Grondslagen van de mechanische administratie

              GRONDSLAGEN VAN DE
MECHANISCHE
ADMINISTRATIE
DOOR
Drs. A. M. GROOT
Chef van de Afdeeling Generale Controle
der Nederlandsche Spoorwegen.
-ÏUUSSES - UITGEVER ^ PURMEREND
Koninklijk NIVRA
y§
2060 017 0478
G| r o
• '*2
Regelen
omtrent het gebruik der boekerij van het Nederlands Insti­tuut
van Accountants, vastgesteld In de bestuursvergadering
van 5 Mei 1948.
1. Leden en assistenten van het Instituut kunnen gratis van
de bibliotheek gebruik maken.
2. De termijn van uitlening is als regel één maand; deze kan
op aanvraag worden verlengd.
3. Indien een herinnering aan terugzending nodig is, betalen
leden en assistenten hiervoor f O 10 administratiekosten.
4. Tijdschriften worden alleen in gebonden jaargangen uit­geleend;
lopende jaargangen liggen ter inzage.
5. Boeken, welke voor examinatoren van belang kunnen zijn,
kunnen indien nodig binnen de duur van een maand worden
teruggevraagd. Van deze omstandigheid wordt als regel in
de desbetreffende boeken melding gemaakt.
6. Anderen dan leden of assistenten van het Instituut kunnen
van de bibliotheek geen gebruik maken, uitgezonderd:
bibliotheken, ten aanzien waarvan wederkerigheid verzekerd
is, en wel gratis, indien ook te dezen aanzien wederkerig­heid
bestaat,
studenten van Nederlandse Universiteiten of Hogescholen,
op dezelfde voorwaarden als die, welke ook voor assistenten
van het Instituut gelden,
personen die, ter beoordeling van de Adjunct-Secretaris
van het Instituut, onder door hem te stellen voorwaarden
tot het gebruik van de bibliotheek worden toegelaten.
GRONDSLAGEN VAN DE
MECHANISCHE
ADMINISTRATIE
DOOR
Drs. A. M. GROOT
ChcE van de Afdeeling Generale Controle
der Nederlandsche Spoorwegen.
I.MUUSSES _ UITGEVER - PURMEREND
VOORWOORD.
De bedoeling van dit boekje is, in breedere kringen bekendheid
te geven aan de algemeene grondslagen van de moderne admini­stratieve
organisatie. Het beoogt geenszins een oplossing te geven
van de vraagstukken die zich op het gebied van de administratieve
organisatie in verschillende bedrijven voordoen. Het kan ook niet
dienen als een handleiding voor de moderniseering van de admini­stratie
van eenig bedrijf.
Om het met vrucht te kunnen lezen is detailkennis van het boek­houden
niet vereischt, want het geheim van de moderne administra­tie
is, dat zij in wezen zeer eenvoudig is. Voor diegenen, die in de
administratie werken moge het een leiddraad zijn, om een meer ge­ordend
inzicht te verkrijgen in de speciale toepassingen, waarvan
zij in de tijdschriften en bij besprekingen met importeurs van kan­toormachines
kennisnemen. Dit boekje heeft ten doel de roode
draad aan te geven, die door al die speciale toepassingen loopt.
Voor de leiders van bedrijven, die van den inhoud van dit
boekje kennisnemen, moge het een wapen zijn tegen het conserva­tief
verzet, dat in vele bedrijven nog bestaat tegen de moderni­seering
van de administratie. Daarnaast moet het ook kunnen die­nen
als strijdmiddel tegen de aanschaffing van onnoodig kostbare
en overmatig gecompliceerde hulpmiddelen in die gevallen, waar
met veel eenvoudiger hulpmiddelen zou kunnen worden volstaan.
Ook in de moderne administratie is de eenvoud het kenmerk van
het ware.
Voor diegenen, die niet rechtstreeks bij de administratie zijn be­trokken,
maar die alleen dagelijks de last, de moeite en de romp­slomp
ondervinden, die een verouderde administratie in het bedrijf
doet ontstaan, moge de inhoud van dit boekje dienen, als hulpmid-
del in den strijd om van de administratieve ballast bevrijd te
worden.
Voor alle lezers moge het boekje het bewijs zijn, dat de ont­wikkeling
van de techniek in deze richting, de mogelijkheid heeft
geopend om met geringe kosten per eenheid te beschikken over
een perfecte administratie, die werkelijk is
"a tooi of management"
Zeist, Juni 1939. A. M. GROOT.
'T
^^^^^^^^^^^H
Bl^^^^
m ^^^^^^A
^^'J-^-ji J T« ^? ° 1 T
.^, t ^
gjM
^^^^^1
WWÊfi
mm^^Ki
^^mm
^^mm^
^mMÊ ^^^^^^m ^^Ki.K \^^L^
^m mmÊg
W^^Mm
liÊÊ
1 O-Toe tsenmachine
Groot Toetsenbord
Groot. Mech. Admin.
-^
r
Pa. S. Hoogendijk,
Goudsohesingel 112,
a o t t e r d a m . 76
Datum OMSCHRIJVING DEBET CREDIT
2
10
5
15
16
17
20
2
31
Pactuur
Factuur
Giro
Factuur
Factuur
Giro
Giro
Factuur
Factuur
851 v\
12ll -v
223 ê
217 -v
238 V
238 ê
272
325 M
467 VI
: 450C
' 1025
, 125
' 075
2615
560
4500
1025
200
76
76
76
76
76
76
76
76
76
Transporteeren:
ti
Grootboekrekening doorschrijfboekhouding
Maand
Journaal-Folio
Mei ^ 193 9
Datum
26
26
26
26
26
26
26
26
27
27
27
27
27
27
30
30
30
30
30
30
30
30
31
OMSCHRIJVING
Factuur
Franken
Hoorder dagbl.
Advertentie
Pactuur
C. Pietersen
Hed. Import Mij.
2000 A Kaarten
Factuur
T. Iinhoff.
Factuur
V. Doorn.
Schade auto
Auto Imp. Mij.
Retourvr. v. Santen
v.d. Sohuyt
Diverse giro's
Giro
Giro
Giro
Giro
Giro
Factuur
Transporteeren:
463
463
64
64
464
464
65
65
465
465
466
466
66
66
67
67
271
271
271
271
271
271
467
V
•V
i
i
V
V
i
i
'S
V
1
i
i
i
ë
g
ë
g
S
ë
DEBET
6793
300C
53£
55C
312
. 3937
165C
154
3265C
58C
CREDIT
. 6793
, 300C
53£
55C
312
. 3937
165C
154
4Q0C
265C
1755C
2625
5823
Journaal doorschrijfboekhouding
P^Cl
1
1
J-.
«0
,, ••; 2 2
( 33
4 •.
i . 5 5
88
1 99
3 5150691570856
3
00
11
22
13
44
5 1
66
77
88
99
Datum
Q
00
11
22
33
44
5 1
66
7 7
88
99
-3 1
ioic
1 l|
2 2 '
3 3"
4 4 4
5 6 '
6 It
7 7
8 8
9 9
Ji
1000
r'
2 22
3|3
4 44
5 55
6 66
7 7 |
8 88
I I ' '9
lóTö
1 1 11
2 | 2 2
3 3 3 3
44 44
5 5 1 5
6 6 6 |
7 7 77
8 8 8 8
9 9 9 9
1324
0 0 0 0
lm
2 2 | 2
3 | 3 3
4 4 4 1
5 5 5 5
66 66
77 7 7
8 3 8 8
9 9 9 9
C15905C
Bedrag
| 0 0 0 | 0 l
1 i l 1 1 1 1
222 2 2 22
3333333
4 444 4 44
5 5 | 5 5 | 5
6666666
A D C D C F G H I J K L M N O P Q R G T U V Ï . ' X YH
1 I 1 1 1 f 1 1 1
1 i 1 1 1 1 1 i i
OCCOOOOOCCCOCOOCOCCCOOOO 0 000000 0000 0 0 10 | 0 | 0 10 < | 0 | 0 l O |Q j
111 i 11111 1 i 1 I 1 n 111 | i 11111 i 11111111111111111111111111
2 2 2 1 ? " 2 2 2 2 ? : 2 2 2 ? 2 2 2 2 2 | 2 ? 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 12 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 |
333-. 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 : 3 |
4 i 4 4 4 « 4 | 4 4 4 4 4 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 | 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 84 4 4 4 4 44 4 4 4 4 |
5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 '5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 85 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 5 5 5 5 |
6 6 6 6 6 6 6 6 t 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 J 6 6 6_6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 1
7 7 7 7 7 7 7|7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 17 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7
88888 88,8 888 8883883 8 868 |88B888'8,3888C88888|88 88888886888 8 8 i f 88
999 f9:9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 ? | 9 9 9 9 9 9 9 9 » 9 9 9 9 9 9 9 9 l 9 9999999999999919 1
[ : 2 I 4 1 ö 1 8 1 io'i2 j u t i s ! i s ' w h : ! Mi'.ni'bsl.iolo'ils.slsc' 3<;'40 «'44 '40 « K i i f c i s ^ ; V l r « | f ; ^ - ' r,ilra|i)8 170 I7>!7.| ITC Ivsjso ]
lö
1
•.- 2 2
S 3 3
c 4 4
,. 55
:; 6 6
« • " "
- 7 7
14'J2J M^YL'f! JULIAIiALAAN 5 RAARI.' 14f:GM> CS7 reOc08477 5
i n r m i — i rr
I I 1 i't'" rt'v II
0 0 0 0 oooolooooloooooooooooooooooo
ll1111t1ll1Il181llt11I1llt11
22 2 2222222222222222222|2222 2
333333333313333|3 333|3333333
100000 3)|00000 'oooooooeoocooooooooooooooo
II !' 1
222|
3333
1111
222 1
333
11111111
2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11
2
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 22
33333333333333333333333333
4|44
555 5
6666
44|444444|444444444444444444
555|585555555|5555|5555555g5
6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 77 7 777 7 7 7 7 7 77 77 77
4|4 4 4 44 4
55|5
6666
7|77
4444|444
5 55 5 5 51
6 666 66 66
44444444444444444444444444
5555 555555 5 5 55555555555555
66666 666666666666666 666666
777 7
9999|9 99 9999|9 9 99|9999999999999|99 9 99 99 9i9|9 99 9
7 7 77 7 | |7
3 8 8 | 88
9 9 999999
19 12 14 Ifi IFl 2 0 ' 2 2 24 2f) 28 'In 32 M ,% t 10 12 41 • !t; 4R i M f>2 ."tl
mmmmmmmmn
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 6 8 8 8 8 8 8 3
9^9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9_9_9_
! S'.' 53.1 CO :..-'' Ci.l66 I tS I 70 | 72 i74 . 70 , 78 ', 80
Ponskaart
HOOFDSTUK I.
DE DOORSCHRIJFMETHODE, GRONDSLAG VAN DE
MODERNE ADMINISTRATIE.
A. HET PRINCIPE VAN DE DOORSCHRIJFMETHODE.
Hij, die zich een beeld wil vormen van de moderne methoden
der administratieve organisatie, maakt een groote fout, als hij zich
direct al verdiept in het gebruik en de toepassing van de moderne
kantoormachines. Hij zal verbluft zijn over de resultaten, die met
die machines te bereiken zijn, hij zal de grootste bewondering heb­ben
voor de mechanische functies van die machines, maar na een
bezoek aan een importeur van die machines, of aan een tentoon­stelling
op het gebied van de mechanische administratie, zal hij
meenen, dat er wel duizend wegen.zijn, die naar Rome leiden, hij
zal niet weten welken weg hij moet kiezen en het resultaat zal zijn,
dat hij in het geheel niet in Rome zal komen. Het is voor een leek
volkomen onmogelijk het kaf van het koren te onderscheiden, als
men zich niet de moeite neemt, om zich een duidelijk beeld te vor­men
van de elementaire grondslagen der administratieve mechani­satie
en indien men zich daarvan een beeld wil vormen, moet men
niet beginnen met een studie van de meest gecompliceerde machines,
maar moet men zich beperken tot ernstige en diepgaande bestudee­ring
van de meest eenvoudige toepassing van de principes, waarop
de geheele administratieve mechanisatie is gebaseerd. Tal van ele­menten,
die men in alle, ook de meest gecompliceerde boekhoud­machines,
terugvindt, treft men ook reeds aan in de zoo uiterst sim­pele
methode der doorschrijfboekhouding, die voor een ieder, die
eenige kennis heeft van het boekhouden, in eenige uren goed be­grepen
en doorzien kan worden.
Juist door het eenvoudigste als uitgangspunt te kiezen, stelt men
zich op het juiste standpunt. Men ontkomt dan aan het gevaar zich
6
te laten verblinden door draaiende telwielen door het razend tempo
der motorslagen en de technisch zoo vernuftig geconstrueerde func­ties
van de volautomatische boekhoudmachine. Indien men uitgaat
van het eenvoudigste, vraagt men zich bij de beoordeeling van een
machine steeds af, waartoe dient deze complicatie, welk nut levert
zij op en slechts op die wijze kan men komen tot een werkelijke
efficiënte organisatie der administratie. Dan beoordeelt men elke
toevoeging aan de uitrusting van een machine critisch, men zoekt
dan niet naar de meest gecompliceerde, technisch meest vernuftig
geconstrueerde machine, maar juist naar de eenvoudigste, die in
staat is het vereischte werk te verrichten.
Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt biedt de z.g. doorschrijf­methode
voor hem, die zich wil verdiepen in de mechanisatie en
organisatie van de moderne administratie, een uitstekende leiddraad.
In wezen is die doorschrijfmethode uiterst eenvoudig.
Denkt U zich een grootboek, dat niet in een stijven band is gebon­den,
maar dat losbladig is ingericht. Een kaartenkastje dus, waarin
voor ieder grootboekhoofd een kaart is opgenomen. Denkt U zich
dan verder, dat alle z.g. collectieve grootboekrekeningen als debiteu­ren,
crediteuren, onkosten e.d. in die kaartenbak vervangen zijn, door
de individueele rekeningen, die onder dit eene grootboekhoofd zijn
samengevat, dus niet een algemeene kaart Debiteuren, maar in de
plaats daarvan voor iederen debiteur een afzonderlijke kaart; niet
een algemeene grootboekrekening Onkosten, maar voor iedere on-kostencategorie
een afzonderlijke kaart, of m.a.w. neem uit die
kaartenkast met grootboekrekeningen alle collectieve rekeningen
weg en stel daarvoor in de plaats de rekeningen, die in de bij-boeken
zijn opgenomen (debiteurenboek, creditcurenboek, onkosten
sub. grootboek enz.) Men kan in zulk een kaartsysteem het aantal
grootboekkaarten vanzelfsprekend naar eigen believen uitbreiden en
men kan daarmee dus een kaartsysteem verkrijgen, waarin de hoof­den
van het vroegere grootboek tot het alleruiterste gedetailleerd
zijn. Dat men volgens die methode tot 1000 grootboekrekeningen
komt is in het geheel geen uitzondering, maar zelfs 10.000 en 20.000
detailrekeningen komen in groote bedrijven voor.
Om de doorschrijfboekhouding te begrijpen moet men zich de
gedachte van dat volkomen versplinterde grootboek goed eigen
maken, want hier ligt een van de belangrijkste en meest elemen-
7
taire grondslagen van de geheele moderne administratieve organi­satie.
Een andere bhk op dezelfde zaak kan welhcht verhelderend
werken. Stelt U zich in gedachten een proefbalans voor oogen, be­ginnende
met Kas. In de doorschrijfboekhouding komt een groot-boekkaart
voor met gelijk hoofd. Voor de Postcheque en Giro­rekening
geldt hetzelfde. Vervolgens komt op de proefbalans het
hoofd Bankiers. In de doorschrijfboekhouding vindt men niet één
verzamelrekening Bankiers, maar van elke bank, waarmee de zaak
in regelmatige relatie staat een afzonderlijke kaart. Heeft men bij
één bank meerdere rekeningen, bijv. in verschillende valuta's, dan
komt voor elk van deze rekeningen zelfs een afzonderlijke kaart
voor. Op de proefbalans verschijnt vervolgens de rekening Debi­teuren,
in de doorschrijfboekhouding komt er voor die rekening niet
één kaart voor, maar voor eiken debiteur van het bedrijf een af­zonderlijke.
Het grootboekkaartsysteem geeft dus een tot in de allerkleinste
details verdeeld grootboek. Dat er in de doorschrijfboekhouding een
grootboekkaart Porti en Zegels en een grootboekkaart Brandassu-rantie
gevoerd wordt is veeleer regel dan uitzondering.
Denkt men zich nu, gezeten voor dit grootboekkaartsysteem, een
boekhouder, die met de allergrootste accuratesse werkt, dan kan
men zich de volgende werkmethode voorstellen. Dagelijks boekt hij
alle ingekomen boekingsstukken in debet en in credit op de reke­ningen,
waarop de boeking moet plaats vinden. Aan het einde van
het jaar telt hij alle kaarten in debet en credit op. Brengt die ge-
Vonden totaaltellingen over op staten, telt die staten op en hij heeft
een tot het uiterste gedetailleerde en sluitende proefbalans. Hij be­hoeft
geen enkele specificatie meer te maken, want in die proef­balans
komt alles voor tot in de kleinste onderdeelen ontleed. Aan
hulpboeken, bijboeken, aan een journaal of aan een maandelijksch
grootboek zal in die administratie geen behoefte bestaan. Alle pos­ten
worden direct geboekt op de grootboekrekening, waar zij be-hooren
en met één boeking is dus het einddoel bereikt.
Deze werkmethode is de grondslag van de geheele doorschrijf­boekhouding,
maar zij verschilt daarin toch in één belangrijk op­zicht.
De doorschrijfboekhouding stelt niet den eisch van de onfeil­bare
accuratesse, die vorenbedoelde werkmethode wel zou eischen.
Want practisch is de methode, die wij hiervoren schetsten natuur-
8
Hjk ondoorvoerbaar. Als men in dat stelsel eenmaal een verschil
zou maken door voor een ander bedrag te debiteeren dan te credi-teeren,
zou het administratief evenwicht verstoord zijn en dat zou
aan het einde van het jaar eerst blijken. Het opsporen van die fout
zou een nagenoeg onbegonnen taak zijn, want daartoe zou men alle
boekingen over het geheele jaar opnieuw in debet en credit moeten
contróleeren. Het bijzondere van de doorschrijf boekhouding is nu,
dat men daar bij het maken van zulk een fout direct gewaarschuwd
wordt.
Een tweede bezwaar van de hiervorenbeschreven werkmethode
is, dat men steeds alle grootboekkaarten zou moeten afsluiten, als
men tusschentijds eens een overzicht van den stand van zaken zou
willen hebben, ook dat bezwaar wordt in de doorschrijf boekhou­ding
afdoend ondervangen.
Wat is nu het geheim van de doorschrijfboekhouding, waardoor
die bezwaren worden uitgeschakeld? Wel de oplossing kan al niet
eenvoudiger zijn, als men elke boeking, die men maakt door middel
van een stukje carbonpapier doordrukt op een staat, zoodat de op
de verschillende kaarten geboekte posten op dien staat in volgorde
der gemaakte boekingen verschijnen, dan heeft men reeds bereikt,
dat elke fout, die zou leiden tot verstoring van het evenwicht in de
boekhouding direct ontdekt wordt, want als men na een serie boe­kingen
dien staat in debet en credit optelt, moet het totaal van de
debetkolom gelijk zijn aan dat van de creditkolom. Bestaat die ge­lijkheid,
dan weet men dat ook de grootboekkaarten in evenwicht
zijn.
In de vele bestaande doorschrijfboekhoudmethoden heeft men de
techniek van het maken van zulk een doorschrift van alle geboekte
posten verschillend opgelost. Er zijn toepassingen, waarbij m.et de
hand geschreven wordt, er zijn thans echter ook schrijfmachines in
den handel, die voor dit doel te gebruiken zijn en indien men zich
een beeld wil vormen van de practische oplossing van dat probleem,
kan men zich wellicht het gemakkelijkst een voorstelling maken
van de schrijfmachinemethode.
Men moet zich daartoe denken een schrijfmachine, die alleen in
dit opzicht van het normale type afwijkt, dat men niet op één, maar
op twee methoden, een vel papier in die machine kan brengen. In
de eerste plaats nl. op de gewone manier, door te draaien aan de
9
schrijfmachinerol, in de tweede plaats, doordat men in de gelegen­heid
is door het omhalen van een handle, van voren een blad papier
in de machine te steken (z.g. voorsteekinrichting). Als men nu op
de normale manier een blad papier in de machine heeft gedraaid,
kan men door middel van de voorsteekinrichting, een ander blad
papier daarvoor plaatsen, ingesteld op elke willekeurige regel, die
men wil beschrijven. Men kan dat tweede blad op en neerschuiven,
zonder daarmee de positie van het eerste blad te veranderen. Dat
tweede blad is dan de grootboekkaart, het eerste blad, dat op de
gewone manier in de machine wordt gebracht is de staat, waarop
alle geboekte posten in doorschrift en in volgorde der boeking moe­ten
verschijnen. Men noemt dat het journaal o[ het contröleblad.
Als het in de machine wordt gebracht is het bedekt met een vel­letje
carbonpapier, als er dus op de daarvoor geschoven groot­boekkaart
iets geboekt wordt, verschijnt die boeking in doorschrift
op het contröleblad. De naam ,,journaal" is eigenlijk zeer mislei­dend,
want met het begrip journaal in de normale beteekenis van
het woord, heeft het niets uitstaande. De benaming journaal wordt
echter minstens zooveel gebruikt als de naam contröleblad en zij
mocht daarom hier niet onvermeld blijven. Wij zullen ons echter
houden aan den term contröleblad, die zooals hieronder nader blijken
zal, zeer juist de functie van dit hulpmiddel aangeeft.
Op de schrijfmachine, bestemd voor de doorschrijf boekhouding
werkt men nu op de volgende wijze. Men voert in de machine een
contröleblad, overdekt met carbonpapier, stelt dat op de eerste te
beschrijven regel in, neemt vervolgens een grootboekkaart, brengt
die door middel van de voorsteekinrichting vóór het contröleblad.
Men stelt ook die grootboekkaart in op de eerste onbeschreven
regel en tikt dan gelijktijdig op grootboekkaart en in doorschrift
op het contröleblad, de boekingsdatum, de omschrijving van de post
en in de debet- of creditkolom van de kaart het te boeken bedrag.
Die debet- en creditkolommen liggen naast elkaar aan de rechter­zijde
van de kaart, zooals uit het voorbeeld in figuur I blijkt. De
beteekenis van de laatste, meest rechtsche kolom van deze kaart,
blijft nog even onbesproken.
Omdat men bij het insteken, de grootboekkaart op- en neer­waarts
kan verplaatsen, zonder dat daardoor het contröleblad ver­schuift,
kan men evengoed de laatste als de eerste regel van een
10
grootboekkaart beschrijven. Het contröleblad schuift in de machine
alleen maar steeds één regel op na elke boeking, zoodat, wat ook
vereischt wordt, alle boekingen in volgorde onder elkaar op het
contröleblad verschijnen.
Bij de handmethode, maakt men gebruik van een metalen onder-legplaat,
waarop twee klemmen zijn vastgemaakt. De eerste klem
houdt het journaal en het carbonpapier vast, de tweede klem is
veerend op de onderlegplaat bevestigd. Men legt nu de grootboek-kaart
in deze tweede klem, zoodat de eerste onbeschreven regel van
die kaart samenvalt met de eerste onbeschreven regel van het con­tröleblad.
Om dat doel te bereiken zijn er door de verschillende
fabrikanten zeer verschillende middelen toegepast, maar omdat wij
er ons van willen onthouden af te dalen in technische constructie­details
en ons geheel willen richten op de grondslagen van de ad­ministratieve
organisatie, zullen wij ons niet verdiepen in een be­schrijving
van die middelen. Er bestaat op dit gebied een overdaad
van prospecti met beschrijvingen en foto's en de importeurs zullen
belangstellenden daaromtrent alle gewenschte inlichtingen willen
verstrekken.
Grondslag van de handdoorschrij f methode is dat men door mid­del
van een velletje carbonpapier gelijktijdig boekt op grootboek-kaart
en contröleblad en wel op zoodanige wijze, dat onafhankelijk
van het feit of op een bepaalde grootboekkaart reeds veel of weinig
posten zijn geboekt, alle posten op het contröleblad op een afzon­derlijke
regel in volgorde van de boeking verschijnen.
Het grootboek bestaat dus in de doorschrijf boekhouding uit een
zeer omvangrijk kaartsysteem en het is vanzelfsprekend, dat bij de
indeeling en de opberging van de kaarten, een systematische op-bergmethode
moet worden gevolgd. Elke kaart draagt daartoe een
nummer en dat nummer, dat uit drie getallen bestaat, is op bijzon­dere
wijze samengesteld.
De talrijke grootboekrekeningen zijn in de eerste plaats in groe­pen
gerubriceerd. De eerste hoofdgroep wordt gewoonlijk gevormd
door geldmiddelen en aangeduid met het groepsnummer 1. Alle
grootboekkaarten die tot deze groep behooren (Kas, Postcheque
en Giro, Bank) dragen als groepsnummer het cijfer 1, gevolgd door
een ondernummer dus bijv.
II
Kas 1. 1
Postcheque 6 Giro ... 1.2
Bank 1. 3 enz.
Groep 2 wordt veelal gevormd door de Debiteuren, die dan ver^
der meestal volgens alfabetische volgorde worden voorzien van een
ondernummer. De kaart van de firma v. d. Aa zal dus het nummer
2. 1 dragen, daarna volgt bijv. Aalberse met 2. 2 enz.
Het is van belang, het aantal groepen niet te groot te maken.
Met tien groepen kan men in de meeste gevallen uitkomen, hier­onder
zullen wij echter nog meer uitvoerig bespreken, welke maat­staf
men moet aanleggen bij de keuze der groepen.
ledere grootboekkaart draagt dus een groepsnummer en een on­dernummer,
terwijl daaraan in sommige administraties nog wordt
toegevoegd een derde nummer, dat de bladzijde aangeeft. De eerste
kaart draagt dan als derde nummer het nummer 1., is die kaart vol,
dan wordt een nieuwe kaart aangelegd, die dan als derde nummer
het nummer 2. draagt. Elke grootboekkaart draagt dus een nummer
dat als volgt is samengesteld:
Groepsnummer-ondernummer (eventueel aangevuld met het
bladzijdenummer).
De eerste kasgrootboekkaart zal dus nummer 1. 1. 1. dragen.
Deze nummering is van groot belang, zij vergemakkelijkt een syste­matische
opberging der kaarten, zij biedt de gelegenheid om op de
boekingsstukken kort en duidelijk aan te geven, op welke rekening
geboekt moet worden, terwijl die nummering het tenslotte mogelijk
maakt op het contröleblad met enkele cijfers aan te geven, op welke
grootboekrekening, elke post geboekt is.
Bij elke boeking op een grootboekkaart wordt nl. het nummer
van de kaart waarop geboekt wordt, herhaald achter de post in een
daartoe gereserveerde kolom. Dit wordt ook doorgeschreven op het
contröleblad en als men dus een contröleblad raadpleegt, ziet men
achter elke post het nummer van de grootboekrekening.
Om nu althans periodiek een summier overzicht van den stand
van zaken te verkrijgen, wordt van deze aanduiding op het con­tröleblad
gebruik gemaakt. Bij voorkeur telkens als een controle-
12
blad volgeboekt is, maar in ieder geval minstens eenmaal per week
worden de posten van het contróleblad gegroepeerd. In administra­ties
van eenigen omvang kan dat het best geschieden met een tel­machine;
een niet-schrijvende telmachine vindt hier doelmatig toe­passing.
Men telt daartoe allereerst samen alle debetposten, die
volgens de aanduiding in de laatste kolom van het contróleblad op
één van de kaarten behoorende tot groep 1 geboekt zijn. Vervol­gens
telt men alle posten, die in het debet van de grootboekreke­ningen
behoorende tot groep 2 geboekt zijn en zoo werkt men
alle groepen af. Daarna worden de creditposten van deze controle-bladen
eveneens groep voor groep getotaliseerd. Men verkrijgt
daardoor een zeer gecomprimeerde proefbalans, waarop niet de in-dividueele
grootboekrekeningen, maar de groepen als hoofden voor­komen.
Men maakt op die wijze een wekelijksche proefbalans, zij
het ook in sterk verkorten vorm. Men vindt bijv. op die proefbalans
geen afzonderlijke kasrekening, girorekening en bankrekening,
maar één groepshoofd Geldmiddelen.
Maakt men wekelijks zulk een uittreksel van de contrólebladen,
en telt men de in dit uittreksel verkregen totalen der geboekte pos­ten
per groep bij den beginstand bij den aanvang van de week,
dan verkrijgt men op die wijze de proefbalans per einde van de
week.
Bij een goede organisatie is dit werk weinig omvangrijk. Om
zekerheid te hebben, dat het administratief evenwicht in de groot-boekkaarten
gehandhaafd is, is het toch noodig, na te gaan of de
debettelhng van de contrólebladen, overeenstemt met de credittel-ling.
Men kan er voor die controle mee volstaan alle posten
per blad in de debetkolom en in de creditkolom te tellen, maar
het is slechts weinig extra werk, om bij het maken van die telling
gelijktijdig de gesplitste telling per groep te maken en men ver­zamelt
dan de gegevens van de contróletelling in één arbeidsgang
met de gegevens voor de samenstelling van de proefbalans.
De keuze van de groepen, waarin men de grootboekrekeningen
verdeelt, wordt nu in de eerste plaats bepaald door de eischen,
die men stelt aan deze wekelijksche proefbalans. Men kan daarom
niet één algemeen geldend recept geven. Hoe meer groepen ge­kozen
worden, hoe gedetailleerder de wekelijksche proefbalans van­zelfsprekend
zal zijn, maar met de uitbreiding van het aantal groepen
13
2al steeds ook het werk verbonden aan het uittrekken der con-trólebladen
vertraagd worden. Beperking van het aantal groepen is
daarom zeer gewenscht en die beperking heeft ook weinig bezwaar,
omdat het voor het summier overzicht der wekelijksche proefbalans
weinig zin heeft afzonderlijk te weten, hoeveel geld er op een be­paald
moment in kas, op de giro en bij de bank was. Het saldo
van de rekening Geldmiddelen geeft een voldoend beeld. Op een
aantal rekeningen is het aantal boekingsposten per jaar gewoonlijk
zeer gering. Tot die groep zijn bijv. in vele gevallen te rekenen, de
rekeningen Onroerende Goederen, Machinerieën, Aandeelenkapi­taal,
Reserve, Obligatieleening e.d. Men kan al die rekeningen com­bineeren
tot één groep, die dan wordt aangeduid met de benaming
,,Diverse weinig veranderlijke Activa en Passiva". Ook indien de
administratie een scheiding eischt van Algemeene Onkosten, Fabri­cage
Onkosten en Verkoop Onkosten, zal men toch veelal de groep
Onkosten, in de groepenindeeling als één geheel beschouwen. Men
offert daarmee zooals hieronder nader blijken zal, het inzicht in de
gedetailleerde kostencijfers geenszins op, maar brengt die details
alleen niet tot uitdrukking in de wekelijksche proefbalans. Bij het
samenstellen van de groepenindeeling kan men dus als norm stellen,
dat die grootboekrekeningen, waarvan het gecombineerde eindsaldo
in de wekelijksche proefbalans afzonderlijk tot uitdrukking moet
komen, tot een afzonderlijke groep gemaakt worden.
Indien men nu periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie
maanden de individueele grootboekkaarten telt en de debet- en
credittelling van iedere kaart op een staat brengt, verkrijgt men
maandelijks of driemaandelijks een uiterst gedetailleerde proef­balans.
Om eventueele fouten, gemaakt bij de samenstehing van die
gedetailleerde proefbalans gemakkelijk te localiseeren en op te spo­ren,
is het nuttig daarin, tusschentotalen vast te stellen per groep.
Men kan dan namelijk vaststellen van elke groep afzonderlijk of
het totaal volgens de gedetailleerde proefbalans uit de kaarten over­eenstemt
met het totaal van de summiere proefbalans, die uit de
controlebladen is gemaakt over diezelfde periode.
Komen bij de vergelijking van de groepstotalen van die beide
proefbalansen fouten aan het licht, bijv. omdat bij de telling van de
individueele grootboekkaarten een telfout is gemaakt of een kaart
is vergeten, dan is die fout gelocaliseerd per groep en het opzoeken
van die fout wordt daardoor zeer vergemakkelijkt.
H
Resumeeren wij het vorenstaande, dan kunnen wij de doorschrijf-methode
als volgt samenvatten. In de doorschrijfboekhouding wordt
het grootboek gevoerd in den vorm van een kaartsysteem. De collec­tieve
rekeningen zijn vervangen door detailgrootboekkaarten, die ten­minste
evenzeer gedetailleerd zijn als de hoofden in de bijboeken van
de vroegere administratie. Van elk boekingsstuk, of van elke
groep van boekingsstukken wordt de debiteering en de crediteering
direct aaneensluitend gemaakt op de daarvoor in aanmerking
komende grootboekkaarten. Bij de boeking op de grootboekkaarten
wordt gelijktijdig een carbondoorschrift op het contróleblad ge­maakt,
met aanduiding op iedere grootboekkaart — en dus gelijk­tijdig
op het contróleblad -^ van het nummer van de rekening,
waarop de boeking is geschied.
Bij voorkeur na afloop van eiken boekingsdag, wordt van de
contrólebladen een uittreksel gemaakt van alle debet- en credit-posten
per groep. Nadat dit uittreksel geteld is wordt aan de hand
daarvan nagegaan of het totaal van alle debetposten, die den
afgeloopen dag zijn geboekt, overeenstemt met het totaal van alle
creditposten, om vast te stellen, of het evenwicht van de admini­stratie
gehandhaafd is. Dit uittreksel per groep wordt dag voor dag
gestaffeld, eenmaal per week wordt van den eindstand van den
staffel een afschrift gemaakt. Dat is de wekelijksche verkorte proef-balans.
Periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie maanden,
worden alle detailgrootboekkaarten geteld en deze tellingen worden
overgebracht op een staat. Die staat wordt met tusschentotalen per
groep getotaliseerd. De verkregen tusschentotalen worden verge­leken
met de summiere proefbalans, die door het uittrekken der
contrólebladen is samengesteld. Om het periodieke werk, verbonden
aan het totaliseeren der talrijke detailgrootboekkaarten zooveel mo­gelijk
te verlichten, is het wenschelijk het principe door te voeren,
dat elke detailgrootboekkaart die vol geboekt is, vooraan in de
kaartenkast wordt gezet. Eenmaal per dag kan men die volgeboekte
kaarten dan totaliseeren en transporteeren.
Daardoor wordt dan het telwerk aan het einde van de maand
of van het kwartaal beperkt tot de posten op de kaarten, die nog
niet zijn volgeboekt.
Dit zijn de grondslagen van de doorschrijfmethode. Er kunnen
15
tal van varianten op worden toegepast; de voordeden, die daaraan
zijn verbonden zijn voor ieder bedrijf verschillend.
Wij zullen niet al die varianten bespreken, doch ufij dienen toch
wel aandacht te schenken aan twee afwijkingen van het stelsel, die
in de practijk zeer ruime toepassing vinden. Wij hebben hier het
oog op:
Ie. de splitsing van de contrólebladen
2e. het gebruik van tabellarisch ingerichte contrólebladen.
Beide methoden bieden, mits goed toegepast, veelal zeer belang­rijke
voordeelen, maar zij zijn evenmin vrij van gevaren, want zij
bieden de mogelijkheid, om de doorschrijf boekhouding aan te passen
aan de oude methode van hulp- en bijboeken. Men kan het de
importeurs niet kwalijk nemen, dat zij soms moeten zwichten voor
de behoudzucht van personen, die de beslissing over de toepassing
der doorschrijf boekhouding in handen hebben. Maar al te dikwijls
zijn deze zoo vergroeid aan de methode van hulp- en bijboeken,
dat zij eenvoudig niet wenschen aan te nemen, dat het ook zonder
deze boeken mogelijk is een perfecte administratie in te richten. Zien
zij dan, dat de doorschrijfmethode toch wel bepaalde voordeelen
biedt en hooren zij dan tevens, dat ook die methode zoo kan worden
ingericht, dat zij een soort van hulp- en bijboeken geeft, dan geeft
dat laatste, ten onrechte, veelal den doorslag.
Wie zich echter de voordeelen der doorschrijfboekhouding geheel
ten nutte wil maken, moet dien weg niet volgen. Hij moet zich bij
den opzet van de administratie richten naar de logische uitwerking
van de principes, die de grondslag van de doorschrijf methode vor­men.
Dan alleen zal de toepassing van die methode het volle profijt
opleveren.
De hierboven als eerste genoemde variant, nl. de splitsing van de
contrólebladen kan in bepaalde gevallen een aanzienlijke verlich­ting
van werkzaamheden geven bij het uittrekken van de contróle­bladen
voor de vaststelling van de summiere proefbalans. In menige
administratie heeft en zeer overwegend percentage der geboekte
posten betrekking op debiteuren- en crediteurenrekeningen. Als men
nu bij alle boekingen op de debiteurenrekeningen, niet het algemeene
contröleblad, maar een speciaal debiteurencontróleblad gebruikt.
16
heeft men het voordeel, dat men voor het vaststellen van het totaal­bedrag,
dat op de groep Debiteuren is geboekt, deze contrólebladen
niet behoeft uit te trekken, maar eenvoudig kan volstaan met het
samentellen van alle posten van het debiteurencontröleblad in de
debet- en in de creditkolom. Zijn er heel veel crediteurenposten
in een administratie, dan kan men ook een speciaal crediteuren-contróleblad
gebruiken en men komt dan dus tot een debiteuren­contröleblad,
een crediteurencontröleblad en een algemeen contröle-blad,
waarop de posten van alle overige groepen dooreen opgenomen
zijn. Het debiteuren- en het crediteurencontröleblad behoeven dan
dus alleen maar geteld te worden, alleen het algemeen contröleblad
moet met behulp van de telmachine per groep uitgetrokken worden.
In andere administraties zal het welhcht een andere groep zijn,
waarop een procentueel overheerschend percentage van de boekin­gen
betrekking heeft en dan geldt natuurlijk hetzelfde. Voor zulk
een overwegende groep, biedt het gebruik van een afzonderlijk
contröleblad het voordeel, dat het uittrekken van die contrölebladen
vermeden wordt.
Ook hier behoede men zich echter voor overdrijving. Men zou
zelfs wel voor iedere groep een afzonderlijk contröleblad kunnen
gebruiken, maar dat zou tot gevolg hebben, dat men telkens het
contröleblad zou moeten verwisselen en dit geeft bij de boeking een
niet te verdedigen oponthoud, zoodat het voordeel daardoor weer
verloren zou gaan.
Splitsing van de contrólebladen naar den aard der grootboek-groepen
om te komen tot een vereenvoudiging van het werk ver­bonden
aan de samenstelling van de summiere proefbalans, is een
principe, dat zich volkomen aansluit aan de grondslagen der door-schrijfboekhouding.
Indien men echter de splitsing van de contróle­bladen
doorvoert op die wijze, dat een afzonderlijk contröleblad
wordt gebruikt voor alle posten, die vroeger in het inkoopboek
bijeengebracht werden, een afzonderlijk contröleblad voor de posten,
die vroeger in het giroboek geboekt werden, of m.a.w. indien men
de splitsing der contrölebladen doorvoert naar de vroegere indee­ling
der hulpboeken, dan houdt men te veel vast aan de grond­slagen
der vroegere methode. Men bemoeilijkt daardoor dan het
boekingsproces en heeft daartegenover geenerlei profijt bij de ver­zameling
der periodiek benoodigde gegevens. Men kan niet vol-
17
doende waarschuwen tegen deze behoudzucht bij de modernisee­ring
van de administratie. In plaats van een verbetering bereikt men
dan veelal een systeemloos geheel, waaraan de bezwaren van ver-verschillende
stelsels kleven, terwijl de voordeelen van deze stelsels
niet of althans niet ten volle tot hun recht komen.
Indien de administratie van zoodanigen omvang is, dat meerdere
personen daaraan moeten werken, zal de eerstgenoemde methode
van splitsing van controlebladen (speciale contrólebladen voor enkele
belangrijke groepen) in de meeste gevallen, de meest doelmatige
arbeidsverdeeling mogelijk maken.
Ook de tweede variant, nl. de tabellarische inrichting van de
contrólebladen, biedt eenerzijds belangrijke mogelijkheden, doch
anderzijds schuilt ook hierin bij onjuiste toepassing een gevaar.
Men kan zich denken, dat het contróleblad belangrijk breeder is
dan de grootboekkaarten, dat dus het contróleblad steeds uitsteekt
bij het maken van een boeking op de grootboekkaarten. Men kan dan
dat uitstekende gedeelte tabellarisch inrichten en evenals in de tabel­larische
hulpboeken elke geboekte post nog eens extra uitwerpen
in een speciale kolom.
Die methode biedt voordeel, als men bij bepaalde boekingen de
gegevens gelijktijdig naar twee gezichtspunten wil splitsen. Men
denke bijvoorbeeld aan de verkoopadministratie. Het kan van nut
zijn de grootboekkaarten te splitsen naar artikelsoort, terwijl men
naast die sphtsing toch tevens een overzicht wenscht te hebben
van de verdeeling van de verkoopen over de verschillende reizigers­districten.
Dan kan men het contróleblad zoodanig inrichten, dat
voor ieder district een kolom gereserveerd is, en nadat de boeking
op de grootboekrekening heeft plaats gevonden, werpt men het
geboekte bedrag nog eens uit in de kolom van het betreffende reizi­gersdistrict.
Zoo kan men zich ook indenken, dat het voordeel kan
opleveren in de debiteurenadministratie de geboekte facturen te
sphtsen naar den vervaldatum en ook daartoe kan een tabellarisch
contróleblad van nut zijn. Zoo zijn er meer goede toepassingen
van dit eenvoudige principe en indien gelijktijdig splitsing van be­paalde
boekingen naar twee gezichtspunten noodzakelijk is, ver­dient
deze oplossing veelal aanbeveling. Maar men moet niet trach­ten
door dit hulpmiddel het oude principe van de tabellarische hulp-boeken
door te voeren. Men kan natuurlijk het aantal grootboek-
Grondsl. Mech. Administr. 2
18
kaarten beperken door bijv. één algemeene onkosten grootboekkaart
in te voeren, en de op die kaart geboekte kosten dan tabellarisch
specificeeren op een contróleblad, waarop de gedetailleerde onkos-tenrekeningen
als hoofden van de afzonderlijke kolommen zijn op­genomen.
Zulk een methode is echter welhaast steeds in strijd met
de grondbeginselen der doorschrijf boekhouding, wil men zich met
die elementaire grondbeginselen niet vereenigen, wel dan blijve
men bij het oude, maar men make niet een mengsel van het oude
en het nieuwe, want daarmee zal zeker geen bevredigend resultaat
bereikt worden.
B. CRITIEK OP DE DOORSCHRIJFMETHODE.
Zij, die voor het eerst kennismaken met de doorschrijfmethode,
voelen onmiddellijk een groot aantal bezwaren opkomen. Reeds de
gedachte van een grootboek in den vorm van een kaartsysteem
wekt bij velen in eerste instantie reeds ernstig verzet. Dertig jaar
geleden was het Grootboek in ieder bedrijf nog een boek van het
allergrootste gewicht, dat stevig gebonden, met de grootste zorg­vuldigheid
werd behandeld. De eerste vraag, die bij een ieder op­komt
is, wat gebeurt er als er grootboekkaarten zoek raken? Op
die vraag is eigenlijk maar één goed antwoord te geven, een ant­woord
dat volkomen steunt op de practische ervaring van alle be­drijven,
die hetzij de doorschrijfmethode, hetzij een andere boek-houdmethode
met boekhoudmachines volgen en dat antwoord luidt,
in de praktijk raken geen kaarten weg.
Dat antwoord zal iemand, die niet reeds eenige jaren met zulk
een methode gewerkt heeft, zeker niet bevredigen en daarom moet
men dit bezwaar ook wel op andere, naar mijn meening volkomen
theoretische, wijze weerleggen. Als er een grootboekkaart zou weg­raken,
dan zou er niets gebeuren, d.w.z. dan zou men die wegge­raakte
kaart zeer gemakkelijk (namelijk uit de contrólebladen) kun­nen
reconstrueeren. Het is een aardige proef, die bij de demonstratie
der doorschrijfboekhouding dikwijls wordt genomen, dat men den
bezoeker bij den aanvang van zijn bezoek bij de kasten met groot­boekkaarten
brengt en hem vraagt daaruit eenige kaarten weg te
nemen en in zijn zak te steken.
ji&Së^cKb-:
19
Voor zijn vertrek worden hem dan de nieuw gemaakte kaarten
getoond en hij kan er zich dan zelf van overtuigen of de nieuwe
kaarten gelijkluidend zijn aan de oude. Het heeft iets van een goo-cheltoer,
maar het is in wezen eigenlijk zeer eenvoudig. Door de
systematische opberging en nummering van de kaarten, kan men,
nadat de bezoeker weg is, vaststellen welke grootboekkaar ten uit
de bakken zijn genomen, dus welke kaartnummers missen.
Veronderstellen wij bijv. dat vermist wordt kaart 1. 1. 6., dat
dus nog aanwezig zijn de kaarten 1. 1. 5. en 1. 1. 7, dan raadpleegt
men eerst de kaart 1. 1. 5. en ziet daaruit, dat de laatste post op de
kaart is geboekt op 30 Juni, de eerste post op de kaart 1. 1. 7. is
geboekt op 15 Augustus. Men neemt nu de contrólebladen van de
tusschenliggende boekingsdagen en ziet op die contrólebladen in
de laatste kolom, welke posten op 1. 1.6. werden geboekt, die pos­ten
worden opnieuw geboekt op een nieuwe kaart. Men kan
zeggen, dat het practisch niet voorkomt, dat kaarten zoek raken,
maar als het al eens zou gebeuren, dan zou in ieder geval niets
verloren zijn. Ja zelfs al zou het geheele grootboekkaartsysteem
verbranden, dan zou men de geheele administratie nog kunnen re-construeeren
uit de contrólebladen. Het zijn dan ook die contróle­bladen,
die de zorg vereischen die men vroeger aan het journaal en
grootboek besteedde. Het zoo algemeen aangevoerde argument van
de vrees voor zoekgeraakte kaarten heeft in de praktijk waarlijk
geen beteekenis.
Dan is er een tweede, zeer bekend argument, de vrees voor een
zeer slordige administratie. Hoort men van een kaartsysteem, dan
vreest men reeds voor omgevouv/en en beduimelde kaarten. Als
men dan bovendien ziet, dat men in de doorschrijf boekhouding geen
kartonnen kaarten gebruikt, doch slechts kaarten van een goed
soort papier, dan worden die bezwaren nog veel grooter. Het heeft
geen zin veel argumenten aan te voeren tegen de vrees, die op dat
punt vrij algemeen bestaat, de eenige juiste weerlegging is een ver­wijzing
naar de praktijk in tal van bedrijven. In elke goed georga­niseerde
moderne administratie heeft men de moeilijkheden ver­bonden
aan een goede opberging der kaarten volledig overwonnen,
de grootboekkaarten van de doorschrijf boekhouding of van een
mechanische administratie, zien er na een gebruik van één of meer
jaren nog uitstekend uit. Indien gebruik gemaakt wordt van de
20
schrijfmachine, maakt men zich bovendien onafhankelijk van de wis­selvalligheden
van het handschrift. De speciaal voor dit doel ver­vaardigde
schrijfmachines, zijn zoo gebouwd, dat alle gegevens
keurig geordend op papier verschijnen.
Velen voelen ook de ver doorgevoerde ontleding van het groot­boek,
met als onafwendbaar gevolg een belangrijke uitbreiding van
het aantal grootboekrekeningen, als een bezwaar.
Dit is echter een schijnargument.
Men behoeft die grootboekrekeningen niet verder te detailleeren,
dan voor ieder bedrijf wenschelijk is. De doorschrijfmethode biedt
echter de mogelijkheid die ontleding verder door te voeren dan
practisch doorvoerbaar was in de administratie der hulp- en bij-boeken.
Men kan desgewenscht de detailleering niet verder door­voeren,
dan de hoofden van het grootboek, vermeerderd met de
hoofden der bijboeken.
Het meest steekhoudende bezwaar is, dat men in bepaalde ge­vallen
een dubbele boeking moet maken, in gevallen waar men in
de vroegere administratie met een enkelvoudige boeking kon vol­staan.
Men moet immers voor elke post, of groep van posten een
debiteering en een crediteering op een grootboekkaart maken terwijl
men bij het gebruik van de hulpboeken kan volstaan met een een­malige
notitie, waarbij dan alleen het bedrag nog eens herhaald
moet worden in één van de tabellarische kolommen.
Men mag inderdaad niet bhnd zijn voor dit bezwaar, doch bij
een doelmatige organisatie, kan men deze moeilijkheid toch zeer
wel ontgaan. Bovendien mag men niet uit het oog verhezen, dat
alle boekingen, die volgens de oude methode in de bijboeken en
het journaal en grootboek moesten geschieden in de doorschrijf­methode
komen te vervallen.
Indien men iedere post individueel in debet en credit zou boeken
zou het laatstgenoemde bezwaar inderdaad van groote practische
beteekenis zijn, doch in de practijk gebeurt dat niet. Nemen wij
als eenvoudig en duidelijk voorbeeld de posten van de giroafreke­ning.
Als er op één dag een groot aantal af- en bijschrijvingen heeft
plaats gevonden, gaat men die posten vanzelfsprekend niet alle af­zonderlijk
debiteeren en crediteeren op de girorekening. Men debi­teert
of crediteert de girorekening in dat geval eenvoudig voor
het verschil tusschen begin- en eindsaldo volgens het saldobiljet
21
en debiteert of crediteert daarna alle tegenrekeningen individueel.
Zoo zal men voor de boeking der verkoopfacturen, gewoonlijk met
het maken van een telstaat op de telmachine kunnen volstaan, het
totaal van dien staat wordt op de verkooprekening geboekt, de
debiteurenrekeningen worden individueel gedebiteerd. Volgens dit
principe kan men vele gecombineerde boekingen maken.
Het moge dan waar zijn, dat men uit de girorekening een post
moet boeken gelijk aan het verschil tusschen begin- en eindsaldo,
terwijl men dat in het tabellarisch giroboek niet behoeft te doen,
doch dit kleine extra werk wordt ruimschoots gecompenseerd door
de vermindering van het aantal te verrichten boekingen uit anderen
hoofde. Vooral in die deelen van de administratie, waar het gebruik
van bijboeken zeer algemeen is, nl. bij de debiteuren- en crediteuren­administratie,
is de beperking van het aantal boekingen bij toe­passing
der doorschrijfmethode het duidelijkst. Als men alle fac­turen
eerst inschrijft in een verkoopboek en dan diezelfde posten
nog weer eens moet inschrijven in een debiteurenboek, dan is men
in vergelijking met de doorschrijf boekhouding onmiskenbaar in het
nadeel. Als men alle debiteurenbetahngen individueel inschrijft in
een bankboek en deze dan nogmaals stuk voor stuk op de debiteu­renrekeningen
moet boeken, ook dan is het duidelijk, dat daarbij
dan een belangrijk aantal overbodige handelingen gebeurt. Men
kan die bezwaren echter ook op andere wijze ondervangen, men
kan ook in de hulpboeken volstaan met de boeking van de dag-totalen
der verkoopfacturen, men kan ook in het bankboek volstaan
met één post geinde debiteuren van iedere bankafrekening.
Het is merkwaardig, dat juist de vermindering van het aantal te
verrichten boekingen in het centrum van de verkooppropaganda
der doorschrijf boekhouding wordt geplaatst, inderdaad bereikt men
in dit opzicht veelal belangrijke resultaten bij omzetting van een
verouderde administratie op de doorschrijfmethode, maar vele van
die voordeelen zouden ook bij een doelmatige inrichting van de
oude administratie zijn te bereiken met handhaving van de grond­slagen
van het vroegere stelsel van administratie.
De belangrijke principieele voordeelen van de doorschrijfboek-houding
moet men dan ook elders zoeken. Wij komen op dit punt
hieronder nog nader terug.
Het feit, dat het principe der tabellarische boekhouding thans
22
niet meer bevredigend werkt, vindt zijn verklaring in de omstan­digheid,
dat men beperkt is in het aantal kolommen in de tabellari­sche
boeken. Men is daarin, wil men binnen practische grenzen
blijven, zoo zeer beperkt, dat men in deze kolommen slechts een
zeer grove rubriceering der posten kan maken, steeds speelt de
,,Diversenkolom", waarin de niet gerubriceerde bedragen voorko­men
een belangrijke rol en die kolom moet dus nog eens afzonder­lijk
gesplitst worden. Maar bovendien heeft die grove rubriceering
van de tabellarische kolommen tot gevolg, dat men een nadere on­derverdeeling
moet maken om het vereischte inzicht in den gang
van zaken te verkrijgen. Daartoe moet men al die bedragen nog
eens opnieuw gaan boeken in bijboeken, sub-grootboeken of speci-ficatieregisters.
De tabellarische inrichting der hulpboeken brengt
ons slechts halverwege op den weg naar de detailleering der pos­ten,
de doorschrijf boekhouding voert ons rechtstreeks naar het
einddoel.
C. VOORDEELEN DER DOORSCHRIJFBOEKHOUDING.
Om den lezer een goed overzicht te geven van deze voordeelen,
willen wij deze eerst summier opsommen:
Ie. de doorschrijfboekhouding biedt de mogelijkheid om de ar-beidsverdeeling
in de administratie tot een hoog niveau op te voe­ren.
2e. de doorschrij fboekhouding is voor een ieder, ook voor lee-ken
op het gebied van boekhouden, uiterst overzichtelijk en biedt
de mogelijkheid kennis te nemen van alle details van het bedrijf.
3e. de doorschrijfmethode schakelt de tijdverspilling, verbonden
aan het oplossen van verschillen, die ontstaan doordat het admini­stratieve
evenwicht is verbroken, geheel uit.
4e. de doorschrijfboekhouding is een leesbare boekhouding,
waarbij voor elke post een volledige omschrijving te vinden is op
de plaats, waar zich ook alle overige posten van gelijken aard be­vinden.
5e. de doorschrijfboekhouding vergemakkelijkt de administra­tieve
controle.
II
'tl
23
6e. de doorschrijf boekhouding is, mits goed gevoerd, volkomen
up to date, in den letterlijken zin van het woord.
7e. de doorschrijfmethode maakt het mogelijk periodieke be-zettingstoppen
in de administratie te vermijden, omdat het werk
uitgesmeerd is over de geheele boekingsperiode.
Wij zullen nu de hiervoren opgesomde voordeden punt voor
punt meer gedetailleerd behandelen.
1, Verbeterde arbeids ver deeling.
Als men den loop van het boekingsproces in de gewone admini­stratie
volgt, dan valt het op, dat men het te verrichten werk in
twee deelen kan scheiden; het werk, waarvoor een bepaalde intel­ligentie
vereischt is en het werk, dat geen intelligentie vordert. Wij
zien daarbij geheel af van het z.g. voorwerk, waaronder wij ver­staan
het beoordeelen van de deugdelijkheid der boekingsstukken
in den meest uitgebreiden zin van het woord, want dat werk is on­afhankelijk
van de methode van boeking. Bij de boeking zelf be­perkt
zich het intelhgente werk tot de vaststelling van het hoofd
van rekening waarop geboekt moet worden. Is dat eenmaal vast­gesteld,
dan is het overige werk uitvoerende arbeid van zeer een-voudigen
aard, die alleen eenige kennis eischt van de techniek van
de boekhouding. Uitgedrukt in tijdseenheden is dat laatste, een­voudige
werk echter overheerschend. Bij de boeking in het hulp-boek
moet men de post met datum en omschrijving inschrijven, men
moet het bedrag uitwerpen in de daarvoor bestemde kolom, men
moet als de bladzijde vol is, de bladzijde tellen en transporteeren,
daarbij nieuwe hoofden voor de tabellarische kolommen inrichten.
Als dat alles gereed is, wacht aan het einde van de maand nog
het maken van de journaalpos ten en het overschrijven van die pos­ten
in het grootboek, het totaliseeren van journaal en grootboek.
Bij het inschrijven van de bijboeken vordert het opzoeken van de
juiste rekening een groot percentage van den boekingstijd. Al die
bijkomende werkzaamheden, nemen een groot gedeelte van den tijd,
die aan de administratie wordt besteed in beslag en niet alleen het
intelligente werk, ook al dat andere werk moet welhaast steeds
worden verricht door iemand, die voldoende capaciteit heeft om
het intelligente werk, verbonden aan de beoordeeling van het juiste
24
boekingshoofd, te verrichten. Het moet bovendien nog iemand zijn,
die met groote accuratesse werkt, want anders zou zeer veel tijd
verloren gaan met het opsporen van fouten, die zich eerst veel later
zouden openbaren in het verstoorde administratieve evenwicht.
Zulk een werkmethode past niet meer in dezen tijd. De sigaren­maker,
maakt zijn eigen bosjes niet, hij banderolleert de sigaar niet
zelf, timmert geen kistjes en verpakt de sigaren niet.
Daarvoor is de arbeidskwahteit van den sigarenmaker te goed.
Op het administratief kantoor kan men op dat gebied nog veel
leeren van datgene, wat men in de fabriek reeds jaren geleden heeft
doorgevoerd.
De doorschrijfmethode schiet als het ware een bres in die ver­ouderde
werkwijze. De boekingsstukken komen in de ochtend eerst
bij iemand, die bevoegd is te beoordeelen onder welke boekings­hoofden,
die stukken moeten worden geboekt. Hij geeft op die
stukken de rekeningnummers aan en het geheele overige uitvoe­rende
werk, dat noodig is om de boekingen zelf te verrichten, kan
nu worden overgelaten aan eenvoudige krachten. Op het boeking­stuk
is immers aangegeven, welke rekeningnummers gedebiteerd en
gecrediteerd moet worden. Hij, die met die boeking belast is zoekt
de kaart van dit rekeningnummer op en verricht de boeking volgens
de standaardmethode, die daarvoor aangegeven is. Dat werk kan
men jongens en meisjes met MULO opleiding in korten tijd goed
leeren. In een administratie van eenigen omvang doen zij den ge-heelen
dag niet anders dan boeken op de grootboekkaarten. De vol­geboekte
contrólebladen en de volgeboekte grootboekkaarten leggen
zij afzonderlijk af en speciaal geroutineerde krachten tellen die
contrólebladen en grootboekkaarten op de telmachine. Op die wijze
doet ieder het werk, waarvoor zijn capaciteiten en speciale vaardig­heid
hem geschikt maken.
Men behoeft niet te vreezen, dat zulke eenvoudige krachten fou­ten
zullen maken, doordat zij op een verkeerde kaart zullen boeken.
Vooropgesteld dient natuurlijk te worden, dat deze eenvoudige
krachten hun werk met ambitie verrichten. Nemen zij een verkeerde
kaart en boeken zij op een verkeerde kaart, dan zullen zij dat, als
zij aan de laatste kolom gekomen zijn, zeker bemerken, want zij
moeten, zooals hiervoren werd uiteengezet op die plaats het num­mer
van de kaart herhalen en als zij een post op kaart 8.36. 1
25
moeten boeken, maar per ongeluk kaart 9. 36. 1 genomen hebben,
dan zal achter alle posten, die reeds op die kaart geboekt zijn het
nummer 9. 36. 1 staan, als zij daaronder op willen nemen het num­mer
8. 36. 1, bemerken zij hun fout aanstonds.
In de practijk is dat een uitstekende waarborg gebleken tegen
boekingen op verkeerde kaarten, maar zelfs als dat middel niet
voldoende krachtig werkt komt deze fout toch later aan het licht,
omdat dan in de proefbal'ans uit de grootboekkaarten de groe­pen
8 en 9 niet zullen sluiten met de proefbalans, die uit de con-trólebladen
is gemaakt. Dit zijn trouwens fouten, die theoretisch
denkbaar zijn, maar die practisch niet voorkomen.
Bovendien vindt toch in de meeste bedrijven een controle op de
boekhouding plaats en als er werkelijk eens een fout van dien aard
ingeslopen zou zijn, dan komt deze bij die controle wel aan het
licht. Maar nogmaals de practijk bewijst, dat dit gevaar denkbeel­dig
is.
Ook het maken van de gedetailleerde proefbalans is een werk,
dat door eenvoudige krachten kan worden verricht. Men maakt
daartoe een stencil, waarop alle grootboekhoofden voorkomen met
omschrijving en kaartnummer. Hij die met het tellen der groot­boekkaarten
belast is, stelt op de telmachine de totalen van iedere
grootboekkaart in debet en credit vast, en plaatst de gevonden uit­komst
achter het correspondeerende kaartnummer op de gesten­cilde
lijst. Het eenige, wat hij daarvoor goed moet kennen is accu­raat
en snel tellen en goed overschrijven en die eischen kan men
bij een goede personeelselectie ook aan het eenvoudigste personeel
stellen,
2. Groote overzichtelijkheid.
Indien iemand, die leek is op het gebied van boekhouden, zich
een oordeel wil vormen over de administratieve uitkomsten van een
onderdeel van het bedrijf, is hij in een administratie, die volgens
de hulpboekmethode is ingericht er wel op aangewezen, de chef
van de boekhouding te vragen hem een uittreksel van dat onder­deel
van de administratie over te leggen. In de hulpboeken zijn alle
posten in chronologische volgorde ingeschreven en in die hulpboe­ken,
kan men dus niet op gemakkelijke wijze een overzicht krijgen
26
van die posten, die op hetzelfde onderdeel betrekking hebben. In­dien
de hoofden van de bijboeken voldoende gedetailleerd zijn, kan
men in die bijboeken een overzicht krijgen van elk onderdeel, daar­bij
doet zich echter veelal het bezwaar gelden, dat in de bijboeken
geen volledige omschrijving voorkomt en dat de bijboeken wel­haast
steeds een achterstand vertoonen.
In de doorschrijf boekhouding kan men op de gedetailleerde
grootboekkaarten een beeld krijgen van de administratie van elk
onderdeel. Daartoe is geen speciale boekhoudkundige kennis ver-eischt.
Indien men slechts de klapper, die bij het grootboekkaart­systeem
behoort kan raadplegen, kan men elke grootboekkaart ge­makkelijk
vinden. Wil men zich op de hoogte stellen van de loo-pende
assuranties de vervaldagen der premies, het bedrag van de
premies, dan raadpleegt men de kaart ,,Assurantie" en vindt daar­op
alle assurantieposten met volledige omschrijving. Men behoeft
dus voor het geven van inlichtingen geen uittreksel te maken uit
de administratie. Men vindt alle posten, die op hetzelfde onder­deel
betrekking hebben systematisch gerubriceerd. Ook voor de
leiding van de administratie is dit een groot voordeel, want de tal­rijke
vragen om inlichtingen over speciale onderwerpen kunnen di­rect
volledig en afdoend beantwoord worden. Hoe vaak worden
aan de leiding van de administratie vragen voorgelegd, die niet
voorzien hadden kunnen worden en waarop men daarom de inrich­ting
van de administratie eenvoudig niet had kunnen instellen. In
de doorschrijfboekhouding is het principe van de detailleering zoo
ver doorgevoerd, omdat verdere detailleering nagenoeg geen extra
kosten veroorzaakt, dat practisch alle voorkomende vragen snel be­antwoord
kunnen worden. Dit is ongetwijfeld één van de groote
voordeelen van dit stelsel, omdat overzichtelijkheid van de admi­nistratie
één van de meest elementaire eischen is, die aan een doel­matige
administratie zijn te stellen.
3. Uitschakeling tijdverlies door opsporen van verschillen.
De doorschrijfboekhouding biedt het voordeel, dat elke fout, die
het evenwicht in de boekhouding verstoort direct geconstateerd
wordt en dan sterk gelocaliseerd is. Tenminste eenmaal per dag
wordt vastgesteld of het totaal der debetposten gelijk is aan het
27
totaal der creditposten en blijkt dit niet het geval te zijn, dan kan
men de fout direct terugbrengen tot het contröleblad waar de fout
ontstaan is. Indien m.en bij de vroegere methode van administratie
aan het einde van het jaar of van het kwartaal de bijboeken af­sloot,
was de opsporing van de verschillen tusschen het uittreksel
uit de bijboeken en de saldi van het grootboek een zeer tijdroovend
en omslachtig werk. Door deze vergelijking meerdere keeren per
jaar te maken, kon men de verschillen tot een kleinere boekings­periode
terugdringen, maar in een administratie van grooteren om­vang
zijn de fouten niet uit te schakelen, indien men althans niet,
na het bijwerken van de bijboeken, alle geboekte posten nog eens
gaat controleeren. Indien, zooals in vele administraties voorkomt,
duizenden posten in de hulpboeken en daarna nog eens afzonderlijk
in de bijboeken moeten worden ingeschreven, zijn overschrijf fouten
in dat werk onvermijdelijk. Op de boeking in de hulpboeken heeft
men veelal nog een zekere automatische controle, wordt een giro-betahng
van een debiteur in het giroboek met een onjuist bedrag
opgenomen, dan sluit aan het einde van de maand het girosaldo
niet, maar bij het bijwerken van de bijboeken bestaat die auto­matische
controle in het geheel niet. In de doorschrijf boekhouding
kunnen zich geen verschillen voordoen tusschen het saldo van de
collectieve grootboekrekening en de detailleering daarvan, omdat
de detailgrootboekkaarten in de plaats getreden zijn van de col­lectieve
grootboekkaarten.
Het voordeel, dat hierin schuilt wordt vrij algemeen erkend en
daarin ligt dan ook de verklaring van het feit, dat de doorschrijf-boekhouding
in zeer ruime mate toepassing gevonden heeft in de
debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze beide onderdeden
van de administratie eischen in de hulpboekmethode onvoorwaarde­lijk
een nadere detailleering in de bijboeken en elk bedrijf van eeni-gen
omvang ondervond juist in dit onderdeel van de administratie
steeds het bezwaar van het ontbreken van een automatische con­trole
op de overeenstemming tusschen de boekingen in de hulp- en
bijboeken. Indien men echter in de overige deden van de admini­stratie
evenzeer den eisch stelt, dat van alle onderdeelen een ge­detailleerd
beeld verkregen moet kunnen worden, indien men dus
ook voor de onkostenrekening, voor de fabricagerekening, voor de
in- en verkooprekeningen een ver doorgevoerde detailleering als
28
eisch stelt, zal ook daar de inrichting van bijboeken onvermijdelijk
zijn en dan zullen zich ook daarbij dezelfde bezwaren doen gelden.
4. Leesbare boekhouding.
De doorschrijf boekhouding heeft ten aanzien van dit punt zelfs
een voordeel in vergelijking met verschillende methoden van vol­ledig
gemechaniseerde administraties. De techniek van de boek­houdmachines
stelt in vele gevallen den eisch, dat bij de omschrij­ving
volstaan wordt met enkele gestandardiseerde afkortingen. Voor
het voeren van persoonlijke rekeningen (debiteuren, crediteuren) is
dat geen groot bezwaar, omdat men met een klein aantal afkor­tingen
toch een volledig beeld kan geven van de posten, die op
deze rekeningen worden geboekt. Voor de onpersoonlijke rekenin­gen,
speciaal bijvoorbeeld voor de onkostenrekeningen, is het ge­bruik
van deze afkortingen een ernstig bezwaar. Worden die af­kortingen
gebruikt, dan moet men steeds terugvallen op de origi-neele
boekingsstukken, indien men van een bepaalde post een na­dere
verklaring verlangt en dit leidt tot onnoodig oponthoud. Bij de
inrichting van de doorschrijf boekhouding dient men aan dit punt
alle aandacht te schenken. De omschrijving op persoonlijke reke­ningen
moet zoodanig worden gekozen, dat zij een volledig beeld
geeft van den aard van de post. Bij periodieke betalingen ver­melde
men steeds de termijn, waarop de betaling betrekking heeft,
zoo mogelijk moeten ook kwantiteiten in de omschrijving worden
opgenomen. Op die wijze wordt de overzichtelijkheid zeer sterk be­vorderd.
5. Vereenvoudiging controle.
Zij, die met de controle op de doorschrijf boekhouding niet ver­trouwd
zijn, zien in de doorvoering van de doorschrijfmethode
veelal een verzwaring van den contrólearbeid. Deze opvatting is
echter onjuist. Indien men er dieper over nadenkt is het ook eigen­lijk
zeer begrijpelijk, dat door toepassing van deze methode een
vereenvoudiging van de controle bereikt moet kunnen worden. De
controlebladen bieden immers een volledig afschrift van alle ge­boekte
posten in chronologische volgorde. Indien deze controle-bladen
worden geverifieerd met de boekingsbescheiden, is de con-
29
tróle volledig en indien daarbij bepaalde, hierna te noemen, voor­zorgsmaatregelen
worden getroffen, heeft men de meest volledige
zekerheid, dat alle eventueele fouten daarbij aan het licht moeten
komen. Gedurende de controle behoeft men den gang van de ad­ministratie
niet te storen, want de volgeboekte contrólebladen kun­nen
door de administratie zonder eenig bezv/aar gemist worden.
Die contrólebladen kunnen zelfs zonder bezwaar gedurende den
geheelen duur van de controle onder de berusting van den accoun­tant
blijven, hetgeen het voordeel biedt, dat ook bij het contróle-werk
een meer systematische arbeidsverdeeling kan worden door­gevoerd.
Al naar den aard van zijn opdracht kan de accountant zijn con­trole
beperken tot de beoordeeling van de juistheid van de reke-ninggroep,
waarop geboekt is, of die beoordeeling ook uitstrekken
tot de detailrekening waarop de boeking plaats vond. Beperkt de
verantwoordelijkheid van den accountant zich tot de verificatie van
de gepubliceerde balans en verlies en winstrekening, dan kan bij
de controle welhaast steeds met de beoordeeling van de groeps-rekening,
waarop geboekt werd, worden volstaan. De accountant
zal dan zelfstandig opnieuw de proefbalans van de groeprekenin-gen
uit de controle bladen moeten samenstellen; het omvangrijke
telwerk dat daaraan meestentijds verbonden is, kan worden over­gedragen
aan eenvoudige krachten.
Indien de accountantscontrole intern is georganiseerd, hetgeen
bij tal van groote bedrijven heden ten dage het geval is, dan is een
uitstekende werkverdeeling tusschen administratieve afdeeling en
accountantsafdeeling te bereiken, door dagelijks de contrólebladen
en de boekingsbescheiden over te leggen aan de accountants­afdeeling,
die dan de geheele administratie steeds met één dag
achterstand controleert. Direct na die controle wordt dagelijks de
proefbalans uit de contrólebladen door de accountantsafdeeling
vastgesteld. Door de accountantsafdeeling wordt eenmaal per maand
de gedetailleerde proefbalans uit de grootboekkaarten vastgesteld
en deze wordt dan gecontroleerd met de proefbalans uit de con­trólebladen.
Controle en administratie werken op die wijze hand in
hand. De controle vertoont nimmer een achterstand en alle ge­maakte
fouten worden op zeer korten termijn hersteld. De kosten
van een volledige accountantscontrole volgens dit principe geor-
30
ganiseerd behoeven werkelijk niet hoog te zijn en omdat de con­trole
zoo nauw aansluit aan de administratie, is het geen bezwaar
van eenige beteekenis, indien eens een enkele maal een fout ge­maakt
wordt in de administratie, die wellicht vermeden had kunnen
worden, indien men die administratie zou hebben laten verrichten
door dure werkkrachten.
Dat tenslotte ook bij het contrólewerk de groote overzichtelijk­heid
van de administratie als een belangrijk voordeel is aan te mer­ken,
spreekt vanzelf. Omtrent allerlei details, die van belang zijn
bij de beoordeeling van de posten van balans en verlies- en winst­rekening,
kan men aan de hand van de detailgrootboekkaar-ten,
gemakkelijk een oordeel vellen.
Dat de fraudemogelijkheden in de doorschrijf boekhouding groo-ter
zouden zijn is naar mijn oordeel onjuist. Het is inderdaad mo­gelijk
op het contröleblad in de kolom rekeningnummer het nummer
7.36.1 te vermelden, de post te boeken op een rekening 7.39.1 en
er voor te zorgen, dat hetgeen op het contröleblad vermeld is
(7.36.1) op de grootboekkaart niet doorschrijft. Op die kaart kan
men achter de betreffende post dan later het num.mer 7.39.1 ver­melden.
Bij de hiervorenbeschreven contrólemethode komt deze ver-valsching
niet direct aan het licht. De proefbalans uit de controle-bladen
van groep 7 sluit met de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten
van groep 7, vv'ant beide rekeningen behooren tot deze zelf­de
groep. Zou men op die wijze een post op het contröleblad onder
nummer 8.12.1 opnemen en die post op grootboekkaart 7.26.1 boe­ken,
dan zou dat bij de vergelijking der beide proefbalanscn Vv/'el aan
het licht komen. Bedoelde fraudemogelijkheid beperkt zich dus tot
de boeking op een verkeerde kaart, die tot dezelfde groep behoort.
De accountant dient daarmee rekening te houden bij de invoering
van de doorschrijf boekhouding. Hij moet de inrichting van het re­keningsysteem
zoo kiezen, dat niemand zich bevoordeelen kan door
een post te boeken op een andere rekening van dezelfde groep,
zonder dat dat aan zijn controle zal ontgaan. Hij zal daarom bij­voorbeeld
geen voorraadrekeningen en onkostenrekeningen bij een­zelfde
groep indeelen, omdat dat de mogelijkheid zou bieden, een
post op het contröleblad op de voorraadrekening te boeken en op
de grootboekkaart op de onkostenrekening. Men dient zich dus bij
de inrichting van de administratie van de hiervoren gesignaleerde
31
fraudemogelijkheid wel bewust te zijn, maar men kan de gevaren,
die daarin schuilen dan ook geheel ontgaan.
In de controle op de administratie volgens de hulpboekmethode
was het trouwens geenszins gebruikelijk alle posten in de hulp-boeken
en daarna nog eens afzonderlijk alle boekingen in de bij-boeken
te controleeren en indien men bij die administratie dezen
weg niet volgt, bestaat ook de mogelijkheid, dat een post opzette­lijk
in de bijboeken onder een onjuist hoofd wordt geboekt. Veel
grooter is echter de mogelijkheid, dat zulk een onjuiste 'boeking
door een vergissing wordt gemaakt en in de doorschrijf boekhou­ding
is dat practisch uitgesloten, omdat dan op den grootboekkaart
in de kolom rekeningnummer een afwijkend nummer verschijnt.
6. De boekhouding is dagelijks bij.
Het eischt reeds zeer veel zorg in de administratie volgens de
hulpboekmethode, de organisatie zoo ver te brengen, dat alle hulp-boeken
werkelijk dagelijks bij zijn. Indien men denzelfden eisch
stelt ten aanzien van alle bijboeken, rijzen zeer ernstige bezwaren.
Indien men werkelijk dagelijks alle bijboeken wil bijwerken, gelden
de bezwaren, die verbonden zijn aan de tweevoudige boeking, die
dit stelsel eischt, dubbel. Practisch worden de bijboeken met uitzon­dering
van debiteuren en crediteurenboek eenmaal per maand bij­gewerkt
en omdat dit tot een extra belasting gedurende een deel
van de maand leidt, wordt juist dit werk maar al te gemakkelijk
uitgesteld. Zelfs bij de meest perfecte organisatie van de admini­stratie
worden journaal en grootboek in ieder geval slechts eenmaal
per maand bijgewerkt en ten aanzien van dat onderdeel bestaat er
dus steeds een achterstand. In de doorschrijf boekhouding kan dat
vermeden worden en het boekingstempo wordt daardoor geenszins
vertraagd. In menig bedrijf heeft m.en practisch doorgevoerd, dat
alle boekingsbescheiden, die in de morgenuren beschikbaar zijn, nog
dienzelfden dag geboekt worden. Ook dit is een specifiek voordeel
van de doorschrijfboekhouding.
7. Uitschakeling van de topbelasting in de administratie.
Doordat de boekhouding dagelijks bij is, is er van topbelasting
aan het begin van de maand of bij den aanvang van het jaar geen
32
sprake. Niet alleen het boeken op de detailgrootboekkaarten, maar
ook het uittrekken van de contrólebladen kan dagelijks geschieden.
Indien men alle volgeboekte detailgrootboekkaarten dagelijks tota­liseert,
is ook het telwerk, dat vereischt wordt voor het maken van
de proefbalans uit de detailgrootboekkaarten gering. Voor elke
grootboekrekening moet men dan gemiddeld nog een halve kaart
tellen. Hierdoor kan trouwens hoogstens een topbelasting van een
of meer goedkoope krachten aan de telmachine ontstaan. Dat is van
veel minder beteekenis dan de topbelasting der leidende krachten,
die in de vroegere administratie 200 herhaaldelijk onvermijdelijk
bleek.
Wij hebben er ons in het vorenstaande opzettelijk van onthou­den
een opsomming te geven van de speciale voordeden, die de
doorschrijfmethode in enkele bijzondere toepassingen kan opleve­ren.
In het algemeen zinken deze in het niet bij de belangrijke voor-deelen,
die het stelsel in het algemeen biedt. Het zou ons boven­dien
te ver tot in de details van allerlei toepassingen voeren, om
den lezer daarin een inzicht te geven.
De hiervoren opgesomde voordeelen zijn van zeer algemeenen
aard. Hun beteekenis neemt toe al naar mate de administratie om­vangrijker
is en al naar mate hoogere eischen gesteld worden ten
aanzien van de detailleering van de administratie.
Wil men zich een oordeel vormen over de beteekenis van deze
voordeelen, dan is het inderdaad interessant eens vast te stellen,
hoeveel individueele posten per maand geboekt worden in alle
hulpboeken van een bedrijf. Indien men alle posten die in de hulp-boeken
voorkomen in de doorschrijfboekhouding boekt is de ad­ministratie
gereed. Indien men nu het op die wijze gevonden aan­tal
posten deelt op den totalen arbeidstijd, die gebruikt wordt voor
het voeren van de hulpboeken, bijboeken, journaal en grootboek,
dus ongerekend de tijd noodig voor de voorbewerking en controle
der boekingsstukken, dan vindt men den boekingstijd per post.
Men dient bij die berekening natuurlijk in aanmerking te nemen,
dat indien in de hulpboeken combinatieposten geboekt worden (b.v.
alle debiteurenbetalingen via de bank per dag) deze posten niet
als één post, maar als meerdere posten moeten worden geteld. In
vergelijking met de op die wijze vastgestelden boekingstijd per post,
33
mag men aannemen, dat als algemeen gemiddelde voor het boeken,
gerekend mag worden op 60 posten per uur in de doorschrijfboek-houding.
Voor de eenvoudige boekingen b.v. op debiteuren- en
crediteurenrekeningen, mag met een grooter aantal boekingen per
uur gerekend worden, doch 60 posten per uur, ongerekend het voor­werk
en de controle op de boekingsbescheiden, kan men als alge­meen
gemiddelde zeer wel aannemen.
Grondsl. Moch. Administr.
HOOFDSTUK II.
DOORSCHRIJFMETHODE EN
MECHANISCHE ADMINISTRATIE.
Wij hebben in het voorgaande gedeelte zeer uitvoerig gespro­ken
over de doorschrijfmethode en dat was ook noodzakelijk, om­dat
een ieder, die een oordeel wil vellen over de mechanisatie
van de administratie, zich allereerst een inzicht moet verschaffen
in de grondslagen, waarop die methode is gebouwd. Alle stelsels,
waarbij met toepassing van boekhoudmachines grootboek, debiteu­ren
en crediteurenrekeningen worden gevoerd zijn op diezelfde
grondslagen gebaseerd en ook vele methoden van voorraadadmini­stratie
rusten op datzelfde fundament.
Nagenoeg alle boekhoudmachines werken met losse kaarten en
dat vindt zijn verklaring in het feit, dat daardoor de uitbreiding van
het kaartsysteem weinig bezwaarlijk is, zoodat men in de mate,
waarin men de gegevens wil detailleeren niet belemmerd wordt. De
meeste boekhoudmachines werken ook met een contróleblad of een
contrólestrook, die geheel dezelfde functie verricht als het contróle­blad
van de doorschrijfboekhouding. Ook de beteekenis van het
contróleblad (strook) in de mechanische administratie schuilt voor­namelijk
in het feit, dat daardoor het administratief evenwicht niet
verstoord kan worden, zonder dat zulks op korten termijn ontdekt
wordt. Die machines, die zonder contróleblad werken bieden die
zekerheid op andere wijze, maar indien men het geheele gebied
van de mechanische administratie overziet, dan kan men zeggen,
dat het kaartsysteem de boeken heeft verdrongen en dat door een
contróleblad of door andere hulpmiddelen het behoud van het ad­ministratief
evenwicht verzekerd is. Al die honderden soorten en
merken van boekhoudmachines die heden ten dage op de markt
voorkomen stemmen ten aanzien van deze beide punten overeen en
dat is wel het beste bewijs, dat de voordeelen van het kaartsysteem
en van de methode van het contróleblad zeer belangrijk zijn.
35
De vermenigvuldigende boekhoudmachine en het ponskaarten-stelsel
zijn twee elementen in de mechanisatie, die van zeer bij­zonderen
aard zijn. Wij zullen deze daarom geheel afzonderlijk
behandelen. Wij zullen ons niet verdiepen in de verschillen en in
de constructiedetails van de talrijke machines. De Kantoormachine-gids,
voorziet in dat opzicht ten volle in de behoefte, daarin kan
men uitvoerige beschrijvingen van alle machinetypen vinden. Wij
willen ons ook bij de behandeling van de mechanische administra­tiemethoden
beperken tot de behandeling van de groote richtlijnen.
Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt zijn de grondslagen van
de mechanische administratiemethoden dezelfde als die van de door-schrijfboekhouding
en om de ontwikkehng van de mechanisatie tot
den huidigen stand te begrijpen kan men dan ook niet beter doen,
dan zich af te vragen, wat nog te wenschen en verlangen over­blijft,
indien men de administratie volgens de doorschrijfmethode
heeft ingericht.
De eerste en meest voor de hand liggende wensch is wel, dat
men bevrijd zal worden van den noodzaak, om, nadat een reeks
van posten geboekt is, de contrólebladen te tellen, om op die wijze
vast te stellen of bij die boekingen het administratief evenwicht
niet verstoord is. Aan dat verlangen kan op zeer verschillende ma­nieren
worden voldaan. Wij hebben reeds vermeld, dat de door-schrijfboekhouding
ook op een schrijfmachine kan worden gevoerd
en reeds sedert vele jaren worden voor zeer verschillende doelein­den
schrijfmachines geleverd, waarop één of meer telwerken zijn
aangebracht. Indien men op zulk een schrijfmachine een getal tikt,
worden de cijfers, die aangeslagen worden gelijktijdig opgenomen
in één of meer van die telwerken. Tikt men dus eerst ƒ 113.40 en
vervolgens ƒ 17.60, dan wijst het telwerk daarna den stand ƒ 131.—
aan. Als men nu twee van deze telwerken op de machine monteert,
waarvan dan één telwerk reageert op de bedragen, die in de debet-kolom
worden geboekt en het andere op de bedragen, die in de
creditkolom worden geboekt, dan worden de bedragen gelijktijdig
met het aanslaan opgenomen in één van de beide telwerken. Is
dan een reeks van posten geboekt, dan moet de stand van het debet-telwerk
gelijk zijn aan die van het credittelwerk. Is dat niet het
geval, dan is het administratief evenwicht in deze reeks van boe­kingen
verstoord. Men kan aan het einde van een contróleblad de
36
telwerken op aftrekken instellen en indien men dan het totaal, dat
in ieder der beide telwerken zichtbaar is, op de schrijfmachine aan­slaat,
wordt dit aangeslagen bedrag in het telwerk afgetrokken,
daarna staan de beide telwerken dus weer op nul.
Groot voordeel wordt daarmee nog niet bereikt, want wel weet
men nu, zonder dat daarvoor een afzonderlijke telling vereischt
wordt, dat het administratief evenwicht gehandhaafd is, maar die
extra telling kan daarmee toch niet vermeden worden, omdat men
immers het contróleblad moet uittrekken per groepsrekening om de
proefbalans uit de contrólebladen te maken.
Men kan zich hierop nog een variant denken in dien zin, dat de
telwerken niet op de schrijfmachine zijn gemonteerd, maar inge­bouwd
zijn in het inwendige van een machine. Die machine is uit­gerust
met een normaal schrijfmachinetoetsenbord, heeft ook het
uiterlijk van een schrijfmachine, maar zij is toch al als boekhoud­machine
aan te merken. Die telwerken, die in de machine zijn ge­bouwd
totaliseeren de bedragen, die op de machine worden aan­geslagen
en indien men na een reeks van boekingen op een be­paalde
toets drukt, drukken de telwerken geheel automatisch den
daarin opgenomen totaalstand op het papier af. Men behoeft dan
dus den stand van de telwerken niet af te lezen en deze totalen niet
afzonderlijk op de machine aan te slaan. Dit is een andere weg, die
tot hetzelfde doel leidt en die afgezien van de tijdsbesparing, die
bereikt wordt door de uitschakeling van het werk verbonden aan
het aflezen en aanslaan van de totalen, geen specifieke voordeelen
biedt.
Indien men een machine ziet, die op deze wijze bij het boeken
van de posten deze gelijktijdig totaliseert, die bovendien die totalen
geheel automatisch afdrukt, dan gaat daar reeds een zekere be­koring
van uit, doch indien men zich realiseert welk voordeel men
met deze mechanische uitrusting bereikt, dan blijkt toch duidelijk,
dat dat voordeel slechts zeer gering is. Moet men de contrólebladen
toch uittrekken, om de proefbalans uit de contrólebladen te maken,
dan is het voordeel geheel denkbeeldig, want dan moet men de
posten daartoe toch nog weer eens stuk voor stuk op een telmachine
opnemen. Werkt men met gesplitste contrólebladen, bv. speciale
contrólebladen voor alle boekingen op de groep Debiteuren of Cre­diteuren,
dan is uittrekken van de contrólebladen niet noodig, maar
37
ook dan is het voordeel slechts gering, want de tijd, die noodig is
om de posten achteraf op een snelle niet-schrijvendc telmachine te
totaliseeren is zeer gering. Tusschen den prijs van de schrijfmachine
voor de doorschrijfboekhouding en de machine met ingebouwde
telwerken bestaat een zeer belangrijk verschil en alleen in uitzon­deringsgevallen,
zal er voordeel schuilen in de toepassing van ma­chines,
die alleen in staat zijn de debet- en credittelling van het
contróleblad vast te stellen.
De functie van de boekhoudmachine is dan ook in het algemeen
een andere. I,n de beschrijving van de doorschrijfmethode is al wel
gebleken, dat het maken van de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten
een tijdroovend werk is. Het moge dan waar zijn, dat het
bij een goede organisatie der administratie aan eenvoudige krachten
kan worden overgelaten, maar het is toch werk, dat niet regelmatig
over de geheele maand verdeeld kan worden. Werk dus, dat tot
topbelasting aanleiding geeft. De bezettingstoppen in de doorschrijf­boekhouding
zijn weliswaar veel meer afgevlakt, dan in de vroegere
boekhoudmethode, maar geheel weggenomen zijn zij toch niet. Bij
het maken van de proefbalans uit de grootboekkaarten, kan boven­dien
blijken, dat er verschillen bestaan tusschen die proefbalans en de
proefbalans uit de contrölebladen en de oplossing van die ver­schillen
kost tijd en leidt tot vertraging van andere werkzaamheden.
Het kan ook voor bepaalde gevallen een bezwaar zijn, dat men
bij het raadplegen van een kaart in de doorschrijfboekhouding eerst
de laatste kaart moet tellen, om te weten, welk saldo de kaart aan­geeft.
Het is daarom begrijpelijk, dat de behoefte zich deed gevoelen
aan een methode, die het mogelijk zou maken na elke boeking
direct het saldo van iedere detailgrootboekkaart vast te stellen. Bij
den huidigen stand van de techniek der boekhoudmachines, is dit
probleem zeer goed en zelfs op zeer vele manieren op te lossen.
Men noemt die methode het saldeerend boeken op de detailgroot-boekkaarten,
omdat na elke boeking het nieuwe saldo van iedere
kaart wordt vastgesteld.
Bij de enorme verscheidenheid van boekhoudmachines, die heden
ten dage aan de markt gebracht worden, is het wel opmerkelijk,
dat de techniek van al die machines er voornamelijk op gericht is,
dit probleem op de meest practische wijze op te lossen. Laten wij
de vermenigvuldigende boekhoudmachine, die een zeer speciale
38
plaats inneemt, even buiten beschouwing, dan kan men zeggen, dat
alle boekhoudmachines dit probleem op een meer of minder geluk­kige
wijze hebben opgelost en dat de beteekenis van de boekhoud­machines
in welhaast alle administraties ligt in demogelijkheid om
saldeerend te boeken, om dus na de boeking van eiken post het
eindsaldo van de rekening vast te stellen.
Het principe, dat daarbij gevolgd wordt is zeer eenvoudig.
De nummering en opberging van de kaarten, alsook de inrichting
van de kaarten, die op die boekhoudmachines bewerkt worden zijn
principieel geheel dezelfde als van de kaarten, die in de doorschrijf-boekhouding
worden toegepast. Men kan de kolommen in een an­dere
volgorde plaatsen, maar dat doet tenslotte aan het principe geen
afbreuk.
De boekhoudmachines kan men naar twee gezichtspunten in twee
groote groepen indeelen, nl. volgens de eerste onderscheiding:
1. boekhoudmachines met groot toetsenbord
2. boekhoudmachines met 1 O-toetsenbord
Volgens de tweede onderscheiding:
a. met volledig schrijfmachinetoetsenbord
b. zonder volledig schrijfmachinetoetsenbord.
Op de machines met groot toetsenbord ziet men naast elkaar
9 tot 17 rijen van toetsen. Elke rij bestaat uit negen toetsen, waarop
de cijfers 1 tot 9 zijn aangegeven. Het aantal rijen van toetsen, dat
benoodigd is, is afhankelijk van den aard van de administratie;
dat aantal rijen is, zooals hieronder blijken zal, voor de verklaring
van de werking der machines van volkomen ondergeschikte be­teekenis.
Wij zullen dus verder alleen spreken over het kleinste
type, de machine met 9 rijen. Indien men nu op deze machine alle
toetsen, die het cijfer 1 dragen, indrukt, blijven zij in dien inge-drukten
stand staan. Zoolang de machine zich verder in rust bevindt,
gebeurt er nog niets, ook al zijn die toetsen ingedrukt. Aan de
rechterzijde van de machine bevindt zich een zoogenaamde „contact-lat"
(motor-bar) en als men daarop drukt, nadat in alle rijen van
de machine de 1 toets is ingedrukt, heeft dat tweeërlei gevolg. In
de eerste plaats verschijnt op het papier het getal 111111111
en gelijktijdig wordt elk van de negen telwielen, die in de
machine gemonteerd zijn, één positie opgeschoven. Die telwielen
stonden bij het begin van de boeking alle op nul, en zijn dus nu alle
39
op 1 geplaatst. De stand van de negen telwielen tezamen is dus nu
op 111111111 gebracht. Zoodra het aangeslagen bedrag op papier
is afgedrukt en dus automatisch gelijktijdig in het telwerk is opge­nomen,
springen de ingedrukte toetsen weer terug in den normalen
ruststand. Men kan dus nu een nieuw getal aanslaan, door in de
opeenvolgende rijen bijv. de toetsen 333334444 in te drukken. Na
een druk op de contactlat wordt dan dat getal op papier afgedrukt
en in het telwerk bijgevoegd. De negen telwerken stonden alle
reeds in de 1 positie, en nu dit nieuwe getal ook opgenomen is,
is dus de stand van de negen wielen 444445555. Zoo kan men voort­gaan
met verschillende getallen op de machine aan te slaan, die dan
stuk voor stuk op papier worden afgedrukt en die zich tezamen-tellen
in de telwielen. Drukt men nu nadat een reeks van getallen
is aangeslagen op den totaaltoets, dan wordt op papier afgedrukt
de stand van het telwerk en dat is vanzelfsprekend het totaal van
alle geboekte posten.
Tot zoover is de boekhoudmachine met groot toetsenbord dus
eigenlijk nog niets anders dan een telmachine volgens dat principe
geconstrueerd. Hiervoren merkten wij reeds op, dat de toetsen in
iedere rij de nummers 1 tot 9 dragen, de nul ontbreekt dus in elke
rij, maar dat is geen bezwaar, want indien men in een bepaalde rij
geen toets indrukt, verschijnt automatisch een nul op het papier.
Als men dus in de eerste rij links een 1 aanslaat, verschijnt op
papier een 1 gevolgd door acht nullen, nadat men een druk op de
contactlat gegeven heeft.
Om deze machine als boekhoudmachine te kunnen gebruiken
maakt men gebruik van de z.g. ,,sphtsing" van telwerken. In de
machine zijn zooals wij hiervoren reeds opmerkten negen telwielen
ingebouwd, die in de voorgaande beschrijving tezamen als één groot
telwerk dienst deden. Men construeert die machine echter op zoo­danige
wijze, dat men dat ééne groote telwerk kan splitsen in meer­dere
kleine telwerken, bijv. in twee telwerken bestaande uit resp.
4 en 5 telwielen, of uit drie telwerken ieder bestaande uit drie tel­wielen.
Men is aan die indeeling niet gebonden, want de moderne
machines bieden de mogelijkheid die splitsing naar believen te ver­anderen.
Dat splitsen van die telwielen is in wezen een heel een­voudige
zaak. Als de stand van het rechtertelwiel 9 aanwijst en
men slaat op de machine een 2 aan, dan loopt dat rechter telwiel
40
twee posities verder en komt daarmee op 1 te staan. Maar als dat
telwiel de nul passeert, wat hier dus het geval is, wordt het daar­naast
liggend telwiel één plaats verschoven en komt dus van den
nulstand in den stand 1.
Beide telwielen samen geven dan dus den stand 11 aan. Als het
rechtertelwiel den nulstand passeert, wordt dus het tiental ,,over­gedragen"
naar het daarnaast hggende telwiel. Als men nu tusschen
twee telwielen deze z.g.n. „tientallen-overdracht" verbreekt, werken
de telwielen rechts en links van die scheiding onafhankelijk van
elkaar Gelijktijdig wordt dan het automatisch schrijven van nullen
rechts van de scheiding opgeheven. Als men dus de bedoelde schei­ding
heeft aangebracht tusschen de 5de en 6de rij en men slaat
opnieuw in de eerste rij een 1 aan, dan wordt op papier niet een 1
met acht nullen, doch een 1 met vier nullen afgedrukt. De bedragen,
die links en rechts van de scheiding worden aangeslagen verschijnen
dus als afzonderlijke getallen in twee kolommen naast elkaar op
papier en die twee kolommen worden door de machine afzonderlijk
geteld. In plaats van een machine met een groot telwerk, heeft men
dan dus als het ware een machine met twee kleinere telwerken
gekregen. Zooals gezegd kan men die splitsing tusschen de tel­wielen
op elke willekeurige plaats aanbrengen, zoodat men bijv.
de 17 rijige machine kan splitsen in 2 telwerken van 6 telwielen en
één telwerk van 5 telwielen. Als men dus in een 9 rijige machine,
die in twee deelen gesplitst wordt de onderstaande getallen aanslaat,
verkrijgt men vóór en na de splitsing het volgende beeld:
Vóór de splitsing:
7 0 0 9 3 4 6
8 7 3 1 2 4 3 1
1 4 0 3 6 4 2
9 5 7 2 5 4 19
Na de splitsing:
7 0 9 3 4 6
8 7 3 12 4 3 1
1 4 3 6 4 2
9 5 7 2 5 4 19
De beteekenis van de splitsing is dus in wezen deze, dat men
41
gelijktijdig in meerdere kolommen naast elkaar kan boeken en tellen.
Naast de splitsing van de telwerken bestaat de mogelijkheid enkele
rijen ,,niet-tellend" te maken. Cijfers, die in die rijen worden aan­geslagen
drukken wel af op papier, doch brengen geen verandering
in den stand van de telwielen.
Bij het maken van boekingen is gewoonlijk een omschrijving noo-dig
als datum, nummer van het boekingsstuk, nummer van de reke­ning
waarop geboekt wordt en het zou natuurlijk geen zin hebben
die gegevens samen te tellen. De rijen waarin die gegevens worden
aangeslagen worden dan niet tellend gemaakt. Indien bij de boeking
veel omschrijvingsnummers voorkomen kan men dat nog op een
andere wijze oplossen, de machine wordt dan zoo ingericht, dat de
wagen van de machine twee standen kan innemen. Alle omschrij-vingsgegevens
worden dan aangeslagen en op het boekingsformulier
afgedrukt als de wagen zich in den eersten stand bevindt, daarna
drukt men op een knop en de wagen van de machine verplaatst zich
daardoor naar links. Bij dien wagenstand slaat men op de machine
de gegevens aan, die wel geteld moeten worden. De constructie
wordt dan zoo gemaakt, dat de machine in den eersten stand niet
telt, in den tweeden stand wel telt. De bewerking vindt dan als
volgt plaats. Nadat het formulier in de machine is gebracht slaat
men op het toetsenbord de cijfers aan, die als omschrijving moeten
dienen, men drukt op de contactlat en de aangeslagen cijfers wor­den
op de linkerzijde van het formulier in de daartoe aangewezen
kolommen afgedrukt, gelijktijdig verspringt de wagen, terwijl het
formulier daar nog in vastgeklemd zit naar links, zoodat het rechter­gedeelte
van het formuher nu voor het schrijf mechanisme van de
machine geplaatst wordt. Door het indrukken van de contactlat zijn
de ingedrukte toetsen weer in den normalen stand gekomen. Men
kan dus nu alle gegevens die geteld moeten worden aanslaan, men
drukt weer op de contactlat, die gegevens worden op papier afge­drukt,
gelijktijdig in het telwerk opgenomen en gelijktijdig ver­springt
de wagen weer naar den eersten stand. Het is duidelijk, dat
men bij die instelling van de machines onderstaande boekingen kan
maken, op een machine met 12 rijen
42
J. Jansen. Elspeet
Datum
12.2
13.2
14.2
14,2
16.2
17.2
Factuur
Nr.
636
684
698
701
784
798
Debiteur
Nr.
144
144
144
144
144
144
Aantal
Liter Olie
ofBenzine
50
3
10
7
Olie
1.50
3.50
Debiteur Nr. 144
Benzine
7.00
1.40
Reparatie
30.60
11.80
Dit voorbeeld demonstreert duidelijk de tot nu toe behandelde
functies van de machine. De eerste vier kolommen worden geboekt
in den niet-tellenden stand, de laatste drie kolommen in den tellenden
stand.
De hiervoren besproken machine is een machine met één telwerk,
dat uit evenveel telwielen bestaat, als er toetsenrijen op de machine
2ijn. Deze zelfde machines worden ook geleverd met twee telwerken,
waarbij dan door een handle of een knop op het toetsenbord be­paald
wordt of een bedrag, dat is aangeslagen in het eerste telwerk,
in het tweede telwerk of in beide telwerken wordt opgenomen.
Men kan op zulk een machine een aantal getallen opnemen en die
in beide telwerken laten tellen, drukt men nu het totaal van het
eerste telwerk op papier af, dan verdwijnt dat totaal uit dat eerste
telwerk en wordt dat telwerk dus weer in den. nulstand gebracht,
in het tweede telwerk blijft het verkregen totaal echter opgenomen.
Neemt men nu weer een nieuwe rij getallen op, dan totaliseeren
die getallen zich weer in het eerste telwerk, maar zij worden daar­bij
bovendien in het tweede telwerk bij het eerst vastgestelde totaal
gevoegd. Drukt men nogmaals den totaaltoets van het eerste tel­werk
in, dan wordt het totaal van die nieuwe groep getallen op
papier afgedrukt en komt dat eerste telwerk opnieuw in den nul­stand.
Zoo kan men voortgaan en uit het eerste telwerk op papier
telkens afdrukken het totaal van eiken groep van getallen, terwijl
het totaal generaal zich accumuleert in het tweede telwerk. Op een
43
willekeurig moment kan men ook den stand van dat tweede telwerk
op papier afdrukken en men verkrijgt daarmee dan dus het totaal
generaal van alle geboekte posten. Een zeer eenvoudig voorbeeld
van die bewerking is:
34
63
132
229 totaal uit eerste telwerk
54
21
17
8
100 totaal uit eerste telwerk
23
39
62 totaal uit eerste telwerk
391 totaal uit tweede telwerk
(229 + 100 + 62)
Een machine van deze uitrusting is eigenlijk de meest eenvou­dige
constructie van dit type, die het mogelijk maakt een boekhou­ding
volledig saldeerend te voeren. De opgave die daartoe vervuld
moet worden is de volgende. Door op de machine aan te slaan het
vorig saldo van een bepaalde rekening en de te boeken post, moet
de machine het nieuwe saldo van de rekening kunnen vaststellen.
Is het debetsaldo van een kaart dus ƒ 160.— en wordt geboekt een
post van D ƒ 30.—• dan moet de kaart het volgende beeld geven.
Omschrijving Oud saldo Debet Credit Nieuw saldo
1 6 0 . - 30.- 190.-
Wordt daarna op dezelfde kaart weer een post van C ƒ 60.—
geboekt, dan wordt als vorig saldo opgenomen ƒ 190.^—, als te
boeken post C ƒ 60.— en als nieuw saldo moet de machine dan
vaststellen ƒ 130.—. Het voordeel aan die bewerkingsmethodc ver­bonden
is duidelijk, door die wijze van boeking kan men steeds
44
het eindsaldo van elke kaart direct aflezen, men behoeft dus niet,
zooals in de doorschrijfboekhouding, eenmaal per maand de detail-grootboekkaarten
te totaliseeren. Om de proefbalans uit de groot-boekkaarten
te maken behoeft men slechts het eindsaldo van de
kaarten af te lezen en die eindsaldi zelf te totaliseeren.
Wij hebben hiervoren reeds gesproken van een boekingsmethode,
waarbij de wagen van de machine twee standen kan innemen, na­melijk
in de linkerpositie en in de rechterpositie. Dat zelfde prin­cipe
is verder uitgewerkt om de saldeerende boekingsmethode te
kunnen toepassen, maar het aantal posities van den wagen blijft
dan niet beperkt tot twee, maar wordt gewoonlijk uitgebreid tot
vijf of zes. Op de moderne machines zijn zeer merkwaardige con­structies
aangebracht, die er toe leiden, dat de machine geheel auto­matisch
achtereenvolgens de verschillende posities kiest, die ver-eischt
zijn. In principe komt die constructie hierop neer, dat aan de
achterzijde van de machine een metalen stang is aangebracht, waar­op
nokken van verschillende vorm verplaatsbaar gemonteerd zijn.
Als de wagen een bepaalde positie inneemt, schakelen die nokken
de gewenschte functies van de machine in en uit. Als dus de ma­chine
is ingesteld op de plaats, waar de omschrijvingsgegevens
moeten worden opgenomen, is de nok op die plaats oorzaak, dat
het telmechanisme geheel uitgeschakeld is, komt de machine op de
plaats, waar de post geboekt wordt, dan is de daar geplaatste nok
oorzaak, dat het getal, dat op de machine wordt aangeslagen in
één of beide telwerken gelijktijdig wordt opgenomen. Het aantal
variatie-mogelijkheden is nagenoeg onbeperkt. Er zijn nokken, die
veroorzaken, dat de in die positie geboekte bedragen niet tellen
of niet schrijven, tellen in het eerste telwerk, tellen in het tweede
telwerk, of tellen in beide telwerken. De nok, die samenvalt met
de debetkolom kan zoo gevormd zijn, dat na het aanslaan van een
post in de debetkolom, de creditkolom overgeslagen wordt, zoodat
de machine direct verspringt tot de laatste kolom, de kolom van het
nieuwe saldo. Als men de nokken op de metalen stang (die in het
algemeen met den naam liniaal wordt aangeduid ) heeft ingesteld,
behoeft men op het toetsenbord alleen nog maar de bedragen aan
te slaan. Drukt men op de contactlat dan verspringt de wagen van
de machine automatisch naar de volgende positie. Nadat de te boe­ken
post op papier is afgedrukt en afhankelijk van den vorm van
45
de nok wel of niet in een of meer telwerken is opgenomen loopt
de machine automatisch door naar de laatste kolom, waarin het
nieuwe saldo wordt afgedrukt. Hij, die de machine bedient behoeft
dus niets anders te doen, dan de bedragen van de boekingsstukken
in de aangewezen volgorde op de machine aan te slaan, wat er
met de bedragen moet gebeuren, of zij wel of niet geteld zullen
worden bepaalt de machine. Hij behoeft ook de machine niet zelf
in te stellen op de opeenvolgende kolommen waar geboekt moet
worden ook dat geschiedt automatisch.
De aard van de nokken en de noodzakelijke stand van de nokken
is vanzelfsprekend afhankelijk van den aard van de boekingen, die
verricht moeten worden en mede van de inrichting van de kaart-modellen,
waarop geboekt wordt. De liniaal is steeds uitwisselbaar.
Plaatst men een andere liniaal in de machine, waarop andere nok­ken
in andere positie zijn aangebracht, dan verricht de machine ook
weer geheel automatisch in de verschillende kolommen geheel an­dere
functies. De liniaal bepaalt dus de wijze waarop de machine
werkt. De details van de constructie zijn op verschillende typen ma­chines
zeer ongelijk, er bestaan bijvoorbeeld machines, waarvan
men de liniaal in vier verschillende posities kan brengen, zoodat
men door aan een knopje te draaien de machine op vier soorten
van werk kan instellen, maar dit zijn kwesties van bijkomstigen
aard.
De allereenvoudigste methode van saldeerend boeken kan men
zich denken in een machine met slechts één telwerk. Wij beperken
ons tot het allereenvoudigste geval, nl. de boeking van facturen op
een debiteurenrekening. Het beoogde resultaat is dan dus het vol­gende
J. Jansen. Elspeet
Oud
saldo
184.40
209.00
227.40
Datum
1211
27.11
6.12
Factuur
Nr.
124
268
312
Rekening
Nr.
384
384
384
Debet
24.60
18.40
127.10
Debiteur Nr. 384
Credit Nieuw saldo
D 184.40
D 209.00
D 227.40
D 354.50
46
Men kan het gewenschte doel bereiken, door de machine ach­tereenvolgens
in vier posities te laten boeken en wel als volgt:
Ie positie oud saldo
2e positie alle omschrijvingsgegevens, dus naast elkaar in de
eerste vier rijen de datum
in de volgende drie rijen het factuurnummer
in de volgende drie rijen het rekening nr.
3e positie het factuurbedrag
4e positie nieuw saldo
In die vier posities moeten de volgende functies van de machine
ingeschakeld worden:
1 e positie tellen in telwerk
2e positie niet tellen
3e positie tellen in telwerk
4e positie automatisch op papier afdrukken de stand van het
telwerk
Bij de eerste post zien wij dan, dat in het telwerk het volgende
geschiedt:
Ie positie van O op 184.40
2e positie geen verandering
3e positie van 184.40 op ƒ 209.—
4e positie van ƒ 209.-^ op O
Hij, die de boeking verricht behoeft dus zelf het nieuwe saldo niet
te bepalen, dat doet het telwerk in het inwendige van de machine
voor hem. Hij behoeft dus bij de eerste post alleen het volgende te
doen, nadat de kaart in de machine is gebracht.
1. aanslaan de cijfers 18440, contactlat indrukken
2. „ „ „ 1211124384
3 2460
4. contactlat indrukken.
Op deze wijze kan men op dit uiterst eenvoudig machinetype
dus volledig saldeerend werken. Elke kaart geeft na elke boeking
het nieuw vastgestelde eindsaldo aan en als men zekerheid zou
hebben, dat het oude saldo steeds goed van de kaart is afgelezen
47
en steeds ook goed op de machine is aangeslagen, dan zou men er
van overtuigd kunnen zijn, dat deze eindsaldi ook steeds juist
zouden zijn. Wordt echter het vorig saldo verkeerd van de kaart
afgelezen of onjuist op de machine aangeslagen, dan is het evenzeer
zeker, dat het nieuwe saldo ook onjuist is. Indien als oud saldo op
de machine is aangeslagen 194.40 bij de eerste post in plaats van
ƒ 184.40, dan zal als nieuw saldo ook verschijnen ƒ 219.— in plaats
van ƒ 209.—. Die fout werkt natuurlijk steeds door, alle volgende
nieuwe saldi van deze kaart zullen eveneens ƒ 10.— te hoog zijn
en als de proefbalans uit de kaarten wordt gemaakt, sluit die proef-balans
niet; tusschen debet- en credittelling bestaat een verschil van
ƒ 10.—\ Het zoeken naar die fout wordt een zeer tijdroovend werk.
Daarom is toepassing van een methode, die algemeen bekend is als
„oud saldo controle" in zulk een administratie beshst noodzakelijk.
Er bestaan zeer verschillende methoden om die oud saldo
controle te verichten. De keuze van de methode wordt voornamelijk
bepaald door de inrichting van de machine.
Methode I.
Op de eenvoudigste machines, die alleen verticale tellingen kun­nen
maken, is het noodig ten behoeve van de saldo controle twee
afzonderlijke tellingen te maken. De boekingsstukken worden eerst
gesorteerd tusschen de kaarten, waarop geboekt moet worden. Op
een telmachine wordt een telling gemaakt van de bedragen, die op
de boekingsbescheiden vermeld zijn en van het laatste saldo, dat is
vermeld op de kaarten, waarop geboekt moet worden. De totalen
van deze beide tellingen worden vastgehouden.
Bij de boeking op de kaarten doorloopt de machine de vier posi­ties,
die hiervoren zijn beschreven, de machine moet uitgerust zijn
met twee telwerken, die in de opeenvolgende posities als volgt wer­ken:
positie 1 oud saldo tellen in telwerk 1
2 niet tellen
3 te boeken posten tellen in telwerk 1
4 totaal van telwerk 1 afdrukken op papier en ge­lijktijdig
overbrengen naar het telwerk 2.
48
Als alle boekingen verricht zijn, moet zich in telwerk 2 hetzelfde
totaal verzameld hebben als het totaal, dat is vastgesteld bij de
voorafgaande telling van te boeken posten + de laatste saldi.
In telwerk 2 zijn immers verzameld alle nieuwe saldi en die moe­ten
gelijk zijn aan het totaal van de oude saldi, vermeerderd met
de te boeken posten. Dit is een zeer primitieve wijze van oud saldo
controle. De opsporing van eventueele verschillen is daarbij prac-tisch
alleen snel doorvoerbaar, indien men de controle op kleine
groepen afzonderlijk verricht. Het lijkt zeer omslachtig om de af­zonderlijke
telling van de te boeken posten en de oude saldi te
maken, maar zulk een z.g. voortelling van de te boeken posten is
veelal toch onvermijdelijk, omdat bij het ontbreken van zulk een
voortelling een eventueele foutieve aanslag van de te boeken pos­ten,
niet aan het licht zou komen. Als een verkoop factuur van
ƒ 100.— geboekt wordt als ƒ 10.^— zal dat aan het licht komen,
indien men de facturen afzonderlijk totaliseert voor de crediteering
der verkooprekening. Zou men eenvoudig het totaal van de boe­kingen
op de debiteurenkaarten in het credit van een verkoopreke­ning
brengen, dan blijft die fout onopgemerkt en daarom is in vele
gevallen zulk een telling van de te boeken posten toch onmis­baar.
Daarnaast moeten bij de methode, die hiervoren is aangegeven
ook de saldi van de kaarten, waarop geboekt moeten worden, geto­taliseerd
worden. Dit is een extra werk, maar 'anderzijds vermijdt
men daarmee, dat bij de boeking op de kaart het oud saldo voor de
2e maal moet worden aangeslagen, zooals bij de hieronder te behan­delen
andere methoden van saldo controle noodzakelijk is.
Dit voordeel en dit nadeel weegt in vele gevallen tegen elkaar op.
Volgens deze methode is het mogelijk op de allereenvoudigste ma­chines
volledig saldeerend te werken. Het aantal fouten, dat in een
goed georganiseerde administratie wordt gemaakt in het overne­men
van het oude saldo is zeer gering, zoodat in de meeste ge­vallen
de contróleberekening direct zal sluiten. Is er een fout ge­maakt,
dan vergelijkt men, in de groep van kaarten, waarop ge­boekt
is, het oud saldo in de eerste kolom met het vorige bedrag
in de nieuw saldo kolom. Bij die methode is het dus noodig, dat
het oud saldo op de kaart en op het contróleblad verschijnt, kaart
en contróleblad moeten dan dus van gelijke breedte zijn.
Indien men de werking der vol-automatische boekhoudmachines
h
''^w_L
49
ziet, waarbij de geheele verdere bediening automatisch geblokkeerd
wordt, indien een fout gemaakt wordt, die leidt tot een verschil in
de oud saldo controle en men vergelijkt daarmee de hiervoren be­schreven
methode, dan schijnt die methode wel bijzonder primitief
en ondoelmatig, maar ook hier dient men er voor te waken, dat
men zich niet laat verblinden door de vernuftige techniek, die op
ons allen nu eenmaal zulk een bijzondere aantrekkingskracht uit­oefent.
Voor kleine administraties, die niet uit anderen hoofde be­hoefte
hebben aan meer gecompliceerde machines, is deze methode
volkomen afdoende, maar ook bij administraties van zeer groote
omvang mag men deze methode niet a priori ter zijde stellen. De
eenvoud van de machine en de eenvoud van het boekingsproces zijn
twee factoren, die van voldoende beteekenis zijn, om de mogelijk­heid
van toepassing van deze methode ook in zeer groote admini­straties
ernstig te onderzoeken.
Methode II.
In het algemeen wordt bij het saldeerend werken gebruik
gemaakt van boekhoudmachines met een z.g. crossfooter, dat is een
afzonderlijk telwerk, waarin de posten, die op een bepaalde regel
geboekt worden horizontaal opgeteld of afgetrokken worden. Bij
de hiervoren beschreven machine, w^erden steeds alle gegevens,
die in dezelfde toetsenrijen van de machine werden aangeslagen,
verticaal tezamengeteld, zij waren dus ingericht voor het maken
van verticale tellingen. Om deze machines te gebruiken voor sal­deerend
werken, moest men dus oud saldo en te boeken post in
dezelfde toetsenrijen aanslaan. Het saldo en de post moeten in
verschillende kolommen van de kaart worden geboekt en men
moest dus om dit te bereiken na boeking van het saldo en vóór
boeking van de post de positie van de machine veranderen. Op
die wijze gebruikt men dus een verticaal telwerk als crossfooter
en indien de machine optellend en aftrekkend kan werken kan
hierbij een machine met twee verticale telwerken hetzelfde werk
verrichten als een machine met één verticaal telwerk en een cross­footer.
Een bedrag, dat in de machine die met crossfooter is uit­gerust
wordt aangeslagen, wordt, in welke positie de machine
zich ook bevindt, opgeteld of afgetrokken in de crossfooter. Slaat
men dus achtereenvolgens aan:
Grondsl. Moch. Administr. i
50
1 oud saldo
2 omschrijving (niet-tellend)
3 te boeken post
dan is de stand van de crossfooter, gelijk aan het nieuwe saldo,
eerst is daarin het oud saldo gebracht, daarna het te boeken bedrag
en het totaal is dus het nieuwe saldo, dat op de kaart kan worden
afgedrukt. Maakt men nu weer, voordat de boeking begint, een
telling van de te boeken posten, dan kan men de oud saldo controle
verrichten, door nadat alle kaarten zijn bijgeboekt van elke kaart
de twee laatste bedragen in de nieuw saldo kolom in een afzon­derlijke
bewerking op een telmachine met aftrekinrichting aan te
slaan, waarbij men van iedere kaart het laatste bedrag in de
nieuw-saldo kolom in de machine optelt en daarvan het
daaraan voorafgaande nieuw saldo aftrekt. Op die wijze
wordt dus van elke kaart het nieuwe saldo opgenomen en daarvan
afgetrokken het vorig saldo, het verschil, dat gelijk moet zijn aan
de geboekte post, blijft in het telwerk van de machine opgenomen,
daar wordt bijgevoegd het nieuwe saldo van de volgende kaart,
afgetrokken het vorig saldo van die kaart en in het telwerk blijft
dus nu het totaal van de eerste geboekte post, vermeerderd met de
op de volgende kaart geboekte post of posten. Geleidelijk accumu­leert
zich dus in het telwerk van de telmachine het totaal van de
geboekte posten en dat totaal moet sluiten met de afzonderlijke
voortelling van de posten, die gemaakt is.
Ook bij deze methode is herhahng van het oud saldo voor de
tweede maal overbodig, de geheele methode verschilt slechts wei­nig
van de eerste, het machinetype, waarop dit werk verricht kan
worden is ook nog zeer eenvoudig.
Methode III.
Is de boekhoudmachine uitgerust met een crossfooter en een tel­werk,
dat verticaal kan tellen, dan kan men met een voortelling van
de geboekte posten volstaan, het na de boeking in + en — opnemen
van nieuw saldo en vorig saldo komt daarbij dan te vervallen. De
boeking op de kaart vindt op dezelfde wijze plaats als bij de vorige
methode, behoudens dit verschil, dat het nieuw saldo op de kaart
' i ^ . ^
51
wordt afgedrukt na het indrukken van de sub-totaaltoets, in plaats
van de totaaltoets. Dit levert alleen dit verschil op, dat bij het
schrijven van het nieuw saldo op de kaart het telwerk niet auto­matisch
op den nulstand wordt teruggebracht. Het nieuw saldo
wordt afgedrukt op de kaart, maar blijft opgenomen in het telwerk
van de crossfooter. Als de boeking op de normale wijze is verricht
loopt de machine terug naar den beginstand van de wagen en dat is
twee kolommen voor het begin van de kaart. Het contróleblad is
ook juist twee kolommen breeder dan de kaart en over dit gedeelte
van den wagen is het contróleblad dus niet afgedekt door de kaart.
In dien stand wordt het oud saldo voor de tweede maal op de
machine aangeslagen en in dien stand afgetrokken van het totaal,
dat zich nog in de crossfooter bevindt (dat was het op de kaart
afgedrukte nieuw saldo -— oud saldo en dat is dus bij juiste boe­king
het bedrag van den geboekten post). Door een druk op den
totaaltoets verschijnt dit bedrag in de tweede kolom van het con­tróleblad,
maar wordt daarbij gelijktijdig opgenomen in het verti­cale
telwerk. In dat verticale telwerk wordt dan het totaal van alle
geboekte posten, vastgesteld door de verschillen tusschen oud en
nieuw saldo bij elkaar te voegen. Als alle boekingen verricht zijn
moet het totaal van dit telwerk overeenstemmen met de voortelling
der geboekte posten.
Methode IV.
Men kan de oud saldo controle op machines van het laatstge­noemde
type nog verder perfectionneeren, door na het aanslaan
van het oud saldo 2e maal, ook nog eens de post zelf voor een
2e maal aan te slaan en aftrekkend in de crossfooter op te nemen,
die dan natuurlijk bij juiste boeking op den nulstand gesteld moet
zijn. Door een druk op de totaaltoets verschijnt dan dus bij juiste
boeking een nul op papier, zijnde het totaal, dat nog in de crossfooter
is opgenomen. Is er een fout gemaakt dan zal geen nul maar een
bedrag op papier verschijnen. Deze methode wordt daarom ook wel
de nulcontröle genoemd, omdat na de boeking van elke regel, vast­gesteld
wordt of geen fout is gemaakt. Daarbij is het zelfs mogelijk
de machine geheel te blokkeeren als de crossfooter na beëindiging
van een boeking niet op nul is gesteld. Technisch is dit ongetwijfeld
52
de meest geperfectionneerde methode, doch het oponthoud, dat
hierbij in de boeking ontstaat, doordat naast het oud saldo 2e maal,
ook nog eens de post voor de tweede maal moet worden aange­slagen,
is oorzaak, dat deze methode in de meeste gevallen geen
aanbeveling verdient, i) Zij is te mooi om doelmatig te zijn.
Methode V.
Op de gecompliceerde machines, die met minstens drie verticale
telwerken en een crossfooter zijn uitgerust, kan men in die drie
verticale telwerken totaliseeren:
Ie. telwerk: alle bedragen, die in de kolom oud saldo 2e maal
geboekt zijn.
2e. telwerk: alle geboekte posten.
3e. telwerk: alle nieuwe saldi.
Drukt men na de boeking de stand van de drie telwerken op papier
af, dan bereikt men volledige oud saldocontrole door vast te
stellen of het totaal van het eerste telwerk vermeerderd met het
totaal van het tweede telwerk, gelijk is aan het totaal van het derde
telwerk.
Schematisch kan men de hiervorenbehandelde methoden als volgt
voorstellen:
Voortelling
In verticaal tel­werk
(en) wordt
getotaliseerd.
Controle
Methode I. A. Te boeken I. Totaal van A + B = I
B.
posten.
Laatste saldi
van de kaar­ten
waarop
geboekt moet
worden.
alle nieuwe
saldi van de
kaarten waar­op
geboekt
wordt.
1) In enkele gevallen is het boeken van de post voor de tweede maal niet als
een noodelooze extra arbeid te beschouwen, nl. indien men deze handehng dienst­baar
maakt aan het samenstellen van een onderverdeeling der geboekte posten
b.v. bij het boeken van de factuur, door de factuurbedragen onder te verdeelen
in goederen, korting, omzetbelasting en vracht.
53
Methode II. A. Te boeken
posten.
B. — Eindsaldi
der kaarten
waarop ge­boekt
moet
worden vóór
de boeking.
+ Eindsaldi
van deze
kaarten na de
boeking.
Voortelling
Nihil. A = B
In verticaal tel­werk
(en) wordt
getotaliseerd.
Controle.
Methode III. A. Te boeken
posten.
I. Nieuw saldo- A = I
oud saldo 2e
maal.
Methode IV. A. Te boeken
posten.
I. Nieuw saldo- I = O
oud saldo 2e
maal — post
2e maal.
Methode V. A. Te boeken
posten.
I. Ie telwerk
totaal oude
saldi 2e maal.
II. 2e telwerk
totaal geboek­te
posten.
III. 3e telwerk
totaal nieuwe
saldi.
I + II = III
II
Deze zelfde methoden vinden eveneens toepassing op de machines
54
met 1 O-toetsenbord, bij de bespreking van deze laatste machines
zullen wij het onderwerp van de oud saldi controle dus niet meer
afzonderlijk behandelen.
Bij de meest geperfectionneerde machinetypen is bij het saldeerend
werken nagenoeg het geheele boekingsproces gemechaniseerd, de
nokken op de liniaal regelen niet alleen in welke kolommen wel en
niet geteld moet worden, zij regelen tevens naar welke kolom de
machine moet verspringen bij eiken druk op de contactlat en verder
wordt eveneens door die hniaal geheel mechanisch geregeld, in wel­ke
telwerken de op de machine aangeslagen bedragen moeten wor­den
opgenomen. Verschijnt de machine voor de kolom Nieuw Sal­do,
dan drukt geheel automatisch in die kolom de crossfooter het
nieuw vastgestelde saldo af en loopt verder geheel 'automatisch te­rug
naar de plaats waar de oud saldo controle moet worden af­gewikkeld.
Wij zullen ons onthouden van een bespreking van de speciale
toepassingsmogelijkheden van de machines, waarin een groot aantal
telwerken is ingebouwd. Die machines leenen zich alleen voor zeer
speciale toepassingen, in het algemeen in die gevallen waar per
boeking een groot aantal posten naast elkaar in verschillende ko­lommen
geboekt moeten worden, waarna in de laatste kolom het
totaal uit de crossfooter moet worden afgedrukt, terwijl men na de
boeking, tevens wil kunnen beschikken over de verticale totalen van
alle kolommen.
Bespreking van deze speciale constructies ligt buiten het kader
van dit boekje, wij zullen er daarom mee volstaan te vermelden, dat
zelfs 40 en meer zelfstandig werkende telwerken kunnen worden in­gebouwd
zoodat nagenoeg aan alle eischen in die richting kan wor­den
voldaan. Dit zijn natuurlijk zeer kostbare machines, die ook in
de bediening in het algemeen verre van eenvoudig zijn. In de gev/one
administraties zal men in het algemeen goed doen dergelijke zeer
speciale en kostbare constructies te vermijden, omdat men met een­voudige
hulpmiddelen hetzelfde of zelfs beter resultaat kan be­reiken.
Men vindt van deze bijzondere machines vooral merkwaardige en
ingenieuse toepassingen in de overheidsbedrijven (bv. gas- en elec-triciteitsbedrijven)
waar bij het uitschrijven van de gedetailleerde
rekeningen aan de verbruikers gelijktijdig een horizontale totalisatie
55
van het totaal verschuldigde bedrag en een verticale totalisatie van
de verschillende posten, die in rekening gebracht zijn naar den
aard van deze posten, noodzakelijk is. Bij de zeer groote aantallen
verbruikers in die bedrijven, stelt de administratie zeer bijzondere
eischen. In het particuliere bedrijf zijn de verhoudingen echter ge­woonlijk
anders en gelijktijdige verticale totalisatie van verschillende
kolommen en horizontale totalisatie per regel, zal men daar bij
voorkeur moeten vermijden. In de meeste gevallen zal het doelmatige
blijken, in die gevallen bij de boeking zelf alleen een horizontale
totalisatie der verschillende kolommen te maken en de verticale
telling van die kolommen afzonderlijk op een telmachine te maken.
Ook in het particuliere bedrijf bestaan op deze regel natuurlijk uit­zonderingen,
maar wij zouden te veel in details afdalen, indien wij
die hier zouden bespreken.
De boekingen, die men op de machines met groot toetsenbord kan
verrichten, kan men in het algemeen ook verrichten op de 10 toet-senmachine,
al is de constructie van die machines principieel afwij­kend.
Zooals de naam al aangeeft treft men op de 10 toetsenmachine
in totaal slechts 10 toetsen aan. Genummerd 0—9. Als men op zulk
een machine een getal wil aanslaan moet men de cijfers, die dat
getal vormen achtereenvolgens aanslaan. Heeft men een toets inge­drukt
dan springt deze direct terug in den normalen stand indien
men deze weer loslaat, indien men dus achtereenvolgens de toetsen
3, 3 en 4 aanslaat, verschijnt na een druk op de contactlat op papier
het getal 334. Terwijl men dus op de machines met groot toetsen­bord
een getal eerst volledig instelt door in elk der aangewezen
rijen één toets in te drukken, waarbij die toets dan ingedrukt blijft
staan, totdat de contactlat is ingedrukt, slaat men op de tientoetsen-machine
3 maal de 1 toets aan, indien men 111 wil boeken, de druk
op de contactlat brengt ook bij deze machine daarna het bedrag op
papier.
Over de voor- en nadeelen van beide stelsels is reeds zeer veel
gediscussieerd, wij zullen in deze kwestie geen standpunt innemen,
de aard van het werk moet van geval tot geval beoordeeld worden
om de juiste keuze te doen. Enkele van de voornaamste argumenten,
die beide partijen tegen elkaar aanvoeren mogen hier in het kort
vermeld worden.
56
Ie. Op de 10-toetsenmachine moeten de nullen aangeslagen
worden op de machine met groot-toetsenbord is dat niet
noodig. Uit verschillende onderzoekingen is gebleken, dat
de nullen in verschillende gevallen een betrekkelijk groot
percentage vormen van de cijfers, die aangeslagen moeten
worden.
2e. Op de machine met groot-toetsenbord kunnen verschil­lende
getallen naast elkaar op het toetsenbord worden
aangeslagen, met één druk op de contactlat verschijnen
al deze getallen op papier, men kan dus op die wijze in
verschillende kolommen boeken zonder de stand van den
wagen te veranderen. Op de 10 toetsenmachine moet de
wagen van kolom tot kolom verspringen, dit leidt in be­paalde
gevallen tot tijdverlies.
3e. Op de machine met groot toetsenbord kan men eenige
cijfers gelijktijdig aanslaan en daarbij practisch gelijktijdig
met de pink de contactlat indrukken, op de 10 toetsen­machine
moet men toets voor toets aanslaan en de con­tactlat
afzonderlijk indrukken.
4e. Op de 10 toetsenmachine kan z.g. „blind" gewerkt wor­den,
d.w.z. het meisje, dat de machine bedient kan de blik
ononderbroken gericht houden op de boekingsbescheiden,
zij behoeft in het geheel niet naar de toetsen te kijken,
omdat zij den stand van dit kleine aantal toetsen zoo
nauwkeurig kent, dat zij geheel op gevoel kan werken.
Dit is een factor, die de vermoeidheid vermindert en de
concentratie ten goede komt.
Algemeene vergelijkingen over de snelheid van beide machine-typen
hebben naar mijn oordeel slechts denkbeeldige waarde, ieder
werk moet afzonderlijk beoordeeld worden. Zou één van beide typen
voor alle werkzaamheden beter zijn dan het andere type, dan zou de
minst geschikte soort reeds lang van de markt verdreven zijn. Dat
beide constructiemethoden zich handhaven is het beste bewijs voor
de stelling, dat elk der beide machines voor bepaalde soorten van
werk te verkiezen zijn. Een practische proefneming is gewoonlijk het
eenig deugdelijk bewijs.
Zooals wij hiervoren reeds opmerkten kan men op de 10 toetsen-
57
machine evenzeer saldeerend werken, met toepassing van saldo­controle
als op de machine met groot toetsenbord. Het heeft daar­om
weinig zin op de details van de daarbij gevolgde werkmethode
diep in te gaan, omdat ten slotte het resultaat van het boekings­proces
voor ons hoofdzaak is. Volledigheidshalve kan nog worden
vermeld, dat de 10 toetsenmachines naar behoefte uitgerust kunnen
worden met meerdere verticale telwerken, die dus de bedragen
die in de verschillende kolommen geboekt worden, per kolom kun­nen
totaliseeren. Daarnaast kunnen de machines ook uitgerust wor­den
met een z.g. cross-footer, een telwerk, waarin de getallen,
die op een regel worden geboekt worden opgeteld of afgetrokken.
Slaat men dus bij een debiteurenboeking het oud saldo aan, dan
wordt dat in de cross-footer opgenomen, slaat men vervolgens een
debiteering aan, dan wordt dat bedrag in het cross-footer telwerk
bijgevoegd en in die cross-footer is dan dus het nieuwe saldo opge­nomen.
Is een credit bedrag aangeslagen, dan wordt dit in het
cross-footer telwerk afgetrokken en blijft dus het verschil tusschen
oud-saldo en de post als nieuw saldo in de cross-footer staan.
De functies, die de machine in de verschillende wagenposities,
dus bij de boeking in verschillende kolommen moet verrichten, wordt
ook bij 10 toetsenmachine bestuurd door een liniaal, die van ver­wisselbare
en verplaatsbare nokken is voorzien.
De techniek en constructie van beide machinetypen is geheel ver­schillend,
doch het resultaat dat bereikt wordt is geheel gelijk.
Beide machinetypen worden in zeer verschillende uitvoeringen ge­leverd,
bij de eenvoudigste typen, wordt de snelheid beheerscht
door de vaardigheid van den bedieningspersoon, bij de vol-auto­matische
machines wordt de in- en uitschakeling van de functies
automatisch geregeld.
Eén, schijnbaar slechts zeer onbelangrijk, punt verdient nog de
aandacht en wel de wijze, waarop in de verschillende boekhoud­machines,
de kaart, waarop geboekt moet worden, in de machine
gebracht moet worden. Bij welhaast alle typen van machines wordt
het contróleblad op dezelfde wijze in de machine gebracht als een
blad papier in een schrijfmachine. Ook ten aanzien van dit punt be­staan
nog wel enkele vernuftige afwijkende constructies, doch het
inbrengen van het contróleblad is van geringe beteekenis, omdat het
contróleblad steeds eerst na een reeks van boekingen verwisseld
58
behoeft te worden. Bij verschillende boekingsprocessen moet men
echter de kaart, waarop geboekt wordt, na elke boeking of steeds
na een klein aantal boekingen verwisselen en het tijdsoponthoud,
dat daarin schuilt is waarlijk niet te verwaarloozen. Bij een doel­matige
organisatie van het boekingsproces worden de kaarten
waarop geboekt moet worden gewoonlijk eerst voorgesorteerd,
d.w.z. dat deze kaarten uit het kaartsysteem worden genomen en
dat daar dan de boekingsstukken bijgevoegd worden. Hij, die de
boekhoudmachine bedient, vindt dus de boekingsstukken steeds bij
de kaart, waarop hij moet boeken. Zou steeds elke kaart waarop
geboekt moet worden uit het kaartsysteem moeten worden opge­zocht,
dan zou het boekingsproces veel meer vertraagd worden,
maar ook bij de hierboven beschreven werkmethode, die, indien
doorvoerbaar, zeker de voorkeur verdient, is het inbrengen van de
kaart in de machine en het uitnemen daarvan een onderdeel dat
het boekingstempo sterk beinvlocdt.
Het is ons werkelijk onmogelijk den lezer maar eenig inzicht te
geven in de constructievormen, die op dit gebied op de verschil­lende
machines zijn gevolgd, elke machine heeft een andere con­structie
en zelfs bij machines van één bepaald merk heeft men nog
een ruime keuze tusschen verschillende typen. Wij brengen dit
punt hier alleen ter sprake, omdat men bij de keuze van de ma­chine
aan deze kwestie wel de noodige aandacht moet besteden en
juist omdat het bij oppervlakkige beschouwing van zoo onderge­schikte
beteekenis schijnt te zijn, dient daarop wel speciaal gewe­zen
te worden. Van de overige bijzondere uitrustingsonderdeelen,
die in het algemeen met den Engelschen naam ,,features" worden
aangeduid, vermelden wij nog slechts de automatische dateerin­richting,
die het mogelijk maakt eenmaal per dag de datum in te
stellen, terwijl de datum dan voor elke, op de machine geboekte
post, geheel automatisch afdrukt en de repeteerinrichting, die het
mogelijk maakt verschillende cijfers, die bij opeenvolgende posten
vermeld moeten worden, door de machine te laten afdrukken,
zonder dat zij telkens op de machine moeten worden aangeslagen.
Alle overige features blijven hier onbesproken. Zij zijn voor het
goede begrip van de werking der boekhoudmachines van onder­geschikte
beteekenis. Niet zelden zijn die features strijdig met het
goede Hollandsche spreekwoord, dat eenvoud het kenmerk is van
59
het ware. Als een jongen voor de eerste keer een fiets krijgt, be­hangt
hij die met vlaggetjes, windmolens, richtingaanwijzers e.d.
Na drie weken zijn die hinderlijke aanhangsels gewoonlijk reeds
verdwenen en ziet zijn fiets er uit, als die van ieder ander. Hij, die
voor de eerste maal een boekhoudmachine koopt, wordt door die­zelfde
verleiding gekweld. Ook hij voelt de neiging al die vernuf­tig
geconstrueerde features te doen aanbrengen, maar het gebruik
daarvan in de practijk geeft gewoonlijk teleurstelling. Als men zich
op het standpunt stelt dat alles wat niet strikt noodzakelijk is, op
een boekhoudmachine maar liefst gemist moet worden, is men het
dichtst genaderd tot de goede keuze. Het is dan ook opmerkelijk,
dat in de groote bedrijven, waar van deze onderwerpen speciale
studie wordt gemaakt, welhaast steeds de voorkeur wordt gegeven
aan de eenvoudige machinetypen.
Wij dienen nog een enkel woord te wijden aan de 10 toetsen-machine
met volledig schrijfmachinetoetsenbord. In wezen verschil­len
deze weinig van de 10 toetsenmachines, die wij hiervoren be­handelden.
Deze machines bieden echter de mogelijkheid om bij de
boeking van de posten een volledige omschrijving van de post op
te nemen. Zooals hieronder nog nader blijken zal, is dat op zich­zelf
niet zonder beteekenis. Tot dit machinetype is ook te rekenen
de boekhoudmachine, die is afgeleid van de schrijfmachine en die
is uitgerust met afzonderlijke telwerken, die op de machine ge­monteerd
kunnen worden.
HOOFDSTUK III.
HET NUT VAN DE BOEKHOUDMACHINES
Nagenoeg 'alle boekhoudmachines werken met losse kaarten,
waarbij van elke boeking een doorschrift op een controleblad wordt
gemaakt dat is dus volgens het grondprincipe van de doorschrijf-boekhouding.
Als men dus van de oude methode van administratie
overgaat tot de gemechaniseerde administratie realiseert men alle
voordeden verbonden aan het principe van de doorschrijfmethode,
terwijl men dan gelijktijdig de voordeelen van de mechanische ad­ministratie
als zoodanig bereikt. Wij hebben opzettelijk de verge­lijking
van de oude administratiemethode met de doorschrijfmethode
zoo uitvoerig behandeld, omdat het van zoo groot belang is,
dat men zich bij de reorganisatie van de administratie duidelijk en
afgescheiden voor den geest stelt, welk voordeel de doorvoering van
het grondprincipe van d