaan.s in prolongatieakten vermeld staat. Fondsen voor den Algemeenen Voorraad kunnen ontvangen worden: per Kas, als levering van cliënten. Deze worden opgenomen in een speciaal effecten-ontvangboek met geldkolom, waardoor, aan de hand van de kas, te controleerèn is, dat inderdaad slechts de tegenwaarde der ontvangen stukken in igeld is uitgekeerd. De levering der fondsen wordt afgeschreven in een daarvoor bestemde kolom in het Verkoopboek der Kasafdee-ling. De fondsen wordden tegen paraaf van den Centraal-fond-senbeheerder (bo^en den gr^ond) in het ontvangboek afgegeven. 11 Per Kas, als levering van de beurs. D'e behandeling der fondsen heeft plaats als hierboven aangegeven voor de foaid-sen, geleverd dioor de kasoliënten. De levering wordt afge-schrevan in het beursverkoopboek. Als remise van cliënten, ter levering van door hen verkochte stukken, of ter sluiting van prolongatieposten, of ter aanvulling van dekking voor hunne positie. Zooals bij de beschrijving van de Centrale expeditie aan-gegevein, wiondem al deze fondisen in een ontvangboek opgeno-nuen en tegen fiat van den fondsenbeheerder (boven den ,grond) afgegeven. Vioor zOover het prolongatieposten per kas betreft, wordt in het ontvangboek ter controle met de kas het geldbedrag vermeld. De stukkenrekeningen, zoowel cp persionen als op fondsen bij te ho'uden, worden van uit het lontvangboek bijgewerkt. Afgifte van fondsen kan geschieden: Uit Open Bewaarneming en Onderpand Depot. Zooals bij de beschrijvinig vian de Centrale oo^raespomdentie 'gezegd, worden aanvragen tot leveriing van fondsen in speciale boeken opgenomen, waarbij het raadzaam zal zijn, voor Open Bewaarne-ming en Onderpand Depot gebruik te makem van afzonderlijke boeken. Nadat ten aanzien van Onderpand geconstateerd is, dat d)e positie vlam de rekening ide verzemdinig van die fondsen toelaat, 'wondt thet bioek aan de kluiabeheerders ter hamid gesteld, ter lichting van de fondsen. Deze geven dte fondisen, vergezeld van een dn triplo viervaardigd formulier, tegen fiat in het aan-vraagbioek aan den expediteur in de Centrale fonidsen-afdee-ling boven den grond af. No. 1 van dit formulier dient ais advies voor den cliënt. No. 2' als, door den cliënt geteekend terug te zenden, ontvangstbewijs. No. 3 dient ter afschrijving van de fondsen en personen-kaarten, zoodat de exemplaren No. 3 in een zelfbinder worden opgeborgen. De kluisbeheerders schrijven de aflevering in hun staffel-boeken af aan de hand van het aanvraagboek. iWaar de cliënteta voior 'die uit Open bewaameming en Oniderpamd Depot ontvangen fondsen een teigenrepu afgeven, is het dus noodzakelijk, dat op de deponeeringsformulieren een duidelijke clausule staat, dat deze deponeeringsreiju's nooit 12 aangeven heit said» van fondsen, nit dien hoofde in het bezit van de Bank. Uit den gewonen voorraad kunnen fondsen worden afgeleverd: per kas aan cliënten, die tegen geld de fondsen komen weghalen. Ter bespoediging van de bediening van het publiek, zullen door den fondsenbeheerder der Kasafdeeling alle oj; één dag voor cliënten gekochte fondsen ter levering aan de Centrale fonidsienafdeeling worlden aaingevraagd. Deze Centrale fondsenafdeeling levert voor zoover mogelijk de aangevraagde fondsen uit den op dien dag binnengekomen voorraad af, terwijl de Kluisbeheerders het ontbrekende uit den kelder aanvullen. De fondsenbebeerder van de Kasafdeeling maakt aan de hand van het KaBeffecten-aanboopboek de pakjes voor de • cliënten gereed, schrijft deze in het tromnaelvoorraadboek in en levert van daar uit bij aanvraag af. Deze trommiel staat onder beheer van 2 personen, zoodat hij van 2 verschillende sloten is voorzien. Bij aflevering vult hij in een daarvoor bestemde geldkolom in het trommelvoorraadboek het te ontvangen bedrag in, zoodat 's avonds uit de kas blijken moet, dat voor de afgeleverde fondsen de tegenwaarde in geld is ontvangen, of wel de fondsen, valildeerienide tegen de piosten, waarvoor geen geld is omt-vanjgen, mioeften nog in dien itrommel aanwezig zijn. leiderea dag brengt hij zijn saldo opnieuw voor. Per Kas als levering aan de Bieurs. Deze fondsen worden 's middaigs na beurs uit den dagvoorraad gelicht ein, voor zoover niet in 'de Cenitrale fondsemiafdeeling op dien dag ontvangen, dtoor ide Kluisbeheerlders volgens daanvoor besÉamde op-vraagboeken gelicht. De pakketten woriden voorzien van de voor idfe beursfirma's gereédgemaalate nota's en nog dien-zelfden dag afgelevieirld aan een Kassiers>inisiteillinig. Voor zoover de fondsen niet ter aflevering aanwezig zijn, worden de beurabrdefjes vastgehouden en geven deze dus de situkkenrekening aan van hetigeen de bank alsnog aan de Bieurs te levenan heeft. De stukkenrekening van hetgeen alsnog van de Beurs te ontvangen is, wordt gevorniid door tie openstaande posten in het beursinkoopboek. Als remise aan cliënten. Zooals bij de beschrijving van de- Centrale Correspondentie is aangegeven, worden de aangevraagde fondsen verzameld in een speciaal aanvraagboek. De expediteur der Centrale fanidsenafideeling vraagt, nadat goedgekeurd is, dat de positie van de rekeningen de fondsen-remise toelaat, ide stukken aan 'de HuisibeheerdteTs op, voor zoover deze tnieit venstreM kunnen wiorden uit idem idagvcorraad onder beheer van den chef der Centrale fondsenafdeeling. De expediteur maakt met zijn controleur de pakketten gereed, alsmede een formulier in duplo, waarvan het eerste exemplaar idiiieimst 'doet als advies aan den cliënt, het tweede door den cliënt als ontvangbewijs moet worden teruggezonden len stelt de gesloten pakketten,, tegen fiat, ter hand aan den ceiitralen expediteur. Voor zoover het fcimdlsen betreft, voor een Kaïsprolongatie-po'st af te leveren, wordt in het fondsien-aanvnaagboeik het daartegenover te ontvangen geldbedrag gemoteeirtd, waai-voor de Kas als controle dient. Het aanvraagbioek, waarin duiidelijk (doorgehaald moeten worden caider paraaf de niet verzonden fondse'n, dient ter bijwerking van de personen- en fondsen stukkenrekeningen. Het spreekt van zelf, dat er op gelet dient te worden, dat er leverbare stukken worden ontvangen en geëxpediëerd en, dat alle ontvangen en afgeleverde stukken in nummerboeken worden genoteerd. Zooals uit het hierbovenstaande blijkt, worden zooveel mogelijk fonidsian uit den dagvoorraad opgeleverd, zoodat uit de ontvang- en aanvraagiboekem per fonds wondt opgemaakt in een speciaal daarvoor ingericht boek, hoeveel fondsen pro resto naar de kluizen gaan, of wel uit de kluizen zijn afgele-vesd. Dit boek idiemt den KJluisibeihieerders als administratief gegeven voor hun ivoomaad-stiaffelboeken en waar in diijt boek is aangegeven, uit welken hoofde fondsen ontvangen en ge-expieidieerd zijn, viormt dit tevens de .griondslag voor bet fondsen posiitiiaboek, waarin uit de verschillende administratieve boeken de tegoeden en schulden aan fonidsen w'Oir'den bijgewerkt. Tevens wioüden uit de aan- en verkoopiboeken ^der effec-tenafdeeling, voor zoover het aan- en venkoopen betreffen voor cliënten.', de kaarten voor dfe persioaiienstukkenrekeningen bijgewerkt. Deze kaarteoi dienen ails leiddraad voor de berekening 'der dekkingen. Zij worden geoontnoleerd ^met de fond-senstukkenadministratie. Uit dit boek blijikt .dus mieit alleen de keldervoorraad, doch tevens de geheele positie in ieder fonds op dederen willekeu-rigen dag. 14 Fondsen door Kascliënten ten verkoop gedeponeerd. Bij deponeering wordt aan den cliënt een kwitantie afgegeven, gescheurd uit een soucheboekje. Is het fonds daadwerkelijk verkocht, dan moet de cliënt de kwitantie weer inleveren, waartegen hem het fonds ter gewone' aflevering wordt teruggegeven. De teruggekomen kwitanties worden, nadat de handteeke-ning van de bank uitgeknipt is, in nummer-volgorde opgeborgen, zoodat de fondsen, vermeld op de souches, waarvan de kwitanties nog niet in het bezit der bank zijn, in den specialen trom'mel aanwezig moetecQ zijn. Deze tnommel wordt beheerd door twee personen. ' Het spreekt van zelf, dat in deze lezing niet alles behandeld kan worden, zoodat de beschrijving der administratie van claims, talons en stukken ter conversie buiten bespreking moet blijven. Zoowel voor de effecten, als voor alle andere afdeelingen, geldt als regel, dat de handteekeningen der aanvragen en ontvangstbewijzen, door een speciaal daarvoor aangewezen beambte moeten worden gecontroleerd. Vreemde Wissels. De vreemde wissels worden 'gekooht per Eas of door credit in rekening van cliënten. De fraudecontróle zal zich alleen daartoe bepalen, dat men de per kas gekochte wissels alleen kan koopen van bij de Bank geïntroduceerden, aangezien m'en andens de kaïns zou loopen, valsohe wisisiels te koopen, of wel niet voldoende verhaal zou heibiben, indien de betrckkene om een of andere reden den aangeboden wissel niet betaalt. Verder zal moeten worden geconstateerd, dat de, voor per kas gekochte wissels, betaalde tegenwaarde de juiste is. Wat de administratieve controle betreft, men zal door het aanbrengen van voorraadskolommen in het hulpboek, waarin de vreemde wissels worden geadministreerd, te allen tijde kunnen zien, of de voorraad in portefeuille overeenkomt met den administratieven voorraad. Verder zal men, ter bepaling van zijn risico, een betrokkenen en remittenten administratie moeten aanleggen, ten einde te allen tijde te kunnen nagaan, hoeveel wissels men vian een bepaailden remitt'ent igekochit heeft, en hoeveel wissels op een bepaalden betrokkene loopen. De arbitrage is als een onderdeel van de vreemde-geld-transacties te beschouwen. Bij de vreemde-geld-transacties met cliënten zal de eenig noodige controle zijn, dat nagegaan wordt, of de positie van de te belasten rekening acooord is. Doet men vreemde geldtransactiezaken met de beurs, dan zal men uit den aard der zaak hebben te letten op de soliditeit van die tegenpartij, aangezien de mogelijkheid niet zou zijn uitgesloten, dat beursfirma's tegoeden in het buitenland verkochten, die zouden'blijken inderdaad niet te bestaan. Verkoopt men cheques op Londen, onder conditie van levering na beurs van den middag, waarop de transactie is afgesloten, en betaling op den volgenden dag, dan zal men natuurlijk aan zijn Londensche relatie bij het adviseeren van de cheques instructie moeten geven, deze niet te betalen, dan na ontva.ing.st van een telegraphische bevestiging. De miogelijkheid zou namelijk niet zijn uitgesloten, dat anders de cheques in Londen reeds waren betaald, terwijl de betaling van de Hol-landsche tegenwaarde hier werd geweigerd. In verband met het bovenstaande valt op te merken, dat er zooals reeds 'bij de centrale correspondentie gezegd, de bestellingen van wissels öp binnen- en buitenland (dus traites door de ba.nken af te geven en in rekening te belasten) als regel per formulier de bank zullen bereiken. Vóór het gereedmaken van de wissels zal eerst moeten worden nagegaan, of de positie der rekeningen zulks toelaat. Mochten de wissels besteld zijn aan order van derden, dan zal de opdracht rechtsgeldig moeten zijn geteekend, daar hier fraude zou kunnen worden gepleegd, indien de order eeai bediende van den besteller was. Worden wissels per telephoon besteld met de opdracht, dat deze zullen worden gehaald, doch dat zij in rekening zijn te belasten, dan zal men, hoewel deze wissels niet zullen mogen wordein afgegeven, dan tegen een behoorlijk geteekend volgbriefje, toch goed doen, wanneer een niet bij de bank bekend bediende van den cliënt de wissels komt halen, even telepho-nisch bevestiging te vragen. Ter voorkoming van fraude, zullen de cheques en wissels per kas verkocht, niet woonden getsekemd, dian niadlat den onderteekenaar daarbij overgelegd wordt een contröleboek, waarin de onderteekenaar zab hebben te parafeeren. 's Middags wordt dit contröleboek geschrapt met het traiteboek (zijnde een wis- 16 sel copie-boek), waarin de HoUandsche geldbedragen zijn opgenomen. Door een oontroleur mioet worden nagegaam, dat, teigen de koersen van dan dag, de Holliaaidsche teigemwaandie, in het Traiteboek voorkomende, ongeveer sluit. Immers, de mogelijk-beid zou niet zijn uitgesloten, dat, door samenspamninig van den employé, met het uitschrijven van cheques belast, en een buitenstaamider, een cheque teg-eoi een te laaig Hollamdisch bedrag werd' verkocht. Ook de in rekening te fom-neeren cheques miogeoi niet ge-teekend worden, dan tegen overlegging van het Traiteboek, waarin de onderteekenaar parafeert, nadat hij geconstateerd heeft, dat uit parafen blijkt, dat de positie der rekenijig juist is, en de handteekening van den bestelbrief is accoord bevonden. Waar er nog een fraude-controle dient te zijn, die voorkomt, dat het adviseeren van valschelijk gecreëerde cheques zou plaats vinden, dien ik hier in het kort te memoreeren hoe de verdere administratie van afgegeven wissels moet plaats hebben. Er worden 2 traite-copieboeken vervaardigd nl. een voor de ,,per kas verkochte-" en een voor de „in rekening gefourneerde cheques". Ter bereiking van verdeeling van arbeid, kan dit laatste traiteboek nog weer in verschillende doelen zijn gesplitst. Deze traiteboeken worden ing'eschreven van de bestel-brieven. Nadat 'door de chefs is aangegeven, op welke relatie de traites moeten worden uitgeschreven en het hoUandsche geld, waartegen de cheques worden verkocht in de boeken is ingevuld, worden de cheques vervaardigd en de belasting nota's en adviesbrieven van de relaties, op wie getrokken is, samengesteld. Voor zoover het traites 'zijn op buitenliamdsobe ralaties, zijn de adviesbrieven voorzien van geperforeerde slips, waarop achter iedere traite de hoUainidsche tegenwiaande wordt vermeld. Het hoUandsche bedrag van de adviesbrieven wordt getotali-seend, waarna allies wordt ingeschrevem in een hu/lpboek (links debiteuren en rechts crediteuren). De onderteekenaar van de aidviesbrieven parafeert in bovenbedoelde hulpboeken voor de totalen dex traite-bedragen, terwijl door de totalisatie van het hoUandsche bedrag is vast te stellen, dat de, in het hulpboek ingevulde tegenwaarde, juist is. Waar het totaal der aan de dabetzijde opgeiuomen bedragen moet kloppen met het totaal der creditzijde, maar bovendien met de totalen van de hoUandsche tegenwaarde in de diverse 17 traiteboeken, is fraude cnmiCgoliik. De niostro's wordein dns gecrediteerd vioor diezelfde hiollamldsahe teigeniwaarde, ails waarvidor verkocht is. Afboeking van eeiiimQal geteekende 'aidviesbri.e-ven mag natuurlijk niet plaats hebben, idan onder teruggave aaai clem ofnlderteekenaar vam iden ladvieabrief, op'dat deze zijn liandteekening zal kunnen vernietigen, HoUandsche wissels, waaronder zijin te iverstaan (de op korten of langeren termijn vervallende wissels, die door ide Bank direct na ontvangst worden afgerekend, hetzij ónder aftrek van disconto, hetzij per gemiddelde valuta. Sporadisch zal het voorkomen, idat hoUandsche wissels per kas worden gekocht, aangezein men terdege overtuigd moet zijn van de solvabiliteit van den verkooper en van den betrokkene. iDe Dineatie painafeert vóór afrekening het ter cnelditeerinlg gezonden papier, hetgeen beduidt 'diat zij haar wisisleleingage-ment met de remittenten in papier op bepaalde betrokkenen met de nieuwe remises wil vergrooten. De lange wissels wo^dien in ©en wisseloopiebioek genioteerid, waaruit evenals bij het buitenlandscli papier een betrokkene ©n een reimiittenten-iadrainistriatie op kaarten, mio&t warden aangelegd, waaruit de Directie vioiorlichtinig kan viniden bij die beoordeeling harer wisselengagementen. Voor kort papier is dit m. i. niet noodig, omdat dit de bank weer -spoedig vierlaat. De oopie-afrekeningsnjota's kunnen zioo noodig de specificatie geven. G-enummerd worden alle wissels. Ter voorkoming van fraude zal de bank geen wisSels in haar portefeuille mogen lopbergen, idie in blaaoo zijn geëndos-seerd (dit geldt natuurlijk eveneens voor buitenlandsche wissels). Wat de administratieve controle betreft diene, dat, doordien man de wfeselxekening isteeds debiteert en cnéditeert voor de nominale bedragen 'der wissels, het saldo der wisselrekening moet overeenstemmen m-et het totaal der zich in portefeuille bevindende wissels. Wiaar in de hulpboeiken der wisselafdeieilin'g slechts de totalen der in- -en uibgaanlde wisisels zijn opgenomen, zullen bij. evenlt-uieel niet sluiten, de «laldoistaat der vorige .maand, de ciopieën ider korte wiiseels plus het wisseloopieboek moeten worden geschrapt miet het specificatieboek der uitgaande wissels en den eindstaat. De bimnenlamjdisohe wisselportefeuille .kam afloopen. Ie. door de wissels te verdisconteeren bij de Nederlandsche Bank. 18 De wissels •wiorden aan de hand van de Disconto nota voor de ISTederlandsclie Bank gecontroleerd en afgeteekend, terwijl 'dp onderteekenaar het disconto bedrag der nota parafeert in het controle stortingenboek, nadat hij de telling der discontonota's door een employé, buiten de wisselafdealinig staande, heeft laten controleeren. 2o. Door het verrekenen per clearing van het korte papier op de banken. Dit papier wordt, geëndosiseerd, met nota's aan de clearing gezonden. Men zal 's midd'aigs moeten letten op de verantwoording. 3o. Door het verloop vian den tijd. Teigen den vervaldag stelt de chef der wisiselafdeeLing de binruenikort •verviallemde wiseels, onjder begeleiidiing van incaisseeo-lijatan, aan den ohef der inoas-so- afdeeling ter hatnd, voor het totaail de wissiElrekaninig oreidi-teerende en de afzonlderlijke wisselrekeminig belasitenide. De Incasiso afdeeling rekent duiS de ibiniiengekomen wissels aan de afzonderlijke wisselrekening af, en teekent het binnenkomen op de incassieerlijsten aan. Het saldo der afzonderlijke wiaselrekendng zal dus steeds gelijk zijn aan die som dier op de incasseerlijisten openstaande bedragen. Eventueel retourfcoonende wissels worden in een afzonderlijk hulpboek, genaajmd de retonrrekeniinig, behandeld. Incasso afdeeling De behaaidelinig der Incasso's geschiedt geheel volgens het losbladige systeem. De cliënten zenden de inicsso's op losse lijsten toe, terwijl 'de barak deze aan bare oorresponldenten toezendt onder begeleiding .van een advies, waairvan de dioondruk als uitgaanid inoaisisoboek dien;st idoet. Op den in het bezit van de bank biijveradein doordruk woTtden vóór verzending der iii-cassio's de mamen dier remitteiniten aangeteekend. Ook voor de per eigen looper te incasseeren wistsels worden dergelijke lijsten vervaardigd. Op de ontvangen afrekeningen worden de namen der remittenten ingevuld, daarna worden van deze afrekeningen 'de nota's voor de cliënten gemaakt, terwijl tevens de nota's van de cliëniten wo'rlden g'esohrapt met de inoassolijsten der cliënten. Op den dag der verantwoording moet het totaal van ^het momiruaal bedrag, waarrvoor oorrespon-deiiiten te belasten, O'Vereenkomien met het aan cliënten gecrediteerde niomimaal bedrag. MJooht heft voorkomen, dat door een onduidelijkheid in de afrekening van een corresponident een 19 bedrag niet aan een cliënt kan worden afgerekend, clan credi-teere men tijdelijk een tusschenrekening. De controle op het, door eigen loopers te iaicaBiseeren papier, is ide voilgende. Na'dlait de wiaseis vioor vialdiaam geteekenjd zijn, van welke voldaanteekening de onderteekenaar in een daarvoor besiteand boek blijk gefeft, en de bwita.nities aan dien daarvoor aangewezen controleur ter notitie zijn vertoond, wordt hiet te incasseeren papier in de diverse loopersboekjes geschreven, waarvan een dioordruk op karton achter blijft, 's Middags dïragen de loopers het geïneaisseefde geld aan dfe Eassiers af en stellen idle nieit betaalde stukken aan den oontnoiieiur ter hand'. Van het geïncasseerde wordt een afrekeningsnota vervaardigd, waarvan de totaal telling sluiten moet mieit het (dioor den kassier 'Onrtvanigene. De oontroleur gaat na, diat heit totaail bödlrag van het voldiaiaMteekeningaboek plnis het totaal van d'e bedragen der hem vertoonde kwitanties sluit met het totaal bedrag der afnekeningsniota en de retofurgekomen stukken. Voor zoover die retoiurigefeamen stukken uitgestlelid' zijn, noteert hij deze per de .divense xütsteldjaifea in zijn agenid'a en vernietigt, voor zoover de voldaan geteakendie stukken wegens non betaling retour gaan, d)e vioHdaarateekening. De uitgesteilde stukken steilt hij aan den chef dier Incasso afdeelinig ter hand en mioeten deze hem dus op dte resp. data als kwitantieis worden vertoond. .Een gevaar blijft altijd (bestaan voor ide behanldeling van kwitanties, die feitelijk aan toonder staan, raden waasriom de portefeuille miet amoassio papier onidier beriulstinig moet' zijn van den chef der Incasso afdeeling. Teneinde höt lanidloaseeren vam het incassiopapier te voor-kom'en, "vioorziet mien tegenwoordig, voor zioover het geen protest wissels zijn, het papier aan de rugzijlde vam een stempel: Voor ons aan' d'en Heer of ondier, waailde ter mninig', met miaohtiging om naraiens ons te kwiteeren Amlsterdam .1. .i. .l'9'19i. I Bank. Alhoewel de öontróie van de zijde van de cliëniben perm'ament werkt, doondien, waaneer de verantwo'onding vian de wissels te lanig uitblijft, de cliënA om lafrekening zal manen, ziou mlen, wdl men een oontr&le op de positie van het inoassiopiapier uit- 20 oefenen, aan liet einde des jaars kunnen controleeren, of het papier in de portefeuille plus de nog aan de bank te" verantwoorden posten volkomen overeenstemt met de posten nog aan cliënten te verantwoorden. Coupons en Vreemd Bank en Munt Coupons Zooals reeds bij de centrale correspondentie gememoreerd, worden de gesloten pakketten tegen fiat in het ontvangboek aan den chef der couponafdeeling ter hand gesteld. Deze ziet toe, dat de ontvangen coupons overeenstemmen met de adviezen, waarna de afrekeningen vervaardigd en gecontroleerd worden. Deze worden in een tabellarisch ingericht hulpboek, waarin voor iedere coupon valuta een afzonderlijke kolom voor de valuta en de hollandsche tegenwaarde is gereserveerd, ingeschreven, 's Middags maakt de chef van de coupon afdeeling aan de hand der coupons op, hoeveel hij totaal in iedere valuta ontving, welke totalen moeten sluiten' met de dagtellingen van het coupon hulpboek, terwijl het totaal van iedere vreemde valuta, omgerekend tot den koopkoers, ongeveer gelijk moet zijn aan de totaaltelling van de hollandsche geldkolom der betreffende valuta en de som der totalen der hollandsche geldkolommen gelijk moet zijn aan het totaal der totaalkolom, waardoor telfouten in de nota's aan het licht komen. Ten einde bij retourkomen van coupons den remittent te kunnen vaststellen, worden de coupons gemerlrt, voor zoover de cliënten ze niet reeds zelf van leen merk voorzien hebben. Het spreekt van zelf, dat de boekhouder der couponafdeeling een ander moet zijn als de beheerder der coupons. De behandeling van de coupons, welke aan de kas gekocht worden, is als volgt: Nadat de cliënt de coupons aan den employé, met de afrekening belast, ter hand heeft gesteld, maakt deze een. aiota met doordruk en geeft de nota met de coupons aan een tweeden employé, die de afrekening controleert en de coupons in een couvert doet, voorzien van het nummier der nota (.die notaiboe-ken zijn dioorloopand genummerd). Op de afrekeningsniofta woirdt, ter vooiikoiminig vian fraude, tot in honderden nauwkeurig het eindbedrag in letters ingevuld, terwijl de nota wordt voorzien van het paraaf van den tweeden employé. 21 's Middags worden in een speciaal boek dezelfde boekingen getroffen als in het bovengenoemde ooupon-hnlpboek, waai'- door men afzonderlijke controle verkrijgt op de per kas gekochte coupons, waarvan door den beheerder, nadat de coupons gemerkt zijn, een afzonderlijke opimakinig per valuta wordt vervaardigd. Vervolgens wordt de geheele kas-inkoop in één regel opgeniomen in het coupon-hulpboek, nadat geconstateerd is, dat het totaal HoUandsch sluit met het per kas betaalde. De ooupoms worden door de Bank te gelde gemaakt: lo. door verzending naar het buitenland; 2o. door incasso ter plaatse; 3o. idoor verzeaiding aan hen, voor-wier rekening die ooiupöns betaald zijn. In alle gevallen wlorden re^mise motia's vervaardigd, waarin geoonstaiteerd Wordt, dat het bedrag van het geremitteerde plus het in saldo geblevene sluit met hetgeen oorspronkelijk in saldo was. Voor aooiver coupons ter incasso worden uitgezonden, worden dezen als in het saldo gebleven beschouwd. A^óór uitzending der couponpakketten, waarvan de tegenwaarde door de loopers moet worden ontvangen, worden door den chef der oouponafideeling de te ontvainigen bedragen aan den kassier opigeigevien. Zooals reeds bij de beschrijving van ide effactenafdeeling-geoonstatieerd, gescliiedt tet inpakken- door 2 personen. De gesloten pakketten worden tegen fiat aan den Centralen Expediteur ter hand gesteld. In het 'kort zij niog vermeld, dat coupons geknipt van stukken mede door de couponafdeeljnig afgerekend worden aan een tusschenrekening Geknipte Coupons, terwiil door speciale employe's op die respectieve verrvialdagen positiestaten worden vervaardigfd, van waaraf de afrekeningen vioor de diversecliënten en de eigen fondsenrekening worden gemaakt, ten laste der gekmipte oouponrekening, zoodat deze rekening een debet saldlo kan aanwijzen voor de coupons van stukken bij derden gedeponeerd en waarvan de afrekening nog niet bij de-bank is binmenigekiomen. Vreemd Bank en Munt. De behandeling van dit materiaal komt in hoofdzaak overeen met die der coupons. 22 Alleen wil ik hier nog even memoreeren, dat zich gedurende den dag in ide speciale kas met de gekochte waarden, bedragen kuEumen bevinden, waaraan voor den verkoop behoefte is. De beheerder van 'de koopikas geeft aan den kassier, die den-grooten voorraad orader zijn berusting heeft, aangevraagde kwantums laf, uitsluiiteiiiid teigen gefiaitteerde bons, zo'odat • •'s middags bij overname van de gekochte kiwantumte deze bons als geld dienst doen. V;an ide doordrukken der nöta'-s vaai per t a s verko^cht vreemd bank en munt wordt eveneens een tabellen contróleboek vervaardigd, voorzien van HoUandsche geldkolommen jtchter iedere muntsoort, waardoor men, waar, bij de totalissering der diverse HoUandsche geldkolommen, het totaal gelijk moet zijn aan het totaal .der totaalkolom, eventueel gemaakte telfouten in de mota's ziou ontdekken. Door tde verscheidenheid der muntsoorten wordt de oointróle der munten met de boeksaldi zóó omvangrijk geacht, dat men bij vele baniken de idagelijksche controle idaarvian achterwege laat. M. i. z'ou aan dit bezwaar tagemioet te koanen zijn dtoor de diverse muntsoorten in kleine ronde bedragen in verzegelde zakjes te verzamelen, waardoor dan alleen de telling van de losse mtonten loverblijft. Bij uitzending van vreemld bankpapier worden de nummers g'enoteerd. Pa.kketteai met besteld bankpapier worden gesloten aan den Centralen expediteur ter hand gesteld, terwijl het vanzelf spreekt, dat geen remises gemaakt worden, alvorens de positie van rekening goedgekeurd is. Kas De kas bij de Grootbank zal oniderverdeeld zijn in diverse iassen bijv. als volgt: Kas ontvangsten; Kas betalingen; Kas Deposito's; Kas Coupons en Vreemd Bank en Hunt; Kas Effecten. ledere kassier heeft een kladkaaboek, welk bloek echter alleen als informatie dienst zal doen, aangezien door een specia-len employé een kas journaal zal woi^den vervaardigd uit de diverse centrale boeken, sub^hulpboeken en bescheiden. Indien de kassiers elkaar onderling geld afdragen, doen zij 23 dit tegen gefiatteerde bons van den kassier-ontvanger. Deze bedragen zullen dus bij den eeneai kassier in ontvangst, bij don -anderen in uitgaaf woeden gesteld. Zij vorimien de zoogenaamde unwirksame Einnahmen und. Ausgaben. Ten einde dus de werkelijke ontvangsten en uitgaven vast te stellen, worden deze onitvangsten en uitgaven door de verschillende kassiers in een tusscheniboekj.e igesolireveai, waarvan de totalen in ontvanigst en uitgaaf met elkaar- mioeten lovereenstemmen. Bij totaliseeriiig va.n de tellimgein d'er divierse kassen aail liet totaal van alle ontvangsten worden verkregen, door van liet totaail van 'alle telliiiigen de som der begdiiisaldi en (de telling van liet tusisobenbtoekje af te trekken, terwijl men iket totaal der uitgaven verkrijgt, door het totaal der tellingen van alle kassen ts verminderen met de som der^indsaldi en de telling van' het tusisoheniboekje. Door deze controle zal het den ikas-journaalhouder mogelijk zijn, wanneer 's middags zijn oombi- -natiekas niet mocht sluiten, te constateeren, of de fout in het debet, dan wel in het credit zit. Kasontvangsten Deze kunnen bestaan uit: 1°. Stortingen voor het credit van rekeningen. De bedragen der af te geven kwitanties wordden vastgelegd in een Controle .stortingenboek, waarin de onderteekenaar der kwitantie parafeert en waarin is aangegeven door wien en voor wiens rekening gestort; is. Indien een derde voor een dier relaties stort, wordt dit per brief den cliënt medegedeeld. In dit controle stortingenboek zijn diverse geklkolommen opgenomen, verdeeld naar de rubrieken, waarin de verschillende cliënten in^de hoofdboekhouding verdeeld zijn, zoodat dit boek na optelling als sub-kasjournaal dienst kan doen. 2°. Bankremises. Zooals reeds bij de behandelinig der centrale correspondentie is aangegeven, worden deze in een speciaal ontvangboek, gelinieerd als bovengenoemd controle stortingenboek, opgenomen. Dit boek is dus weer een sub-kasjournaal. De procuratiehouder, die het ontvangstbericht voorteekent, nioet toezien, dat de remise in dit boek is ingeschreven en door den kasfsier is afgeteekend, ten blijke waarvan hij in het boek zijn paraaf .stelt. 3°. Stortingen voor deposito's. De behandeling is geheel gelijk aan die, voor stortingen in het credit van rekening, met 24 dit verschil, dat het sub-kasjournaal tabellarisch is ingericht verdeeld naar de termijnen. Op de depositoreQus moet duidelijk vi^orden aangegeven, dat zij nooit de saldi van rekening aangeven. 4°. Ontvangsten als tegenwaarde voor verhoekte traites. Zooals uit de beschrijving van de vreemde wisselafdeeling blijkt, zal de totaaltelling van de geldkolom van het Kas- Traite-boek aangeven het totaal uit dien hoofde ontvangen. 5°. De gelden voor gieïncasseerde en verdisconteerde wissels, eoupons en vreemdhanlt en munt ontvangen, waarvan de gecontroleerde totalen te vinden zijn in de boeken en afrekeningen, gemoemld in de beschrijving 'dier betreffeinlde afdeclingcn. 6°. Ontvangsten als tegenwaarde van verkochte uilhctalin-gen of overhoehingen in het buitenland. 'De kwitanties, waarmede deze gelden moeten worden ge-ind, wordiem opgemomen in bet oonitrole sitoxtinigenbioek in de kolom, vreemde geldtransacties. 7°. Ontvangsten als tegenwaarde van door Kas-cliënten ge- Jcochte effecten, voor de behandeling waarvan ik de beschrijving gaf bij de effectenafdeeling. Het totaal, uit dien hoofde ontvangen, is te vinden in het trommelvoorraadboek. 8°. Ontvangsten als tegenwaarde der aan de betirs geleverde effecten. Deze ontvangsten zullen tot de uitzonderingen behooren, aanigezien het hoofdkwantum der aan de beurs te leveren effecten via een kaBsiersinstetllinig loopt. Voor 'die enikele mlaal, dat de bank dus zelf inoaisseert, woindiem dioor den expediiteur der Centrale effectena'fdeeling deze posten geplaatst in het straks besproken trommel-voorraadboek. 9e. Aflossingen van prolongatie ujg. of sluitingen van prolongatie ojg. Deze blijken uit bet expeldiitiebioek der effectenafdeeling, waarin het geldbedrag genoteerd wordt. 10. Betaling van prolongatie-reoite en provisie. ' 11e. Betaling van safe huur. De posten onder 10 en 11 genoemd, worden opgenomen in daarvoor bestemde controle-boekjes. De portefeuille van de te beitalien proloaigaitierendje-piosten is onder berusiting van een employé, die miet de kas niiets te maken heeft, zood'arf;, indien een cliënt zich ter betaling van prolongatie-rente aanmeldt, door dezen employé de te betailem mata's aam den kassier zullen worden ter hand gesteld, nadat hij ze in het bovengenoemde controle-boekje heeft genoteerd. Ter controle van de porte- 25 f euille 'dier nota's wordt na creatie op deo "veiwaildlag de rekening KasproLongataiea''ente eii-provisie belast, om bij betaling gecrediteerd te worden. Het totaal der in portefeuille zijnde nota's is dus gelijk aan het debetsaldo dier rekening. Bij betaling van safe-huur zal een kwitantie worden afgegeven, die geteekeiid wordt tegen overlegging van het genoemde controle-boekje. De employé, belast met het samenstellen van het kasjour-naal, heeft het •nu al zeer gemiakkelijk, imm'ers in het recapitulatie kiasboek noteert hij aan dte debetzijde uit die 'diverse hier-bovengenoiemde 'boeken, ide siaMi vtorigen idiaig >eai de totalen, «nt-vangen voor de diverse collectieve personenrekeningen en onpersoonlijke rekeninghoofden. Betalingen Deze kunnen bestaan uit: 1. Betalingen van deposities ten laste van cliënten en onpersoonlijke rekeningen, als Onkosten etc. Teneinde de kassier in staat te stellen te beoordeelen, of de positie der rekeningen de betaling toelaat, zullen hem saldo-lijsten ter hand worden gesteld. Deze saldolijsten hebben echter maar een betrekkelijke waarde, immers, direct na het openen der kassen, kunnen, door verschillende transacties buiten de kas om, de posities der cliënten zich wijzigen. Groote mutaties in den loop van den dag in de posities moeten hem dus worden medegedeeld. Is er twijfel over de juistheid van een positie, dan wordt deze speciaal na-gegaa, n. _ _ • . .. Hij overtuigt zich van de juistheid der handteekeningen en vraagt bij twijfel omtrent de per'sonem, die 'die disposities aanbieden, legimitatieibewijzen.l^l^jglf'gaSS^ï. , Heel wat fraude 'miet vateche ihandteekeningen ao'U intus-sohen kunnen wordeni voorkomen, indien men, 'en dit geldt speciaal voor Amsterdam, een goed clearing-systêem bezat, of meer gebruik maakte van het giro-systeem. Hierdoor zou tevens heel wat geldtransport, waaraan risico ^erbonden is, worden voo'rkomen. De stuk'ken, ten laiste van onper'soonlijke rekeningen te betalen, moeten voorzien 'wördien van een paraaf van een daartoe aangewezene, onder aanteekening op het stuk van de te belaötem rekening. 'fi^Mft' Behalve de stukken, die aan 'de kas worden aangeboden, 26 kunnen door de clearing disposities binnenkomen, terwijl bovendien zioh in d© wiss-el-portefcuille vervallen wissels en cheques zulkm bevinden, :diie ten laste van cliënten moeten worden gebraoM. Voor deze stukken gelden dezelfde bepalingen omtrent positie der rekening en juistheid der hiandteekeming. Alle dispcsities en veTvallen traites wiorid'en 's naiddags ap cliënten gesorteerd- en, nadat zij op nota's met doordruk per cliënt zijn getotaliseerd, worden de cliënten in een speciaal journaal belast, en de kas, wisselrekeniug en clearing banken gecrediteerd. Vragen de cliënten toezending van stukken, dan mioeten ze daarvoor repu's geven. De betaalde stukken worden door inslaan van gaten vernietigd. i\: De niet aan cliënten toagezoinidein kassitukken blij ven onder beheer vain dten larchivaris in gesloten kasten; een kasstuk maig alleen tegen een repu uit het archief worden afgegeven. 2. Bankremises. Zooals bij de behandeling der centrale correspondentie is gezegd, worden de aanvragen tot bankremises door de correspondentie dinect in een sub-hulpiboek (sub-kas-jourmaal) inigeschreven, welke aanvragen rechtsgeldig getee-kend moeten zijn, indien verziochit wordt de remisieis aan derden te maken. 3. Disposities op Deposito's. ~ Men lette vóór verzeiiding op de positie der reikening en blijve attent op het binnenkomien der ontvangstberichten. MJen lette op positie,' haindteekeninig eai O'peischbaarheid. De betaalde disposities worden in een .sub hulpboek, verdeeld naar termijn, ingeschreven. 4. Betalingen voor gekochte Ilollandsche- en vreemde wissels, coupons, vreemd bank en munt, alsmede arbitrage saken, waarvan de-wijze-van behandeling beschreven is bij de betreffende afdeelingen. De samensteller van het kasjoumaal put zijn geigeveiB.^ uit de verschillende hulpboeken der afdeelingen, terwijl hij voor de betaling der effectenpostan gebruik maakt van het ont-vangboek der kasafdeeling en van diat voor de beursposten. Zoo ook put hij uit de ontvangboeken het totaal voor prolongatie betaald. De samenisteller van het kasjournaal is tevens te beschouwen als de kasoontroleur. 27 . Hij ziet diTs toe, dat alle controle maatregelen worden nageleefd, gaat de telling der diverse, door hem te gebruiken, boeken na. Yioor de goede oude wil ik nogmaals den nadruk leggen op het navolgendie: •Geen bedrag mag door 'de Banik worden ontvangen, zonder daarvoor kwijting te geven. 'Teneinde te voorkomen, dat cliënten, door lang wachten daartoe aangespoord, wegloopen, zonder op het kwijtingsbe-wijis te wachten, zorge men voor een snelle bediening van het publiek. Mocht .een cliënt toch niet op een liwijtingsbewijs •hebben gewacht, dan wordt hem dit 's middags nagezonden met verzioek voortaan te blijven wachteai, aangezien de bank •geen verantwoordelijkheid aanvaardt voor l)edragon, die zonder tögembewijs aan een bankemployé zijn afgegeven. Geen enkele betaling mag plaats hebben, zond'^r daarvoor een tegenkwitaiitie te ontvangen. Boekhouding en Controle Voor zoover het noodzakelijk was de administratie der af-deelingen te bespreken in verband met de toe'te passen controlemaatregelen, heb ik dit gedaan. Ten behoeve van het onderling verband, wil ik ook nog-in korte trekken, aangeven, hoe 'de hoofdadministratie m. i. bij een groote bank mtoet wlorden opgebouwd. De hooMb'oekhouding zij een dagelijksohe. ledere afldeeling heeft zijn eigen hulpiboeken en, voor zoover er poisten mochten voorkoanen, die uit den aard minder ge-sohikt in het .hulpbioek der afdeelimg kunnen worden opgenomen, een posteniboek. Alle postenboeiken worden in één journaal vereenigd. ledere afdeeling maakt uit de hulpboeken een dagbalans, zijiuide een gecoanjbinèerde joutnaalpost. . • • De employé belast met de samenstelling van-het journaal, getrokken uit de postboeken, doet hetzelfde. De centrale controle-afdeeling doet dit eveneens, en controleert de door haar opgemaaikte balanseai met die, opgemaakt door de afdeelingeai. Een afwijking zou er kunnen zijn, doordien een bedrag, belast of gecrediteerd op een personenrekening, door de afdee- 00357 28 ling onder een andere rubriek was ondiergebmcht, dian waartoe het rbehoort. De contróle-afdeeling controleert de tellingen der hulpboe-ken; ziet toe, dat geen gefingeerde rekeningen belast en gecrediteerd worden; gaat na, da.t er slechts afzonderlijke rekeningen wonden geopend, onder uitdrukkelijke goedkeuring van de directie, en onder een duidteilijke omsohrijving uit welken hoofide de rekening een afzonderlijke mioet zijn. De contróle-afdeeling vereenigt die daigibalansjies in één dag-jouniaalpost en brengt deze over im de collectieve grootboeken. . Riekening-oourantboeken woridleai samiengestelidJ uit de ingaande correspondentie en uitgaande origineele bescheiden of dloondiTikken. Naast deze boeken worden uit de hulpboeken losbladige net-rekenirig-courantboeken bijgehouden, die op zeer korten termijn met de klad-rekening-courantboeken moeten worden gecontroleerd ter wille van het nagaan der posities. De losse vellen uit het net-rekening-courantboek worden aan het einde der drie maanden als rekening-courant de deur uitgezonden. Deze uitzending kan natuurlijk ook wekelijks geschieden. Voor de controle der rekeningen met filialen make men gebruik van dag-rekeningen-courant. Maandelijks worden uit de rekening-courantboeken saldi-staten gemaairt voor de diverse rubrieken. De resultanten der saldi moeten gelijk zijn aan de saldi der collectieve rekeningen. De hulpboeken der afdeelingen moeten zoo zijn ingericht, dat zij vormen de' specificatie van de onpersoonlijke rekeningen in de collectieve grootboek-administratie. Na er ten slotte nog op gewezen te hebben, dat het noodzakelijk is, de werkelijke geldvoorraden dagelijks aan de boek-voorraden te toetsen, de couponportefeuille na iedere remise te controleeren, maandelijks de fondsen-posities vast te stellen en de fondsen-voorraden onder beheer der keldermeesters door plotselinge controles na te gaan, de geld- en fondsenposities aan het einde van een boekingsperiode door saldobiljetten te laten goedkeuren, eindig ik deze lezing, hopende, dat zij er toe moge bijdragen, dat er in de leemten in de controle van vele banken worde voorzien.
Click tabs to swap between content that is broken into logical sections.
Titel | Contrôle bij banken / in te leiden door P. Klijnveld |
Auteur | Klijveld, P |
Jaartal | 1919 |
Collectienaam | NIVRA LIMPERG, UBVU gedigitaliseerd |
PPN | 344485005 |
UBVU-ID | 0412020357001 |
Toegangsgegevens (URL) | http://imagebase.ubvu.vu.nl/getobj.php?ppn=344485005 |
Signatuur origineel | LIMPERG357 |
Transcript | NEDERLANDSCH INSTITUUT VAN ACCOUNTANTS ACCOUNTANTSDAG 1919 CONTROLE BIJ BANKEN IN TE LEIDEN DOOR P. KLIJNVELD ACCOUNTANT TE AMSTERDAM CONTROLE BIJ BANKEN in te leiden door P, KLIJNVELD, Accountant te Amsterdanl. Het oniderwerp, door mij in te leiideii n.l. „de Comtrole bij Banken", lieb ik daarom gekozen, 'omidat dit londterdeel van de banikorganiisatie bij vele inistellinigen nog veel ite wenschen overlaat. De oorzaken 'daarvan zija vele en wel: 1. De bank, klein begomnen, is grooter igeworden, de staf van personeel is uitgeibreid, d'ooh de verzorging der organisiajtiie en der admi'uistratie .hield geen gelijken tred meit de eiischen, die een grootere zaak aan deize beidfe onderideeliein stelt. Men sukkelt voont met de oude gebrekkige machane, die nieit een vol-voklioend aanital paardekraohitèn sterk is, O'Ui het nieuwe drijfwerk te drijven. 2. Men heeft eenige ouidere employe's, die reeds jarenlang een vertrouwde positie bekleeden, en Wenisohit hen niet onaangenaam te istemttnen door het invoeren van nieaiwe ma(a(tregele.n. 3. Men is gevestigd in een prorvincieplaaAs en vueeêt, dat bij inivoerinlg van diverse contrólemaaifci-egelen, die de medewerking vaai het publiek voor een deel eische(n,^dat publiek er de 'voorikeuir aan zal geven te gaa;n maar een cioncurremit, die miimder oontrolemiaatregelen toep'asrt en waar het dus slechter ingericht is. -^^^1 4. Men heohit laam de sleur, onider die belwering, diait fraude nooit is voorgekomen, dat het altijd gloed is gelöopen, dat de voor te stellen oontrólemaiaitregelein me(t het besoliiikbare personeel niet uit te voeren zijn. In elk dezör beweringen zit wöllioht een ignotnld van waarheid, .maiatr itoch mag, en vooral in dezen itijd, waarin de criminaliteit toeneemt, niet uit het oog wonden verloren,, 'diait het werken van een goede con/tróle prevenitief werkt. Hoe vele 'mialen zijn 'in den laatsten tijd niet valsohe cheques bij banken aangeboden en betaald. 2 Voor hoevele tonnien is niet de Weensche bankier vioior eeuige jaren opgelicht, doordien een harer procunatiehiouiders privé speculaties deed ten löiste ^eenier ,q.q. rekening van een der cliëniben. Hoe vaak zijn niet met of zonder hulp van het personeel der banken cheques besteld, met order deze in rekening der cliënten te belasten, terwijl eerst na uitizending der correspondentie •aan ideai cliënt bleek, dat t e t volgbriefje, waaiimede de cheque gehaald wend, valsch was. Werd niet ruog onlangs een fraude gepleegd, doordien een bediende eeiier baiuk idoor een hulp van buiten een cheque liet aanbieden ten ilasite van de rekening van een cliërut, die steöds een credit positie had. Najbetailiiig zorgde de bediende door vernietiging van het Icasstuk, dat elk bewijs voor de fnaiuide verldwenen was. " Heeft iiiieit 'een deposant een bank opgelicht, >door veel meer te disponeeren, dan zijn tegoed was, welke fraude hij met succes op tiouw zette, nadlat hij ontdekt hald, dat bij vroeger disponeeren nooit was nagazien of zijn rekening voldoende credit stond. Hoe mienaig kassier heeft, wegens onvoldoende kascontrole, zich kunnen verrijken. Nog m^aar ai te vaak is gebleken, dat chefs van bijkantioren speculeeren op gefingeerde rekeningen, terwiil, door s/lechte behandeling van de binnenkomende post, gelid veriduisiterd werd, hetgeen eerst uitkwam, nadat het den client bij ontvangst zijner .rekening-oouriant bleek, dat een bankxemise niet veranitwoond was. De miogelijkheid is niet uitgesloten, dat bij slechte controle kleinere partijen coupons of vreemde munt verdwijnen, die wel de winst verminderen, doch die onontdekt blijven, zoo-laiDg de frauide over geen te groote som in ééns in één boekings-periode loopt. Het verdwijnen van fondsen behoort bij een sleehie controle niet tot de zeldzaannheden, evenmin .als het fraiideeren door middel van disposiiltie ten laste van diverve debiteuren. Foutieve posities van rekeninigen van cliëniten zijn niet zelden een gevolg van gebrekkige aidiministraifcieve controle. Over-dispositiB van een cliënt, zoo deze er financieel niet goed voor is, kan ide bamk geld kosten. Een slechte indruk m'oet het op de ordelievende cliënten van de bank malven, wanneer hun afrekeningeai bereiken, die niet voor hen bestemd zijn, of wel, wanneer zij verkeerdelijk voor bedragen worden belast of gecrediteerd. HJoe_ wil de bankddrectie controle uitoefenen op de positie der rekeningen der bij haar aangeslotenen, wanneer de adttni-nistratie niet zoodanig is ingericht, dat zij ionmiddellijk .aet-woord kan krijgen op haar vragen. Vereisohte is boviendien, dat deze antwioonden juist zijn. Dienit een bankdirectie niet da/gelijkis op dehioogte te zijn van den stand harer kassen, harer coupon- en wisselvoioirraden, harer fondsenpoisities, der posities der rekening'en harer cliënten? Moet niet onmiddellijk na hiet" verschijnen vian een oO'Upon-vervialdag, 'of het verviallen vian een dividend, aam. de eigenaars dte tegenwaarden worden gecrediteerd? Maakt het geen slechten indruk, wanneer de cliënten eerst een tijd na het verstrijken van een kwartaalseinde hun rekening ontvianigen, waaxldoor bovendien eventueel fnauide liamger onontdekt kan blij wen. Herhaaldelijk heb ik geoonstaAeerd, dat men 'd'e rekening-oouranit, bestemd voor ide cliënten, verzeiidt, voondat de rekeningen behioorlijk zijn gecontnoleend en de saldi van de oliiën-tenrubriekrek; eningen sluiten miet die specifieke saldistatien. Meermalen is mij gebleken, diat men verzuimide een cliënt dekking voor zijn debatsaldo te vragen, omdat de administratie der dieikkingen niet laain de daaraan te stellen leischen beamt-wooridde, of wel, dat het de directie bleek, 'dat de debetpoisitie van een oliënt tot een hooger cijfer wias 'gestegen, dan men wel wensohte, doordien de miethode van goedkeuring van disposities ibij voorkomen niet deugde. lik geloof niet te veel te zeggen, wanneer ik beweer, dat dergelijke vioorviallen bij een goed geordenide bank niet mogen voorkomen, en dus de aidminiistratie zioodaAiig inigericht moet zijn, dat zij dagelijks bij is; er een goede administratieve controle bestaat, opdat de directie een juist antwoord kan krijgen op lall haar vragen; het publiek uitsluitenid roemt dte goede bediening en frauidte zoo igoeid als uitgesiloten is. Buohwaldt zegt in zijn ,,Technik des Bankbetriebes" op blz. 75: • „Lassen sich nicht alle Wege ersinnen, die eih verbreche- „rischer Beamté zur Ausübnng von Untensohlagiunigen, be- „nutzen kann, so ist es dooh möglioh, wenigstens die wichtig- ,,sten Prinzipien. festzustellen, die für eine -wirksame Kon- ,,trolle in Anwendunig zu-kommen haben". 4 Bij 'deze vs^ioo-riden kan ik mij geheel aansluiten. Laat men niet van de veroniderstelling uitgaan, dat tengeviolge van een uitgedachte fnaudeoontrole, fr'audie in het onderdeel vian het bedrijf, voor welke de controle is uitgedacht, vendfer niet voior kan komen. Neen het is heel wel mogelijk, dat een Imappetpe kop, dan degeen, die de frauidecontrole uitdacht, een middfel vimldit, om aan ibe toonen, dat de uitgedachte coaitrole niog niet in de perfectie was. Zij, idie fraudeeren, zijn in dten regel degenen, di'e een helder verstand heibbem. Zoo kan het evenieene blijken, dat een adiniaiistriaitieve oon-tróle, die toegepast wordt, blijkt toch niog gebreken te hebben. Daarom zij men niet tevreden miet het bestaande, doch streve steeds naar vervolmaking. Bovendien -miag niert; uit hat oog worden verloren, dat iedere controlemaatregel, hoe goed ook uitgedaoht, in zich de kiem draagt om clioor sleur te verslappen, zioodat het nioodzakelijk is, dat steeds wondt nagegaan, dat aan bestaande inistructies de hand wordt gehoud'en. Mij is een geval bekentl, waarin een b-a,nkenIplioyé, belast m.et de controle der kassen bij een groote bank, deze eenvoudig een miaand had nagelaten. Ik aal nu trachten in beknopten voirm aan te geven, hoe een grootbank volgens mij gcorganisperd mioet zijn, welke algemeeme principes voor de aldmiuistratiie moeten gelden en welke controlemiaatregelen moeten Worden getroffen, om de inriohtinig in, haar geheel aan de moderne eischen te doen beantwoorden. Tegenover de buitenwereld moet .de bariiik zich als één centralis organisatie vertoonen, hoewel natuurlijk intern déoen-tralisatie eem eisch zal zijn ter wille van de anbeidsve/deeling. iMen heeft dus dte oentrale 'directie, waarvan een of twee leden als centrale leiders fungeeren, tenvijl aan de andere leden der directie wordt opgedragen voeling te houden m:et de diverse afdeelingen. De leiding der afdeelingen wordt opgedragen aan chefs, gewoonlijk procuratiehouidens, terwijl dioor regelmatige vergaderingen van de" directie met deze afdeelingsleiders, de centrale löidinig verkregeïi woïdt. In deze vergaderingen kunnen de groote belangen van de bank aan het oordeel van allen Worden o^nldenvorpen. Wat nu de af deelingen betreft, er zullen moeten zijn: Ie leen afideeling Centrale ooereepondentie, eventueel verdeeld, in binnen- en buiteailajnd; 2e. „ „ Centrale expeditiie, verdeeld in bimnien- en buiiitenlaaiid; 3e. „ „ Effecten, linclusief 'dte KJeMterafdeeling; 4e. „ ,, Vreem'de wissels en arbritiage; 5ie. ,, ,, Hollanidsclie wissels; . 6e. ,, ,, Incasso's; 7e. ,, ., Coupioiis en vreem'd ba'nk; 8e. „ „ Kas, eventueel 'Oiiclerverdeel'd in diverse Kassen; 9e. „ „ Boekliouidiiiig; • 10e. „ „ Conirole. De indeeiliug van de afdeelimgen mioet zoodanig zijn, dat de verschillendis employe's, die vóór-ailbeid heibben te verricliten, voordat ds einidbaindeling kan geschieden «m de hoofdpersonen heen gegroépeend zitten en dat de opeenvolging der afdeelin-geai diermate is vioorbereid, dat onmioodiig transport vaai waarden door het bankgebouw zooveel m^geiijk wordt voorkomen. Waar de verscliillende afdeeilinigen voortdurend met elkaar in contact zullen anoeten zijn, verdient het aanibeveling, ten eerste een telefooncentrale te hebben en ten tweede dipor huis-telefoon de afdeelinigen met elkaar te verbinden. Voorts kan men, temeimd'e zioo siilel miogelijk stukken van de ééne afdeeling naar 'de andere te expedieeren, gebruik makqp viau eeai poDeuimatiscben diemst, terwijl, tienieinde er voor te zongen, dat de employe's den tijd zoo goed mogelijk benutten, en niet door oiinöodige conferenties met elkaar tijd verspillen, gebruik gemaakt kan worden van zoogenaamide buttonboys. Het zou m. i. aanbeveling verdienen, vooral in verband met de tegenwoordige tijdsomstandigheden en toenemende crimi-nailiteit, dat in moderne Banken een Centrale Waardeafdee-ling weirid ingericht, ver verwijde^rd van de lokettan. Het is absoluut verkeerd, dat 'overtioliige waarden zich gedurend'e den kantoortijd in de afdeelinigen bevinden. In verreweg 'de meeste Banken ziet men 's morgens uit de kluizen een menigte troiinimels met waarden halen, terwijl een zeer groot deel van 'den inhoud der trommels 's middags onaangeroerd weer naar de kelders teruggaat. Veel aanbeveleiDswaardiiger zou het zijn, indien de aan de loketten ontvangen waarden met eeii Iclein advies per pneuma- 6 tisolien dienst naar de Centrale waardeafdeeling werden gedrukt, vanwaar geteekende ontvangstbewijzen op dezefde wijze naar het loket van ontvangst aouden kunnen worden terugge-drukt. Eveneens zonden, bij aanvragen van waarden of het voor-kcinien vian disposities, deze aanvragen eai dispiosdties pier dem-zolfklen dieaist naar de Gemt-rale waardeafdeeliiinig kunmien worden gezonden, vanwaar uit, nadat geconstateerd is, dat hand-teekening van den aanvraiger, 'en poisitie vam de rekaninig ac-ooord zijn, de aangevraagde waarden of geldibedragen weer naar ide loketten van aanvrage wordlen igeidrukt. Deze meithiode zou bovenidien nog ten oontrole-maatregel méér zijn, daar men steeds bij de loketten een tuS'Sohenstation had ter vaststelling van de juistheid van het uitgeleverde en het aangevraagde. Bovendien zou het de aandacht van het publiek ontgaan, op 'welke wijze m&n de juistheid van de versohdilljende aangeboden bescheidiein vaststelt, hetgeen fraude 'van buiten vocur-köm/ t. TJians wil ik nagaan, hoe de inriahting van ieder der door mij genoemde afdeelangen is, en daarbij aangeven, welke controlemaatregelen 'moeten worden ingevoerd. Centrale Correspondentie. ^, Ontvamigst vian ibrievieca. Speciale employe's worden belast met het lOpenen der post, terwijl alle brieven van leen nummer worden voorzien leai in een register wonden ingeschreven. .,_;p;,:;^ Zoo iKoodig wor^dt op de brieven aangegeven, naar welke'aï-' deelingen de brieven ter behandeldng moeten worden 'uitgezonden. Aangeteekende brieven worden van de post gehaald door 2 pemaonien, die vooraf aonstateeren hoeveel pakketten moeten worden meegebraeht en die zongen voor afteekening der pad?kett«n door die pergoneai, die tot opieoiing bevoegd zijn. Men wijze de cliënten er zooveel mogelijik op, dat ter wille van de controle de adviesbrieven en waarden, die aamgetee-keüd ide bank bereiken, gesepareerd gezonden wonden. De in brieven geadvisieerde waarden worden door speciale, employe's in ontvangboeken ingesclireven, waardoior vioorko-men wondt, idat waarden door d'e perstomen, die de aangeteekende pakketten uitpakken, achtengehonden zouden wiordeai. Waar het oontroleeren van de pakketten met ooupons en vreemid bank te tijidnaoviend zou zijn, indien dit door de personen, in die oomespionld'entieafideeling mett het uitpahken belast, zou geschieden, wiorden deze pakketten gesloten tegen fiat aan de chefs der afdeelingen ter hand gesteld. De geldremises worden in een speciaal ontvangbioek ingeschreven, dat tevens dienst kan doen als sub-kasboek. De kassier teekent vioor deze remises laf. 's Mlildldiags wionidt door den chef der oorrespondentieafdeeling bij het parafeeren der ontvangstberiobtem nagegaan, d'at de beidTagen in de omtvanigst-berichten genoemd, ook inderdaad in het ontvangboek opgenomen en gefiatteerd zijn. Hetzelfde geldt voor dte fondsen, die in een daartoe 'speciaal ingericht effecten-iontvangboek wonden opgenomen, omidei- opgave vam. heb soort depot. In de praktijk zal het echter vioorkomen, dat die cliënten adviezen en waarden toch in één pakket zenden. Men vrage echter steeds weider opnieuw aan, laidvies ein waaride te separee-ren, daar d'e Bank laoiders geen venantwoondeliilaheid kan aan-via arden. De ingaande brieven, die aooals reeds gezegd van een nummer voorzien zijn, wlorden 's middags weer op nummer gesorteerd, waardoor men de zekerheid verkrijgt dait geein binnengekomen brieven ontbreken, (althans kan vaststellen, waar deze ziich bevinden. Immiers de brieven, 'die in afdeeMmgen behandeld moeten worden, iWondeni aan de chefs der diverse af-' deelingen ter hand gesteld, nadat door de correspondentie-af-deeling van' het in behandeling g-even dier brieven bij de .afdeelingen is aanteekening gehouden. Ten einde arbeid te besparen, kan de banlk aan hare groote relaties formulieren toezenden, te gebruiken bij: het toezenden van inoassio's; het opgeven van effecten orlders; het ibestellem van cheques op binnen- en buitenland; het verzoek tot ovemboeking van beidtagen van de eene rekening op .die andere; het afrekenen van incasso's; het specifioeeren van couponxemises. - Hierdoor wordt tevens bereilrt, dat de post sneller behandeld kan worden. Deze formulieren worden direct over de betreffende afdeelingen verspreid. Verder mtoeten door de oorrespondentieafdeeling direct van Tiit de brieven in boeken worden ingeschreven: 8 lo. de laanvrageai tot gelidzendingen (tevens sub-Kasboek); 2o. de aanvragen tot effectenzendingen; 3o. de aanvragen tot het zenden van vreemd bank; 4o. de laanjvragen tot het foumeeren van cheques lop binnen- en buitenland, voonzoover de cliënten niet gebruik hebben gemaakt van de daarvoior bestemide fiormulieren. Hetzelfde geldt voor disposities der cliënten op de binnen- en buiten-landsche relaties der bank, waardoor circulatie van brieven zooveel mogelijk beperkt wordt. In alle boeken waarin aanvrage tot toezending van waarden zijn opgenomen, moeten fiaitten worden geplaatst doorr. lo. dengeen, die de positie van de rekening goedkeurt; 2o. 'de twee personen, die miet inpakken belast zijn; 3o. den oentralenl expediteur (zie beschrijving centrale expeditie). Bij verzending van banknoten en fondsen worden nummers genoteerd, terwijl gelet moet worden op het per keerende j)ost binnen komen der ontvangstberichten. Centrale expeditie. Ter voorkominig van porto verspilling worden alle nota's en brieven en alle pakketten, die aangeteekend veraonden moeten worden, ter hjamid gesteld aan (de centrale expeditie, zoodat een cliënt slechts één gewonen en één aangeteekenden brief per dag kan ontvangen. De expediteur der aangeteekende stukken beschikt over een kluis, waarin de door hem ontvangen gesloten pakketten, die hém gedurende den dag bereiken, worden opgeborgen. Hij wordt bij het inpakken door een helper, tevens fungee-rende als controleur op hem, ter zijde gestaan. De kluis moet •dus voorzien zijn van twee sloten, zoodat deze slechts doorbelden geopend kan worden. Waar er verschillende cliënten zijn, die waarden van geringe beteekenis toegezoniden willen hebbiaai alleein dan, wanneer waaridevolle zeiDdinJgen aan hen zijn ts maken, zal bij de-centrale expeditie steeds een voorraad van pakketjes miet geringe waarde aanwezig zijn, die dus in de kluis overnachten. Waar in de centrale expeditie gedurende het gereed maken der paikken belangrijke waarden aanwezig zijn, moet deze af-deeling ondergebracht zijn in een afgesloten ruimte, die door géén der andere employe's betreden mag worden. Effectenafdee ling. De inlvomende effecten kunnen bestemd zijn voor: lo. Open bewaarneming; 2o. Onderpand depot; 3o. den Algemeenen Voorraad. Opeai Bewaarneminig bedoelt slechts ,de bewaring van effecten, zoO'dat aan de cliënten op -hun aanvraige dezelfde foodsen teruggegeven worden als de vroeger door hen gedepooeerde. Als onderpand depiot worden beschiouwd de fondisen, die tot dekking vaai geldleening aam de Barak zijn verstrekt, voorzoo-vèr 'de Bank .op zich heeft geniomen dezelfde numaniers aan den cliënt terug te geven ails oorspronkelijk gedeponeerd. Algemeen© Voorraad. Hieronder zijn te rangschikken: lo. de fondsen, die het 'edgendom van de Banik zijn; 2o. ide fo'Ujdsen, idie als Leeoldepat aan de Barak tan gebruike zijn afgestaan; 3o. de fondsen, waarvoor de cliënten op stukkenrekening zijn gecrediteerd; 4o. de fondsen, door cliënten in onderpand gegeven, zonder dat de Bank .de verplichting op zicih heeft genomen, dezelfde stukken terag te geven als oorspromkelijk gedeponeerd. Voorts zal bij de Bank een speoiale tnomimel aanwezig zijn met fondsen, ter dispoedtie van cliënten, die deze tegen geld kunnen koimlen afhalen en een tromimjel met fondsien, die door die cliënten bij de baink tem verkoop zijn gedeponeerd, voor zoover deze geen stukkenrekening miet de bamk.oindierhouden. De behandeling der fondsen is de violgende: De gpoote voorraad is opgöborgen- in Jduizen onder den grond, verdeeld dn: Open Bewaameming. Onderpand Depot. en Algettneenen Voornaad. De stukken, welke binnenkomen ter deponeering in Open Bewaarneming en Onderpand Depot, worden direct aan de kluisbeheerders ter hand gesteld, nadat boven den grond in de afgesloten ruimte voor de fondsen-beheerafdeeling actea in triplo zijn vervaardigd, waarvan: No. 1 en 2' aan de kluisbeheerders ter hand worden gesteld. 10 die No. 2 voor hun administratie behouden en No. 1 gefiatteerd teruggeven, ter teekening door de daartoe bevoegden. No. 3 wordt in een zelfbinder geplakt en dient als ontvang-boek, vian waaruit de personen- en de fondsenadministratie vs^ordt bijgewerkt gip kaarten. De Mnisibeheeilders hoxuden in volgopdie van dè prijsoou-rant staffelboeken bij en bergen de fondsen in dezelfde volgende, gespliibsit in coupanblaJden en mantels, op. Waar er stukken zonder oonponlbladen of alleen couponbladen kninnen worden gedeponeerd, zuHen de staffelboeken in de kluis niet dezelfde saldi aanwijzen. Ook voor de overige fondsenvtoorraden wordt in de Muis dezelfde methode van opbergen en administratie (gevolgd, met dit onderscheid, dat voor onderpand en voor den algemeenen voorraad sleohts één staffelboek wo^rdt bijgehouden, omdat die voorraad uit den aard der zaak moet bestaan uit Volledige stukken. Voor Onderpand Depot gelden verder dezelfde bepalingen ails voor Open Bewaameming. Wat de fondsen van den Algemeenen Voorraad betreft het volgende: Grewoonlijk worden de depots voor prolongatie onderpand administratief gescheidein gebonden en wordt ieder prolomgatie-nuimmer afzonderlijk behandeld. Waar in de beurswet van 1914 bepaald is, dat, indien niet uitdrukkelijk amders overeengekomen, de fonldsem 'mogen woaidem herbeleend ^en niet dezelfde nummers, als gedeponeerd, behoeven te wiordea teruggegeven, is het veel leenvonidiger alleen algemeenie stukkenrekenimg aan te houden, aangezien toch een oiversurpluis in den eenen poist veilboniden is voor een evetntueel tekort In leen anderen post, hetgeen ook doongaan.s in prolongatieakten vermeld staat. Fondsen voor den Algemeenen Voorraad kunnen ontvangen worden: per Kas, als levering van cliënten. Deze worden opgenomen in een speciaal effecten-ontvangboek met geldkolom, waardoor, aan de hand van de kas, te controleerèn is, dat inderdaad slechts de tegenwaarde der ontvangen stukken in igeld is uitgekeerd. De levering der fondsen wordt afgeschreven in een daarvoor bestemde kolom in het Verkoopboek der Kasafdee-ling. De fondsen wordden tegen paraaf van den Centraal-fond-senbeheerder (bo^en den gr^ond) in het ontvangboek afgegeven. 11 Per Kas, als levering van de beurs. D'e behandeling der fondsen heeft plaats als hierboven aangegeven voor de foaid-sen, geleverd dioor de kasoliënten. De levering wordt afge-schrevan in het beursverkoopboek. Als remise van cliënten, ter levering van door hen verkochte stukken, of ter sluiting van prolongatieposten, of ter aanvulling van dekking voor hunne positie. Zooals bij de beschrijving van de Centrale expeditie aan-gegevein, wiondem al deze fondisen in een ontvangboek opgeno-nuen en tegen fiat van den fondsenbeheerder (boven den ,grond) afgegeven. Vioor zOover het prolongatieposten per kas betreft, wordt in het ontvangboek ter controle met de kas het geldbedrag vermeld. De stukkenrekeningen, zoowel cp persionen als op fondsen bij te ho'uden, worden van uit het lontvangboek bijgewerkt. Afgifte van fondsen kan geschieden: Uit Open Bewaarneming en Onderpand Depot. Zooals bij de beschrijvinig vian de Centrale oo^raespomdentie 'gezegd, worden aanvragen tot leveriing van fondsen in speciale boeken opgenomen, waarbij het raadzaam zal zijn, voor Open Bewaarne-ming en Onderpand Depot gebruik te makem van afzonderlijke boeken. Nadat ten aanzien van Onderpand geconstateerd is, dat d)e positie vlam de rekening ide verzemdinig van die fondsen toelaat, 'wondt thet bioek aan de kluiabeheerders ter hamid gesteld, ter lichting van de fondsen. Deze geven dte fondisen, vergezeld van een dn triplo viervaardigd formulier, tegen fiat in het aan-vraagbioek aan den expediteur in de Centrale fonidsen-afdee-ling boven den grond af. No. 1 van dit formulier dient ais advies voor den cliënt. No. 2' als, door den cliënt geteekend terug te zenden, ontvangstbewijs. No. 3 dient ter afschrijving van de fondsen en personen-kaarten, zoodat de exemplaren No. 3 in een zelfbinder worden opgeborgen. De kluisbeheerders schrijven de aflevering in hun staffel-boeken af aan de hand van het aanvraagboek. iWaar de cliënteta voior 'die uit Open bewaameming en Oniderpamd Depot ontvangen fondsen een teigenrepu afgeven, is het dus noodzakelijk, dat op de deponeeringsformulieren een duidelijke clausule staat, dat deze deponeeringsreiju's nooit 12 aangeven heit said» van fondsen, nit dien hoofde in het bezit van de Bank. Uit den gewonen voorraad kunnen fondsen worden afgeleverd: per kas aan cliënten, die tegen geld de fondsen komen weghalen. Ter bespoediging van de bediening van het publiek, zullen door den fondsenbeheerder der Kasafdeeling alle oj; één dag voor cliënten gekochte fondsen ter levering aan de Centrale fonidsienafdeeling worlden aaingevraagd. Deze Centrale fondsenafdeeling levert voor zoover mogelijk de aangevraagde fondsen uit den op dien dag binnengekomen voorraad af, terwijl de Kluisbeheerders het ontbrekende uit den kelder aanvullen. De fondsenbebeerder van de Kasafdeeling maakt aan de hand van het KaBeffecten-aanboopboek de pakjes voor de • cliënten gereed, schrijft deze in het tromnaelvoorraadboek in en levert van daar uit bij aanvraag af. Deze trommiel staat onder beheer van 2 personen, zoodat hij van 2 verschillende sloten is voorzien. Bij aflevering vult hij in een daarvoor bestemde geldkolom in het trommelvoorraadboek het te ontvangen bedrag in, zoodat 's avonds uit de kas blijken moet, dat voor de afgeleverde fondsen de tegenwaarde in geld is ontvangen, of wel de fondsen, valildeerienide tegen de piosten, waarvoor geen geld is omt-vanjgen, mioeften nog in dien itrommel aanwezig zijn. leiderea dag brengt hij zijn saldo opnieuw voor. Per Kas als levering aan de Bieurs. Deze fondsen worden 's middaigs na beurs uit den dagvoorraad gelicht ein, voor zoover niet in 'de Cenitrale fondsemiafdeeling op dien dag ontvangen, dtoor ide Kluisbeheerlders volgens daanvoor besÉamde op-vraagboeken gelicht. De pakketten woriden voorzien van de voor idfe beursfirma's gereédgemaalate nota's en nog dien-zelfden dag afgelevieirld aan een Kassiers>inisiteillinig. Voor zoover de fondsen niet ter aflevering aanwezig zijn, worden de beurabrdefjes vastgehouden en geven deze dus de situkkenrekening aan van hetigeen de bank alsnog aan de Bieurs te levenan heeft. De stukkenrekening van hetgeen alsnog van de Beurs te ontvangen is, wordt gevorniid door tie openstaande posten in het beursinkoopboek. Als remise aan cliënten. Zooals bij de beschrijving van de- Centrale Correspondentie is aangegeven, worden de aangevraagde fondsen verzameld in een speciaal aanvraagboek. De expediteur der Centrale fanidsenafideeling vraagt, nadat goedgekeurd is, dat de positie van de rekeningen de fondsen-remise toelaat, ide stukken aan 'de HuisibeheerdteTs op, voor zoover deze tnieit venstreM kunnen wiorden uit idem idagvcorraad onder beheer van den chef der Centrale fondsenafdeeling. De expediteur maakt met zijn controleur de pakketten gereed, alsmede een formulier in duplo, waarvan het eerste exemplaar idiiieimst 'doet als advies aan den cliënt, het tweede door den cliënt als ontvangbewijs moet worden teruggezonden len stelt de gesloten pakketten,, tegen fiat, ter hand aan den ceiitralen expediteur. Voor zoover het fcimdlsen betreft, voor een Kaïsprolongatie-po'st af te leveren, wordt in het fondsien-aanvnaagboeik het daartegenover te ontvangen geldbedrag gemoteeirtd, waai-voor de Kas als controle dient. Het aanvraagbioek, waarin duiidelijk (doorgehaald moeten worden caider paraaf de niet verzonden fondse'n, dient ter bijwerking van de personen- en fondsen stukkenrekeningen. Het spreekt van zelf, dat er op gelet dient te worden, dat er leverbare stukken worden ontvangen en geëxpediëerd en, dat alle ontvangen en afgeleverde stukken in nummerboeken worden genoteerd. Zooals uit het hierbovenstaande blijkt, worden zooveel mogelijk fonidsian uit den dagvoorraad opgeleverd, zoodat uit de ontvang- en aanvraagiboekem per fonds wondt opgemaakt in een speciaal daarvoor ingericht boek, hoeveel fondsen pro resto naar de kluizen gaan, of wel uit de kluizen zijn afgele-vesd. Dit boek idiemt den KJluisibeihieerders als administratief gegeven voor hun ivoomaad-stiaffelboeken en waar in diijt boek is aangegeven, uit welken hoofde fondsen ontvangen en ge-expieidieerd zijn, viormt dit tevens de .griondslag voor bet fondsen posiitiiaboek, waarin uit de verschillende administratieve boeken de tegoeden en schulden aan fonidsen w'Oir'den bijgewerkt. Tevens wioüden uit de aan- en verkoopiboeken ^der effec-tenafdeeling, voor zoover het aan- en venkoopen betreffen voor cliënten.', de kaarten voor dfe persioaiienstukkenrekeningen bijgewerkt. Deze kaarteoi dienen ails leiddraad voor de berekening 'der dekkingen. Zij worden geoontnoleerd ^met de fond-senstukkenadministratie. Uit dit boek blijikt .dus mieit alleen de keldervoorraad, doch tevens de geheele positie in ieder fonds op dederen willekeu-rigen dag. 14 Fondsen door Kascliënten ten verkoop gedeponeerd. Bij deponeering wordt aan den cliënt een kwitantie afgegeven, gescheurd uit een soucheboekje. Is het fonds daadwerkelijk verkocht, dan moet de cliënt de kwitantie weer inleveren, waartegen hem het fonds ter gewone' aflevering wordt teruggegeven. De teruggekomen kwitanties worden, nadat de handteeke-ning van de bank uitgeknipt is, in nummer-volgorde opgeborgen, zoodat de fondsen, vermeld op de souches, waarvan de kwitanties nog niet in het bezit der bank zijn, in den specialen trom'mel aanwezig moetecQ zijn. Deze tnommel wordt beheerd door twee personen. ' Het spreekt van zelf, dat in deze lezing niet alles behandeld kan worden, zoodat de beschrijving der administratie van claims, talons en stukken ter conversie buiten bespreking moet blijven. Zoowel voor de effecten, als voor alle andere afdeelingen, geldt als regel, dat de handteekeningen der aanvragen en ontvangstbewijzen, door een speciaal daarvoor aangewezen beambte moeten worden gecontroleerd. Vreemde Wissels. De vreemde wissels worden 'gekooht per Eas of door credit in rekening van cliënten. De fraudecontróle zal zich alleen daartoe bepalen, dat men de per kas gekochte wissels alleen kan koopen van bij de Bank geïntroduceerden, aangezien m'en andens de kaïns zou loopen, valsohe wisisiels te koopen, of wel niet voldoende verhaal zou heibiben, indien de betrckkene om een of andere reden den aangeboden wissel niet betaalt. Verder zal moeten worden geconstateerd, dat de, voor per kas gekochte wissels, betaalde tegenwaarde de juiste is. Wat de administratieve controle betreft, men zal door het aanbrengen van voorraadskolommen in het hulpboek, waarin de vreemde wissels worden geadministreerd, te allen tijde kunnen zien, of de voorraad in portefeuille overeenkomt met den administratieven voorraad. Verder zal men, ter bepaling van zijn risico, een betrokkenen en remittenten administratie moeten aanleggen, ten einde te allen tijde te kunnen nagaan, hoeveel wissels men vian een bepaailden remitt'ent igekochit heeft, en hoeveel wissels op een bepaalden betrokkene loopen. De arbitrage is als een onderdeel van de vreemde-geld-transacties te beschouwen. Bij de vreemde-geld-transacties met cliënten zal de eenig noodige controle zijn, dat nagegaan wordt, of de positie van de te belasten rekening acooord is. Doet men vreemde geldtransactiezaken met de beurs, dan zal men uit den aard der zaak hebben te letten op de soliditeit van die tegenpartij, aangezien de mogelijkheid niet zou zijn uitgesloten, dat beursfirma's tegoeden in het buitenland verkochten, die zouden'blijken inderdaad niet te bestaan. Verkoopt men cheques op Londen, onder conditie van levering na beurs van den middag, waarop de transactie is afgesloten, en betaling op den volgenden dag, dan zal men natuurlijk aan zijn Londensche relatie bij het adviseeren van de cheques instructie moeten geven, deze niet te betalen, dan na ontva.ing.st van een telegraphische bevestiging. De miogelijkheid zou namelijk niet zijn uitgesloten, dat anders de cheques in Londen reeds waren betaald, terwijl de betaling van de Hol-landsche tegenwaarde hier werd geweigerd. In verband met het bovenstaande valt op te merken, dat er zooals reeds 'bij de centrale correspondentie gezegd, de bestellingen van wissels öp binnen- en buitenland (dus traites door de ba.nken af te geven en in rekening te belasten) als regel per formulier de bank zullen bereiken. Vóór het gereedmaken van de wissels zal eerst moeten worden nagegaan, of de positie der rekeningen zulks toelaat. Mochten de wissels besteld zijn aan order van derden, dan zal de opdracht rechtsgeldig moeten zijn geteekend, daar hier fraude zou kunnen worden gepleegd, indien de order eeai bediende van den besteller was. Worden wissels per telephoon besteld met de opdracht, dat deze zullen worden gehaald, doch dat zij in rekening zijn te belasten, dan zal men, hoewel deze wissels niet zullen mogen wordein afgegeven, dan tegen een behoorlijk geteekend volgbriefje, toch goed doen, wanneer een niet bij de bank bekend bediende van den cliënt de wissels komt halen, even telepho-nisch bevestiging te vragen. Ter voorkoming van fraude, zullen de cheques en wissels per kas verkocht, niet woonden getsekemd, dian niadlat den onderteekenaar daarbij overgelegd wordt een contröleboek, waarin de onderteekenaar zab hebben te parafeeren. 's Middags wordt dit contröleboek geschrapt met het traiteboek (zijnde een wis- 16 sel copie-boek), waarin de HoUandsche geldbedragen zijn opgenomen. Door een oontroleur mioet worden nagegaam, dat, teigen de koersen van dan dag, de Holliaaidsche teigemwaandie, in het Traiteboek voorkomende, ongeveer sluit. Immers, de mogelijk-beid zou niet zijn uitgesloten, dat, door samenspamninig van den employé, met het uitschrijven van cheques belast, en een buitenstaamider, een cheque teg-eoi een te laaig Hollamdisch bedrag werd' verkocht. Ook de in rekening te fom-neeren cheques miogeoi niet ge-teekend worden, dan tegen overlegging van het Traiteboek, waarin de onderteekenaar parafeert, nadat hij geconstateerd heeft, dat uit parafen blijkt, dat de positie der rekenijig juist is, en de handteekening van den bestelbrief is accoord bevonden. Waar er nog een fraude-controle dient te zijn, die voorkomt, dat het adviseeren van valschelijk gecreëerde cheques zou plaats vinden, dien ik hier in het kort te memoreeren hoe de verdere administratie van afgegeven wissels moet plaats hebben. Er worden 2 traite-copieboeken vervaardigd nl. een voor de ,,per kas verkochte-" en een voor de „in rekening gefourneerde cheques". Ter bereiking van verdeeling van arbeid, kan dit laatste traiteboek nog weer in verschillende doelen zijn gesplitst. Deze traiteboeken worden ing'eschreven van de bestel-brieven. Nadat 'door de chefs is aangegeven, op welke relatie de traites moeten worden uitgeschreven en het hoUandsche geld, waartegen de cheques worden verkocht in de boeken is ingevuld, worden de cheques vervaardigd en de belasting nota's en adviesbrieven van de relaties, op wie getrokken is, samengesteld. Voor zoover het traites 'zijn op buitenliamdsobe ralaties, zijn de adviesbrieven voorzien van geperforeerde slips, waarop achter iedere traite de hoUainidsche tegenwiaande wordt vermeld. Het hoUandsche bedrag van de adviesbrieven wordt getotali-seend, waarna allies wordt ingeschrevem in een hu/lpboek (links debiteuren en rechts crediteuren). De onderteekenaar van de aidviesbrieven parafeert in bovenbedoelde hulpboeken voor de totalen dex traite-bedragen, terwijl door de totalisatie van het hoUandsche bedrag is vast te stellen, dat de, in het hulpboek ingevulde tegenwaarde, juist is. Waar het totaal der aan de dabetzijde opgeiuomen bedragen moet kloppen met het totaal der creditzijde, maar bovendien met de totalen van de hoUandsche tegenwaarde in de diverse 17 traiteboeken, is fraude cnmiCgoliik. De niostro's wordein dns gecrediteerd vioor diezelfde hiollamldsahe teigeniwaarde, ails waarvidor verkocht is. Afboeking van eeiiimQal geteekende 'aidviesbri.e-ven mag natuurlijk niet plaats hebben, idan onder teruggave aaai clem ofnlderteekenaar vam iden ladvieabrief, op'dat deze zijn liandteekening zal kunnen vernietigen, HoUandsche wissels, waaronder zijin te iverstaan (de op korten of langeren termijn vervallende wissels, die door ide Bank direct na ontvangst worden afgerekend, hetzij ónder aftrek van disconto, hetzij per gemiddelde valuta. Sporadisch zal het voorkomen, idat hoUandsche wissels per kas worden gekocht, aangezein men terdege overtuigd moet zijn van de solvabiliteit van den verkooper en van den betrokkene. iDe Dineatie painafeert vóór afrekening het ter cnelditeerinlg gezonden papier, hetgeen beduidt 'diat zij haar wisisleleingage-ment met de remittenten in papier op bepaalde betrokkenen met de nieuwe remises wil vergrooten. De lange wissels wo^dien in ©en wisseloopiebioek genioteerid, waaruit evenals bij het buitenlandscli papier een betrokkene ©n een reimiittenten-iadrainistriatie op kaarten, mio&t warden aangelegd, waaruit de Directie vioiorlichtinig kan viniden bij die beoordeeling harer wisselengagementen. Voor kort papier is dit m. i. niet noodig, omdat dit de bank weer -spoedig vierlaat. De oopie-afrekeningsnjota's kunnen zioo noodig de specificatie geven. G-enummerd worden alle wissels. Ter voorkoming van fraude zal de bank geen wisSels in haar portefeuille mogen lopbergen, idie in blaaoo zijn geëndos-seerd (dit geldt natuurlijk eveneens voor buitenlandsche wissels). Wat de administratieve controle betreft diene, dat, doordien man de wfeselxekening isteeds debiteert en cnéditeert voor de nominale bedragen 'der wissels, het saldo der wisselrekening moet overeenstemmen m-et het totaal der zich in portefeuille bevindende wissels. Wiaar in de hulpboeiken der wisselafdeieilin'g slechts de totalen der in- -en uibgaanlde wisisels zijn opgenomen, zullen bij. evenlt-uieel niet sluiten, de «laldoistaat der vorige .maand, de ciopieën ider korte wiiseels plus het wisseloopieboek moeten worden geschrapt miet het specificatieboek der uitgaande wissels en den eindstaat. De bimnenlamjdisohe wisselportefeuille .kam afloopen. Ie. door de wissels te verdisconteeren bij de Nederlandsche Bank. 18 De wissels •wiorden aan de hand van de Disconto nota voor de ISTederlandsclie Bank gecontroleerd en afgeteekend, terwijl 'dp onderteekenaar het disconto bedrag der nota parafeert in het controle stortingenboek, nadat hij de telling der discontonota's door een employé, buiten de wisselafdealinig staande, heeft laten controleeren. 2o. Door het verrekenen per clearing van het korte papier op de banken. Dit papier wordt, geëndosiseerd, met nota's aan de clearing gezonden. Men zal 's midd'aigs moeten letten op de verantwoording. 3o. Door het verloop vian den tijd. Teigen den vervaldag stelt de chef der wisiselafdeeLing de binruenikort •verviallemde wiseels, onjder begeleiidiing van incaisseeo-lijatan, aan den ohef der inoas-so- afdeeling ter hatnd, voor het totaail de wissiElrekaninig oreidi-teerende en de afzonlderlijke wisselrekeminig belasitenide. De Incasiso afdeeling rekent duiS de ibiniiengekomen wissels aan de afzonderlijke wisselrekening af, en teekent het binnenkomen op de incassieerlijsten aan. Het saldo der afzonderlijke wiaselrekendng zal dus steeds gelijk zijn aan die som dier op de incasseerlijisten openstaande bedragen. Eventueel retourfcoonende wissels worden in een afzonderlijk hulpboek, genaajmd de retonrrekeniinig, behandeld. Incasso afdeeling De behaaidelinig der Incasso's geschiedt geheel volgens het losbladige systeem. De cliënten zenden de inicsso's op losse lijsten toe, terwijl 'de barak deze aan bare oorresponldenten toezendt onder begeleiding .van een advies, waairvan de dioondruk als uitgaanid inoaisisoboek dien;st idoet. Op den in het bezit van de bank biijveradein doordruk woTtden vóór verzending der iii-cassio's de mamen dier remitteiniten aangeteekend. Ook voor de per eigen looper te incasseeren wistsels worden dergelijke lijsten vervaardigd. Op de ontvangen afrekeningen worden de namen der remittenten ingevuld, daarna worden van deze afrekeningen 'de nota's voor de cliënten gemaakt, terwijl tevens de nota's van de cliëniten wo'rlden g'esohrapt met de inoassolijsten der cliënten. Op den dag der verantwoording moet het totaal van ^het momiruaal bedrag, waarrvoor oorrespon-deiiiten te belasten, O'Vereenkomien met het aan cliënten gecrediteerde niomimaal bedrag. MJooht heft voorkomen, dat door een onduidelijkheid in de afrekening van een corresponident een 19 bedrag niet aan een cliënt kan worden afgerekend, clan credi-teere men tijdelijk een tusschenrekening. De controle op het, door eigen loopers te iaicaBiseeren papier, is ide voilgende. Na'dlait de wiaseis vioor vialdiaam geteekenjd zijn, van welke voldaanteekening de onderteekenaar in een daarvoor besiteand boek blijk gefeft, en de bwita.nities aan dien daarvoor aangewezen controleur ter notitie zijn vertoond, wordt hiet te incasseeren papier in de diverse loopersboekjes geschreven, waarvan een dioordruk op karton achter blijft, 's Middags dïragen de loopers het geïneaisseefde geld aan dfe Eassiers af en stellen idle nieit betaalde stukken aan den oontnoiieiur ter hand'. Van het geïncasseerde wordt een afrekeningsnota vervaardigd, waarvan de totaal telling sluiten moet mieit het (dioor den kassier 'Onrtvanigene. De oontroleur gaat na, diat heit totaail bödlrag van het voldiaiaMteekeningaboek plnis het totaal van d'e bedragen der hem vertoonde kwitanties sluit met het totaal bedrag der afnekeningsniota en de retofurgekomen stukken. Voor zoover die retoiurigefeamen stukken uitgestlelid' zijn, noteert hij deze per de .divense xütsteldjaifea in zijn agenid'a en vernietigt, voor zoover de voldaan geteakendie stukken wegens non betaling retour gaan, d)e vioHdaarateekening. De uitgesteilde stukken steilt hij aan den chef dier Incasso afdeelinig ter hand en mioeten deze hem dus op dte resp. data als kwitantieis worden vertoond. .Een gevaar blijft altijd (bestaan voor ide behanldeling van kwitanties, die feitelijk aan toonder staan, raden waasriom de portefeuille miet amoassio papier onidier beriulstinig moet' zijn van den chef der Incasso afdeeling. Teneinde höt lanidloaseeren vam het incassiopapier te voor-kom'en, "vioorziet mien tegenwoordig, voor zioover het geen protest wissels zijn, het papier aan de rugzijlde vam een stempel: Voor ons aan' d'en Heer of ondier, waailde ter mninig', met miaohtiging om naraiens ons te kwiteeren Amlsterdam .1. .i. .l'9'19i. I Bank. Alhoewel de öontróie van de zijde van de cliëniben perm'ament werkt, doondien, waaneer de verantwo'onding vian de wissels te lanig uitblijft, de cliënA om lafrekening zal manen, ziou mlen, wdl men een oontr&le op de positie van het inoassiopiapier uit- 20 oefenen, aan liet einde des jaars kunnen controleeren, of het papier in de portefeuille plus de nog aan de bank te" verantwoorden posten volkomen overeenstemt met de posten nog aan cliënten te verantwoorden. Coupons en Vreemd Bank en Munt Coupons Zooals reeds bij de centrale correspondentie gememoreerd, worden de gesloten pakketten tegen fiat in het ontvangboek aan den chef der couponafdeeling ter hand gesteld. Deze ziet toe, dat de ontvangen coupons overeenstemmen met de adviezen, waarna de afrekeningen vervaardigd en gecontroleerd worden. Deze worden in een tabellarisch ingericht hulpboek, waarin voor iedere coupon valuta een afzonderlijke kolom voor de valuta en de hollandsche tegenwaarde is gereserveerd, ingeschreven, 's Middags maakt de chef van de coupon afdeeling aan de hand der coupons op, hoeveel hij totaal in iedere valuta ontving, welke totalen moeten sluiten' met de dagtellingen van het coupon hulpboek, terwijl het totaal van iedere vreemde valuta, omgerekend tot den koopkoers, ongeveer gelijk moet zijn aan de totaaltelling van de hollandsche geldkolom der betreffende valuta en de som der totalen der hollandsche geldkolommen gelijk moet zijn aan het totaal der totaalkolom, waardoor telfouten in de nota's aan het licht komen. Ten einde bij retourkomen van coupons den remittent te kunnen vaststellen, worden de coupons gemerlrt, voor zoover de cliënten ze niet reeds zelf van leen merk voorzien hebben. Het spreekt van zelf, dat de boekhouder der couponafdeeling een ander moet zijn als de beheerder der coupons. De behandeling van de coupons, welke aan de kas gekocht worden, is als volgt: Nadat de cliënt de coupons aan den employé, met de afrekening belast, ter hand heeft gesteld, maakt deze een. aiota met doordruk en geeft de nota met de coupons aan een tweeden employé, die de afrekening controleert en de coupons in een couvert doet, voorzien van het nummier der nota (.die notaiboe-ken zijn dioorloopand genummerd). Op de afrekeningsniofta woirdt, ter vooiikoiminig vian fraude, tot in honderden nauwkeurig het eindbedrag in letters ingevuld, terwijl de nota wordt voorzien van het paraaf van den tweeden employé. 21 's Middags worden in een speciaal boek dezelfde boekingen getroffen als in het bovengenoemde ooupon-hnlpboek, waai'- door men afzonderlijke controle verkrijgt op de per kas gekochte coupons, waarvan door den beheerder, nadat de coupons gemerkt zijn, een afzonderlijke opimakinig per valuta wordt vervaardigd. Vervolgens wordt de geheele kas-inkoop in één regel opgeniomen in het coupon-hulpboek, nadat geconstateerd is, dat het totaal HoUandsch sluit met het per kas betaalde. De ooupoms worden door de Bank te gelde gemaakt: lo. door verzending naar het buitenland; 2o. door incasso ter plaatse; 3o. idoor verzeaiding aan hen, voor-wier rekening die ooiupöns betaald zijn. In alle gevallen wlorden re^mise motia's vervaardigd, waarin geoonstaiteerd Wordt, dat het bedrag van het geremitteerde plus het in saldo geblevene sluit met hetgeen oorspronkelijk in saldo was. Voor aooiver coupons ter incasso worden uitgezonden, worden dezen als in het saldo gebleven beschouwd. A^óór uitzending der couponpakketten, waarvan de tegenwaarde door de loopers moet worden ontvangen, worden door den chef der oouponafideeling de te ontvainigen bedragen aan den kassier opigeigevien. Zooals reeds bij de beschrijving van ide effactenafdeeling-geoonstatieerd, gescliiedt tet inpakken- door 2 personen. De gesloten pakketten worden tegen fiat aan den Centralen Expediteur ter hand gesteld. In het 'kort zij niog vermeld, dat coupons geknipt van stukken mede door de couponafdeeljnig afgerekend worden aan een tusschenrekening Geknipte Coupons, terwiil door speciale employe's op die respectieve verrvialdagen positiestaten worden vervaardigfd, van waaraf de afrekeningen vioor de diversecliënten en de eigen fondsenrekening worden gemaakt, ten laste der gekmipte oouponrekening, zoodat deze rekening een debet saldlo kan aanwijzen voor de coupons van stukken bij derden gedeponeerd en waarvan de afrekening nog niet bij de-bank is binmenigekiomen. Vreemd Bank en Munt. De behandeling van dit materiaal komt in hoofdzaak overeen met die der coupons. 22 Alleen wil ik hier nog even memoreeren, dat zich gedurende den dag in ide speciale kas met de gekochte waarden, bedragen kuEumen bevinden, waaraan voor den verkoop behoefte is. De beheerder van 'de koopikas geeft aan den kassier, die den-grooten voorraad orader zijn berusting heeft, aangevraagde kwantums laf, uitsluiiteiiiid teigen gefiaitteerde bons, zo'odat • •'s middags bij overname van de gekochte kiwantumte deze bons als geld dienst doen. V;an ide doordrukken der nöta'-s vaai per t a s verko^cht vreemd bank en munt wordt eveneens een tabellen contróleboek vervaardigd, voorzien van HoUandsche geldkolommen jtchter iedere muntsoort, waardoor men, waar, bij de totalissering der diverse HoUandsche geldkolommen, het totaal gelijk moet zijn aan het totaal .der totaalkolom, eventueel gemaakte telfouten in de mota's ziou ontdekken. Door tde verscheidenheid der muntsoorten wordt de oointróle der munten met de boeksaldi zóó omvangrijk geacht, dat men bij vele baniken de idagelijksche controle idaarvian achterwege laat. M. i. z'ou aan dit bezwaar tagemioet te koanen zijn dtoor de diverse muntsoorten in kleine ronde bedragen in verzegelde zakjes te verzamelen, waardoor dan alleen de telling van de losse mtonten loverblijft. Bij uitzending van vreemld bankpapier worden de nummers g'enoteerd. Pa.kketteai met besteld bankpapier worden gesloten aan den Centralen expediteur ter hand gesteld, terwijl het vanzelf spreekt, dat geen remises gemaakt worden, alvorens de positie van rekening goedgekeurd is. Kas De kas bij de Grootbank zal oniderverdeeld zijn in diverse iassen bijv. als volgt: Kas ontvangsten; Kas betalingen; Kas Deposito's; Kas Coupons en Vreemd Bank en Hunt; Kas Effecten. ledere kassier heeft een kladkaaboek, welk bloek echter alleen als informatie dienst zal doen, aangezien door een specia-len employé een kas journaal zal woi^den vervaardigd uit de diverse centrale boeken, sub^hulpboeken en bescheiden. Indien de kassiers elkaar onderling geld afdragen, doen zij 23 dit tegen gefiatteerde bons van den kassier-ontvanger. Deze bedragen zullen dus bij den eeneai kassier in ontvangst, bij don -anderen in uitgaaf woeden gesteld. Zij vorimien de zoogenaamde unwirksame Einnahmen und. Ausgaben. Ten einde dus de werkelijke ontvangsten en uitgaven vast te stellen, worden deze onitvangsten en uitgaven door de verschillende kassiers in een tusscheniboekj.e igesolireveai, waarvan de totalen in ontvanigst en uitgaaf met elkaar- mioeten lovereenstemmen. Bij totaliseeriiig va.n de tellimgein d'er divierse kassen aail liet totaal van alle ontvangsten worden verkregen, door van liet totaail van 'alle telliiiigen de som der begdiiisaldi en (de telling van liet tusisobenbtoekje af te trekken, terwijl men iket totaal der uitgaven verkrijgt, door het totaal der tellingen van alle kassen ts verminderen met de som der^indsaldi en de telling van' het tusisoheniboekje. Door deze controle zal het den ikas-journaalhouder mogelijk zijn, wanneer 's middags zijn oombi- -natiekas niet mocht sluiten, te constateeren, of de fout in het debet, dan wel in het credit zit. Kasontvangsten Deze kunnen bestaan uit: 1°. Stortingen voor het credit van rekeningen. De bedragen der af te geven kwitanties wordden vastgelegd in een Controle .stortingenboek, waarin de onderteekenaar der kwitantie parafeert en waarin is aangegeven door wien en voor wiens rekening gestort; is. Indien een derde voor een dier relaties stort, wordt dit per brief den cliënt medegedeeld. In dit controle stortingenboek zijn diverse geklkolommen opgenomen, verdeeld naar de rubrieken, waarin de verschillende cliënten in^de hoofdboekhouding verdeeld zijn, zoodat dit boek na optelling als sub-kasjournaal dienst kan doen. 2°. Bankremises. Zooals reeds bij de behandelinig der centrale correspondentie is aangegeven, worden deze in een speciaal ontvangboek, gelinieerd als bovengenoemd controle stortingenboek, opgenomen. Dit boek is dus weer een sub-kasjournaal. De procuratiehouder, die het ontvangstbericht voorteekent, nioet toezien, dat de remise in dit boek is ingeschreven en door den kasfsier is afgeteekend, ten blijke waarvan hij in het boek zijn paraaf .stelt. 3°. Stortingen voor deposito's. De behandeling is geheel gelijk aan die, voor stortingen in het credit van rekening, met 24 dit verschil, dat het sub-kasjournaal tabellarisch is ingericht verdeeld naar de termijnen. Op de depositoreQus moet duidelijk vi^orden aangegeven, dat zij nooit de saldi van rekening aangeven. 4°. Ontvangsten als tegenwaarde voor verhoekte traites. Zooals uit de beschrijving van de vreemde wisselafdeeling blijkt, zal de totaaltelling van de geldkolom van het Kas- Traite-boek aangeven het totaal uit dien hoofde ontvangen. 5°. De gelden voor gieïncasseerde en verdisconteerde wissels, eoupons en vreemdhanlt en munt ontvangen, waarvan de gecontroleerde totalen te vinden zijn in de boeken en afrekeningen, gemoemld in de beschrijving 'dier betreffeinlde afdeclingcn. 6°. Ontvangsten als tegenwaarde van verkochte uilhctalin-gen of overhoehingen in het buitenland. 'De kwitanties, waarmede deze gelden moeten worden ge-ind, wordiem opgemomen in bet oonitrole sitoxtinigenbioek in de kolom, vreemde geldtransacties. 7°. Ontvangsten als tegenwaarde van door Kas-cliënten ge- Jcochte effecten, voor de behandeling waarvan ik de beschrijving gaf bij de effectenafdeeling. Het totaal, uit dien hoofde ontvangen, is te vinden in het trommelvoorraadboek. 8°. Ontvangsten als tegenwaarde der aan de betirs geleverde effecten. Deze ontvangsten zullen tot de uitzonderingen behooren, aanigezien het hoofdkwantum der aan de beurs te leveren effecten via een kaBsiersinstetllinig loopt. Voor 'die enikele mlaal, dat de bank dus zelf inoaisseert, woindiem dioor den expediiteur der Centrale effectena'fdeeling deze posten geplaatst in het straks besproken trommel-voorraadboek. 9e. Aflossingen van prolongatie ujg. of sluitingen van prolongatie ojg. Deze blijken uit bet expeldiitiebioek der effectenafdeeling, waarin het geldbedrag genoteerd wordt. 10. Betaling van prolongatie-reoite en provisie. ' 11e. Betaling van safe huur. De posten onder 10 en 11 genoemd, worden opgenomen in daarvoor bestemde controle-boekjes. De portefeuille van de te beitalien proloaigaitierendje-piosten is onder berusiting van een employé, die miet de kas niiets te maken heeft, zood'arf;, indien een cliënt zich ter betaling van prolongatie-rente aanmeldt, door dezen employé de te betailem mata's aam den kassier zullen worden ter hand gesteld, nadat hij ze in het bovengenoemde controle-boekje heeft genoteerd. Ter controle van de porte- 25 f euille 'dier nota's wordt na creatie op deo "veiwaildlag de rekening KasproLongataiea''ente eii-provisie belast, om bij betaling gecrediteerd te worden. Het totaal der in portefeuille zijnde nota's is dus gelijk aan het debetsaldo dier rekening. Bij betaling van safe-huur zal een kwitantie worden afgegeven, die geteekeiid wordt tegen overlegging van het genoemde controle-boekje. De employé, belast met het samenstellen van het kasjour-naal, heeft het •nu al zeer gemiakkelijk, imm'ers in het recapitulatie kiasboek noteert hij aan dte debetzijde uit die 'diverse hier-bovengenoiemde 'boeken, ide siaMi vtorigen idiaig >eai de totalen, «nt-vangen voor de diverse collectieve personenrekeningen en onpersoonlijke rekeninghoofden. Betalingen Deze kunnen bestaan uit: 1. Betalingen van deposities ten laste van cliënten en onpersoonlijke rekeningen, als Onkosten etc. Teneinde de kassier in staat te stellen te beoordeelen, of de positie der rekeningen de betaling toelaat, zullen hem saldo-lijsten ter hand worden gesteld. Deze saldolijsten hebben echter maar een betrekkelijke waarde, immers, direct na het openen der kassen, kunnen, door verschillende transacties buiten de kas om, de posities der cliënten zich wijzigen. Groote mutaties in den loop van den dag in de posities moeten hem dus worden medegedeeld. Is er twijfel over de juistheid van een positie, dan wordt deze speciaal na-gegaa, n. _ _ • . .. Hij overtuigt zich van de juistheid der handteekeningen en vraagt bij twijfel omtrent de per'sonem, die 'die disposities aanbieden, legimitatieibewijzen.l^l^jglf'gaSS^ï. , Heel wat fraude 'miet vateche ihandteekeningen ao'U intus-sohen kunnen wordeni voorkomen, indien men, 'en dit geldt speciaal voor Amsterdam, een goed clearing-systêem bezat, of meer gebruik maakte van het giro-systeem. Hierdoor zou tevens heel wat geldtransport, waaraan risico ^erbonden is, worden voo'rkomen. De stuk'ken, ten laiste van onper'soonlijke rekeningen te betalen, moeten voorzien 'wördien van een paraaf van een daartoe aangewezene, onder aanteekening op het stuk van de te belaötem rekening. 'fi^Mft' Behalve de stukken, die aan 'de kas worden aangeboden, 26 kunnen door de clearing disposities binnenkomen, terwijl bovendien zioh in d© wiss-el-portefcuille vervallen wissels en cheques zulkm bevinden, :diie ten laste van cliënten moeten worden gebraoM. Voor deze stukken gelden dezelfde bepalingen omtrent positie der rekening en juistheid der hiandteekeming. Alle dispcsities en veTvallen traites wiorid'en 's naiddags ap cliënten gesorteerd- en, nadat zij op nota's met doordruk per cliënt zijn getotaliseerd, worden de cliënten in een speciaal journaal belast, en de kas, wisselrekeniug en clearing banken gecrediteerd. Vragen de cliënten toezending van stukken, dan mioeten ze daarvoor repu's geven. De betaalde stukken worden door inslaan van gaten vernietigd. i\: De niet aan cliënten toagezoinidein kassitukken blij ven onder beheer vain dten larchivaris in gesloten kasten; een kasstuk maig alleen tegen een repu uit het archief worden afgegeven. 2. Bankremises. Zooals bij de behandeling der centrale correspondentie is gezegd, worden de aanvragen tot bankremises door de correspondentie dinect in een sub-hulpiboek (sub-kas-jourmaal) inigeschreven, welke aanvragen rechtsgeldig getee-kend moeten zijn, indien verziochit wordt de remisieis aan derden te maken. 3. Disposities op Deposito's. ~ Men lette vóór verzeiiding op de positie der reikening en blijve attent op het binnenkomien der ontvangstberichten. MJen lette op positie,' haindteekeninig eai O'peischbaarheid. De betaalde disposities worden in een .sub hulpboek, verdeeld naar termijn, ingeschreven. 4. Betalingen voor gekochte Ilollandsche- en vreemde wissels, coupons, vreemd bank en munt, alsmede arbitrage saken, waarvan de-wijze-van behandeling beschreven is bij de betreffende afdeelingen. De samensteller van het kasjoumaal put zijn geigeveiB.^ uit de verschillende hulpboeken der afdeelingen, terwijl hij voor de betaling der effectenpostan gebruik maakt van het ont-vangboek der kasafdeeling en van diat voor de beursposten. Zoo ook put hij uit de ontvangboeken het totaal voor prolongatie betaald. De samenisteller van het kasjournaal is tevens te beschouwen als de kasoontroleur. 27 . Hij ziet diTs toe, dat alle controle maatregelen worden nageleefd, gaat de telling der diverse, door hem te gebruiken, boeken na. Yioor de goede oude wil ik nogmaals den nadruk leggen op het navolgendie: •Geen bedrag mag door 'de Banik worden ontvangen, zonder daarvoor kwijting te geven. 'Teneinde te voorkomen, dat cliënten, door lang wachten daartoe aangespoord, wegloopen, zonder op het kwijtingsbe-wijis te wachten, zorge men voor een snelle bediening van het publiek. Mocht .een cliënt toch niet op een liwijtingsbewijs •hebben gewacht, dan wordt hem dit 's middags nagezonden met verzioek voortaan te blijven wachteai, aangezien de bank •geen verantwoordelijkheid aanvaardt voor l)edragon, die zonder tögembewijs aan een bankemployé zijn afgegeven. Geen enkele betaling mag plaats hebben, zond'^r daarvoor een tegenkwitaiitie te ontvangen. Boekhouding en Controle Voor zoover het noodzakelijk was de administratie der af-deelingen te bespreken in verband met de toe'te passen controlemaatregelen, heb ik dit gedaan. Ten behoeve van het onderling verband, wil ik ook nog-in korte trekken, aangeven, hoe 'de hoofdadministratie m. i. bij een groote bank mtoet wlorden opgebouwd. De hooMb'oekhouding zij een dagelijksohe. ledere afldeeling heeft zijn eigen hulpiboeken en, voor zoover er poisten mochten voorkoanen, die uit den aard minder ge-sohikt in het .hulpbioek der afdeelimg kunnen worden opgenomen, een posteniboek. Alle postenboeiken worden in één journaal vereenigd. ledere afdeeling maakt uit de hulpboeken een dagbalans, zijiuide een gecoanjbinèerde joutnaalpost. . • • De employé belast met de samenstelling van-het journaal, getrokken uit de postboeken, doet hetzelfde. De centrale controle-afdeeling doet dit eveneens, en controleert de door haar opgemaaikte balanseai met die, opgemaakt door de afdeelingeai. Een afwijking zou er kunnen zijn, doordien een bedrag, belast of gecrediteerd op een personenrekening, door de afdee- 00357 28 ling onder een andere rubriek was ondiergebmcht, dian waartoe het rbehoort. De contróle-afdeeling controleert de tellingen der hulpboe-ken; ziet toe, dat geen gefingeerde rekeningen belast en gecrediteerd worden; gaat na, da.t er slechts afzonderlijke rekeningen wonden geopend, onder uitdrukkelijke goedkeuring van de directie, en onder een duidteilijke omsohrijving uit welken hoofide de rekening een afzonderlijke mioet zijn. De contróle-afdeeling vereenigt die daigibalansjies in één dag-jouniaalpost en brengt deze over im de collectieve grootboeken. . Riekening-oourantboeken woridleai samiengestelidJ uit de ingaande correspondentie en uitgaande origineele bescheiden of dloondiTikken. Naast deze boeken worden uit de hulpboeken losbladige net-rekenirig-courantboeken bijgehouden, die op zeer korten termijn met de klad-rekening-courantboeken moeten worden gecontroleerd ter wille van het nagaan der posities. De losse vellen uit het net-rekening-courantboek worden aan het einde der drie maanden als rekening-courant de deur uitgezonden. Deze uitzending kan natuurlijk ook wekelijks geschieden. Voor de controle der rekeningen met filialen make men gebruik van dag-rekeningen-courant. Maandelijks worden uit de rekening-courantboeken saldi-staten gemaairt voor de diverse rubrieken. De resultanten der saldi moeten gelijk zijn aan de saldi der collectieve rekeningen. De hulpboeken der afdeelingen moeten zoo zijn ingericht, dat zij vormen de' specificatie van de onpersoonlijke rekeningen in de collectieve grootboek-administratie. Na er ten slotte nog op gewezen te hebben, dat het noodzakelijk is, de werkelijke geldvoorraden dagelijks aan de boek-voorraden te toetsen, de couponportefeuille na iedere remise te controleeren, maandelijks de fondsen-posities vast te stellen en de fondsen-voorraden onder beheer der keldermeesters door plotselinge controles na te gaan, de geld- en fondsenposities aan het einde van een boekingsperiode door saldobiljetten te laten goedkeuren, eindig ik deze lezing, hopende, dat zij er toe moge bijdragen, dat er in de leemten in de controle van vele banken worde voorzien. |
Evaluatie |
|
|
|
B |
|
C |
|
D |
|
F |
|
H |
|
K |
|
M |
|
N |
|
O |
|
P |
|
V |
|
|
|