Contrôle bij banken / in te leiden door P. Klijnveld

              NEDERLANDSCH INSTITUUT VAN ACCOUNTANTS
ACCOUNTANTSDAG 1919
CONTROLE BIJ BANKEN
IN TE LEIDEN DOOR
P. KLIJNVELD
ACCOUNTANT TE AMSTERDAM
CONTROLE BIJ BANKEN
in te leiden door P, KLIJNVELD, Accountant te Amsterdanl.
Het oniderwerp, door mij in te leiideii n.l. „de Comtrole bij
Banken", lieb ik daarom gekozen, 'omidat dit londterdeel van de
banikorganiisatie bij vele inistellinigen nog veel ite wenschen
overlaat.
De oorzaken 'daarvan zija vele en wel:
1. De bank, klein begomnen, is grooter igeworden, de staf van
personeel is uitgeibreid, d'ooh de verzorging der organisiajtiie en
der admi'uistratie .hield geen gelijken tred meit de eiischen, die
een grootere zaak aan deize beidfe onderideeliein stelt. Men suk­kelt
voont met de oude gebrekkige machane, die nieit een vol-voklioend
aanital paardekraohitèn sterk is, O'Ui het nieuwe drijf­werk
te drijven.
2. Men heeft eenige ouidere employe's, die reeds jarenlang
een vertrouwde positie bekleeden, en Wenisohit hen niet onaan­genaam
te istemttnen door het invoeren van nieaiwe ma(a(tregele.n.
3. Men is gevestigd in een prorvincieplaaAs en vueeêt, dat
bij inivoerinlg van diverse contrólemaaifci-egelen, die de mede­werking
vaai het publiek voor een deel eische(n,^dat publiek
er de 'voorikeuir aan zal geven te gaa;n maar een cioncurremit, die
miimder oontrolemiaatregelen toep'asrt en waar het dus slechter
ingericht is. -^^^1
4. Men heohit laam de sleur, onider die belwering, diait fraude
nooit is voorgekomen, dat het altijd gloed is gelöopen, dat de
voor te stellen oontrólemaiaitregelein me(t het besoliiikbare per­soneel
niet uit te voeren zijn.
In elk dezör beweringen zit wöllioht een ignotnld van waar­heid,
.maiatr itoch mag, en vooral in dezen itijd, waarin de crimi­naliteit
toeneemt, niet uit het oog wonden verloren,, 'diait het
werken van een goede con/tróle prevenitief werkt.
Hoe vele 'mialen zijn 'in den laatsten tijd niet valsohe cheques
bij banken aangeboden en betaald.
2
Voor hoevele tonnien is niet de Weensche bankier vioior
eeuige jaren opgelicht, doordien een harer procunatiehiouiders
privé speculaties deed ten löiste ^eenier ,q.q. rekening van een
der cliëniben.
Hoe vaak zijn niet met of zonder hulp van het personeel der
banken cheques besteld, met order deze in rekening der cliën­ten
te belasten, terwijl eerst na uitizending der correspondentie
•aan ideai cliënt bleek, dat t e t volgbriefje, waaiimede de cheque
gehaald wend, valsch was.
Werd niet ruog onlangs een fraude gepleegd, doordien een
bediende eeiier baiuk idoor een hulp van buiten een cheque liet
aanbieden ten ilasite van de rekening van een cliërut, die steöds
een credit positie had.
Najbetailiiig zorgde de bediende door vernietiging van het
Icasstuk, dat elk bewijs voor de fnaiuide verldwenen was.
" Heeft iiiieit 'een deposant een bank opgelicht, >door veel meer
te disponeeren, dan zijn tegoed was, welke fraude hij met
succes op tiouw zette, nadlat hij ontdekt hald, dat bij vroeger
disponeeren nooit was nagazien of zijn rekening voldoende
credit stond.
Hoe mienaig kassier heeft, wegens onvoldoende kascontrole,
zich kunnen verrijken.
Nog m^aar ai te vaak is gebleken, dat chefs van bijkantioren
speculeeren op gefingeerde rekeningen, terwiil, door s/lechte
behandeling van de binnenkomende post, gelid veriduisiterd
werd, hetgeen eerst uitkwam, nadat het den client bij ont­vangst
zijner .rekening-oouriant bleek, dat een bankxemise niet
veranitwoond was.
De miogelijkheid is niet uitgesloten, dat bij slechte controle
kleinere partijen coupons of vreemde munt verdwijnen, die
wel de winst verminderen, doch die onontdekt blijven, zoo-laiDg
de frauide over geen te groote som in ééns in één boekings-periode
loopt.
Het verdwijnen van fondsen behoort bij een sleehie controle
niet tot de zeldzaannheden, evenmin .als het fraiideeren door
middel van disposiiltie ten laste van diverve debiteuren.
Foutieve posities van rekeninigen van cliëniten zijn niet zel­den
een gevolg van gebrekkige aidiministraifcieve controle. Over-dispositiB
van een cliënt, zoo deze er financieel niet goed voor
is, kan ide bamk geld kosten.
Een slechte indruk m'oet het op de ordelievende cliënten
van de bank malven, wanneer hun afrekeningeai bereiken, die
niet voor hen bestemd zijn, of wel, wanneer zij verkeerdelijk
voor bedragen worden belast of gecrediteerd.
HJoe_ wil de bankddrectie controle uitoefenen op de positie
der rekeningen der bij haar aangeslotenen, wanneer de adttni-nistratie
niet zoodanig is ingericht, dat zij ionmiddellijk .aet-woord
kan krijgen op haar vragen. Vereisohte is boviendien,
dat deze antwioonden juist zijn.
Dienit een bankdirectie niet da/gelijkis op dehioogte te zijn van
den stand harer kassen, harer coupon- en wisselvoioirraden, harer
fondsenpoisities, der posities der rekening'en harer cliënten?
Moet niet onmiddellijk na hiet" verschijnen vian een oO'Upon-vervialdag,
'of het verviallen vian een dividend, aam. de eigenaars
dte tegenwaarden worden gecrediteerd?
Maakt het geen slechten indruk, wanneer de cliënten eerst
een tijd na het verstrijken van een kwartaalseinde hun rekening
ontvianigen, waaxldoor bovendien eventueel fnauide liamger on­ontdekt
kan blij wen.
Herhaaldelijk heb ik geoonstaAeerd, dat men 'd'e rekening-oouranit,
bestemd voor ide cliënten, verzeiidt, voondat de reke­ningen
behioorlijk zijn gecontnoleend en de saldi van de oliiën-tenrubriekrek;
eningen sluiten miet die specifieke saldistatien.
Meermalen is mij gebleken, diat men verzuimide een cliënt
dekking voor zijn debatsaldo te vragen, omdat de administratie
der dieikkingen niet laain de daaraan te stellen leischen beamt-wooridde,
of wel, dat het de directie bleek, 'dat de debetpoisitie
van een oliënt tot een hooger cijfer wias 'gestegen, dan men
wel wensohte, doordien de miethode van goedkeuring van dispo­sities
ibij voorkomen niet deugde.
lik geloof niet te veel te zeggen, wanneer ik beweer, dat der­gelijke
vioorviallen bij een goed geordenide bank niet mogen
voorkomen, en dus de aidminiistratie zioodaAiig inigericht moet
zijn, dat zij dagelijks bij is; er een goede administratieve con­trole
bestaat, opdat de directie een juist antwoord kan krijgen
op lall haar vragen; het publiek uitsluitenid roemt dte goede be­diening
en frauidte zoo igoeid als uitgesiloten is.
Buohwaldt zegt in zijn ,,Technik des Bankbetriebes" op
blz. 75: •
„Lassen sich nicht alle Wege ersinnen, die eih verbreche-
„rischer Beamté zur Ausübnng von Untensohlagiunigen, be-
„nutzen kann, so ist es dooh möglioh, wenigstens die wichtig-
,,sten Prinzipien. festzustellen, die für eine -wirksame Kon-
,,trolle in Anwendunig zu-kommen haben".
4
Bij 'deze vs^ioo-riden kan ik mij geheel aansluiten. Laat men
niet van de veroniderstelling uitgaan, dat tengeviolge van een
uitgedachte fnaudeoontrole, fr'audie in het onderdeel vian het
bedrijf, voor welke de controle is uitgedacht, vendfer niet voior
kan komen.
Neen het is heel wel mogelijk, dat een Imappetpe kop, dan
degeen, die de frauidecontrole uitdacht, een middfel vimldit, om
aan ibe toonen, dat de uitgedachte coaitrole niog niet in de per­fectie
was.
Zij, idie fraudeeren, zijn in dten regel degenen, di'e een helder
verstand heibbem.
Zoo kan het evenieene blijken, dat een adiniaiistriaitieve oon-tróle,
die toegepast wordt, blijkt toch niog gebreken te hebben.
Daarom zij men niet tevreden miet het bestaande, doch streve
steeds naar vervolmaking.
Bovendien -miag niert; uit hat oog worden verloren, dat iedere
controlemaatregel, hoe goed ook uitgedaoht, in zich de kiem
draagt om clioor sleur te verslappen, zioodat het nioodzakelijk
is, dat steeds wondt nagegaan, dat aan bestaande inistructies
de hand wordt gehoud'en.
Mij is een geval bekentl, waarin een b-a,nkenIplioyé, belast
m.et de controle der kassen bij een groote bank, deze eenvou­dig
een miaand had nagelaten.
Ik aal nu trachten in beknopten voirm aan te geven, hoe
een grootbank volgens mij gcorganisperd mioet zijn, welke
algemeeme principes voor de aldmiuistratiie moeten gelden en
welke controlemiaatregelen moeten Worden getroffen, om de
inriohtinig in, haar geheel aan de moderne eischen te doen be­antwoorden.
Tegenover de buitenwereld moet .de bariiik zich als één cen­tralis
organisatie vertoonen, hoewel natuurlijk intern déoen-tralisatie
eem eisch zal zijn ter wille van de anbeidsve/deeling.
iMen heeft dus dte oentrale 'directie, waarvan een of twee
leden als centrale leiders fungeeren, tenvijl aan de andere
leden der directie wordt opgedragen voeling te houden m:et de
diverse afdeelingen.
De leiding der afdeelingen wordt opgedragen aan chefs,
gewoonlijk procuratiehouidens, terwijl dioor regelmatige ver­gaderingen
van de" directie met deze afdeelingsleiders, de
centrale löidinig verkregeïi woïdt.
In deze vergaderingen kunnen de groote belangen van de
bank aan het oordeel van allen Worden o^nldenvorpen.
Wat nu de af deelingen betreft, er zullen moeten zijn:
Ie leen afideeling Centrale ooereepondentie, eventueel ver­deeld,
in binnen- en buiteailajnd;
2e. „ „ Centrale expeditiie, verdeeld in bimnien- en
buiiitenlaaiid;
3e. „ „ Effecten, linclusief 'dte KJeMterafdeeling;
4e. „ ,, Vreem'de wissels en arbritiage;
5ie. ,, ,, Hollanidsclie wissels; .
6e. ,, ,, Incasso's;
7e. ,, ., Coupioiis en vreem'd ba'nk;
8e. „ „ Kas, eventueel 'Oiiclerverdeel'd in diverse
Kassen;
9e. „ „ Boekliouidiiiig; •
10e. „ „ Conirole.
De indeeiliug van de afdeelimgen mioet zoodanig zijn, dat de
verschillendis employe's, die vóór-ailbeid heibben te verricliten,
voordat ds einidbaindeling kan geschieden «m de hoofdpersonen
heen gegroépeend zitten en dat de opeenvolging der afdeelin-geai
diermate is vioorbereid, dat onmioodiig transport vaai waar­den
door het bankgebouw zooveel m^geiijk wordt voorkomen.
Waar de verscliillende afdeeilinigen voortdurend met elkaar
in contact zullen anoeten zijn, verdient het aanibeveling, ten
eerste een telefooncentrale te hebben en ten tweede dipor huis-telefoon
de afdeelinigen met elkaar te verbinden.
Voorts kan men, temeimd'e zioo siilel miogelijk stukken van de
ééne afdeeling naar 'de andere te expedieeren, gebruik makqp
viau eeai poDeuimatiscben diemst, terwijl, tienieinde er voor te
zongen, dat de employe's den tijd zoo goed mogelijk benutten,
en niet door oiinöodige conferenties met elkaar tijd verspil­len,
gebruik gemaakt kan worden van zoogenaamide buttonboys.
Het zou m. i. aanbeveling verdienen, vooral in verband met
de tegenwoordige tijdsomstandigheden en toenemende crimi-nailiteit,
dat in moderne Banken een Centrale Waardeafdee-ling
weirid ingericht, ver verwijde^rd van de lokettan. Het is
absoluut verkeerd, dat 'overtioliige waarden zich gedurend'e den
kantoortijd in de afdeelinigen bevinden.
In verreweg 'de meeste Banken ziet men 's morgens uit de
kluizen een menigte troiinimels met waarden halen, terwijl een
zeer groot deel van 'den inhoud der trommels 's middags on­aangeroerd
weer naar de kelders teruggaat.
Veel aanbeveleiDswaardiiger zou het zijn, indien de aan de
loketten ontvangen waarden met eeii Iclein advies per pneuma-
6
tisolien dienst naar de Centrale waardeafdeeling werden ge­drukt,
vanwaar geteekende ontvangstbewijzen op dezefde wijze
naar het loket van ontvangst aouden kunnen worden terugge-drukt.
Eveneens zonden, bij aanvragen van waarden of het voor-kcinien
vian disposities, deze aanvragen eai dispiosdties pier dem-zolfklen
dieaist naar de Gemt-rale waardeafdeeliiinig kunmien wor­den
gezonden, vanwaar uit, nadat geconstateerd is, dat hand-teekening
van den aanvraiger, 'en poisitie vam de rekaninig ac-ooord
zijn, de aangevraagde waarden of geldibedragen weer
naar ide loketten van aanvrage wordlen igeidrukt.
Deze meithiode zou bovenidien nog ten oontrole-maatregel
méér zijn, daar men steeds bij de loketten een tuS'Sohenstation
had ter vaststelling van de juistheid van het uitgeleverde en
het aangevraagde.
Bovendien zou het de aandacht van het publiek ontgaan,
op 'welke wijze m&n de juistheid van de versohdilljende aange­boden
bescheidiein vaststelt, hetgeen fraude 'van buiten vocur-köm/
t.
TJians wil ik nagaan, hoe de inriahting van ieder der door
mij genoemde afdeelangen is, en daarbij aangeven, welke con­trolemaatregelen
'moeten worden ingevoerd.
Centrale Correspondentie.
^, Ontvamigst vian ibrievieca.
Speciale employe's worden belast met het lOpenen der post,
terwijl alle brieven van leen nummer worden voorzien leai in
een register wonden ingeschreven. .,_;p;,:;^
Zoo iKoodig wor^dt op de brieven aangegeven, naar welke'aï-'
deelingen de brieven ter behandeldng moeten worden 'uitge­zonden.
Aangeteekende brieven worden van de post gehaald
door 2 pemaonien, die vooraf aonstateeren hoeveel pakketten
moeten worden meegebraeht en die zongen voor afteekening
der pad?kett«n door die pergoneai, die tot opieoiing bevoegd zijn.
Men wijze de cliënten er zooveel mogelijik op, dat ter wille
van de controle de adviesbrieven en waarden, die aamgetee-keüd
ide bank bereiken, gesepareerd gezonden wonden.
De in brieven geadvisieerde waarden worden door speciale,
employe's in ontvangboeken ingesclireven, waardoior vioorko-men
wondt, idat waarden door d'e perstomen, die de aangeteeken­de
pakketten uitpakken, achtengehonden zouden wiordeai.
Waar het oontroleeren van de pakketten met ooupons en
vreemid bank te tijidnaoviend zou zijn, indien dit door de per­sonen,
in die oomespionld'entieafideeling mett het uitpahken belast,
zou geschieden, wiorden deze pakketten gesloten tegen fiat
aan de chefs der afdeelingen ter hand gesteld.
De geldremises worden in een speciaal ontvangbioek inge­schreven,
dat tevens dienst kan doen als sub-kasboek. De
kassier teekent vioor deze remises laf. 's Mlildldiags wionidt door
den chef der oorrespondentieafdeeling bij het parafeeren der
ontvangstberiobtem nagegaan, d'at de beidTagen in de omtvanigst-berichten
genoemd, ook inderdaad in het ontvangboek opge­nomen
en gefiatteerd zijn. Hetzelfde geldt voor dte fondsen,
die in een daartoe 'speciaal ingericht effecten-iontvangboek
wonden opgenomen, omidei- opgave vam. heb soort depot.
In de praktijk zal het echter vioorkomen, dat die cliënten
adviezen en waarden toch in één pakket zenden. Men vrage
echter steeds weider opnieuw aan, laidvies ein waaride te separee-ren,
daar d'e Bank laoiders geen venantwoondeliilaheid kan aan-via
arden.
De ingaande brieven, die aooals reeds gezegd van een num­mer
voorzien zijn, wlorden 's middags weer op nummer gesor­teerd,
waardoor men de zekerheid verkrijgt dait geein binnen­gekomen
brieven ontbreken, (althans kan vaststellen, waar
deze ziich bevinden. Immiers de brieven, 'die in afdeeMmgen be­handeld
moeten worden, iWondeni aan de chefs der diverse af-'
deelingen ter hand gesteld, nadat door de correspondentie-af-deeling
van' het in behandeling g-even dier brieven bij de .af­deelingen
is aanteekening gehouden. Ten einde arbeid te
besparen, kan de banlk aan hare groote relaties formulieren
toezenden, te gebruiken bij:
het toezenden van inoassio's;
het opgeven van effecten orlders;
het ibestellem van cheques op binnen- en buitenland;
het verzoek tot ovemboeking van beidtagen van de eene
rekening op .die andere;
het afrekenen van incasso's;
het specifioeeren van couponxemises. -
Hierdoor wordt tevens bereilrt, dat de post sneller behan­deld
kan worden. Deze formulieren worden direct over de
betreffende afdeelingen verspreid.
Verder mtoeten door de oorrespondentieafdeeling direct van
Tiit de brieven in boeken worden ingeschreven:
8
lo. de laanvrageai tot gelidzendingen (tevens sub-Kasboek);
2o. de aanvragen tot effectenzendingen;
3o. de aanvragen tot het zenden van vreemd bank;
4o. de laanjvragen tot het foumeeren van cheques lop bin­nen-
en buitenland, voonzoover de cliënten niet gebruik heb­ben
gemaakt van de daarvoior bestemide fiormulieren. Hetzelfde
geldt voor disposities der cliënten op de binnen- en buiten-landsche
relaties der bank, waardoor circulatie van brieven
zooveel mogelijk beperkt wordt.
In alle boeken waarin aanvrage tot toezending van waar­den
zijn opgenomen, moeten fiaitten worden geplaatst doorr.
lo. dengeen, die de positie van de rekening goedkeurt;
2o. 'de twee personen, die miet inpakken belast zijn;
3o. den oentralenl expediteur (zie beschrijving centrale
expeditie).
Bij verzending van banknoten en fondsen worden nummers
genoteerd, terwijl gelet moet worden op het per keerende j)ost
binnen komen der ontvangstberichten.
Centrale expeditie.
Ter voorkominig van porto verspilling worden alle nota's en
brieven en alle pakketten, die aangeteekend veraonden moe­ten
worden, ter hjamid gesteld aan (de centrale expeditie, zoodat
een cliënt slechts één gewonen en één aangeteekenden brief
per dag kan ontvangen.
De expediteur der aangeteekende stukken beschikt over een
kluis, waarin de door hem ontvangen gesloten pakketten, die
hém gedurende den dag bereiken, worden opgeborgen.
Hij wordt bij het inpakken door een helper, tevens fungee-rende
als controleur op hem, ter zijde gestaan. De kluis moet
•dus voorzien zijn van twee sloten, zoodat deze slechts door­belden
geopend kan worden.
Waar er verschillende cliënten zijn, die waarden van ge­ringe
beteekenis toegezoniden willen hebbiaai alleein dan, wan­neer
waaridevolle zeiDdinJgen aan hen zijn ts maken, zal bij de-centrale
expeditie steeds een voorraad van pakketjes miet ge­ringe
waarde aanwezig zijn, die dus in de kluis overnachten.
Waar in de centrale expeditie gedurende het gereed maken
der paikken belangrijke waarden aanwezig zijn, moet deze af-deeling
ondergebracht zijn in een afgesloten ruimte, die door
géén der andere employe's betreden mag worden.
Effectenafdee ling.
De inlvomende effecten kunnen bestemd zijn voor:
lo. Open bewaarneming;
2o. Onderpand depot;
3o. den Algemeenen Voorraad.
Opeai Bewaarneminig bedoelt slechts ,de bewaring van effec­ten,
zoO'dat aan de cliënten op -hun aanvraige dezelfde foodsen
teruggegeven worden als de vroeger door hen gedepooeerde.
Als onderpand depiot worden beschiouwd de fondisen, die tot
dekking vaai geldleening aam de Barak zijn verstrekt, voorzoo-vèr
'de Bank .op zich heeft geniomen dezelfde numaniers aan den
cliënt terug te geven ails oorspronkelijk gedeponeerd.
Algemeen© Voorraad.
Hieronder zijn te rangschikken:
lo. de fondsen, die het 'edgendom van de Banik zijn;
2o. ide fo'Ujdsen, idie als Leeoldepat aan de Barak tan gebruike
zijn afgestaan;
3o. de fondsen, waarvoor de cliënten op stukkenrekening
zijn gecrediteerd;
4o. de fondsen, door cliënten in onderpand gegeven, zonder
dat de Bank .de verplichting op zicih heeft genomen, dezelfde
stukken terag te geven als oorspromkelijk gedeponeerd.
Voorts zal bij de Bank een speoiale tnomimel aanwezig zijn
met fondsen, ter dispoedtie van cliënten, die deze tegen geld
kunnen koimlen afhalen en een tromimjel met fondsien, die door
die cliënten bij de baink tem verkoop zijn gedeponeerd, voor zoo­ver
deze geen stukkenrekening miet de bamk.oindierhouden.
De behandeling der fondsen is de violgende:
De gpoote voorraad is opgöborgen- in Jduizen onder den
grond, verdeeld dn:
Open Bewaameming.
Onderpand Depot.
en Algettneenen Voornaad.
De stukken, welke binnenkomen ter deponeering in Open
Bewaarneming en Onderpand Depot, worden direct aan de
kluisbeheerders ter hand gesteld, nadat boven den grond in de
afgesloten ruimte voor de fondsen-beheerafdeeling actea in
triplo zijn vervaardigd, waarvan:
No. 1 en 2' aan de kluisbeheerders ter hand worden gesteld.
10
die No. 2 voor hun administratie behouden en No. 1 gefiatteerd
teruggeven, ter teekening door de daartoe bevoegden.
No. 3 wordt in een zelfbinder geplakt en dient als ontvang-boek,
vian waaruit de personen- en de fondsenadministratie
vs^ordt bijgewerkt gip kaarten.
De Mnisibeheeilders hoxuden in volgopdie van dè prijsoou-rant
staffelboeken bij en bergen de fondsen in dezelfde volg­ende,
gespliibsit in coupanblaJden en mantels, op. Waar er stuk­ken
zonder oonponlbladen of alleen couponbladen kninnen wor­den
gedeponeerd, zuHen de staffelboeken in de kluis niet de­zelfde
saldi aanwijzen.
Ook voor de overige fondsenvtoorraden wordt in de Muis
dezelfde methode van opbergen en administratie (gevolgd, met
dit onderscheid, dat voor onderpand en voor den algemeenen
voorraad sleohts één staffelboek wo^rdt bijgehouden, omdat die
voorraad uit den aard der zaak moet bestaan uit Volledige
stukken.
Voor Onderpand Depot gelden verder dezelfde bepalingen
ails voor Open Bewaameming.
Wat de fondsen van den Algemeenen Voorraad betreft het
volgende:
Grewoonlijk worden de depots voor prolongatie onderpand ad­ministratief
gescheidein gebonden en wordt ieder prolomgatie-nuimmer
afzonderlijk behandeld. Waar in de beurswet van 1914
bepaald is, dat, indien niet uitdrukkelijk amders overeengeko­men,
de fonldsem 'mogen woaidem herbeleend ^en niet dezelfde
nummers, als gedeponeerd, behoeven te wiordea teruggegeven,
is het veel leenvonidiger alleen algemeenie stukkenrekenimg aan
te houden, aangezien toch een oiversurpluis in den eenen poist
veilboniden is voor een evetntueel tekort In leen anderen post, het­geen
ook doongaan.s in prolongatieakten vermeld staat.
Fondsen voor den Algemeenen Voorraad kunnen ontvangen
worden:
per Kas, als levering van cliënten. Deze worden opgeno­men
in een speciaal effecten-ontvangboek met geldkolom, waar­door,
aan de hand van de kas, te controleerèn is, dat inderdaad
slechts de tegenwaarde der ontvangen stukken in igeld is uit­gekeerd.
De levering der fondsen wordt afgeschreven in een
daarvoor bestemde kolom in het Verkoopboek der Kasafdee-ling.
De fondsen wordden tegen paraaf van den Centraal-fond-senbeheerder
(bo^en den gr^ond) in het ontvangboek af­gegeven.
11
Per Kas, als levering van de beurs. D'e behandeling der
fondsen heeft plaats als hierboven aangegeven voor de foaid-sen,
geleverd dioor de kasoliënten. De levering wordt afge-schrevan
in het beursverkoopboek.
Als remise van cliënten, ter levering van door hen ver­kochte
stukken, of ter sluiting van prolongatieposten, of ter
aanvulling van dekking voor hunne positie.
Zooals bij de beschrijving van de Centrale expeditie aan-gegevein,
wiondem al deze fondisen in een ontvangboek opgeno-nuen
en tegen fiat van den fondsenbeheerder (boven den ,grond)
afgegeven.
Vioor zOover het prolongatieposten per kas betreft, wordt in
het ontvangboek ter controle met de kas het geldbedrag ver­meld.
De stukkenrekeningen, zoowel cp persionen als op fondsen
bij te ho'uden, worden van uit het lontvangboek bijgewerkt.
Afgifte van fondsen kan geschieden:
Uit Open Bewaarneming en Onderpand Depot. Zooals bij
de beschrijvinig vian de Centrale oo^raespomdentie 'gezegd, worden
aanvragen tot leveriing van fondsen in speciale boeken opge­nomen,
waarbij het raadzaam zal zijn, voor Open Bewaarne-ming
en Onderpand Depot gebruik te makem van afzonderlijke
boeken.
Nadat ten aanzien van Onderpand geconstateerd is, dat d)e
positie vlam de rekening ide verzemdinig van die fondsen toelaat,
'wondt thet bioek aan de kluiabeheerders ter hamid gesteld, ter
lichting van de fondsen. Deze geven dte fondisen, vergezeld
van een dn triplo viervaardigd formulier, tegen fiat in het aan-vraagbioek
aan den expediteur in de Centrale fonidsen-afdee-ling
boven den grond af.
No. 1 van dit formulier dient ais advies voor den cliënt.
No. 2' als, door den cliënt geteekend terug te zenden, ont­vangstbewijs.
No. 3 dient ter afschrijving van de fondsen en personen-kaarten,
zoodat de exemplaren No. 3 in een zelfbinder worden
opgeborgen.
De kluisbeheerders schrijven de aflevering in hun staffel-boeken
af aan de hand van het aanvraagboek.
iWaar de cliënteta voior 'die uit Open bewaameming en
Oniderpamd Depot ontvangen fondsen een teigenrepu afgeven,
is het dus noodzakelijk, dat op de deponeeringsformulieren een
duidelijke clausule staat, dat deze deponeeringsreiju's nooit
12
aangeven heit said» van fondsen, nit dien hoofde in het bezit
van de Bank.
Uit den gewonen voorraad kunnen fondsen worden afge­leverd:
per kas aan cliënten, die tegen geld de fondsen komen weg­halen.
Ter bespoediging van de bediening van het publiek, zul­len
door den fondsenbeheerder der Kasafdeeling alle oj; één
dag voor cliënten gekochte fondsen ter levering aan de Cen­trale
fonidsienafdeeling worlden aaingevraagd. Deze Centrale
fondsenafdeeling levert voor zoover mogelijk de aangevraagde
fondsen uit den op dien dag binnengekomen voorraad af, ter­wijl
de Kluisbeheerders het ontbrekende uit den kelder aan­vullen.
De fondsenbebeerder van de Kasafdeeling maakt aan
de hand van het KaBeffecten-aanboopboek de pakjes voor de •
cliënten gereed, schrijft deze in het tromnaelvoorraadboek in
en levert van daar uit bij aanvraag af. Deze trommiel staat
onder beheer van 2 personen, zoodat hij van 2 verschillende
sloten is voorzien.
Bij aflevering vult hij in een daarvoor bestemde geldkolom
in het trommelvoorraadboek het te ontvangen bedrag in, zoo­dat
's avonds uit de kas blijken moet, dat voor de afgeleverde
fondsen de tegenwaarde in geld is ontvangen, of wel de fond­sen,
valildeerienide tegen de piosten, waarvoor geen geld is omt-vanjgen,
mioeften nog in dien itrommel aanwezig zijn. leiderea dag
brengt hij zijn saldo opnieuw voor.
Per Kas als levering aan de Bieurs. Deze fondsen worden
's middaigs na beurs uit den dagvoorraad gelicht ein, voor zoo­ver
niet in 'de Cenitrale fondsemiafdeeling op dien dag ontvan­gen,
dtoor ide Kluisbeheerlders volgens daanvoor besÉamde op-vraagboeken
gelicht. De pakketten woriden voorzien van de
voor idfe beursfirma's gereédgemaalate nota's en nog dien-zelfden
dag afgelevieirld aan een Kassiers>inisiteillinig.
Voor zoover de fondsen niet ter aflevering aanwezig zijn,
worden de beurabrdefjes vastgehouden en geven deze dus de
situkkenrekening aan van hetigeen de bank alsnog aan de
Bieurs te levenan heeft.
De stukkenrekening van hetgeen alsnog van de Beurs te
ontvangen is, wordt gevorniid door tie openstaande posten in
het beursinkoopboek.
Als remise aan cliënten. Zooals bij de beschrijving van de-
Centrale Correspondentie is aangegeven, worden de aange­vraagde
fondsen verzameld in een speciaal aanvraagboek. De
expediteur der Centrale fanidsenafideeling vraagt, nadat goed­gekeurd
is, dat de positie van de rekeningen de fondsen-remise
toelaat, ide stukken aan 'de HuisibeheerdteTs op, voor zoover
deze tnieit venstreM kunnen wiorden uit idem idagvcorraad onder
beheer van den chef der Centrale fondsenafdeeling.
De expediteur maakt met zijn controleur de pakketten ge­reed,
alsmede een formulier in duplo, waarvan het eerste
exemplaar idiiieimst 'doet als advies aan den cliënt, het tweede
door den cliënt als ontvangbewijs moet worden teruggezon­den
len stelt de gesloten pakketten,, tegen fiat, ter hand aan
den ceiitralen expediteur.
Voor zoover het fcimdlsen betreft, voor een Kaïsprolongatie-po'st
af te leveren, wordt in het fondsien-aanvnaagboeik het
daartegenover te ontvangen geldbedrag gemoteeirtd, waai-voor
de Kas als controle dient.
Het aanvraagbioek, waarin duiidelijk (doorgehaald moeten
worden caider paraaf de niet verzonden fondse'n, dient ter bij­werking
van de personen- en fondsen stukkenrekeningen.
Het spreekt van zelf, dat er op gelet dient te worden, dat
er leverbare stukken worden ontvangen en geëxpediëerd en,
dat alle ontvangen en afgeleverde stukken in nummerboeken
worden genoteerd.
Zooals uit het hierbovenstaande blijkt, worden zooveel
mogelijk fonidsian uit den dagvoorraad opgeleverd, zoodat uit
de ontvang- en aanvraagiboekem per fonds wondt opgemaakt
in een speciaal daarvoor ingericht boek, hoeveel fondsen pro
resto naar de kluizen gaan, of wel uit de kluizen zijn afgele-vesd.
Dit boek idiemt den KJluisibeihieerders als administratief
gegeven voor hun ivoomaad-stiaffelboeken en waar in diijt boek
is aangegeven, uit welken hoofde fondsen ontvangen en ge-expieidieerd
zijn, viormt dit tevens de .griondslag voor bet fond­sen
posiitiiaboek, waarin uit de verschillende administratieve
boeken de tegoeden en schulden aan fonidsen w'Oir'den bijge­werkt.
Tevens wioüden uit de aan- en verkoopiboeken ^der effec-tenafdeeling,
voor zoover het aan- en venkoopen betreffen
voor cliënten.', de kaarten voor dfe persioaiienstukkenrekeningen
bijgewerkt. Deze kaarteoi dienen ails leiddraad voor de bere­kening
'der dekkingen. Zij worden geoontnoleerd ^met de fond-senstukkenadministratie.
Uit dit boek blijikt .dus mieit alleen de keldervoorraad, doch
tevens de geheele positie in ieder fonds op dederen willekeu-rigen
dag.
14
Fondsen door Kascliënten ten verkoop gedeponeerd.
Bij deponeering wordt aan den cliënt een kwitantie afgege­ven,
gescheurd uit een soucheboekje. Is het fonds daadwerke­lijk
verkocht, dan moet de cliënt de kwitantie weer inleveren,
waartegen hem het fonds ter gewone' aflevering wordt terug­gegeven.
De teruggekomen kwitanties worden, nadat de handteeke-ning
van de bank uitgeknipt is, in nummer-volgorde opgebor­gen,
zoodat de fondsen, vermeld op de souches, waarvan de
kwitanties nog niet in het bezit der bank zijn, in den specialen
trom'mel aanwezig moetecQ zijn. Deze tnommel wordt beheerd
door twee personen. '
Het spreekt van zelf, dat in deze lezing niet alles behandeld
kan worden, zoodat de beschrijving der administratie van
claims, talons en stukken ter conversie buiten bespreking
moet blijven.
Zoowel voor de effecten, als voor alle andere afdeelingen,
geldt als regel, dat de handteekeningen der aanvragen en ont­vangstbewijzen,
door een speciaal daarvoor aangewezen be­ambte
moeten worden gecontroleerd.
Vreemde Wissels.
De vreemde wissels worden 'gekooht per Eas of door credit
in rekening van cliënten. De fraudecontróle zal zich alleen
daartoe bepalen, dat men de per kas gekochte wissels alleen
kan koopen van bij de Bank geïntroduceerden, aangezien
m'en andens de kaïns zou loopen, valsohe wisisiels te koopen, of
wel niet voldoende verhaal zou heibiben, indien de betrckkene
om een of andere reden den aangeboden wissel niet betaalt.
Verder zal moeten worden geconstateerd, dat de, voor per kas
gekochte wissels, betaalde tegenwaarde de juiste is. Wat de
administratieve controle betreft, men zal door het aanbrengen
van voorraadskolommen in het hulpboek, waarin de vreemde
wissels worden geadministreerd, te allen tijde kunnen zien,
of de voorraad in portefeuille overeenkomt met den admini­stratieven
voorraad. Verder zal men, ter bepaling van zijn
risico, een betrokkenen en remittenten administratie moeten
aanleggen, ten einde te allen tijde te kunnen nagaan, hoeveel
wissels men vian een bepaailden remitt'ent igekochit heeft, en
hoeveel wissels op een bepaalden betrokkene loopen. De
arbitrage is als een onderdeel van de vreemde-geld-transacties
te beschouwen.
Bij de vreemde-geld-transacties met cliënten zal de eenig
noodige controle zijn, dat nagegaan wordt, of de positie van de
te belasten rekening acooord is. Doet men vreemde geldtrans­actiezaken
met de beurs, dan zal men uit den aard der zaak
hebben te letten op de soliditeit van die tegenpartij, aangezien
de mogelijkheid niet zou zijn uitgesloten, dat beursfirma's te­goeden
in het buitenland verkochten, die zouden'blijken in­derdaad
niet te bestaan.
Verkoopt men cheques op Londen, onder conditie van leve­ring
na beurs van den middag, waarop de transactie is afge­sloten,
en betaling op den volgenden dag, dan zal men natuur­lijk
aan zijn Londensche relatie bij het adviseeren van de
cheques instructie moeten geven, deze niet te betalen, dan na
ontva.ing.st van een telegraphische bevestiging. De miogelijkheid
zou namelijk niet zijn uitgesloten, dat anders de cheques in
Londen reeds waren betaald, terwijl de betaling van de Hol-landsche
tegenwaarde hier werd geweigerd.
In verband met het bovenstaande valt op te merken, dat er
zooals reeds 'bij de centrale correspondentie gezegd, de bestel­lingen
van wissels öp binnen- en buitenland (dus traites door
de ba.nken af te geven en in rekening te belasten) als regel
per formulier de bank zullen bereiken. Vóór het gereedmaken
van de wissels zal eerst moeten worden nagegaan, of de positie
der rekeningen zulks toelaat. Mochten de wissels besteld zijn
aan order van derden, dan zal de opdracht rechtsgeldig moeten
zijn geteekend, daar hier fraude zou kunnen worden gepleegd,
indien de order eeai bediende van den besteller was.
Worden wissels per telephoon besteld met de opdracht, dat
deze zullen worden gehaald, doch dat zij in rekening zijn te
belasten, dan zal men, hoewel deze wissels niet zullen mogen
wordein afgegeven, dan tegen een behoorlijk geteekend volg­briefje,
toch goed doen, wanneer een niet bij de bank bekend
bediende van den cliënt de wissels komt halen, even telepho-nisch
bevestiging te vragen.
Ter voorkoming van fraude, zullen de cheques en wissels
per kas verkocht, niet woonden getsekemd, dian niadlat den onder­teekenaar
daarbij overgelegd wordt een contröleboek, waarin
de onderteekenaar zab hebben te parafeeren. 's Middags wordt
dit contröleboek geschrapt met het traiteboek (zijnde een wis-
16
sel copie-boek), waarin de HoUandsche geldbedragen zijn op­genomen.
Door een oontroleur mioet worden nagegaam, dat, teigen de
koersen van dan dag, de Holliaaidsche teigemwaandie, in het
Traiteboek voorkomende, ongeveer sluit. Immers, de mogelijk-beid
zou niet zijn uitgesloten, dat, door samenspamninig van
den employé, met het uitschrijven van cheques belast, en een
buitenstaamider, een cheque teg-eoi een te laaig Hollamdisch be­drag
werd' verkocht.
Ook de in rekening te fom-neeren cheques miogeoi niet ge-teekend
worden, dan tegen overlegging van het Traiteboek,
waarin de onderteekenaar parafeert, nadat hij geconstateerd
heeft, dat uit parafen blijkt, dat de positie der rekenijig juist
is, en de handteekening van den bestelbrief is accoord bevonden.
Waar er nog een fraude-controle dient te zijn, die voorkomt,
dat het adviseeren van valschelijk gecreëerde cheques zou
plaats vinden, dien ik hier in het kort te memoreeren hoe de
verdere administratie van afgegeven wissels moet plaats hebben.
Er worden 2 traite-copieboeken vervaardigd nl. een voor de
,,per kas verkochte-" en een voor de „in rekening gefourneerde
cheques". Ter bereiking van verdeeling van arbeid, kan dit
laatste traiteboek nog weer in verschillende doelen zijn ge­splitst.
Deze traiteboeken worden ing'eschreven van de bestel-brieven.
Nadat 'door de chefs is aangegeven, op welke relatie
de traites moeten worden uitgeschreven en het hoUandsche
geld, waartegen de cheques worden verkocht in de boeken is
ingevuld, worden de cheques vervaardigd en de belasting
nota's en adviesbrieven van de relaties, op wie getrokken is,
samengesteld.
Voor zoover het traites 'zijn op buitenliamdsobe ralaties, zijn
de adviesbrieven voorzien van geperforeerde slips, waarop ach­ter
iedere traite de hoUainidsche tegenwiaande wordt vermeld.
Het hoUandsche bedrag van de adviesbrieven wordt getotali-seend,
waarna allies wordt ingeschrevem in een hu/lpboek (links
debiteuren en rechts crediteuren).
De onderteekenaar van de aidviesbrieven parafeert in boven­bedoelde
hulpboeken voor de totalen dex traite-bedragen, ter­wijl
door de totalisatie van het hoUandsche bedrag is vast te
stellen, dat de, in het hulpboek ingevulde tegenwaarde, juist is.
Waar het totaal der aan de dabetzijde opgeiuomen bedragen
moet kloppen met het totaal der creditzijde, maar bovendien
met de totalen van de hoUandsche tegenwaarde in de diverse
17
traiteboeken, is fraude cnmiCgoliik. De niostro's wordein dns ge­crediteerd
vioor diezelfde hiollamldsahe teigeniwaarde, ails waarvidor
verkocht is. Afboeking van eeiiimQal geteekende 'aidviesbri.e-ven
mag natuurlijk niet plaats hebben, idan onder teruggave
aaai clem ofnlderteekenaar vam iden ladvieabrief, op'dat deze zijn
liandteekening zal kunnen vernietigen,
HoUandsche wissels, waaronder zijin te iverstaan (de op kor­ten
of langeren termijn vervallende wissels, die door ide Bank
direct na ontvangst worden afgerekend, hetzij ónder aftrek
van disconto, hetzij per gemiddelde valuta.
Sporadisch zal het voorkomen, idat hoUandsche wissels per
kas worden gekocht, aangezein men terdege overtuigd
moet zijn van de solvabiliteit van den verkooper en van den
betrokkene.
iDe Dineatie painafeert vóór afrekening het ter cnelditeerinlg
gezonden papier, hetgeen beduidt 'diat zij haar wisisleleingage-ment
met de remittenten in papier op bepaalde betrokkenen
met de nieuwe remises wil vergrooten.
De lange wissels wo^dien in ©en wisseloopiebioek genioteerid,
waaruit evenals bij het buitenlandscli papier een betrokkene
©n een reimiittenten-iadrainistriatie op kaarten, mio&t warden aan­gelegd,
waaruit de Directie vioiorlichtinig kan viniden bij die be­oordeeling
harer wisselengagementen.
Voor kort papier is dit m. i. niet noodig, omdat dit de bank
weer -spoedig vierlaat. De oopie-afrekeningsnjota's kunnen zioo
noodig de specificatie geven. G-enummerd worden alle wissels.
Ter voorkoming van fraude zal de bank geen wisSels in
haar portefeuille mogen lopbergen, idie in blaaoo zijn geëndos-seerd
(dit geldt natuurlijk eveneens voor buitenlandsche wis­sels).
Wat de administratieve controle betreft diene, dat, doordien
man de wfeselxekening isteeds debiteert en cnéditeert voor
de nominale bedragen 'der wissels, het saldo der wisselrekening
moet overeenstemmen m-et het totaal der zich in portefeuille
bevindende wissels. Wiaar in de hulpboeiken der wisselafdeieilin'g
slechts de totalen der in- -en uibgaanlde wisisels zijn opgenomen,
zullen bij. evenlt-uieel niet sluiten, de «laldoistaat der vorige
.maand, de ciopieën ider korte wiiseels plus het wisseloopieboek
moeten worden geschrapt miet het specificatieboek der uit­gaande
wissels en den eindstaat.
De bimnenlamjdisohe wisselportefeuille .kam afloopen.
Ie. door de wissels te verdisconteeren bij de Nederlandsche
Bank.
18
De wissels •wiorden aan de hand van de Disconto nota voor
de ISTederlandsclie Bank gecontroleerd en afgeteekend, terwijl
'dp onderteekenaar het disconto bedrag der nota parafeert in
het controle stortingenboek, nadat hij de telling der disconto­nota's
door een employé, buiten de wisselafdealinig staande,
heeft laten controleeren.
2o. Door het verrekenen per clearing van het korte papier
op de banken. Dit papier wordt, geëndosiseerd, met nota's aan
de clearing gezonden. Men zal 's midd'aigs moeten letten op de
verantwoording.
3o. Door het verloop vian den tijd. Teigen den vervaldag stelt
de chef der wisiselafdeeLing de binruenikort •verviallemde wiseels,
onjder begeleiidiing van incaisseeo-lijatan, aan den ohef der inoas-so-
afdeeling ter hatnd, voor het totaail de wissiElrekaninig oreidi-teerende
en de afzonlderlijke wisselrekeminig belasitenide.
De Incasiso afdeeling rekent duiS de ibiniiengekomen wissels
aan de afzonderlijke wisselrekening af, en teekent het binnen­komen
op de incassieerlijsten aan. Het saldo der afzonderlijke
wiaselrekendng zal dus steeds gelijk zijn aan die som dier op de
incasseerlijisten openstaande bedragen.
Eventueel retourfcoonende wissels worden in een afzonder­lijk
hulpboek, genaajmd de retonrrekeniinig, behandeld.
Incasso afdeeling
De behaaidelinig der Incasso's geschiedt geheel volgens het
losbladige systeem. De cliënten zenden de inicsso's op losse
lijsten toe, terwijl 'de barak deze aan bare oorresponldenten toe­zendt
onder begeleiding .van een advies, waairvan de dioondruk
als uitgaanid inoaisisoboek dien;st idoet. Op den in het bezit van
de bank biijveradein doordruk woTtden vóór verzending der iii-cassio's
de mamen dier remitteiniten aangeteekend.
Ook voor de per eigen looper te incasseeren wistsels worden
dergelijke lijsten vervaardigd. Op de ontvangen afrekeningen
worden de namen der remittenten ingevuld, daarna worden
van deze afrekeningen 'de nota's voor de cliënten gemaakt,
terwijl tevens de nota's van de cliëniten wo'rlden g'esohrapt met
de inoassolijsten der cliënten. Op den dag der verantwoording
moet het totaal van ^het momiruaal bedrag, waarrvoor oorrespon-deiiiten
te belasten, O'Vereenkomien met het aan cliënten gecredi­teerde
niomimaal bedrag. MJooht heft voorkomen, dat door een
onduidelijkheid in de afrekening van een corresponident een
19
bedrag niet aan een cliënt kan worden afgerekend, clan credi-teere
men tijdelijk een tusschenrekening.
De controle op het, door eigen loopers te iaicaBiseeren papier,
is ide voilgende. Na'dlait de wiaseis vioor vialdiaam geteekenjd zijn,
van welke voldaanteekening de onderteekenaar in een daar­voor
besiteand boek blijk gefeft, en de bwita.nities aan dien daar­voor
aangewezen controleur ter notitie zijn vertoond, wordt
hiet te incasseeren papier in de diverse loopersboekjes geschre­ven,
waarvan een dioordruk op karton achter blijft, 's Middags
dïragen de loopers het geïneaisseefde geld aan dfe Eassiers af en
stellen idle nieit betaalde stukken aan den oontnoiieiur ter hand'.
Van het geïncasseerde wordt een afrekeningsnota vervaardigd,
waarvan de totaal telling sluiten moet mieit het (dioor den kas­sier
'Onrtvanigene. De oontroleur gaat na, diat heit totaail bödlrag
van het voldiaiaMteekeningaboek plnis het totaal van d'e be­dragen
der hem vertoonde kwitanties sluit met het totaal
bedrag der afnekeningsniota en de retofurgekomen stukken.
Voor zoover die retoiurigefeamen stukken uitgestlelid' zijn, no­teert
hij deze per de .divense xütsteldjaifea in zijn agenid'a en ver­nietigt,
voor zoover de voldaan geteakendie stukken wegens
non betaling retour gaan, d)e vioHdaarateekening. De uitgesteilde
stukken steilt hij aan den chef dier Incasso afdeelinig ter hand
en mioeten deze hem dus op dte resp. data als kwitantieis worden
vertoond.
.Een gevaar blijft altijd (bestaan voor ide behanldeling van
kwitanties, die feitelijk aan toonder staan, raden waasriom de
portefeuille miet amoassio papier onidier beriulstinig moet' zijn van
den chef der Incasso afdeeling.
Teneinde höt lanidloaseeren vam het incassiopapier te voor-kom'en,
"vioorziet mien tegenwoordig, voor zioover het geen pro­test
wissels zijn, het papier aan de rugzijlde vam een stempel:
Voor ons aan' d'en Heer
of ondier, waailde ter mninig',
met miaohtiging om naraiens ons te kwiteeren
Amlsterdam .1. .i. .l'9'19i.
I Bank.
Alhoewel de öontróie van de zijde van de cliëniben perm'ament
werkt, doondien, waaneer de verantwo'onding vian de wissels te
lanig uitblijft, de cliënA om lafrekening zal manen, ziou mlen, wdl
men een oontr&le op de positie van het inoassiopiapier uit-
20
oefenen, aan liet einde des jaars kunnen controleeren, of het
papier in de portefeuille plus de nog aan de bank te" verant­woorden
posten volkomen overeenstemt met de posten nog aan
cliënten te verantwoorden.
Coupons en Vreemd Bank en Munt
Coupons
Zooals reeds bij de centrale correspondentie gememoreerd,
worden de gesloten pakketten tegen fiat in het ontvangboek
aan den chef der couponafdeeling ter hand gesteld.
Deze ziet toe, dat de ontvangen coupons overeenstemmen
met de adviezen, waarna de afrekeningen vervaardigd en
gecontroleerd worden. Deze worden in een tabellarisch inge­richt
hulpboek, waarin voor iedere coupon valuta een afzon­derlijke
kolom voor de valuta en de hollandsche tegenwaarde is
gereserveerd, ingeschreven, 's Middags maakt de chef van de
coupon afdeeling aan de hand der coupons op, hoeveel hij to­taal
in iedere valuta ontving, welke totalen moeten sluiten' met
de dagtellingen van het coupon hulpboek, terwijl het totaal van
iedere vreemde valuta, omgerekend tot den koopkoers, ongeveer
gelijk moet zijn aan de totaaltelling van de hollandsche geld­kolom
der betreffende valuta en de som der totalen der hol­landsche
geldkolommen gelijk moet zijn aan het totaal der
totaalkolom, waardoor telfouten in de nota's aan het licht
komen.
Ten einde bij retourkomen van coupons den remittent te
kunnen vaststellen, worden de coupons gemerlrt, voor zoover
de cliënten ze niet reeds zelf van leen merk voorzien hebben.
Het spreekt van zelf, dat de boekhouder der couponafdeeling
een ander moet zijn als de beheerder der coupons.
De behandeling van de coupons, welke aan de kas gekocht
worden, is als volgt:
Nadat de cliënt de coupons aan den employé, met de afre­kening
belast, ter hand heeft gesteld, maakt deze een. aiota met
doordruk en geeft de nota met de coupons aan een tweeden
employé, die de afrekening controleert en de coupons in een
couvert doet, voorzien van het nummier der nota (.die notaiboe-ken
zijn dioorloopand genummerd).
Op de afrekeningsniofta woirdt, ter vooiikoiminig vian fraude,
tot in honderden nauwkeurig het eindbedrag in letters inge­vuld,
terwijl de nota wordt voorzien van het paraaf van den
tweeden employé.
21
's Middags worden in een speciaal boek dezelfde boekingen
getroffen als in het bovengenoemde ooupon-hnlpboek, waai'-
door men afzonderlijke controle verkrijgt op de per kas ge­kochte
coupons, waarvan door den beheerder, nadat de cou­pons
gemerkt zijn, een afzonderlijke opimakinig per valuta
wordt vervaardigd. Vervolgens wordt de geheele kas-inkoop in
één regel opgeniomen in het coupon-hulpboek, nadat geconsta­teerd
is, dat het totaal HoUandsch sluit met het per kas be­taalde.
De ooupoms worden door de Bank te gelde gemaakt:
lo. door verzending naar het buitenland;
2o. door incasso ter plaatse;
3o. idoor verzeaiding aan hen, voor-wier rekening die ooiupöns
betaald zijn.
In alle gevallen wlorden re^mise motia's vervaardigd, waarin
geoonstaiteerd Wordt, dat het bedrag van het geremitteerde
plus het in saldo geblevene sluit met hetgeen oorspronkelijk in
saldo was. Voor aooiver coupons ter incasso worden uitgezon­den,
worden dezen als in het saldo gebleven beschouwd. A^óór
uitzending der couponpakketten, waarvan de tegenwaarde door
de loopers moet worden ontvangen, worden door den chef der
oouponafideeling de te ontvainigen bedragen aan den kassier
opigeigevien.
Zooals reeds bij de beschrijving van ide effactenafdeeling-geoonstatieerd,
gescliiedt tet inpakken- door 2 personen. De
gesloten pakketten worden tegen fiat aan den Centralen Ex­pediteur
ter hand gesteld.
In het 'kort zij niog vermeld, dat coupons geknipt van stuk­ken
mede door de couponafdeeljnig afgerekend worden aan een
tusschenrekening Geknipte Coupons, terwiil door speciale em­ploye's
op die respectieve verrvialdagen positiestaten worden
vervaardigfd, van waaraf de afrekeningen vioor de diverse­cliënten
en de eigen fondsenrekening worden gemaakt, ten
laste der gekmipte oouponrekening, zoodat deze rekening een
debet saldlo kan aanwijzen voor de coupons van stukken bij
derden gedeponeerd en waarvan de afrekening nog niet bij de-bank
is binmenigekiomen.
Vreemd Bank en Munt.
De behandeling van dit materiaal komt in hoofdzaak over­een
met die der coupons.
22
Alleen wil ik hier nog even memoreeren, dat zich geduren­de
den dag in ide speciale kas met de gekochte waarden, be­dragen
kuEumen bevinden, waaraan voor den verkoop behoefte
is. De beheerder van 'de koopikas geeft aan den kassier, die den-grooten
voorraad orader zijn berusting heeft, aangevraagde
kwantums laf, uitsluiiteiiiid teigen gefiaitteerde bons, zo'odat
• •'s middags bij overname van de gekochte kiwantumte deze bons
als geld dienst doen.
V;an ide doordrukken der nöta'-s vaai per t a s verko^cht vreemd
bank en munt wordt eveneens een tabellen contróleboek ver­vaardigd,
voorzien van HoUandsche geldkolommen jtchter
iedere muntsoort, waardoor men, waar, bij de totalissering der
diverse HoUandsche geldkolommen, het totaal gelijk moet zijn
aan het totaal .der totaalkolom, eventueel gemaakte telfouten
in de mota's ziou ontdekken.
Door tde verscheidenheid der muntsoorten wordt de oointróle
der munten met de boeksaldi zóó omvangrijk geacht, dat men
bij vele baniken de idagelijksche controle idaarvian achterwege
laat. M. i. z'ou aan dit bezwaar tagemioet te koanen zijn dtoor de
diverse muntsoorten in kleine ronde bedragen in verzegelde
zakjes te verzamelen, waardoor dan alleen de telling van de
losse mtonten loverblijft.
Bij uitzending van vreemld bankpapier worden de nummers
g'enoteerd. Pa.kketteai met besteld bankpapier worden geslo­ten
aan den Centralen expediteur ter hand gesteld, terwijl het
vanzelf spreekt, dat geen remises gemaakt worden, alvorens de
positie van rekening goedgekeurd is.
Kas
De kas bij de Grootbank zal oniderverdeeld zijn in diverse
iassen bijv. als volgt:
Kas ontvangsten;
Kas betalingen;
Kas Deposito's;
Kas Coupons en Vreemd Bank en Hunt;
Kas Effecten.
ledere kassier heeft een kladkaaboek, welk bloek echter al­leen
als informatie dienst zal doen, aangezien door een specia-len
employé een kas journaal zal woi^den vervaardigd uit de
diverse centrale boeken, sub^hulpboeken en bescheiden.
Indien de kassiers elkaar onderling geld afdragen, doen zij
23
dit tegen gefiatteerde bons van den kassier-ontvanger. Deze
bedragen zullen dus bij den eeneai kassier in ontvangst, bij
don -anderen in uitgaaf woeden gesteld. Zij vorimien de zooge­naamde
unwirksame Einnahmen und. Ausgaben. Ten einde
dus de werkelijke ontvangsten en uitgaven vast te stellen,
worden deze onitvangsten en uitgaven door de verschillende
kassiers in een tusscheniboekj.e igesolireveai, waarvan de totalen
in ontvanigst en uitgaaf met elkaar- mioeten lovereenstemmen.
Bij totaliseeriiig va.n de tellimgein d'er divierse kassen aail liet
totaal van alle ontvangsten worden verkregen, door van liet
totaail van 'alle telliiiigen de som der begdiiisaldi en (de telling
van liet tusisobenbtoekje af te trekken, terwijl men iket totaal
der uitgaven verkrijgt, door het totaal der tellingen van alle
kassen ts verminderen met de som der^indsaldi en de telling
van' het tusisoheniboekje. Door deze controle zal het den ikas-journaalhouder
mogelijk zijn, wanneer 's middags zijn oombi-
-natiekas niet mocht sluiten, te constateeren, of de fout in het
debet, dan wel in het credit zit.
Kasontvangsten
Deze kunnen bestaan uit:
1°. Stortingen voor het credit van rekeningen. De be­dragen
der af te geven kwitanties wordden vastgelegd in een
Controle .stortingenboek, waarin de onderteekenaar der kwi­tantie
parafeert en waarin is aangegeven door wien en voor
wiens rekening gestort; is. Indien een derde voor een dier rela­ties
stort, wordt dit per brief den cliënt medegedeeld.
In dit controle stortingenboek zijn diverse geklkolommen
opgenomen, verdeeld naar de rubrieken, waarin de verschillen­de
cliënten in^de hoofdboekhouding verdeeld zijn, zoodat dit
boek na optelling als sub-kasjournaal dienst kan doen.
2°. Bankremises. Zooals reeds bij de behandelinig der cen­trale
correspondentie is aangegeven, worden deze in een spe­ciaal
ontvangboek, gelinieerd als bovengenoemd controle stor­tingenboek,
opgenomen. Dit boek is dus weer een sub-kasjour­naal.
De procuratiehouder, die het ontvangstbericht voorteekent,
nioet toezien, dat de remise in dit boek is ingeschreven en door
den kasfsier is afgeteekend, ten blijke waarvan hij in het boek
zijn paraaf .stelt.
3°. Stortingen voor deposito's. De behandeling is geheel
gelijk aan die, voor stortingen in het credit van rekening, met
24
dit verschil, dat het sub-kasjournaal tabellarisch is ingericht
verdeeld naar de termijnen. Op de depositoreQus moet duidelijk
vi^orden aangegeven, dat zij nooit de saldi van rekening aan­geven.
4°. Ontvangsten als tegenwaarde voor verhoekte traites.
Zooals uit de beschrijving van de vreemde wisselafdeeling
blijkt, zal de totaaltelling van de geldkolom van het Kas-
Traite-boek aangeven het totaal uit dien hoofde ontvangen.
5°. De gelden voor gieïncasseerde en verdisconteerde wissels,
eoupons en vreemdhanlt en munt ontvangen, waarvan de ge­controleerde
totalen te vinden zijn in de boeken en afrekenin­gen,
gemoemld in de beschrijving 'dier betreffeinlde afdeclingcn.
6°. Ontvangsten als tegenwaarde van verkochte uilhctalin-gen
of overhoehingen in het buitenland.
'De kwitanties, waarmede deze gelden moeten worden ge-ind,
wordiem opgemomen in bet oonitrole sitoxtinigenbioek in de
kolom, vreemde geldtransacties.
7°. Ontvangsten als tegenwaarde van door Kas-cliënten ge-
Jcochte effecten, voor de behandeling waarvan ik de beschrij­ving
gaf bij de effectenafdeeling. Het totaal, uit dien hoofde
ontvangen, is te vinden in het trommelvoorraadboek.
8°. Ontvangsten als tegenwaarde der aan de betirs geleverde
effecten.
Deze ontvangsten zullen tot de uitzonderingen behooren,
aanigezien het hoofdkwantum der aan de beurs te leveren effec­ten
via een kaBsiersinstetllinig loopt. Voor 'die enikele mlaal, dat
de bank dus zelf inoaisseert, woindiem dioor den expediiteur der
Centrale effectena'fdeeling deze posten geplaatst in het straks
besproken trommel-voorraadboek.
9e. Aflossingen van prolongatie ujg. of sluitingen van pro­longatie
ojg. Deze blijken uit bet expeldiitiebioek der effecten­afdeeling,
waarin het geldbedrag genoteerd wordt.
10. Betaling van prolongatie-reoite en provisie. '
11e. Betaling van safe huur.
De posten onder 10 en 11 genoemd, worden opgenomen
in daarvoor bestemde controle-boekjes. De portefeuille van de
te beitalien proloaigaitierendje-piosten is onder berusiting van een
employé, die miet de kas niiets te maken heeft, zood'arf;, indien
een cliënt zich ter betaling van prolongatie-rente aanmeldt,
door dezen employé de te betailem mata's aam den kassier zullen
worden ter hand gesteld, nadat hij ze in het bovengenoemde
controle-boekje heeft genoteerd. Ter controle van de porte-
25
f euille 'dier nota's wordt na creatie op deo "veiwaildlag de reke­ning
KasproLongataiea''ente eii-provisie belast, om bij betaling
gecrediteerd te worden. Het totaal der in portefeuille zijnde
nota's is dus gelijk aan het debetsaldo dier rekening.
Bij betaling van safe-huur zal een kwitantie worden afge­geven,
die geteekeiid wordt tegen overlegging van het genoem­de
controle-boekje.
De employé, belast met het samenstellen van het kasjour-naal,
heeft het •nu al zeer gemiakkelijk, imm'ers in het recapitu­latie
kiasboek noteert hij aan dte debetzijde uit die 'diverse hier-bovengenoiemde
'boeken, ide siaMi vtorigen idiaig >eai de totalen, «nt-vangen
voor de diverse collectieve personenrekeningen en on­persoonlijke
rekeninghoofden.
Betalingen
Deze kunnen bestaan uit:
1. Betalingen van deposities ten laste van cliënten en on­persoonlijke
rekeningen, als Onkosten etc.
Teneinde de kassier in staat te stellen te beoordeelen, of de
positie der rekeningen de betaling toelaat, zullen hem saldo-lijsten
ter hand worden gesteld.
Deze saldolijsten hebben echter maar een betrekkelijke waar­de,
immers, direct na het openen der kassen, kunnen, door ver­schillende
transacties buiten de kas om, de posities der cliënten
zich wijzigen. Groote mutaties in den loop van den dag in de
posities moeten hem dus worden medegedeeld. Is er twijfel
over de juistheid van een positie, dan wordt deze speciaal na-gegaa,
n. _ _ • . ..
Hij overtuigt zich van de juistheid der handteekeningen en
vraagt bij twijfel omtrent de per'sonem, die 'die disposities aan­bieden,
legimitatieibewijzen.l^l^jglf'gaSS^ï. ,
Heel wat fraude 'miet vateche ihandteekeningen ao'U intus-sohen
kunnen wordeni voorkomen, indien men, 'en dit geldt
speciaal voor Amsterdam, een goed clearing-systêem bezat, of
meer gebruik maakte van het giro-systeem. Hierdoor zou
tevens heel wat geldtransport, waaraan risico ^erbonden is,
worden voo'rkomen.
De stuk'ken, ten laiste van onper'soonlijke rekeningen te be­talen,
moeten voorzien 'wördien van een paraaf van een daar­toe
aangewezene, onder aanteekening op het stuk van de te
belaötem rekening. 'fi^Mft'
Behalve de stukken, die aan 'de kas worden aangeboden,
26
kunnen door de clearing disposities binnenkomen, terwijl bo­vendien
zioh in d© wiss-el-portefcuille vervallen wissels en
cheques zulkm bevinden, :diie ten laste van cliënten moeten
worden gebraoM.
Voor deze stukken gelden dezelfde bepalingen omtrent po­sitie
der rekening en juistheid der hiandteekeming.
Alle dispcsities en veTvallen traites wiorid'en 's naiddags ap
cliënten gesorteerd- en, nadat zij op nota's met doordruk per
cliënt zijn getotaliseerd, worden de cliënten in een speciaal
journaal belast, en de kas, wisselrekeniug en clearing banken
gecrediteerd. Vragen de cliënten toezending van stukken, dan
mioeten ze daarvoor repu's geven. De betaalde stukken worden
door inslaan van gaten vernietigd.
i\: De niet aan cliënten toagezoinidein kassitukken blij ven onder
beheer vain dten larchivaris in gesloten kasten; een kasstuk maig
alleen tegen een repu uit het archief worden afgegeven.
2. Bankremises. Zooals bij de behandeling der centrale cor­respondentie
is gezegd, worden de aanvragen tot bankremises
door de correspondentie dinect in een sub-hulpiboek (sub-kas-jourmaal)
inigeschreven, welke aanvragen rechtsgeldig getee-kend
moeten zijn, indien verziochit wordt de remisieis aan der­den
te maken.
3. Disposities op Deposito's.
~ Men lette vóór verzeiiding op de positie der reikening en
blijve attent op het binnenkomien der ontvangstberichten.
MJen lette op positie,' haindteekeninig eai O'peischbaarheid.
De betaalde disposities worden in een .sub hulpboek, ver­deeld
naar termijn, ingeschreven.
4. Betalingen voor gekochte Ilollandsche- en vreemde wis­sels,
coupons, vreemd bank en munt, alsmede arbitrage saken,
waarvan de-wijze-van behandeling beschreven is bij de betref­fende
afdeelingen.
De samensteller van het kasjoumaal put zijn geigeveiB.^ uit
de verschillende hulpboeken der afdeelingen, terwijl hij voor
de betaling der effectenpostan gebruik maakt van het ont-vangboek
der kasafdeeling en van diat voor de beursposten.
Zoo ook put hij uit de ontvangboeken het totaal voor prolon­gatie
betaald.
De samenisteller van het kasjournaal is tevens te beschouwen
als de kasoontroleur.
27
. Hij ziet diTs toe, dat alle controle maatregelen worden nage­leefd,
gaat de telling der diverse, door hem te gebruiken, boe­ken
na.
Yioor de goede oude wil ik nogmaals den nadruk leggen op
het navolgendie:
•Geen bedrag mag door 'de Banik worden ontvangen, zonder
daarvoor kwijting te geven.
'Teneinde te voorkomen, dat cliënten, door lang wachten
daartoe aangespoord, wegloopen, zonder op het kwijtingsbe-wijis
te wachten, zorge men voor een snelle bediening van het
publiek. Mocht .een cliënt toch niet op een liwijtingsbewijs
•hebben gewacht, dan wordt hem dit 's middags nagezonden
met verzioek voortaan te blijven wachteai, aangezien de bank
•geen verantwoordelijkheid aanvaardt voor l)edragon, die
zonder tögembewijs aan een bankemployé zijn afgegeven.
Geen enkele betaling mag plaats hebben, zond'^r daarvoor
een tegenkwitaiitie te ontvangen.
Boekhouding en Controle
Voor zoover het noodzakelijk was de administratie der af-deelingen
te bespreken in verband met de toe'te passen con­trolemaatregelen,
heb ik dit gedaan.
Ten behoeve van het onderling verband, wil ik ook nog-in
korte trekken, aangeven, hoe 'de hoofdadministratie m. i. bij
een groote bank mtoet wlorden opgebouwd.
De hooMb'oekhouding zij een dagelijksohe.
ledere afldeeling heeft zijn eigen hulpiboeken en, voor zoover
er poisten mochten voorkoanen, die uit den aard minder ge-sohikt
in het .hulpbioek der afdeelimg kunnen worden opge­nomen,
een posteniboek. Alle postenboeiken worden in één jour­naal
vereenigd.
ledere afdeeling maakt uit de hulpboeken een dagbalans,
zijiuide een gecoanjbinèerde joutnaalpost. . •
• De employé belast met de samenstelling van-het journaal,
getrokken uit de postboeken, doet hetzelfde.
De centrale controle-afdeeling doet dit eveneens, en contro­leert
de door haar opgemaaikte balanseai met die, opgemaakt
door de afdeelingeai.
Een afwijking zou er kunnen zijn, doordien een bedrag, be­last
of gecrediteerd op een personenrekening, door de afdee-
00357
28
ling onder een andere rubriek was ondiergebmcht, dian waar­toe
het rbehoort.
De contróle-afdeeling controleert de tellingen der hulpboe-ken;
ziet toe, dat geen gefingeerde rekeningen belast en ge­crediteerd
worden; gaat na, da.t er slechts afzonderlijke reke­ningen
wonden geopend, onder uitdrukkelijke goedkeuring van
de directie, en onder een duidteilijke omsohrijving uit welken
hoofide de rekening een afzonderlijke mioet zijn.
De contróle-afdeeling vereenigt die daigibalansjies in één dag-jouniaalpost
en brengt deze over im de collectieve grootboeken.
. Riekening-oourantboeken woridleai samiengestelidJ uit de in­gaande
correspondentie en uitgaande origineele bescheiden of
dloondiTikken.
Naast deze boeken worden uit de hulpboeken losbladige
net-rekenirig-courantboeken bijgehouden, die op zeer korten
termijn met de klad-rekening-courantboeken moeten worden
gecontroleerd ter wille van het nagaan der posities. De losse
vellen uit het net-rekening-courantboek worden aan het einde
der drie maanden als rekening-courant de deur uitgezonden.
Deze uitzending kan natuurlijk ook wekelijks geschieden.
Voor de controle der rekeningen met filialen make men ge­bruik
van dag-rekeningen-courant.
Maandelijks worden uit de rekening-courantboeken saldi-staten
gemaairt voor de diverse rubrieken. De resultanten der
saldi moeten gelijk zijn aan de saldi der collectieve rekeningen.
De hulpboeken der afdeelingen moeten zoo zijn ingericht,
dat zij vormen de' specificatie van de onpersoonlijke rekeningen
in de collectieve grootboek-administratie.
Na er ten slotte nog op gewezen te hebben, dat het nood­zakelijk
is, de werkelijke geldvoorraden dagelijks aan de boek-voorraden
te toetsen, de couponportefeuille na iedere remise te
controleeren, maandelijks de fondsen-posities vast te stellen en
de fondsen-voorraden onder beheer der keldermeesters door
plotselinge controles na te gaan, de geld- en fondsenposities
aan het einde van een boekingsperiode door saldobiljetten te
laten goedkeuren, eindig ik deze lezing, hopende, dat zij er toe
moge bijdragen, dat er in de leemten in de controle van vele
banken worde voorzien.