|
klein (250x250 max)
gemiddeld (500x500 max)
groot
Extra Large
groot ( > 500x500)
Hoge Resolutie
|
|
GRONDSLAGEN VAN DE MECHANISCHE ADMINISTRATIE DOOR Drs. A. M. GROOT Chef van de Afdeeling Generale Controle der Nederlandsche Spoorwegen. -ÏUUSSES - UITGEVER ^ PURMEREND Koninklijk NIVRA y§ 2060 017 0478 G| r o • '*2 Regelen omtrent het gebruik der boekerij van het Nederlands Instituut van Accountants, vastgesteld In de bestuursvergadering van 5 Mei 1948. 1. Leden en assistenten van het Instituut kunnen gratis van de bibliotheek gebruik maken. 2. De termijn van uitlening is als regel één maand; deze kan op aanvraag worden verlengd. 3. Indien een herinnering aan terugzending nodig is, betalen leden en assistenten hiervoor f O 10 administratiekosten. 4. Tijdschriften worden alleen in gebonden jaargangen uitgeleend; lopende jaargangen liggen ter inzage. 5. Boeken, welke voor examinatoren van belang kunnen zijn, kunnen indien nodig binnen de duur van een maand worden teruggevraagd. Van deze omstandigheid wordt als regel in de desbetreffende boeken melding gemaakt. 6. Anderen dan leden of assistenten van het Instituut kunnen van de bibliotheek geen gebruik maken, uitgezonderd: bibliotheken, ten aanzien waarvan wederkerigheid verzekerd is, en wel gratis, indien ook te dezen aanzien wederkerigheid bestaat, studenten van Nederlandse Universiteiten of Hogescholen, op dezelfde voorwaarden als die, welke ook voor assistenten van het Instituut gelden, personen die, ter beoordeling van de Adjunct-Secretaris van het Instituut, onder door hem te stellen voorwaarden tot het gebruik van de bibliotheek worden toegelaten. GRONDSLAGEN VAN DE MECHANISCHE ADMINISTRATIE DOOR Drs. A. M. GROOT ChcE van de Afdeeling Generale Controle der Nederlandsche Spoorwegen. I.MUUSSES _ UITGEVER - PURMEREND VOORWOORD. De bedoeling van dit boekje is, in breedere kringen bekendheid te geven aan de algemeene grondslagen van de moderne administratieve organisatie. Het beoogt geenszins een oplossing te geven van de vraagstukken die zich op het gebied van de administratieve organisatie in verschillende bedrijven voordoen. Het kan ook niet dienen als een handleiding voor de moderniseering van de administratie van eenig bedrijf. Om het met vrucht te kunnen lezen is detailkennis van het boekhouden niet vereischt, want het geheim van de moderne administratie is, dat zij in wezen zeer eenvoudig is. Voor diegenen, die in de administratie werken moge het een leiddraad zijn, om een meer geordend inzicht te verkrijgen in de speciale toepassingen, waarvan zij in de tijdschriften en bij besprekingen met importeurs van kantoormachines kennisnemen. Dit boekje heeft ten doel de roode draad aan te geven, die door al die speciale toepassingen loopt. Voor de leiders van bedrijven, die van den inhoud van dit boekje kennisnemen, moge het een wapen zijn tegen het conservatief verzet, dat in vele bedrijven nog bestaat tegen de moderniseering van de administratie. Daarnaast moet het ook kunnen dienen als strijdmiddel tegen de aanschaffing van onnoodig kostbare en overmatig gecompliceerde hulpmiddelen in die gevallen, waar met veel eenvoudiger hulpmiddelen zou kunnen worden volstaan. Ook in de moderne administratie is de eenvoud het kenmerk van het ware. Voor diegenen, die niet rechtstreeks bij de administratie zijn betrokken, maar die alleen dagelijks de last, de moeite en de rompslomp ondervinden, die een verouderde administratie in het bedrijf doet ontstaan, moge de inhoud van dit boekje dienen, als hulpmid- del in den strijd om van de administratieve ballast bevrijd te worden. Voor alle lezers moge het boekje het bewijs zijn, dat de ontwikkeling van de techniek in deze richting, de mogelijkheid heeft geopend om met geringe kosten per eenheid te beschikken over een perfecte administratie, die werkelijk is "a tooi of management" Zeist, Juni 1939. A. M. GROOT. 'T ^^^^^^^^^^^H Bl^^^^ m ^^^^^^A ^^'J-^-ji J T« ^? ° 1 T .^, t ^ gjM ^^^^^1 WWÊfi mm^^Ki ^^mm ^^mm^ ^mMÊ ^^^^^^m ^^Ki.K \^^L^ ^m mmÊg W^^Mm liÊÊ 1 O-Toe tsenmachine Groot Toetsenbord Groot. Mech. Admin. -^ r Pa. S. Hoogendijk, Goudsohesingel 112, a o t t e r d a m . 76 Datum OMSCHRIJVING DEBET CREDIT 2 10 5 15 16 17 20 2 31 Pactuur Factuur Giro Factuur Factuur Giro Giro Factuur Factuur 851 v\ 12ll -v 223 ê 217 -v 238 V 238 ê 272 325 M 467 VI : 450C ' 1025 , 125 ' 075 2615 560 4500 1025 200 76 76 76 76 76 76 76 76 76 Transporteeren: ti Grootboekrekening doorschrijfboekhouding Maand Journaal-Folio Mei ^ 193 9 Datum 26 26 26 26 26 26 26 26 27 27 27 27 27 27 30 30 30 30 30 30 30 30 31 OMSCHRIJVING Factuur Franken Hoorder dagbl. Advertentie Pactuur C. Pietersen Hed. Import Mij. 2000 A Kaarten Factuur T. Iinhoff. Factuur V. Doorn. Schade auto Auto Imp. Mij. Retourvr. v. Santen v.d. Sohuyt Diverse giro's Giro Giro Giro Giro Giro Factuur Transporteeren: 463 463 64 64 464 464 65 65 465 465 466 466 66 66 67 67 271 271 271 271 271 271 467 V •V i i V V i i 'S V 1 i i i ë g ë g S ë DEBET 6793 300C 53£ 55C 312 . 3937 165C 154 3265C 58C CREDIT . 6793 , 300C 53£ 55C 312 . 3937 165C 154 4Q0C 265C 1755C 2625 5823 Journaal doorschrijfboekhouding P^Cl 1 1 J-. «0 ,, ••; 2 2 ( 33 4 •. i . 5 5 88 1 99 3 5150691570856 3 00 11 22 13 44 5 1 66 77 88 99 Datum Q 00 11 22 33 44 5 1 66 7 7 88 99 -3 1 ioic 1 l| 2 2 ' 3 3" 4 4 4 5 6 ' 6 It 7 7 8 8 9 9 Ji 1000 r' 2 22 3|3 4 44 5 55 6 66 7 7 | 8 88 I I ' '9 lóTö 1 1 11 2 | 2 2 3 3 3 3 44 44 5 5 1 5 6 6 6 | 7 7 77 8 8 8 8 9 9 9 9 1324 0 0 0 0 lm 2 2 | 2 3 | 3 3 4 4 4 1 5 5 5 5 66 66 77 7 7 8 3 8 8 9 9 9 9 C15905C Bedrag | 0 0 0 | 0 l 1 i l 1 1 1 1 222 2 2 22 3333333 4 444 4 44 5 5 | 5 5 | 5 6666666 A D C D C F G H I J K L M N O P Q R G T U V Ï . ' X YH 1 I 1 1 1 f 1 1 1 1 i 1 1 1 1 1 i i OCCOOOOOCCCOCOOCOCCCOOOO 0 000000 0000 0 0 10 | 0 | 0 10 < | 0 | 0 l O |Q j 111 i 11111 1 i 1 I 1 n 111 | i 11111 i 11111111111111111111111111 2 2 2 1 ? " 2 2 2 2 ? : 2 2 2 ? 2 2 2 2 2 | 2 ? 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 12 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 | 333-. 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 : 3 | 4 i 4 4 4 « 4 | 4 4 4 4 4 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 | 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 84 4 4 4 4 44 4 4 4 4 | 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 '5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 85 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 6 6 6 6 6 6 6 6 t 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 J 6 6 6_6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 1 7 7 7 7 7 7 7|7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 17 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7 88888 88,8 888 8883883 8 868 |88B888'8,3888C88888|88 88888886888 8 8 i f 88 999 f9:9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 ? | 9 9 9 9 9 9 9 9 » 9 9 9 9 9 9 9 9 l 9 9999999999999919 1 [ : 2 I 4 1 ö 1 8 1 io'i2 j u t i s ! i s ' w h : ! Mi'.ni'bsl.iolo'ils.slsc' 3<;'40 «'44 '40 « K i i f c i s ^ ; V l r « | f ; ^ - ' r,ilra|i)8 170 I7>!7.| ITC Ivsjso ] lö 1 •.- 2 2 S 3 3 c 4 4 ,. 55 :; 6 6 « • " " - 7 7 14'J2J M^YL'f! JULIAIiALAAN 5 RAARI.' 14f:GM> CS7 reOc08477 5 i n r m i — i rr I I 1 i't'" rt'v II 0 0 0 0 oooolooooloooooooooooooooooo ll1111t1ll1Il181llt11I1llt11 22 2 2222222222222222222|2222 2 333333333313333|3 333|3333333 100000 3)|00000 'oooooooeoocooooooooooooooo II !' 1 222| 3333 1111 222 1 333 11111111 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 22 33333333333333333333333333 4|44 555 5 6666 44|444444|444444444444444444 555|585555555|5555|5555555g5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 77 7 777 7 7 7 7 7 77 77 77 4|4 4 4 44 4 55|5 6666 7|77 4444|444 5 55 5 5 51 6 666 66 66 44444444444444444444444444 5555 555555 5 5 55555555555555 66666 666666666666666 666666 777 7 9999|9 99 9999|9 9 99|9999999999999|99 9 99 99 9i9|9 99 9 7 7 77 7 | |7 3 8 8 | 88 9 9 999999 19 12 14 Ifi IFl 2 0 ' 2 2 24 2f) 28 'In 32 M ,% t 10 12 41 • !t; 4R i M f>2 ."tl mmmmmmmmn 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 6 8 8 8 8 8 8 3 9^9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9_9_9_ ! S'.' 53.1 CO :..-'' Ci.l66 I tS I 70 | 72 i74 . 70 , 78 ', 80 Ponskaart HOOFDSTUK I. DE DOORSCHRIJFMETHODE, GRONDSLAG VAN DE MODERNE ADMINISTRATIE. A. HET PRINCIPE VAN DE DOORSCHRIJFMETHODE. Hij, die zich een beeld wil vormen van de moderne methoden der administratieve organisatie, maakt een groote fout, als hij zich direct al verdiept in het gebruik en de toepassing van de moderne kantoormachines. Hij zal verbluft zijn over de resultaten, die met die machines te bereiken zijn, hij zal de grootste bewondering hebben voor de mechanische functies van die machines, maar na een bezoek aan een importeur van die machines, of aan een tentoonstelling op het gebied van de mechanische administratie, zal hij meenen, dat er wel duizend wegen.zijn, die naar Rome leiden, hij zal niet weten welken weg hij moet kiezen en het resultaat zal zijn, dat hij in het geheel niet in Rome zal komen. Het is voor een leek volkomen onmogelijk het kaf van het koren te onderscheiden, als men zich niet de moeite neemt, om zich een duidelijk beeld te vormen van de elementaire grondslagen der administratieve mechanisatie en indien men zich daarvan een beeld wil vormen, moet men niet beginnen met een studie van de meest gecompliceerde machines, maar moet men zich beperken tot ernstige en diepgaande bestudeering van de meest eenvoudige toepassing van de principes, waarop de geheele administratieve mechanisatie is gebaseerd. Tal van elementen, die men in alle, ook de meest gecompliceerde boekhoudmachines, terugvindt, treft men ook reeds aan in de zoo uiterst simpele methode der doorschrijfboekhouding, die voor een ieder, die eenige kennis heeft van het boekhouden, in eenige uren goed begrepen en doorzien kan worden. Juist door het eenvoudigste als uitgangspunt te kiezen, stelt men zich op het juiste standpunt. Men ontkomt dan aan het gevaar zich 6 te laten verblinden door draaiende telwielen door het razend tempo der motorslagen en de technisch zoo vernuftig geconstrueerde functies van de volautomatische boekhoudmachine. Indien men uitgaat van het eenvoudigste, vraagt men zich bij de beoordeeling van een machine steeds af, waartoe dient deze complicatie, welk nut levert zij op en slechts op die wijze kan men komen tot een werkelijke efficiënte organisatie der administratie. Dan beoordeelt men elke toevoeging aan de uitrusting van een machine critisch, men zoekt dan niet naar de meest gecompliceerde, technisch meest vernuftig geconstrueerde machine, maar juist naar de eenvoudigste, die in staat is het vereischte werk te verrichten. Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt biedt de z.g. doorschrijfmethode voor hem, die zich wil verdiepen in de mechanisatie en organisatie van de moderne administratie, een uitstekende leiddraad. In wezen is die doorschrijfmethode uiterst eenvoudig. Denkt U zich een grootboek, dat niet in een stijven band is gebonden, maar dat losbladig is ingericht. Een kaartenkastje dus, waarin voor ieder grootboekhoofd een kaart is opgenomen. Denkt U zich dan verder, dat alle z.g. collectieve grootboekrekeningen als debiteuren, crediteuren, onkosten e.d. in die kaartenbak vervangen zijn, door de individueele rekeningen, die onder dit eene grootboekhoofd zijn samengevat, dus niet een algemeene kaart Debiteuren, maar in de plaats daarvan voor iederen debiteur een afzonderlijke kaart; niet een algemeene grootboekrekening Onkosten, maar voor iedere on-kostencategorie een afzonderlijke kaart, of m.a.w. neem uit die kaartenkast met grootboekrekeningen alle collectieve rekeningen weg en stel daarvoor in de plaats de rekeningen, die in de bij-boeken zijn opgenomen (debiteurenboek, creditcurenboek, onkosten sub. grootboek enz.) Men kan in zulk een kaartsysteem het aantal grootboekkaarten vanzelfsprekend naar eigen believen uitbreiden en men kan daarmee dus een kaartsysteem verkrijgen, waarin de hoofden van het vroegere grootboek tot het alleruiterste gedetailleerd zijn. Dat men volgens die methode tot 1000 grootboekrekeningen komt is in het geheel geen uitzondering, maar zelfs 10.000 en 20.000 detailrekeningen komen in groote bedrijven voor. Om de doorschrijfboekhouding te begrijpen moet men zich de gedachte van dat volkomen versplinterde grootboek goed eigen maken, want hier ligt een van de belangrijkste en meest elemen- 7 taire grondslagen van de geheele moderne administratieve organisatie. Een andere bhk op dezelfde zaak kan welhcht verhelderend werken. Stelt U zich in gedachten een proefbalans voor oogen, beginnende met Kas. In de doorschrijfboekhouding komt een groot-boekkaart voor met gelijk hoofd. Voor de Postcheque en Girorekening geldt hetzelfde. Vervolgens komt op de proefbalans het hoofd Bankiers. In de doorschrijfboekhouding vindt men niet één verzamelrekening Bankiers, maar van elke bank, waarmee de zaak in regelmatige relatie staat een afzonderlijke kaart. Heeft men bij één bank meerdere rekeningen, bijv. in verschillende valuta's, dan komt voor elk van deze rekeningen zelfs een afzonderlijke kaart voor. Op de proefbalans verschijnt vervolgens de rekening Debiteuren, in de doorschrijfboekhouding komt er voor die rekening niet één kaart voor, maar voor eiken debiteur van het bedrijf een afzonderlijke. Het grootboekkaartsysteem geeft dus een tot in de allerkleinste details verdeeld grootboek. Dat er in de doorschrijfboekhouding een grootboekkaart Porti en Zegels en een grootboekkaart Brandassu-rantie gevoerd wordt is veeleer regel dan uitzondering. Denkt men zich nu, gezeten voor dit grootboekkaartsysteem, een boekhouder, die met de allergrootste accuratesse werkt, dan kan men zich de volgende werkmethode voorstellen. Dagelijks boekt hij alle ingekomen boekingsstukken in debet en in credit op de rekeningen, waarop de boeking moet plaats vinden. Aan het einde van het jaar telt hij alle kaarten in debet en credit op. Brengt die ge- Vonden totaaltellingen over op staten, telt die staten op en hij heeft een tot het uiterste gedetailleerde en sluitende proefbalans. Hij behoeft geen enkele specificatie meer te maken, want in die proefbalans komt alles voor tot in de kleinste onderdeelen ontleed. Aan hulpboeken, bijboeken, aan een journaal of aan een maandelijksch grootboek zal in die administratie geen behoefte bestaan. Alle posten worden direct geboekt op de grootboekrekening, waar zij be-hooren en met één boeking is dus het einddoel bereikt. Deze werkmethode is de grondslag van de geheele doorschrijfboekhouding, maar zij verschilt daarin toch in één belangrijk opzicht. De doorschrijfboekhouding stelt niet den eisch van de onfeilbare accuratesse, die vorenbedoelde werkmethode wel zou eischen. Want practisch is de methode, die wij hiervoren schetsten natuur- 8 Hjk ondoorvoerbaar. Als men in dat stelsel eenmaal een verschil zou maken door voor een ander bedrag te debiteeren dan te credi-teeren, zou het administratief evenwicht verstoord zijn en dat zou aan het einde van het jaar eerst blijken. Het opsporen van die fout zou een nagenoeg onbegonnen taak zijn, want daartoe zou men alle boekingen over het geheele jaar opnieuw in debet en credit moeten contróleeren. Het bijzondere van de doorschrijf boekhouding is nu, dat men daar bij het maken van zulk een fout direct gewaarschuwd wordt. Een tweede bezwaar van de hiervorenbeschreven werkmethode is, dat men steeds alle grootboekkaarten zou moeten afsluiten, als men tusschentijds eens een overzicht van den stand van zaken zou willen hebben, ook dat bezwaar wordt in de doorschrijf boekhouding afdoend ondervangen. Wat is nu het geheim van de doorschrijfboekhouding, waardoor die bezwaren worden uitgeschakeld? Wel de oplossing kan al niet eenvoudiger zijn, als men elke boeking, die men maakt door middel van een stukje carbonpapier doordrukt op een staat, zoodat de op de verschillende kaarten geboekte posten op dien staat in volgorde der gemaakte boekingen verschijnen, dan heeft men reeds bereikt, dat elke fout, die zou leiden tot verstoring van het evenwicht in de boekhouding direct ontdekt wordt, want als men na een serie boekingen dien staat in debet en credit optelt, moet het totaal van de debetkolom gelijk zijn aan dat van de creditkolom. Bestaat die gelijkheid, dan weet men dat ook de grootboekkaarten in evenwicht zijn. In de vele bestaande doorschrijfboekhoudmethoden heeft men de techniek van het maken van zulk een doorschrift van alle geboekte posten verschillend opgelost. Er zijn toepassingen, waarbij m.et de hand geschreven wordt, er zijn thans echter ook schrijfmachines in den handel, die voor dit doel te gebruiken zijn en indien men zich een beeld wil vormen van de practische oplossing van dat probleem, kan men zich wellicht het gemakkelijkst een voorstelling maken van de schrijfmachinemethode. Men moet zich daartoe denken een schrijfmachine, die alleen in dit opzicht van het normale type afwijkt, dat men niet op één, maar op twee methoden, een vel papier in die machine kan brengen. In de eerste plaats nl. op de gewone manier, door te draaien aan de 9 schrijfmachinerol, in de tweede plaats, doordat men in de gelegenheid is door het omhalen van een handle, van voren een blad papier in de machine te steken (z.g. voorsteekinrichting). Als men nu op de normale manier een blad papier in de machine heeft gedraaid, kan men door middel van de voorsteekinrichting, een ander blad papier daarvoor plaatsen, ingesteld op elke willekeurige regel, die men wil beschrijven. Men kan dat tweede blad op en neerschuiven, zonder daarmee de positie van het eerste blad te veranderen. Dat tweede blad is dan de grootboekkaart, het eerste blad, dat op de gewone manier in de machine wordt gebracht is de staat, waarop alle geboekte posten in doorschrift en in volgorde der boeking moeten verschijnen. Men noemt dat het journaal o[ het contröleblad. Als het in de machine wordt gebracht is het bedekt met een velletje carbonpapier, als er dus op de daarvoor geschoven grootboekkaart iets geboekt wordt, verschijnt die boeking in doorschrift op het contröleblad. De naam ,,journaal" is eigenlijk zeer misleidend, want met het begrip journaal in de normale beteekenis van het woord, heeft het niets uitstaande. De benaming journaal wordt echter minstens zooveel gebruikt als de naam contröleblad en zij mocht daarom hier niet onvermeld blijven. Wij zullen ons echter houden aan den term contröleblad, die zooals hieronder nader blijken zal, zeer juist de functie van dit hulpmiddel aangeeft. Op de schrijfmachine, bestemd voor de doorschrijf boekhouding werkt men nu op de volgende wijze. Men voert in de machine een contröleblad, overdekt met carbonpapier, stelt dat op de eerste te beschrijven regel in, neemt vervolgens een grootboekkaart, brengt die door middel van de voorsteekinrichting vóór het contröleblad. Men stelt ook die grootboekkaart in op de eerste onbeschreven regel en tikt dan gelijktijdig op grootboekkaart en in doorschrift op het contröleblad, de boekingsdatum, de omschrijving van de post en in de debet- of creditkolom van de kaart het te boeken bedrag. Die debet- en creditkolommen liggen naast elkaar aan de rechterzijde van de kaart, zooals uit het voorbeeld in figuur I blijkt. De beteekenis van de laatste, meest rechtsche kolom van deze kaart, blijft nog even onbesproken. Omdat men bij het insteken, de grootboekkaart op- en neerwaarts kan verplaatsen, zonder dat daardoor het contröleblad verschuift, kan men evengoed de laatste als de eerste regel van een 10 grootboekkaart beschrijven. Het contröleblad schuift in de machine alleen maar steeds één regel op na elke boeking, zoodat, wat ook vereischt wordt, alle boekingen in volgorde onder elkaar op het contröleblad verschijnen. Bij de handmethode, maakt men gebruik van een metalen onder-legplaat, waarop twee klemmen zijn vastgemaakt. De eerste klem houdt het journaal en het carbonpapier vast, de tweede klem is veerend op de onderlegplaat bevestigd. Men legt nu de grootboek-kaart in deze tweede klem, zoodat de eerste onbeschreven regel van die kaart samenvalt met de eerste onbeschreven regel van het contröleblad. Om dat doel te bereiken zijn er door de verschillende fabrikanten zeer verschillende middelen toegepast, maar omdat wij er ons van willen onthouden af te dalen in technische constructiedetails en ons geheel willen richten op de grondslagen van de administratieve organisatie, zullen wij ons niet verdiepen in een beschrijving van die middelen. Er bestaat op dit gebied een overdaad van prospecti met beschrijvingen en foto's en de importeurs zullen belangstellenden daaromtrent alle gewenschte inlichtingen willen verstrekken. Grondslag van de handdoorschrij f methode is dat men door middel van een velletje carbonpapier gelijktijdig boekt op grootboek-kaart en contröleblad en wel op zoodanige wijze, dat onafhankelijk van het feit of op een bepaalde grootboekkaart reeds veel of weinig posten zijn geboekt, alle posten op het contröleblad op een afzonderlijke regel in volgorde van de boeking verschijnen. Het grootboek bestaat dus in de doorschrijf boekhouding uit een zeer omvangrijk kaartsysteem en het is vanzelfsprekend, dat bij de indeeling en de opberging van de kaarten, een systematische op-bergmethode moet worden gevolgd. Elke kaart draagt daartoe een nummer en dat nummer, dat uit drie getallen bestaat, is op bijzondere wijze samengesteld. De talrijke grootboekrekeningen zijn in de eerste plaats in groepen gerubriceerd. De eerste hoofdgroep wordt gewoonlijk gevormd door geldmiddelen en aangeduid met het groepsnummer 1. Alle grootboekkaarten die tot deze groep behooren (Kas, Postcheque en Giro, Bank) dragen als groepsnummer het cijfer 1, gevolgd door een ondernummer dus bijv. II Kas 1. 1 Postcheque 6 Giro ... 1.2 Bank 1. 3 enz. Groep 2 wordt veelal gevormd door de Debiteuren, die dan ver^ der meestal volgens alfabetische volgorde worden voorzien van een ondernummer. De kaart van de firma v. d. Aa zal dus het nummer 2. 1 dragen, daarna volgt bijv. Aalberse met 2. 2 enz. Het is van belang, het aantal groepen niet te groot te maken. Met tien groepen kan men in de meeste gevallen uitkomen, hieronder zullen wij echter nog meer uitvoerig bespreken, welke maatstaf men moet aanleggen bij de keuze der groepen. ledere grootboekkaart draagt dus een groepsnummer en een ondernummer, terwijl daaraan in sommige administraties nog wordt toegevoegd een derde nummer, dat de bladzijde aangeeft. De eerste kaart draagt dan als derde nummer het nummer 1., is die kaart vol, dan wordt een nieuwe kaart aangelegd, die dan als derde nummer het nummer 2. draagt. Elke grootboekkaart draagt dus een nummer dat als volgt is samengesteld: Groepsnummer-ondernummer (eventueel aangevuld met het bladzijdenummer). De eerste kasgrootboekkaart zal dus nummer 1. 1. 1. dragen. Deze nummering is van groot belang, zij vergemakkelijkt een systematische opberging der kaarten, zij biedt de gelegenheid om op de boekingsstukken kort en duidelijk aan te geven, op welke rekening geboekt moet worden, terwijl die nummering het tenslotte mogelijk maakt op het contröleblad met enkele cijfers aan te geven, op welke grootboekrekening, elke post geboekt is. Bij elke boeking op een grootboekkaart wordt nl. het nummer van de kaart waarop geboekt wordt, herhaald achter de post in een daartoe gereserveerde kolom. Dit wordt ook doorgeschreven op het contröleblad en als men dus een contröleblad raadpleegt, ziet men achter elke post het nummer van de grootboekrekening. Om nu althans periodiek een summier overzicht van den stand van zaken te verkrijgen, wordt van deze aanduiding op het contröleblad gebruik gemaakt. Bij voorkeur telkens als een controle- 12 blad volgeboekt is, maar in ieder geval minstens eenmaal per week worden de posten van het contróleblad gegroepeerd. In administraties van eenigen omvang kan dat het best geschieden met een telmachine; een niet-schrijvende telmachine vindt hier doelmatig toepassing. Men telt daartoe allereerst samen alle debetposten, die volgens de aanduiding in de laatste kolom van het contróleblad op één van de kaarten behoorende tot groep 1 geboekt zijn. Vervolgens telt men alle posten, die in het debet van de grootboekrekeningen behoorende tot groep 2 geboekt zijn en zoo werkt men alle groepen af. Daarna worden de creditposten van deze controle-bladen eveneens groep voor groep getotaliseerd. Men verkrijgt daardoor een zeer gecomprimeerde proefbalans, waarop niet de in-dividueele grootboekrekeningen, maar de groepen als hoofden voorkomen. Men maakt op die wijze een wekelijksche proefbalans, zij het ook in sterk verkorten vorm. Men vindt bijv. op die proefbalans geen afzonderlijke kasrekening, girorekening en bankrekening, maar één groepshoofd Geldmiddelen. Maakt men wekelijks zulk een uittreksel van de contrólebladen, en telt men de in dit uittreksel verkregen totalen der geboekte posten per groep bij den beginstand bij den aanvang van de week, dan verkrijgt men op die wijze de proefbalans per einde van de week. Bij een goede organisatie is dit werk weinig omvangrijk. Om zekerheid te hebben, dat het administratief evenwicht in de groot-boekkaarten gehandhaafd is, is het toch noodig, na te gaan of de debettelhng van de contrólebladen, overeenstemt met de credittel-ling. Men kan er voor die controle mee volstaan alle posten per blad in de debetkolom en in de creditkolom te tellen, maar het is slechts weinig extra werk, om bij het maken van die telling gelijktijdig de gesplitste telling per groep te maken en men verzamelt dan de gegevens van de contróletelling in één arbeidsgang met de gegevens voor de samenstelling van de proefbalans. De keuze van de groepen, waarin men de grootboekrekeningen verdeelt, wordt nu in de eerste plaats bepaald door de eischen, die men stelt aan deze wekelijksche proefbalans. Men kan daarom niet één algemeen geldend recept geven. Hoe meer groepen gekozen worden, hoe gedetailleerder de wekelijksche proefbalans vanzelfsprekend zal zijn, maar met de uitbreiding van het aantal groepen 13 2al steeds ook het werk verbonden aan het uittrekken der con-trólebladen vertraagd worden. Beperking van het aantal groepen is daarom zeer gewenscht en die beperking heeft ook weinig bezwaar, omdat het voor het summier overzicht der wekelijksche proefbalans weinig zin heeft afzonderlijk te weten, hoeveel geld er op een bepaald moment in kas, op de giro en bij de bank was. Het saldo van de rekening Geldmiddelen geeft een voldoend beeld. Op een aantal rekeningen is het aantal boekingsposten per jaar gewoonlijk zeer gering. Tot die groep zijn bijv. in vele gevallen te rekenen, de rekeningen Onroerende Goederen, Machinerieën, Aandeelenkapitaal, Reserve, Obligatieleening e.d. Men kan al die rekeningen combineeren tot één groep, die dan wordt aangeduid met de benaming ,,Diverse weinig veranderlijke Activa en Passiva". Ook indien de administratie een scheiding eischt van Algemeene Onkosten, Fabricage Onkosten en Verkoop Onkosten, zal men toch veelal de groep Onkosten, in de groepenindeeling als één geheel beschouwen. Men offert daarmee zooals hieronder nader blijken zal, het inzicht in de gedetailleerde kostencijfers geenszins op, maar brengt die details alleen niet tot uitdrukking in de wekelijksche proefbalans. Bij het samenstellen van de groepenindeeling kan men dus als norm stellen, dat die grootboekrekeningen, waarvan het gecombineerde eindsaldo in de wekelijksche proefbalans afzonderlijk tot uitdrukking moet komen, tot een afzonderlijke groep gemaakt worden. Indien men nu periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie maanden de individueele grootboekkaarten telt en de debet- en credittelling van iedere kaart op een staat brengt, verkrijgt men maandelijks of driemaandelijks een uiterst gedetailleerde proefbalans. Om eventueele fouten, gemaakt bij de samenstehing van die gedetailleerde proefbalans gemakkelijk te localiseeren en op te sporen, is het nuttig daarin, tusschentotalen vast te stellen per groep. Men kan dan namelijk vaststellen van elke groep afzonderlijk of het totaal volgens de gedetailleerde proefbalans uit de kaarten overeenstemt met het totaal van de summiere proefbalans, die uit de controlebladen is gemaakt over diezelfde periode. Komen bij de vergelijking van de groepstotalen van die beide proefbalansen fouten aan het licht, bijv. omdat bij de telling van de individueele grootboekkaarten een telfout is gemaakt of een kaart is vergeten, dan is die fout gelocaliseerd per groep en het opzoeken van die fout wordt daardoor zeer vergemakkelijkt. H Resumeeren wij het vorenstaande, dan kunnen wij de doorschrijf-methode als volgt samenvatten. In de doorschrijfboekhouding wordt het grootboek gevoerd in den vorm van een kaartsysteem. De collectieve rekeningen zijn vervangen door detailgrootboekkaarten, die tenminste evenzeer gedetailleerd zijn als de hoofden in de bijboeken van de vroegere administratie. Van elk boekingsstuk, of van elke groep van boekingsstukken wordt de debiteering en de crediteering direct aaneensluitend gemaakt op de daarvoor in aanmerking komende grootboekkaarten. Bij de boeking op de grootboekkaarten wordt gelijktijdig een carbondoorschrift op het contróleblad gemaakt, met aanduiding op iedere grootboekkaart — en dus gelijktijdig op het contróleblad -^ van het nummer van de rekening, waarop de boeking is geschied. Bij voorkeur na afloop van eiken boekingsdag, wordt van de contrólebladen een uittreksel gemaakt van alle debet- en credit-posten per groep. Nadat dit uittreksel geteld is wordt aan de hand daarvan nagegaan of het totaal van alle debetposten, die den afgeloopen dag zijn geboekt, overeenstemt met het totaal van alle creditposten, om vast te stellen, of het evenwicht van de administratie gehandhaafd is. Dit uittreksel per groep wordt dag voor dag gestaffeld, eenmaal per week wordt van den eindstand van den staffel een afschrift gemaakt. Dat is de wekelijksche verkorte proef-balans. Periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie maanden, worden alle detailgrootboekkaarten geteld en deze tellingen worden overgebracht op een staat. Die staat wordt met tusschentotalen per groep getotaliseerd. De verkregen tusschentotalen worden vergeleken met de summiere proefbalans, die door het uittrekken der contrólebladen is samengesteld. Om het periodieke werk, verbonden aan het totaliseeren der talrijke detailgrootboekkaarten zooveel mogelijk te verlichten, is het wenschelijk het principe door te voeren, dat elke detailgrootboekkaart die vol geboekt is, vooraan in de kaartenkast wordt gezet. Eenmaal per dag kan men die volgeboekte kaarten dan totaliseeren en transporteeren. Daardoor wordt dan het telwerk aan het einde van de maand of van het kwartaal beperkt tot de posten op de kaarten, die nog niet zijn volgeboekt. Dit zijn de grondslagen van de doorschrijfmethode. Er kunnen 15 tal van varianten op worden toegepast; de voordeden, die daaraan zijn verbonden zijn voor ieder bedrijf verschillend. Wij zullen niet al die varianten bespreken, doch ufij dienen toch wel aandacht te schenken aan twee afwijkingen van het stelsel, die in de practijk zeer ruime toepassing vinden. Wij hebben hier het oog op: Ie. de splitsing van de contrólebladen 2e. het gebruik van tabellarisch ingerichte contrólebladen. Beide methoden bieden, mits goed toegepast, veelal zeer belangrijke voordeelen, maar zij zijn evenmin vrij van gevaren, want zij bieden de mogelijkheid, om de doorschrijf boekhouding aan te passen aan de oude methode van hulp- en bijboeken. Men kan het de importeurs niet kwalijk nemen, dat zij soms moeten zwichten voor de behoudzucht van personen, die de beslissing over de toepassing der doorschrijf boekhouding in handen hebben. Maar al te dikwijls zijn deze zoo vergroeid aan de methode van hulp- en bijboeken, dat zij eenvoudig niet wenschen aan te nemen, dat het ook zonder deze boeken mogelijk is een perfecte administratie in te richten. Zien zij dan, dat de doorschrijfmethode toch wel bepaalde voordeelen biedt en hooren zij dan tevens, dat ook die methode zoo kan worden ingericht, dat zij een soort van hulp- en bijboeken geeft, dan geeft dat laatste, ten onrechte, veelal den doorslag. Wie zich echter de voordeelen der doorschrijfboekhouding geheel ten nutte wil maken, moet dien weg niet volgen. Hij moet zich bij den opzet van de administratie richten naar de logische uitwerking van de principes, die de grondslag van de doorschrijf methode vormen. Dan alleen zal de toepassing van die methode het volle profijt opleveren. De hierboven als eerste genoemde variant, nl. de splitsing van de contrólebladen kan in bepaalde gevallen een aanzienlijke verlichting van werkzaamheden geven bij het uittrekken van de contrólebladen voor de vaststelling van de summiere proefbalans. In menige administratie heeft en zeer overwegend percentage der geboekte posten betrekking op debiteuren- en crediteurenrekeningen. Als men nu bij alle boekingen op de debiteurenrekeningen, niet het algemeene contröleblad, maar een speciaal debiteurencontróleblad gebruikt. 16 heeft men het voordeel, dat men voor het vaststellen van het totaalbedrag, dat op de groep Debiteuren is geboekt, deze contrólebladen niet behoeft uit te trekken, maar eenvoudig kan volstaan met het samentellen van alle posten van het debiteurencontröleblad in de debet- en in de creditkolom. Zijn er heel veel crediteurenposten in een administratie, dan kan men ook een speciaal crediteuren-contróleblad gebruiken en men komt dan dus tot een debiteurencontröleblad, een crediteurencontröleblad en een algemeen contröle-blad, waarop de posten van alle overige groepen dooreen opgenomen zijn. Het debiteuren- en het crediteurencontröleblad behoeven dan dus alleen maar geteld te worden, alleen het algemeen contröleblad moet met behulp van de telmachine per groep uitgetrokken worden. In andere administraties zal het welhcht een andere groep zijn, waarop een procentueel overheerschend percentage van de boekingen betrekking heeft en dan geldt natuurlijk hetzelfde. Voor zulk een overwegende groep, biedt het gebruik van een afzonderlijk contröleblad het voordeel, dat het uittrekken van die contrölebladen vermeden wordt. Ook hier behoede men zich echter voor overdrijving. Men zou zelfs wel voor iedere groep een afzonderlijk contröleblad kunnen gebruiken, maar dat zou tot gevolg hebben, dat men telkens het contröleblad zou moeten verwisselen en dit geeft bij de boeking een niet te verdedigen oponthoud, zoodat het voordeel daardoor weer verloren zou gaan. Splitsing van de contrólebladen naar den aard der grootboek-groepen om te komen tot een vereenvoudiging van het werk verbonden aan de samenstelling van de summiere proefbalans, is een principe, dat zich volkomen aansluit aan de grondslagen der door-schrijfboekhouding. Indien men echter de splitsing van de contrólebladen doorvoert op die wijze, dat een afzonderlijk contröleblad wordt gebruikt voor alle posten, die vroeger in het inkoopboek bijeengebracht werden, een afzonderlijk contröleblad voor de posten, die vroeger in het giroboek geboekt werden, of m.a.w. indien men de splitsing der contrölebladen doorvoert naar de vroegere indeeling der hulpboeken, dan houdt men te veel vast aan de grondslagen der vroegere methode. Men bemoeilijkt daardoor dan het boekingsproces en heeft daartegenover geenerlei profijt bij de verzameling der periodiek benoodigde gegevens. Men kan niet vol- 17 doende waarschuwen tegen deze behoudzucht bij de moderniseering van de administratie. In plaats van een verbetering bereikt men dan veelal een systeemloos geheel, waaraan de bezwaren van ver-verschillende stelsels kleven, terwijl de voordeelen van deze stelsels niet of althans niet ten volle tot hun recht komen. Indien de administratie van zoodanigen omvang is, dat meerdere personen daaraan moeten werken, zal de eerstgenoemde methode van splitsing van controlebladen (speciale contrólebladen voor enkele belangrijke groepen) in de meeste gevallen, de meest doelmatige arbeidsverdeeling mogelijk maken. Ook de tweede variant, nl. de tabellarische inrichting van de contrólebladen, biedt eenerzijds belangrijke mogelijkheden, doch anderzijds schuilt ook hierin bij onjuiste toepassing een gevaar. Men kan zich denken, dat het contróleblad belangrijk breeder is dan de grootboekkaarten, dat dus het contróleblad steeds uitsteekt bij het maken van een boeking op de grootboekkaarten. Men kan dan dat uitstekende gedeelte tabellarisch inrichten en evenals in de tabellarische hulpboeken elke geboekte post nog eens extra uitwerpen in een speciale kolom. Die methode biedt voordeel, als men bij bepaalde boekingen de gegevens gelijktijdig naar twee gezichtspunten wil splitsen. Men denke bijvoorbeeld aan de verkoopadministratie. Het kan van nut zijn de grootboekkaarten te splitsen naar artikelsoort, terwijl men naast die sphtsing toch tevens een overzicht wenscht te hebben van de verdeeling van de verkoopen over de verschillende reizigersdistricten. Dan kan men het contróleblad zoodanig inrichten, dat voor ieder district een kolom gereserveerd is, en nadat de boeking op de grootboekrekening heeft plaats gevonden, werpt men het geboekte bedrag nog eens uit in de kolom van het betreffende reizigersdistrict. Zoo kan men zich ook indenken, dat het voordeel kan opleveren in de debiteurenadministratie de geboekte facturen te sphtsen naar den vervaldatum en ook daartoe kan een tabellarisch contróleblad van nut zijn. Zoo zijn er meer goede toepassingen van dit eenvoudige principe en indien gelijktijdig splitsing van bepaalde boekingen naar twee gezichtspunten noodzakelijk is, verdient deze oplossing veelal aanbeveling. Maar men moet niet trachten door dit hulpmiddel het oude principe van de tabellarische hulp-boeken door te voeren. Men kan natuurlijk het aantal grootboek- Grondsl. Mech. Administr. 2 18 kaarten beperken door bijv. één algemeene onkosten grootboekkaart in te voeren, en de op die kaart geboekte kosten dan tabellarisch specificeeren op een contróleblad, waarop de gedetailleerde onkos-tenrekeningen als hoofden van de afzonderlijke kolommen zijn opgenomen. Zulk een methode is echter welhaast steeds in strijd met de grondbeginselen der doorschrijf boekhouding, wil men zich met die elementaire grondbeginselen niet vereenigen, wel dan blijve men bij het oude, maar men make niet een mengsel van het oude en het nieuwe, want daarmee zal zeker geen bevredigend resultaat bereikt worden. B. CRITIEK OP DE DOORSCHRIJFMETHODE. Zij, die voor het eerst kennismaken met de doorschrijfmethode, voelen onmiddellijk een groot aantal bezwaren opkomen. Reeds de gedachte van een grootboek in den vorm van een kaartsysteem wekt bij velen in eerste instantie reeds ernstig verzet. Dertig jaar geleden was het Grootboek in ieder bedrijf nog een boek van het allergrootste gewicht, dat stevig gebonden, met de grootste zorgvuldigheid werd behandeld. De eerste vraag, die bij een ieder opkomt is, wat gebeurt er als er grootboekkaarten zoek raken? Op die vraag is eigenlijk maar één goed antwoord te geven, een antwoord dat volkomen steunt op de practische ervaring van alle bedrijven, die hetzij de doorschrijfmethode, hetzij een andere boek-houdmethode met boekhoudmachines volgen en dat antwoord luidt, in de praktijk raken geen kaarten weg. Dat antwoord zal iemand, die niet reeds eenige jaren met zulk een methode gewerkt heeft, zeker niet bevredigen en daarom moet men dit bezwaar ook wel op andere, naar mijn meening volkomen theoretische, wijze weerleggen. Als er een grootboekkaart zou wegraken, dan zou er niets gebeuren, d.w.z. dan zou men die weggeraakte kaart zeer gemakkelijk (namelijk uit de contrólebladen) kunnen reconstrueeren. Het is een aardige proef, die bij de demonstratie der doorschrijfboekhouding dikwijls wordt genomen, dat men den bezoeker bij den aanvang van zijn bezoek bij de kasten met grootboekkaarten brengt en hem vraagt daaruit eenige kaarten weg te nemen en in zijn zak te steken. ji&Së^cKb-: 19 Voor zijn vertrek worden hem dan de nieuw gemaakte kaarten getoond en hij kan er zich dan zelf van overtuigen of de nieuwe kaarten gelijkluidend zijn aan de oude. Het heeft iets van een goo-cheltoer, maar het is in wezen eigenlijk zeer eenvoudig. Door de systematische opberging en nummering van de kaarten, kan men, nadat de bezoeker weg is, vaststellen welke grootboekkaar ten uit de bakken zijn genomen, dus welke kaartnummers missen. Veronderstellen wij bijv. dat vermist wordt kaart 1. 1. 6., dat dus nog aanwezig zijn de kaarten 1. 1. 5. en 1. 1. 7, dan raadpleegt men eerst de kaart 1. 1. 5. en ziet daaruit, dat de laatste post op de kaart is geboekt op 30 Juni, de eerste post op de kaart 1. 1. 7. is geboekt op 15 Augustus. Men neemt nu de contrólebladen van de tusschenliggende boekingsdagen en ziet op die contrólebladen in de laatste kolom, welke posten op 1. 1.6. werden geboekt, die posten worden opnieuw geboekt op een nieuwe kaart. Men kan zeggen, dat het practisch niet voorkomt, dat kaarten zoek raken, maar als het al eens zou gebeuren, dan zou in ieder geval niets verloren zijn. Ja zelfs al zou het geheele grootboekkaartsysteem verbranden, dan zou men de geheele administratie nog kunnen re-construeeren uit de contrólebladen. Het zijn dan ook die contrólebladen, die de zorg vereischen die men vroeger aan het journaal en grootboek besteedde. Het zoo algemeen aangevoerde argument van de vrees voor zoekgeraakte kaarten heeft in de praktijk waarlijk geen beteekenis. Dan is er een tweede, zeer bekend argument, de vrees voor een zeer slordige administratie. Hoort men van een kaartsysteem, dan vreest men reeds voor omgevouv/en en beduimelde kaarten. Als men dan bovendien ziet, dat men in de doorschrijf boekhouding geen kartonnen kaarten gebruikt, doch slechts kaarten van een goed soort papier, dan worden die bezwaren nog veel grooter. Het heeft geen zin veel argumenten aan te voeren tegen de vrees, die op dat punt vrij algemeen bestaat, de eenige juiste weerlegging is een verwijzing naar de praktijk in tal van bedrijven. In elke goed georganiseerde moderne administratie heeft men de moeilijkheden verbonden aan een goede opberging der kaarten volledig overwonnen, de grootboekkaarten van de doorschrijf boekhouding of van een mechanische administratie, zien er na een gebruik van één of meer jaren nog uitstekend uit. Indien gebruik gemaakt wordt van de 20 schrijfmachine, maakt men zich bovendien onafhankelijk van de wisselvalligheden van het handschrift. De speciaal voor dit doel vervaardigde schrijfmachines, zijn zoo gebouwd, dat alle gegevens keurig geordend op papier verschijnen. Velen voelen ook de ver doorgevoerde ontleding van het grootboek, met als onafwendbaar gevolg een belangrijke uitbreiding van het aantal grootboekrekeningen, als een bezwaar. Dit is echter een schijnargument. Men behoeft die grootboekrekeningen niet verder te detailleeren, dan voor ieder bedrijf wenschelijk is. De doorschrijfmethode biedt echter de mogelijkheid die ontleding verder door te voeren dan practisch doorvoerbaar was in de administratie der hulp- en bij-boeken. Men kan desgewenscht de detailleering niet verder doorvoeren, dan de hoofden van het grootboek, vermeerderd met de hoofden der bijboeken. Het meest steekhoudende bezwaar is, dat men in bepaalde gevallen een dubbele boeking moet maken, in gevallen waar men in de vroegere administratie met een enkelvoudige boeking kon volstaan. Men moet immers voor elke post, of groep van posten een debiteering en een crediteering op een grootboekkaart maken terwijl men bij het gebruik van de hulpboeken kan volstaan met een eenmalige notitie, waarbij dan alleen het bedrag nog eens herhaald moet worden in één van de tabellarische kolommen. Men mag inderdaad niet bhnd zijn voor dit bezwaar, doch bij een doelmatige organisatie, kan men deze moeilijkheid toch zeer wel ontgaan. Bovendien mag men niet uit het oog verhezen, dat alle boekingen, die volgens de oude methode in de bijboeken en het journaal en grootboek moesten geschieden in de doorschrijfmethode komen te vervallen. Indien men iedere post individueel in debet en credit zou boeken zou het laatstgenoemde bezwaar inderdaad van groote practische beteekenis zijn, doch in de practijk gebeurt dat niet. Nemen wij als eenvoudig en duidelijk voorbeeld de posten van de giroafrekening. Als er op één dag een groot aantal af- en bijschrijvingen heeft plaats gevonden, gaat men die posten vanzelfsprekend niet alle afzonderlijk debiteeren en crediteeren op de girorekening. Men debiteert of crediteert de girorekening in dat geval eenvoudig voor het verschil tusschen begin- en eindsaldo volgens het saldobiljet 21 en debiteert of crediteert daarna alle tegenrekeningen individueel. Zoo zal men voor de boeking der verkoopfacturen, gewoonlijk met het maken van een telstaat op de telmachine kunnen volstaan, het totaal van dien staat wordt op de verkooprekening geboekt, de debiteurenrekeningen worden individueel gedebiteerd. Volgens dit principe kan men vele gecombineerde boekingen maken. Het moge dan waar zijn, dat men uit de girorekening een post moet boeken gelijk aan het verschil tusschen begin- en eindsaldo, terwijl men dat in het tabellarisch giroboek niet behoeft te doen, doch dit kleine extra werk wordt ruimschoots gecompenseerd door de vermindering van het aantal te verrichten boekingen uit anderen hoofde. Vooral in die deelen van de administratie, waar het gebruik van bijboeken zeer algemeen is, nl. bij de debiteuren- en crediteurenadministratie, is de beperking van het aantal boekingen bij toepassing der doorschrijfmethode het duidelijkst. Als men alle facturen eerst inschrijft in een verkoopboek en dan diezelfde posten nog weer eens moet inschrijven in een debiteurenboek, dan is men in vergelijking met de doorschrijf boekhouding onmiskenbaar in het nadeel. Als men alle debiteurenbetahngen individueel inschrijft in een bankboek en deze dan nogmaals stuk voor stuk op de debiteurenrekeningen moet boeken, ook dan is het duidelijk, dat daarbij dan een belangrijk aantal overbodige handelingen gebeurt. Men kan die bezwaren echter ook op andere wijze ondervangen, men kan ook in de hulpboeken volstaan met de boeking van de dag-totalen der verkoopfacturen, men kan ook in het bankboek volstaan met één post geinde debiteuren van iedere bankafrekening. Het is merkwaardig, dat juist de vermindering van het aantal te verrichten boekingen in het centrum van de verkooppropaganda der doorschrijf boekhouding wordt geplaatst, inderdaad bereikt men in dit opzicht veelal belangrijke resultaten bij omzetting van een verouderde administratie op de doorschrijfmethode, maar vele van die voordeelen zouden ook bij een doelmatige inrichting van de oude administratie zijn te bereiken met handhaving van de grondslagen van het vroegere stelsel van administratie. De belangrijke principieele voordeelen van de doorschrijfboek-houding moet men dan ook elders zoeken. Wij komen op dit punt hieronder nog nader terug. Het feit, dat het principe der tabellarische boekhouding thans 22 niet meer bevredigend werkt, vindt zijn verklaring in de omstandigheid, dat men beperkt is in het aantal kolommen in de tabellarische boeken. Men is daarin, wil men binnen practische grenzen blijven, zoo zeer beperkt, dat men in deze kolommen slechts een zeer grove rubriceering der posten kan maken, steeds speelt de ,,Diversenkolom", waarin de niet gerubriceerde bedragen voorkomen een belangrijke rol en die kolom moet dus nog eens afzonderlijk gesplitst worden. Maar bovendien heeft die grove rubriceering van de tabellarische kolommen tot gevolg, dat men een nadere onderverdeeling moet maken om het vereischte inzicht in den gang van zaken te verkrijgen. Daartoe moet men al die bedragen nog eens opnieuw gaan boeken in bijboeken, sub-grootboeken of speci-ficatieregisters. De tabellarische inrichting der hulpboeken brengt ons slechts halverwege op den weg naar de detailleering der posten, de doorschrijf boekhouding voert ons rechtstreeks naar het einddoel. C. VOORDEELEN DER DOORSCHRIJFBOEKHOUDING. Om den lezer een goed overzicht te geven van deze voordeelen, willen wij deze eerst summier opsommen: Ie. de doorschrijfboekhouding biedt de mogelijkheid om de ar-beidsverdeeling in de administratie tot een hoog niveau op te voeren. 2e. de doorschrij fboekhouding is voor een ieder, ook voor lee-ken op het gebied van boekhouden, uiterst overzichtelijk en biedt de mogelijkheid kennis te nemen van alle details van het bedrijf. 3e. de doorschrijfmethode schakelt de tijdverspilling, verbonden aan het oplossen van verschillen, die ontstaan doordat het administratieve evenwicht is verbroken, geheel uit. 4e. de doorschrijfboekhouding is een leesbare boekhouding, waarbij voor elke post een volledige omschrijving te vinden is op de plaats, waar zich ook alle overige posten van gelijken aard bevinden. 5e. de doorschrijfboekhouding vergemakkelijkt de administratieve controle. II 'tl 23 6e. de doorschrijf boekhouding is, mits goed gevoerd, volkomen up to date, in den letterlijken zin van het woord. 7e. de doorschrijfmethode maakt het mogelijk periodieke be-zettingstoppen in de administratie te vermijden, omdat het werk uitgesmeerd is over de geheele boekingsperiode. Wij zullen nu de hiervoren opgesomde voordeden punt voor punt meer gedetailleerd behandelen. 1, Verbeterde arbeids ver deeling. Als men den loop van het boekingsproces in de gewone administratie volgt, dan valt het op, dat men het te verrichten werk in twee deelen kan scheiden; het werk, waarvoor een bepaalde intelligentie vereischt is en het werk, dat geen intelligentie vordert. Wij zien daarbij geheel af van het z.g. voorwerk, waaronder wij verstaan het beoordeelen van de deugdelijkheid der boekingsstukken in den meest uitgebreiden zin van het woord, want dat werk is onafhankelijk van de methode van boeking. Bij de boeking zelf beperkt zich het intelhgente werk tot de vaststelling van het hoofd van rekening waarop geboekt moet worden. Is dat eenmaal vastgesteld, dan is het overige werk uitvoerende arbeid van zeer een-voudigen aard, die alleen eenige kennis eischt van de techniek van de boekhouding. Uitgedrukt in tijdseenheden is dat laatste, eenvoudige werk echter overheerschend. Bij de boeking in het hulp-boek moet men de post met datum en omschrijving inschrijven, men moet het bedrag uitwerpen in de daarvoor bestemde kolom, men moet als de bladzijde vol is, de bladzijde tellen en transporteeren, daarbij nieuwe hoofden voor de tabellarische kolommen inrichten. Als dat alles gereed is, wacht aan het einde van de maand nog het maken van de journaalpos ten en het overschrijven van die posten in het grootboek, het totaliseeren van journaal en grootboek. Bij het inschrijven van de bijboeken vordert het opzoeken van de juiste rekening een groot percentage van den boekingstijd. Al die bijkomende werkzaamheden, nemen een groot gedeelte van den tijd, die aan de administratie wordt besteed in beslag en niet alleen het intelligente werk, ook al dat andere werk moet welhaast steeds worden verricht door iemand, die voldoende capaciteit heeft om het intelligente werk, verbonden aan de beoordeeling van het juiste 24 boekingshoofd, te verrichten. Het moet bovendien nog iemand zijn, die met groote accuratesse werkt, want anders zou zeer veel tijd verloren gaan met het opsporen van fouten, die zich eerst veel later zouden openbaren in het verstoorde administratieve evenwicht. Zulk een werkmethode past niet meer in dezen tijd. De sigarenmaker, maakt zijn eigen bosjes niet, hij banderolleert de sigaar niet zelf, timmert geen kistjes en verpakt de sigaren niet. Daarvoor is de arbeidskwahteit van den sigarenmaker te goed. Op het administratief kantoor kan men op dat gebied nog veel leeren van datgene, wat men in de fabriek reeds jaren geleden heeft doorgevoerd. De doorschrijfmethode schiet als het ware een bres in die verouderde werkwijze. De boekingsstukken komen in de ochtend eerst bij iemand, die bevoegd is te beoordeelen onder welke boekingshoofden, die stukken moeten worden geboekt. Hij geeft op die stukken de rekeningnummers aan en het geheele overige uitvoerende werk, dat noodig is om de boekingen zelf te verrichten, kan nu worden overgelaten aan eenvoudige krachten. Op het boekingstuk is immers aangegeven, welke rekeningnummers gedebiteerd en gecrediteerd moet worden. Hij, die met die boeking belast is zoekt de kaart van dit rekeningnummer op en verricht de boeking volgens de standaardmethode, die daarvoor aangegeven is. Dat werk kan men jongens en meisjes met MULO opleiding in korten tijd goed leeren. In een administratie van eenigen omvang doen zij den ge-heelen dag niet anders dan boeken op de grootboekkaarten. De volgeboekte contrólebladen en de volgeboekte grootboekkaarten leggen zij afzonderlijk af en speciaal geroutineerde krachten tellen die contrólebladen en grootboekkaarten op de telmachine. Op die wijze doet ieder het werk, waarvoor zijn capaciteiten en speciale vaardigheid hem geschikt maken. Men behoeft niet te vreezen, dat zulke eenvoudige krachten fouten zullen maken, doordat zij op een verkeerde kaart zullen boeken. Vooropgesteld dient natuurlijk te worden, dat deze eenvoudige krachten hun werk met ambitie verrichten. Nemen zij een verkeerde kaart en boeken zij op een verkeerde kaart, dan zullen zij dat, als zij aan de laatste kolom gekomen zijn, zeker bemerken, want zij moeten, zooals hiervoren werd uiteengezet op die plaats het nummer van de kaart herhalen en als zij een post op kaart 8.36. 1 25 moeten boeken, maar per ongeluk kaart 9. 36. 1 genomen hebben, dan zal achter alle posten, die reeds op die kaart geboekt zijn het nummer 9. 36. 1 staan, als zij daaronder op willen nemen het nummer 8. 36. 1, bemerken zij hun fout aanstonds. In de practijk is dat een uitstekende waarborg gebleken tegen boekingen op verkeerde kaarten, maar zelfs als dat middel niet voldoende krachtig werkt komt deze fout toch later aan het licht, omdat dan in de proefbal'ans uit de grootboekkaarten de groepen 8 en 9 niet zullen sluiten met de proefbalans, die uit de con-trólebladen is gemaakt. Dit zijn trouwens fouten, die theoretisch denkbaar zijn, maar die practisch niet voorkomen. Bovendien vindt toch in de meeste bedrijven een controle op de boekhouding plaats en als er werkelijk eens een fout van dien aard ingeslopen zou zijn, dan komt deze bij die controle wel aan het licht. Maar nogmaals de practijk bewijst, dat dit gevaar denkbeeldig is. Ook het maken van de gedetailleerde proefbalans is een werk, dat door eenvoudige krachten kan worden verricht. Men maakt daartoe een stencil, waarop alle grootboekhoofden voorkomen met omschrijving en kaartnummer. Hij die met het tellen der grootboekkaarten belast is, stelt op de telmachine de totalen van iedere grootboekkaart in debet en credit vast, en plaatst de gevonden uitkomst achter het correspondeerende kaartnummer op de gestencilde lijst. Het eenige, wat hij daarvoor goed moet kennen is accuraat en snel tellen en goed overschrijven en die eischen kan men bij een goede personeelselectie ook aan het eenvoudigste personeel stellen, 2. Groote overzichtelijkheid. Indien iemand, die leek is op het gebied van boekhouden, zich een oordeel wil vormen over de administratieve uitkomsten van een onderdeel van het bedrijf, is hij in een administratie, die volgens de hulpboekmethode is ingericht er wel op aangewezen, de chef van de boekhouding te vragen hem een uittreksel van dat onderdeel van de administratie over te leggen. In de hulpboeken zijn alle posten in chronologische volgorde ingeschreven en in die hulpboeken, kan men dus niet op gemakkelijke wijze een overzicht krijgen 26 van die posten, die op hetzelfde onderdeel betrekking hebben. Indien de hoofden van de bijboeken voldoende gedetailleerd zijn, kan men in die bijboeken een overzicht krijgen van elk onderdeel, daarbij doet zich echter veelal het bezwaar gelden, dat in de bijboeken geen volledige omschrijving voorkomt en dat de bijboeken welhaast steeds een achterstand vertoonen. In de doorschrijf boekhouding kan men op de gedetailleerde grootboekkaarten een beeld krijgen van de administratie van elk onderdeel. Daartoe is geen speciale boekhoudkundige kennis ver-eischt. Indien men slechts de klapper, die bij het grootboekkaartsysteem behoort kan raadplegen, kan men elke grootboekkaart gemakkelijk vinden. Wil men zich op de hoogte stellen van de loo-pende assuranties de vervaldagen der premies, het bedrag van de premies, dan raadpleegt men de kaart ,,Assurantie" en vindt daarop alle assurantieposten met volledige omschrijving. Men behoeft dus voor het geven van inlichtingen geen uittreksel te maken uit de administratie. Men vindt alle posten, die op hetzelfde onderdeel betrekking hebben systematisch gerubriceerd. Ook voor de leiding van de administratie is dit een groot voordeel, want de talrijke vragen om inlichtingen over speciale onderwerpen kunnen direct volledig en afdoend beantwoord worden. Hoe vaak worden aan de leiding van de administratie vragen voorgelegd, die niet voorzien hadden kunnen worden en waarop men daarom de inrichting van de administratie eenvoudig niet had kunnen instellen. In de doorschrijfboekhouding is het principe van de detailleering zoo ver doorgevoerd, omdat verdere detailleering nagenoeg geen extra kosten veroorzaakt, dat practisch alle voorkomende vragen snel beantwoord kunnen worden. Dit is ongetwijfeld één van de groote voordeelen van dit stelsel, omdat overzichtelijkheid van de administratie één van de meest elementaire eischen is, die aan een doelmatige administratie zijn te stellen. 3. Uitschakeling tijdverlies door opsporen van verschillen. De doorschrijfboekhouding biedt het voordeel, dat elke fout, die het evenwicht in de boekhouding verstoort direct geconstateerd wordt en dan sterk gelocaliseerd is. Tenminste eenmaal per dag wordt vastgesteld of het totaal der debetposten gelijk is aan het 27 totaal der creditposten en blijkt dit niet het geval te zijn, dan kan men de fout direct terugbrengen tot het contröleblad waar de fout ontstaan is. Indien m.en bij de vroegere methode van administratie aan het einde van het jaar of van het kwartaal de bijboeken afsloot, was de opsporing van de verschillen tusschen het uittreksel uit de bijboeken en de saldi van het grootboek een zeer tijdroovend en omslachtig werk. Door deze vergelijking meerdere keeren per jaar te maken, kon men de verschillen tot een kleinere boekingsperiode terugdringen, maar in een administratie van grooteren omvang zijn de fouten niet uit te schakelen, indien men althans niet, na het bijwerken van de bijboeken, alle geboekte posten nog eens gaat controleeren. Indien, zooals in vele administraties voorkomt, duizenden posten in de hulpboeken en daarna nog eens afzonderlijk in de bijboeken moeten worden ingeschreven, zijn overschrijf fouten in dat werk onvermijdelijk. Op de boeking in de hulpboeken heeft men veelal nog een zekere automatische controle, wordt een giro-betahng van een debiteur in het giroboek met een onjuist bedrag opgenomen, dan sluit aan het einde van de maand het girosaldo niet, maar bij het bijwerken van de bijboeken bestaat die automatische controle in het geheel niet. In de doorschrijf boekhouding kunnen zich geen verschillen voordoen tusschen het saldo van de collectieve grootboekrekening en de detailleering daarvan, omdat de detailgrootboekkaarten in de plaats getreden zijn van de collectieve grootboekkaarten. Het voordeel, dat hierin schuilt wordt vrij algemeen erkend en daarin ligt dan ook de verklaring van het feit, dat de doorschrijf-boekhouding in zeer ruime mate toepassing gevonden heeft in de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze beide onderdeden van de administratie eischen in de hulpboekmethode onvoorwaardelijk een nadere detailleering in de bijboeken en elk bedrijf van eeni-gen omvang ondervond juist in dit onderdeel van de administratie steeds het bezwaar van het ontbreken van een automatische controle op de overeenstemming tusschen de boekingen in de hulp- en bijboeken. Indien men echter in de overige deden van de administratie evenzeer den eisch stelt, dat van alle onderdeelen een gedetailleerd beeld verkregen moet kunnen worden, indien men dus ook voor de onkostenrekening, voor de fabricagerekening, voor de in- en verkooprekeningen een ver doorgevoerde detailleering als 28 eisch stelt, zal ook daar de inrichting van bijboeken onvermijdelijk zijn en dan zullen zich ook daarbij dezelfde bezwaren doen gelden. 4. Leesbare boekhouding. De doorschrijf boekhouding heeft ten aanzien van dit punt zelfs een voordeel in vergelijking met verschillende methoden van volledig gemechaniseerde administraties. De techniek van de boekhoudmachines stelt in vele gevallen den eisch, dat bij de omschrijving volstaan wordt met enkele gestandardiseerde afkortingen. Voor het voeren van persoonlijke rekeningen (debiteuren, crediteuren) is dat geen groot bezwaar, omdat men met een klein aantal afkortingen toch een volledig beeld kan geven van de posten, die op deze rekeningen worden geboekt. Voor de onpersoonlijke rekeningen, speciaal bijvoorbeeld voor de onkostenrekeningen, is het gebruik van deze afkortingen een ernstig bezwaar. Worden die afkortingen gebruikt, dan moet men steeds terugvallen op de origi-neele boekingsstukken, indien men van een bepaalde post een nadere verklaring verlangt en dit leidt tot onnoodig oponthoud. Bij de inrichting van de doorschrijf boekhouding dient men aan dit punt alle aandacht te schenken. De omschrijving op persoonlijke rekeningen moet zoodanig worden gekozen, dat zij een volledig beeld geeft van den aard van de post. Bij periodieke betalingen vermelde men steeds de termijn, waarop de betaling betrekking heeft, zoo mogelijk moeten ook kwantiteiten in de omschrijving worden opgenomen. Op die wijze wordt de overzichtelijkheid zeer sterk bevorderd. 5. Vereenvoudiging controle. Zij, die met de controle op de doorschrijf boekhouding niet vertrouwd zijn, zien in de doorvoering van de doorschrijfmethode veelal een verzwaring van den contrólearbeid. Deze opvatting is echter onjuist. Indien men er dieper over nadenkt is het ook eigenlijk zeer begrijpelijk, dat door toepassing van deze methode een vereenvoudiging van de controle bereikt moet kunnen worden. De controlebladen bieden immers een volledig afschrift van alle geboekte posten in chronologische volgorde. Indien deze controle-bladen worden geverifieerd met de boekingsbescheiden, is de con- 29 tróle volledig en indien daarbij bepaalde, hierna te noemen, voorzorgsmaatregelen worden getroffen, heeft men de meest volledige zekerheid, dat alle eventueele fouten daarbij aan het licht moeten komen. Gedurende de controle behoeft men den gang van de administratie niet te storen, want de volgeboekte contrólebladen kunnen door de administratie zonder eenig bezv/aar gemist worden. Die contrólebladen kunnen zelfs zonder bezwaar gedurende den geheelen duur van de controle onder de berusting van den accountant blijven, hetgeen het voordeel biedt, dat ook bij het contróle-werk een meer systematische arbeidsverdeeling kan worden doorgevoerd. Al naar den aard van zijn opdracht kan de accountant zijn controle beperken tot de beoordeeling van de juistheid van de reke-ninggroep, waarop geboekt is, of die beoordeeling ook uitstrekken tot de detailrekening waarop de boeking plaats vond. Beperkt de verantwoordelijkheid van den accountant zich tot de verificatie van de gepubliceerde balans en verlies en winstrekening, dan kan bij de controle welhaast steeds met de beoordeeling van de groeps-rekening, waarop geboekt werd, worden volstaan. De accountant zal dan zelfstandig opnieuw de proefbalans van de groeprekenin-gen uit de controle bladen moeten samenstellen; het omvangrijke telwerk dat daaraan meestentijds verbonden is, kan worden overgedragen aan eenvoudige krachten. Indien de accountantscontrole intern is georganiseerd, hetgeen bij tal van groote bedrijven heden ten dage het geval is, dan is een uitstekende werkverdeeling tusschen administratieve afdeeling en accountantsafdeeling te bereiken, door dagelijks de contrólebladen en de boekingsbescheiden over te leggen aan de accountantsafdeeling, die dan de geheele administratie steeds met één dag achterstand controleert. Direct na die controle wordt dagelijks de proefbalans uit de contrólebladen door de accountantsafdeeling vastgesteld. Door de accountantsafdeeling wordt eenmaal per maand de gedetailleerde proefbalans uit de grootboekkaarten vastgesteld en deze wordt dan gecontroleerd met de proefbalans uit de contrólebladen. Controle en administratie werken op die wijze hand in hand. De controle vertoont nimmer een achterstand en alle gemaakte fouten worden op zeer korten termijn hersteld. De kosten van een volledige accountantscontrole volgens dit principe geor- 30 ganiseerd behoeven werkelijk niet hoog te zijn en omdat de controle zoo nauw aansluit aan de administratie, is het geen bezwaar van eenige beteekenis, indien eens een enkele maal een fout gemaakt wordt in de administratie, die wellicht vermeden had kunnen worden, indien men die administratie zou hebben laten verrichten door dure werkkrachten. Dat tenslotte ook bij het contrólewerk de groote overzichtelijkheid van de administratie als een belangrijk voordeel is aan te merken, spreekt vanzelf. Omtrent allerlei details, die van belang zijn bij de beoordeeling van de posten van balans en verlies- en winstrekening, kan men aan de hand van de detailgrootboekkaar-ten, gemakkelijk een oordeel vellen. Dat de fraudemogelijkheden in de doorschrijf boekhouding groo-ter zouden zijn is naar mijn oordeel onjuist. Het is inderdaad mogelijk op het contröleblad in de kolom rekeningnummer het nummer 7.36.1 te vermelden, de post te boeken op een rekening 7.39.1 en er voor te zorgen, dat hetgeen op het contröleblad vermeld is (7.36.1) op de grootboekkaart niet doorschrijft. Op die kaart kan men achter de betreffende post dan later het num.mer 7.39.1 vermelden. Bij de hiervorenbeschreven contrólemethode komt deze ver-valsching niet direct aan het licht. De proefbalans uit de controle-bladen van groep 7 sluit met de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten van groep 7, vv'ant beide rekeningen behooren tot deze zelfde groep. Zou men op die wijze een post op het contröleblad onder nummer 8.12.1 opnemen en die post op grootboekkaart 7.26.1 boeken, dan zou dat bij de vergelijking der beide proefbalanscn Vv/'el aan het licht komen. Bedoelde fraudemogelijkheid beperkt zich dus tot de boeking op een verkeerde kaart, die tot dezelfde groep behoort. De accountant dient daarmee rekening te houden bij de invoering van de doorschrijf boekhouding. Hij moet de inrichting van het rekeningsysteem zoo kiezen, dat niemand zich bevoordeelen kan door een post te boeken op een andere rekening van dezelfde groep, zonder dat dat aan zijn controle zal ontgaan. Hij zal daarom bijvoorbeeld geen voorraadrekeningen en onkostenrekeningen bij eenzelfde groep indeelen, omdat dat de mogelijkheid zou bieden, een post op het contröleblad op de voorraadrekening te boeken en op de grootboekkaart op de onkostenrekening. Men dient zich dus bij de inrichting van de administratie van de hiervoren gesignaleerde 31 fraudemogelijkheid wel bewust te zijn, maar men kan de gevaren, die daarin schuilen dan ook geheel ontgaan. In de controle op de administratie volgens de hulpboekmethode was het trouwens geenszins gebruikelijk alle posten in de hulp-boeken en daarna nog eens afzonderlijk alle boekingen in de bij-boeken te controleeren en indien men bij die administratie dezen weg niet volgt, bestaat ook de mogelijkheid, dat een post opzettelijk in de bijboeken onder een onjuist hoofd wordt geboekt. Veel grooter is echter de mogelijkheid, dat zulk een onjuiste 'boeking door een vergissing wordt gemaakt en in de doorschrijf boekhouding is dat practisch uitgesloten, omdat dan op den grootboekkaart in de kolom rekeningnummer een afwijkend nummer verschijnt. 6. De boekhouding is dagelijks bij. Het eischt reeds zeer veel zorg in de administratie volgens de hulpboekmethode, de organisatie zoo ver te brengen, dat alle hulp-boeken werkelijk dagelijks bij zijn. Indien men denzelfden eisch stelt ten aanzien van alle bijboeken, rijzen zeer ernstige bezwaren. Indien men werkelijk dagelijks alle bijboeken wil bijwerken, gelden de bezwaren, die verbonden zijn aan de tweevoudige boeking, die dit stelsel eischt, dubbel. Practisch worden de bijboeken met uitzondering van debiteuren en crediteurenboek eenmaal per maand bijgewerkt en omdat dit tot een extra belasting gedurende een deel van de maand leidt, wordt juist dit werk maar al te gemakkelijk uitgesteld. Zelfs bij de meest perfecte organisatie van de administratie worden journaal en grootboek in ieder geval slechts eenmaal per maand bijgewerkt en ten aanzien van dat onderdeel bestaat er dus steeds een achterstand. In de doorschrijf boekhouding kan dat vermeden worden en het boekingstempo wordt daardoor geenszins vertraagd. In menig bedrijf heeft m.en practisch doorgevoerd, dat alle boekingsbescheiden, die in de morgenuren beschikbaar zijn, nog dienzelfden dag geboekt worden. Ook dit is een specifiek voordeel van de doorschrijfboekhouding. 7. Uitschakeling van de topbelasting in de administratie. Doordat de boekhouding dagelijks bij is, is er van topbelasting aan het begin van de maand of bij den aanvang van het jaar geen 32 sprake. Niet alleen het boeken op de detailgrootboekkaarten, maar ook het uittrekken van de contrólebladen kan dagelijks geschieden. Indien men alle volgeboekte detailgrootboekkaarten dagelijks totaliseert, is ook het telwerk, dat vereischt wordt voor het maken van de proefbalans uit de detailgrootboekkaarten gering. Voor elke grootboekrekening moet men dan gemiddeld nog een halve kaart tellen. Hierdoor kan trouwens hoogstens een topbelasting van een of meer goedkoope krachten aan de telmachine ontstaan. Dat is van veel minder beteekenis dan de topbelasting der leidende krachten, die in de vroegere administratie 200 herhaaldelijk onvermijdelijk bleek. Wij hebben er ons in het vorenstaande opzettelijk van onthouden een opsomming te geven van de speciale voordeden, die de doorschrijfmethode in enkele bijzondere toepassingen kan opleveren. In het algemeen zinken deze in het niet bij de belangrijke voor-deelen, die het stelsel in het algemeen biedt. Het zou ons bovendien te ver tot in de details van allerlei toepassingen voeren, om den lezer daarin een inzicht te geven. De hiervoren opgesomde voordeelen zijn van zeer algemeenen aard. Hun beteekenis neemt toe al naar mate de administratie omvangrijker is en al naar mate hoogere eischen gesteld worden ten aanzien van de detailleering van de administratie. Wil men zich een oordeel vormen over de beteekenis van deze voordeelen, dan is het inderdaad interessant eens vast te stellen, hoeveel individueele posten per maand geboekt worden in alle hulpboeken van een bedrijf. Indien men alle posten die in de hulp-boeken voorkomen in de doorschrijfboekhouding boekt is de administratie gereed. Indien men nu het op die wijze gevonden aantal posten deelt op den totalen arbeidstijd, die gebruikt wordt voor het voeren van de hulpboeken, bijboeken, journaal en grootboek, dus ongerekend de tijd noodig voor de voorbewerking en controle der boekingsstukken, dan vindt men den boekingstijd per post. Men dient bij die berekening natuurlijk in aanmerking te nemen, dat indien in de hulpboeken combinatieposten geboekt worden (b.v. alle debiteurenbetalingen via de bank per dag) deze posten niet als één post, maar als meerdere posten moeten worden geteld. In vergelijking met de op die wijze vastgestelden boekingstijd per post, 33 mag men aannemen, dat als algemeen gemiddelde voor het boeken, gerekend mag worden op 60 posten per uur in de doorschrijfboek-houding. Voor de eenvoudige boekingen b.v. op debiteuren- en crediteurenrekeningen, mag met een grooter aantal boekingen per uur gerekend worden, doch 60 posten per uur, ongerekend het voorwerk en de controle op de boekingsbescheiden, kan men als algemeen gemiddelde zeer wel aannemen. Grondsl. Moch. Administr. HOOFDSTUK II. DOORSCHRIJFMETHODE EN MECHANISCHE ADMINISTRATIE. Wij hebben in het voorgaande gedeelte zeer uitvoerig gesproken over de doorschrijfmethode en dat was ook noodzakelijk, omdat een ieder, die een oordeel wil vellen over de mechanisatie van de administratie, zich allereerst een inzicht moet verschaffen in de grondslagen, waarop die methode is gebouwd. Alle stelsels, waarbij met toepassing van boekhoudmachines grootboek, debiteuren en crediteurenrekeningen worden gevoerd zijn op diezelfde grondslagen gebaseerd en ook vele methoden van voorraadadministratie rusten op datzelfde fundament. Nagenoeg alle boekhoudmachines werken met losse kaarten en dat vindt zijn verklaring in het feit, dat daardoor de uitbreiding van het kaartsysteem weinig bezwaarlijk is, zoodat men in de mate, waarin men de gegevens wil detailleeren niet belemmerd wordt. De meeste boekhoudmachines werken ook met een contróleblad of een contrólestrook, die geheel dezelfde functie verricht als het contróleblad van de doorschrijfboekhouding. Ook de beteekenis van het contróleblad (strook) in de mechanische administratie schuilt voornamelijk in het feit, dat daardoor het administratief evenwicht niet verstoord kan worden, zonder dat zulks op korten termijn ontdekt wordt. Die machines, die zonder contróleblad werken bieden die zekerheid op andere wijze, maar indien men het geheele gebied van de mechanische administratie overziet, dan kan men zeggen, dat het kaartsysteem de boeken heeft verdrongen en dat door een contróleblad of door andere hulpmiddelen het behoud van het administratief evenwicht verzekerd is. Al die honderden soorten en merken van boekhoudmachines die heden ten dage op de markt voorkomen stemmen ten aanzien van deze beide punten overeen en dat is wel het beste bewijs, dat de voordeelen van het kaartsysteem en van de methode van het contróleblad zeer belangrijk zijn. 35 De vermenigvuldigende boekhoudmachine en het ponskaarten-stelsel zijn twee elementen in de mechanisatie, die van zeer bijzonderen aard zijn. Wij zullen deze daarom geheel afzonderlijk behandelen. Wij zullen ons niet verdiepen in de verschillen en in de constructiedetails van de talrijke machines. De Kantoormachine-gids, voorziet in dat opzicht ten volle in de behoefte, daarin kan men uitvoerige beschrijvingen van alle machinetypen vinden. Wij willen ons ook bij de behandeling van de mechanische administratiemethoden beperken tot de behandeling van de groote richtlijnen. Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt zijn de grondslagen van de mechanische administratiemethoden dezelfde als die van de door-schrijfboekhouding en om de ontwikkehng van de mechanisatie tot den huidigen stand te begrijpen kan men dan ook niet beter doen, dan zich af te vragen, wat nog te wenschen en verlangen overblijft, indien men de administratie volgens de doorschrijfmethode heeft ingericht. De eerste en meest voor de hand liggende wensch is wel, dat men bevrijd zal worden van den noodzaak, om, nadat een reeks van posten geboekt is, de contrólebladen te tellen, om op die wijze vast te stellen of bij die boekingen het administratief evenwicht niet verstoord is. Aan dat verlangen kan op zeer verschillende manieren worden voldaan. Wij hebben reeds vermeld, dat de door-schrijfboekhouding ook op een schrijfmachine kan worden gevoerd en reeds sedert vele jaren worden voor zeer verschillende doeleinden schrijfmachines geleverd, waarop één of meer telwerken zijn aangebracht. Indien men op zulk een schrijfmachine een getal tikt, worden de cijfers, die aangeslagen worden gelijktijdig opgenomen in één of meer van die telwerken. Tikt men dus eerst ƒ 113.40 en vervolgens ƒ 17.60, dan wijst het telwerk daarna den stand ƒ 131.— aan. Als men nu twee van deze telwerken op de machine monteert, waarvan dan één telwerk reageert op de bedragen, die in de debet-kolom worden geboekt en het andere op de bedragen, die in de creditkolom worden geboekt, dan worden de bedragen gelijktijdig met het aanslaan opgenomen in één van de beide telwerken. Is dan een reeks van posten geboekt, dan moet de stand van het debet-telwerk gelijk zijn aan die van het credittelwerk. Is dat niet het geval, dan is het administratief evenwicht in deze reeks van boekingen verstoord. Men kan aan het einde van een contróleblad de 36 telwerken op aftrekken instellen en indien men dan het totaal, dat in ieder der beide telwerken zichtbaar is, op de schrijfmachine aanslaat, wordt dit aangeslagen bedrag in het telwerk afgetrokken, daarna staan de beide telwerken dus weer op nul. Groot voordeel wordt daarmee nog niet bereikt, want wel weet men nu, zonder dat daarvoor een afzonderlijke telling vereischt wordt, dat het administratief evenwicht gehandhaafd is, maar die extra telling kan daarmee toch niet vermeden worden, omdat men immers het contróleblad moet uittrekken per groepsrekening om de proefbalans uit de contrólebladen te maken. Men kan zich hierop nog een variant denken in dien zin, dat de telwerken niet op de schrijfmachine zijn gemonteerd, maar ingebouwd zijn in het inwendige van een machine. Die machine is uitgerust met een normaal schrijfmachinetoetsenbord, heeft ook het uiterlijk van een schrijfmachine, maar zij is toch al als boekhoudmachine aan te merken. Die telwerken, die in de machine zijn gebouwd totaliseeren de bedragen, die op de machine worden aangeslagen en indien men na een reeks van boekingen op een bepaalde toets drukt, drukken de telwerken geheel automatisch den daarin opgenomen totaalstand op het papier af. Men behoeft dan dus den stand van de telwerken niet af te lezen en deze totalen niet afzonderlijk op de machine aan te slaan. Dit is een andere weg, die tot hetzelfde doel leidt en die afgezien van de tijdsbesparing, die bereikt wordt door de uitschakeling van het werk verbonden aan het aflezen en aanslaan van de totalen, geen specifieke voordeelen biedt. Indien men een machine ziet, die op deze wijze bij het boeken van de posten deze gelijktijdig totaliseert, die bovendien die totalen geheel automatisch afdrukt, dan gaat daar reeds een zekere bekoring van uit, doch indien men zich realiseert welk voordeel men met deze mechanische uitrusting bereikt, dan blijkt toch duidelijk, dat dat voordeel slechts zeer gering is. Moet men de contrólebladen toch uittrekken, om de proefbalans uit de contrólebladen te maken, dan is het voordeel geheel denkbeeldig, want dan moet men de posten daartoe toch nog weer eens stuk voor stuk op een telmachine opnemen. Werkt men met gesplitste contrólebladen, bv. speciale contrólebladen voor alle boekingen op de groep Debiteuren of Crediteuren, dan is uittrekken van de contrólebladen niet noodig, maar 37 ook dan is het voordeel slechts gering, want de tijd, die noodig is om de posten achteraf op een snelle niet-schrijvendc telmachine te totaliseeren is zeer gering. Tusschen den prijs van de schrijfmachine voor de doorschrijfboekhouding en de machine met ingebouwde telwerken bestaat een zeer belangrijk verschil en alleen in uitzonderingsgevallen, zal er voordeel schuilen in de toepassing van machines, die alleen in staat zijn de debet- en credittelling van het contróleblad vast te stellen. De functie van de boekhoudmachine is dan ook in het algemeen een andere. I,n de beschrijving van de doorschrijfmethode is al wel gebleken, dat het maken van de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten een tijdroovend werk is. Het moge dan waar zijn, dat het bij een goede organisatie der administratie aan eenvoudige krachten kan worden overgelaten, maar het is toch werk, dat niet regelmatig over de geheele maand verdeeld kan worden. Werk dus, dat tot topbelasting aanleiding geeft. De bezettingstoppen in de doorschrijfboekhouding zijn weliswaar veel meer afgevlakt, dan in de vroegere boekhoudmethode, maar geheel weggenomen zijn zij toch niet. Bij het maken van de proefbalans uit de grootboekkaarten, kan bovendien blijken, dat er verschillen bestaan tusschen die proefbalans en de proefbalans uit de contrölebladen en de oplossing van die verschillen kost tijd en leidt tot vertraging van andere werkzaamheden. Het kan ook voor bepaalde gevallen een bezwaar zijn, dat men bij het raadplegen van een kaart in de doorschrijfboekhouding eerst de laatste kaart moet tellen, om te weten, welk saldo de kaart aangeeft. Het is daarom begrijpelijk, dat de behoefte zich deed gevoelen aan een methode, die het mogelijk zou maken na elke boeking direct het saldo van iedere detailgrootboekkaart vast te stellen. Bij den huidigen stand van de techniek der boekhoudmachines, is dit probleem zeer goed en zelfs op zeer vele manieren op te lossen. Men noemt die methode het saldeerend boeken op de detailgroot-boekkaarten, omdat na elke boeking het nieuwe saldo van iedere kaart wordt vastgesteld. Bij de enorme verscheidenheid van boekhoudmachines, die heden ten dage aan de markt gebracht worden, is het wel opmerkelijk, dat de techniek van al die machines er voornamelijk op gericht is, dit probleem op de meest practische wijze op te lossen. Laten wij de vermenigvuldigende boekhoudmachine, die een zeer speciale 38 plaats inneemt, even buiten beschouwing, dan kan men zeggen, dat alle boekhoudmachines dit probleem op een meer of minder gelukkige wijze hebben opgelost en dat de beteekenis van de boekhoudmachines in welhaast alle administraties ligt in demogelijkheid om saldeerend te boeken, om dus na de boeking van eiken post het eindsaldo van de rekening vast te stellen. Het principe, dat daarbij gevolgd wordt is zeer eenvoudig. De nummering en opberging van de kaarten, alsook de inrichting van de kaarten, die op die boekhoudmachines bewerkt worden zijn principieel geheel dezelfde als van de kaarten, die in de doorschrijf-boekhouding worden toegepast. Men kan de kolommen in een andere volgorde plaatsen, maar dat doet tenslotte aan het principe geen afbreuk. De boekhoudmachines kan men naar twee gezichtspunten in twee groote groepen indeelen, nl. volgens de eerste onderscheiding: 1. boekhoudmachines met groot toetsenbord 2. boekhoudmachines met 1 O-toetsenbord Volgens de tweede onderscheiding: a. met volledig schrijfmachinetoetsenbord b. zonder volledig schrijfmachinetoetsenbord. Op de machines met groot toetsenbord ziet men naast elkaar 9 tot 17 rijen van toetsen. Elke rij bestaat uit negen toetsen, waarop de cijfers 1 tot 9 zijn aangegeven. Het aantal rijen van toetsen, dat benoodigd is, is afhankelijk van den aard van de administratie; dat aantal rijen is, zooals hieronder blijken zal, voor de verklaring van de werking der machines van volkomen ondergeschikte beteekenis. Wij zullen dus verder alleen spreken over het kleinste type, de machine met 9 rijen. Indien men nu op deze machine alle toetsen, die het cijfer 1 dragen, indrukt, blijven zij in dien inge-drukten stand staan. Zoolang de machine zich verder in rust bevindt, gebeurt er nog niets, ook al zijn die toetsen ingedrukt. Aan de rechterzijde van de machine bevindt zich een zoogenaamde „contact-lat" (motor-bar) en als men daarop drukt, nadat in alle rijen van de machine de 1 toets is ingedrukt, heeft dat tweeërlei gevolg. In de eerste plaats verschijnt op het papier het getal 111111111 en gelijktijdig wordt elk van de negen telwielen, die in de machine gemonteerd zijn, één positie opgeschoven. Die telwielen stonden bij het begin van de boeking alle op nul, en zijn dus nu alle 39 op 1 geplaatst. De stand van de negen telwielen tezamen is dus nu op 111111111 gebracht. Zoodra het aangeslagen bedrag op papier is afgedrukt en dus automatisch gelijktijdig in het telwerk is opgenomen, springen de ingedrukte toetsen weer terug in den normalen ruststand. Men kan dus nu een nieuw getal aanslaan, door in de opeenvolgende rijen bijv. de toetsen 333334444 in te drukken. Na een druk op de contactlat wordt dan dat getal op papier afgedrukt en in het telwerk bijgevoegd. De negen telwerken stonden alle reeds in de 1 positie, en nu dit nieuwe getal ook opgenomen is, is dus de stand van de negen wielen 444445555. Zoo kan men voortgaan met verschillende getallen op de machine aan te slaan, die dan stuk voor stuk op papier worden afgedrukt en die zich tezamen-tellen in de telwielen. Drukt men nu nadat een reeks van getallen is aangeslagen op den totaaltoets, dan wordt op papier afgedrukt de stand van het telwerk en dat is vanzelfsprekend het totaal van alle geboekte posten. Tot zoover is de boekhoudmachine met groot toetsenbord dus eigenlijk nog niets anders dan een telmachine volgens dat principe geconstrueerd. Hiervoren merkten wij reeds op, dat de toetsen in iedere rij de nummers 1 tot 9 dragen, de nul ontbreekt dus in elke rij, maar dat is geen bezwaar, want indien men in een bepaalde rij geen toets indrukt, verschijnt automatisch een nul op het papier. Als men dus in de eerste rij links een 1 aanslaat, verschijnt op papier een 1 gevolgd door acht nullen, nadat men een druk op de contactlat gegeven heeft. Om deze machine als boekhoudmachine te kunnen gebruiken maakt men gebruik van de z.g. ,,sphtsing" van telwerken. In de machine zijn zooals wij hiervoren reeds opmerkten negen telwielen ingebouwd, die in de voorgaande beschrijving tezamen als één groot telwerk dienst deden. Men construeert die machine echter op zoodanige wijze, dat men dat ééne groote telwerk kan splitsen in meerdere kleine telwerken, bijv. in twee telwerken bestaande uit resp. 4 en 5 telwielen, of uit drie telwerken ieder bestaande uit drie telwielen. Men is aan die indeeling niet gebonden, want de moderne machines bieden de mogelijkheid die splitsing naar believen te veranderen. Dat splitsen van die telwielen is in wezen een heel eenvoudige zaak. Als de stand van het rechtertelwiel 9 aanwijst en men slaat op de machine een 2 aan, dan loopt dat rechter telwiel 40 twee posities verder en komt daarmee op 1 te staan. Maar als dat telwiel de nul passeert, wat hier dus het geval is, wordt het daarnaast liggend telwiel één plaats verschoven en komt dus van den nulstand in den stand 1. Beide telwielen samen geven dan dus den stand 11 aan. Als het rechtertelwiel den nulstand passeert, wordt dus het tiental ,,overgedragen" naar het daarnaast hggende telwiel. Als men nu tusschen twee telwielen deze z.g.n. „tientallen-overdracht" verbreekt, werken de telwielen rechts en links van die scheiding onafhankelijk van elkaar Gelijktijdig wordt dan het automatisch schrijven van nullen rechts van de scheiding opgeheven. Als men dus de bedoelde scheiding heeft aangebracht tusschen de 5de en 6de rij en men slaat opnieuw in de eerste rij een 1 aan, dan wordt op papier niet een 1 met acht nullen, doch een 1 met vier nullen afgedrukt. De bedragen, die links en rechts van de scheiding worden aangeslagen verschijnen dus als afzonderlijke getallen in twee kolommen naast elkaar op papier en die twee kolommen worden door de machine afzonderlijk geteld. In plaats van een machine met een groot telwerk, heeft men dan dus als het ware een machine met twee kleinere telwerken gekregen. Zooals gezegd kan men die splitsing tusschen de telwielen op elke willekeurige plaats aanbrengen, zoodat men bijv. de 17 rijige machine kan splitsen in 2 telwerken van 6 telwielen en één telwerk van 5 telwielen. Als men dus in een 9 rijige machine, die in twee deelen gesplitst wordt de onderstaande getallen aanslaat, verkrijgt men vóór en na de splitsing het volgende beeld: Vóór de splitsing: 7 0 0 9 3 4 6 8 7 3 1 2 4 3 1 1 4 0 3 6 4 2 9 5 7 2 5 4 19 Na de splitsing: 7 0 9 3 4 6 8 7 3 12 4 3 1 1 4 3 6 4 2 9 5 7 2 5 4 19 De beteekenis van de splitsing is dus in wezen deze, dat men 41 gelijktijdig in meerdere kolommen naast elkaar kan boeken en tellen. Naast de splitsing van de telwerken bestaat de mogelijkheid enkele rijen ,,niet-tellend" te maken. Cijfers, die in die rijen worden aangeslagen drukken wel af op papier, doch brengen geen verandering in den stand van de telwielen. Bij het maken van boekingen is gewoonlijk een omschrijving noo-dig als datum, nummer van het boekingsstuk, nummer van de rekening waarop geboekt wordt en het zou natuurlijk geen zin hebben die gegevens samen te tellen. De rijen waarin die gegevens worden aangeslagen worden dan niet tellend gemaakt. Indien bij de boeking veel omschrijvingsnummers voorkomen kan men dat nog op een andere wijze oplossen, de machine wordt dan zoo ingericht, dat de wagen van de machine twee standen kan innemen. Alle omschrij-vingsgegevens worden dan aangeslagen en op het boekingsformulier afgedrukt als de wagen zich in den eersten stand bevindt, daarna drukt men op een knop en de wagen van de machine verplaatst zich daardoor naar links. Bij dien wagenstand slaat men op de machine de gegevens aan, die wel geteld moeten worden. De constructie wordt dan zoo gemaakt, dat de machine in den eersten stand niet telt, in den tweeden stand wel telt. De bewerking vindt dan als volgt plaats. Nadat het formulier in de machine is gebracht slaat men op het toetsenbord de cijfers aan, die als omschrijving moeten dienen, men drukt op de contactlat en de aangeslagen cijfers worden op de linkerzijde van het formulier in de daartoe aangewezen kolommen afgedrukt, gelijktijdig verspringt de wagen, terwijl het formulier daar nog in vastgeklemd zit naar links, zoodat het rechtergedeelte van het formuher nu voor het schrijf mechanisme van de machine geplaatst wordt. Door het indrukken van de contactlat zijn de ingedrukte toetsen weer in den normalen stand gekomen. Men kan dus nu alle gegevens die geteld moeten worden aanslaan, men drukt weer op de contactlat, die gegevens worden op papier afgedrukt, gelijktijdig in het telwerk opgenomen en gelijktijdig verspringt de wagen weer naar den eersten stand. Het is duidelijk, dat men bij die instelling van de machines onderstaande boekingen kan maken, op een machine met 12 rijen 42 J. Jansen. Elspeet Datum 12.2 13.2 14.2 14,2 16.2 17.2 Factuur Nr. 636 684 698 701 784 798 Debiteur Nr. 144 144 144 144 144 144 Aantal Liter Olie ofBenzine 50 3 10 7 Olie 1.50 3.50 Debiteur Nr. 144 Benzine 7.00 1.40 Reparatie 30.60 11.80 Dit voorbeeld demonstreert duidelijk de tot nu toe behandelde functies van de machine. De eerste vier kolommen worden geboekt in den niet-tellenden stand, de laatste drie kolommen in den tellenden stand. De hiervoren besproken machine is een machine met één telwerk, dat uit evenveel telwielen bestaat, als er toetsenrijen op de machine 2ijn. Deze zelfde machines worden ook geleverd met twee telwerken, waarbij dan door een handle of een knop op het toetsenbord bepaald wordt of een bedrag, dat is aangeslagen in het eerste telwerk, in het tweede telwerk of in beide telwerken wordt opgenomen. Men kan op zulk een machine een aantal getallen opnemen en die in beide telwerken laten tellen, drukt men nu het totaal van het eerste telwerk op papier af, dan verdwijnt dat totaal uit dat eerste telwerk en wordt dat telwerk dus weer in den. nulstand gebracht, in het tweede telwerk blijft het verkregen totaal echter opgenomen. Neemt men nu weer een nieuwe rij getallen op, dan totaliseeren die getallen zich weer in het eerste telwerk, maar zij worden daarbij bovendien in het tweede telwerk bij het eerst vastgestelde totaal gevoegd. Drukt men nogmaals den totaaltoets van het eerste telwerk in, dan wordt het totaal van die nieuwe groep getallen op papier afgedrukt en komt dat eerste telwerk opnieuw in den nulstand. Zoo kan men voortgaan en uit het eerste telwerk op papier telkens afdrukken het totaal van eiken groep van getallen, terwijl het totaal generaal zich accumuleert in het tweede telwerk. Op een 43 willekeurig moment kan men ook den stand van dat tweede telwerk op papier afdrukken en men verkrijgt daarmee dan dus het totaal generaal van alle geboekte posten. Een zeer eenvoudig voorbeeld van die bewerking is: 34 63 132 229 totaal uit eerste telwerk 54 21 17 8 100 totaal uit eerste telwerk 23 39 62 totaal uit eerste telwerk 391 totaal uit tweede telwerk (229 + 100 + 62) Een machine van deze uitrusting is eigenlijk de meest eenvoudige constructie van dit type, die het mogelijk maakt een boekhouding volledig saldeerend te voeren. De opgave die daartoe vervuld moet worden is de volgende. Door op de machine aan te slaan het vorig saldo van een bepaalde rekening en de te boeken post, moet de machine het nieuwe saldo van de rekening kunnen vaststellen. Is het debetsaldo van een kaart dus ƒ 160.— en wordt geboekt een post van D ƒ 30.—• dan moet de kaart het volgende beeld geven. Omschrijving Oud saldo Debet Credit Nieuw saldo 1 6 0 . - 30.- 190.- Wordt daarna op dezelfde kaart weer een post van C ƒ 60.— geboekt, dan wordt als vorig saldo opgenomen ƒ 190.^—, als te boeken post C ƒ 60.— en als nieuw saldo moet de machine dan vaststellen ƒ 130.—. Het voordeel aan die bewerkingsmethodc verbonden is duidelijk, door die wijze van boeking kan men steeds 44 het eindsaldo van elke kaart direct aflezen, men behoeft dus niet, zooals in de doorschrijfboekhouding, eenmaal per maand de detail-grootboekkaarten te totaliseeren. Om de proefbalans uit de groot-boekkaarten te maken behoeft men slechts het eindsaldo van de kaarten af te lezen en die eindsaldi zelf te totaliseeren. Wij hebben hiervoren reeds gesproken van een boekingsmethode, waarbij de wagen van de machine twee standen kan innemen, namelijk in de linkerpositie en in de rechterpositie. Dat zelfde principe is verder uitgewerkt om de saldeerende boekingsmethode te kunnen toepassen, maar het aantal posities van den wagen blijft dan niet beperkt tot twee, maar wordt gewoonlijk uitgebreid tot vijf of zes. Op de moderne machines zijn zeer merkwaardige constructies aangebracht, die er toe leiden, dat de machine geheel automatisch achtereenvolgens de verschillende posities kiest, die ver-eischt zijn. In principe komt die constructie hierop neer, dat aan de achterzijde van de machine een metalen stang is aangebracht, waarop nokken van verschillende vorm verplaatsbaar gemonteerd zijn. Als de wagen een bepaalde positie inneemt, schakelen die nokken de gewenschte functies van de machine in en uit. Als dus de machine is ingesteld op de plaats, waar de omschrijvingsgegevens moeten worden opgenomen, is de nok op die plaats oorzaak, dat het telmechanisme geheel uitgeschakeld is, komt de machine op de plaats, waar de post geboekt wordt, dan is de daar geplaatste nok oorzaak, dat het getal, dat op de machine wordt aangeslagen in één of beide telwerken gelijktijdig wordt opgenomen. Het aantal variatie-mogelijkheden is nagenoeg onbeperkt. Er zijn nokken, die veroorzaken, dat de in die positie geboekte bedragen niet tellen of niet schrijven, tellen in het eerste telwerk, tellen in het tweede telwerk, of tellen in beide telwerken. De nok, die samenvalt met de debetkolom kan zoo gevormd zijn, dat na het aanslaan van een post in de debetkolom, de creditkolom overgeslagen wordt, zoodat de machine direct verspringt tot de laatste kolom, de kolom van het nieuwe saldo. Als men de nokken op de metalen stang (die in het algemeen met den naam liniaal wordt aangeduid ) heeft ingesteld, behoeft men op het toetsenbord alleen nog maar de bedragen aan te slaan. Drukt men op de contactlat dan verspringt de wagen van de machine automatisch naar de volgende positie. Nadat de te boeken post op papier is afgedrukt en afhankelijk van den vorm van 45 de nok wel of niet in een of meer telwerken is opgenomen loopt de machine automatisch door naar de laatste kolom, waarin het nieuwe saldo wordt afgedrukt. Hij, die de machine bedient behoeft dus niets anders te doen, dan de bedragen van de boekingsstukken in de aangewezen volgorde op de machine aan te slaan, wat er met de bedragen moet gebeuren, of zij wel of niet geteld zullen worden bepaalt de machine. Hij behoeft ook de machine niet zelf in te stellen op de opeenvolgende kolommen waar geboekt moet worden ook dat geschiedt automatisch. De aard van de nokken en de noodzakelijke stand van de nokken is vanzelfsprekend afhankelijk van den aard van de boekingen, die verricht moeten worden en mede van de inrichting van de kaart-modellen, waarop geboekt wordt. De liniaal is steeds uitwisselbaar. Plaatst men een andere liniaal in de machine, waarop andere nokken in andere positie zijn aangebracht, dan verricht de machine ook weer geheel automatisch in de verschillende kolommen geheel andere functies. De liniaal bepaalt dus de wijze waarop de machine werkt. De details van de constructie zijn op verschillende typen machines zeer ongelijk, er bestaan bijvoorbeeld machines, waarvan men de liniaal in vier verschillende posities kan brengen, zoodat men door aan een knopje te draaien de machine op vier soorten van werk kan instellen, maar dit zijn kwesties van bijkomstigen aard. De allereenvoudigste methode van saldeerend boeken kan men zich denken in een machine met slechts één telwerk. Wij beperken ons tot het allereenvoudigste geval, nl. de boeking van facturen op een debiteurenrekening. Het beoogde resultaat is dan dus het volgende J. Jansen. Elspeet Oud saldo 184.40 209.00 227.40 Datum 1211 27.11 6.12 Factuur Nr. 124 268 312 Rekening Nr. 384 384 384 Debet 24.60 18.40 127.10 Debiteur Nr. 384 Credit Nieuw saldo D 184.40 D 209.00 D 227.40 D 354.50 46 Men kan het gewenschte doel bereiken, door de machine achtereenvolgens in vier posities te laten boeken en wel als volgt: Ie positie oud saldo 2e positie alle omschrijvingsgegevens, dus naast elkaar in de eerste vier rijen de datum in de volgende drie rijen het factuurnummer in de volgende drie rijen het rekening nr. 3e positie het factuurbedrag 4e positie nieuw saldo In die vier posities moeten de volgende functies van de machine ingeschakeld worden: 1 e positie tellen in telwerk 2e positie niet tellen 3e positie tellen in telwerk 4e positie automatisch op papier afdrukken de stand van het telwerk Bij de eerste post zien wij dan, dat in het telwerk het volgende geschiedt: Ie positie van O op 184.40 2e positie geen verandering 3e positie van 184.40 op ƒ 209.— 4e positie van ƒ 209.-^ op O Hij, die de boeking verricht behoeft dus zelf het nieuwe saldo niet te bepalen, dat doet het telwerk in het inwendige van de machine voor hem. Hij behoeft dus bij de eerste post alleen het volgende te doen, nadat de kaart in de machine is gebracht. 1. aanslaan de cijfers 18440, contactlat indrukken 2. „ „ „ 1211124384 3 2460 4. contactlat indrukken. Op deze wijze kan men op dit uiterst eenvoudig machinetype dus volledig saldeerend werken. Elke kaart geeft na elke boeking het nieuw vastgestelde eindsaldo aan en als men zekerheid zou hebben, dat het oude saldo steeds goed van de kaart is afgelezen 47 en steeds ook goed op de machine is aangeslagen, dan zou men er van overtuigd kunnen zijn, dat deze eindsaldi ook steeds juist zouden zijn. Wordt echter het vorig saldo verkeerd van de kaart afgelezen of onjuist op de machine aangeslagen, dan is het evenzeer zeker, dat het nieuwe saldo ook onjuist is. Indien als oud saldo op de machine is aangeslagen 194.40 bij de eerste post in plaats van ƒ 184.40, dan zal als nieuw saldo ook verschijnen ƒ 219.— in plaats van ƒ 209.—. Die fout werkt natuurlijk steeds door, alle volgende nieuwe saldi van deze kaart zullen eveneens ƒ 10.— te hoog zijn en als de proefbalans uit de kaarten wordt gemaakt, sluit die proef-balans niet; tusschen debet- en credittelling bestaat een verschil van ƒ 10.—\ Het zoeken naar die fout wordt een zeer tijdroovend werk. Daarom is toepassing van een methode, die algemeen bekend is als „oud saldo controle" in zulk een administratie beshst noodzakelijk. Er bestaan zeer verschillende methoden om die oud saldo controle te verichten. De keuze van de methode wordt voornamelijk bepaald door de inrichting van de machine. Methode I. Op de eenvoudigste machines, die alleen verticale tellingen kunnen maken, is het noodig ten behoeve van de saldo controle twee afzonderlijke tellingen te maken. De boekingsstukken worden eerst gesorteerd tusschen de kaarten, waarop geboekt moet worden. Op een telmachine wordt een telling gemaakt van de bedragen, die op de boekingsbescheiden vermeld zijn en van het laatste saldo, dat is vermeld op de kaarten, waarop geboekt moet worden. De totalen van deze beide tellingen worden vastgehouden. Bij de boeking op de kaarten doorloopt de machine de vier posities, die hiervoren zijn beschreven, de machine moet uitgerust zijn met twee telwerken, die in de opeenvolgende posities als volgt werken: positie 1 oud saldo tellen in telwerk 1 2 niet tellen 3 te boeken posten tellen in telwerk 1 4 totaal van telwerk 1 afdrukken op papier en gelijktijdig overbrengen naar het telwerk 2. 48 Als alle boekingen verricht zijn, moet zich in telwerk 2 hetzelfde totaal verzameld hebben als het totaal, dat is vastgesteld bij de voorafgaande telling van te boeken posten + de laatste saldi. In telwerk 2 zijn immers verzameld alle nieuwe saldi en die moeten gelijk zijn aan het totaal van de oude saldi, vermeerderd met de te boeken posten. Dit is een zeer primitieve wijze van oud saldo controle. De opsporing van eventueele verschillen is daarbij prac-tisch alleen snel doorvoerbaar, indien men de controle op kleine groepen afzonderlijk verricht. Het lijkt zeer omslachtig om de afzonderlijke telling van de te boeken posten en de oude saldi te maken, maar zulk een z.g. voortelling van de te boeken posten is veelal toch onvermijdelijk, omdat bij het ontbreken van zulk een voortelling een eventueele foutieve aanslag van de te boeken posten, niet aan het licht zou komen. Als een verkoop factuur van ƒ 100.— geboekt wordt als ƒ 10.^— zal dat aan het licht komen, indien men de facturen afzonderlijk totaliseert voor de crediteering der verkooprekening. Zou men eenvoudig het totaal van de boekingen op de debiteurenkaarten in het credit van een verkooprekening brengen, dan blijft die fout onopgemerkt en daarom is in vele gevallen zulk een telling van de te boeken posten toch onmisbaar. Daarnaast moeten bij de methode, die hiervoren is aangegeven ook de saldi van de kaarten, waarop geboekt moeten worden, getotaliseerd worden. Dit is een extra werk, maar 'anderzijds vermijdt men daarmee, dat bij de boeking op de kaart het oud saldo voor de 2e maal moet worden aangeslagen, zooals bij de hieronder te behandelen andere methoden van saldo controle noodzakelijk is. Dit voordeel en dit nadeel weegt in vele gevallen tegen elkaar op. Volgens deze methode is het mogelijk op de allereenvoudigste machines volledig saldeerend te werken. Het aantal fouten, dat in een goed georganiseerde administratie wordt gemaakt in het overnemen van het oude saldo is zeer gering, zoodat in de meeste gevallen de contróleberekening direct zal sluiten. Is er een fout gemaakt, dan vergelijkt men, in de groep van kaarten, waarop geboekt is, het oud saldo in de eerste kolom met het vorige bedrag in de nieuw saldo kolom. Bij die methode is het dus noodig, dat het oud saldo op de kaart en op het contróleblad verschijnt, kaart en contróleblad moeten dan dus van gelijke breedte zijn. Indien men de werking der vol-automatische boekhoudmachines h ''^w_L 49 ziet, waarbij de geheele verdere bediening automatisch geblokkeerd wordt, indien een fout gemaakt wordt, die leidt tot een verschil in de oud saldo controle en men vergelijkt daarmee de hiervoren beschreven methode, dan schijnt die methode wel bijzonder primitief en ondoelmatig, maar ook hier dient men er voor te waken, dat men zich niet laat verblinden door de vernuftige techniek, die op ons allen nu eenmaal zulk een bijzondere aantrekkingskracht uitoefent. Voor kleine administraties, die niet uit anderen hoofde behoefte hebben aan meer gecompliceerde machines, is deze methode volkomen afdoende, maar ook bij administraties van zeer groote omvang mag men deze methode niet a priori ter zijde stellen. De eenvoud van de machine en de eenvoud van het boekingsproces zijn twee factoren, die van voldoende beteekenis zijn, om de mogelijkheid van toepassing van deze methode ook in zeer groote administraties ernstig te onderzoeken. Methode II. In het algemeen wordt bij het saldeerend werken gebruik gemaakt van boekhoudmachines met een z.g. crossfooter, dat is een afzonderlijk telwerk, waarin de posten, die op een bepaalde regel geboekt worden horizontaal opgeteld of afgetrokken worden. Bij de hiervoren beschreven machine, w^erden steeds alle gegevens, die in dezelfde toetsenrijen van de machine werden aangeslagen, verticaal tezamengeteld, zij waren dus ingericht voor het maken van verticale tellingen. Om deze machines te gebruiken voor saldeerend werken, moest men dus oud saldo en te boeken post in dezelfde toetsenrijen aanslaan. Het saldo en de post moeten in verschillende kolommen van de kaart worden geboekt en men moest dus om dit te bereiken na boeking van het saldo en vóór boeking van de post de positie van de machine veranderen. Op die wijze gebruikt men dus een verticaal telwerk als crossfooter en indien de machine optellend en aftrekkend kan werken kan hierbij een machine met twee verticale telwerken hetzelfde werk verrichten als een machine met één verticaal telwerk en een crossfooter. Een bedrag, dat in de machine die met crossfooter is uitgerust wordt aangeslagen, wordt, in welke positie de machine zich ook bevindt, opgeteld of afgetrokken in de crossfooter. Slaat men dus achtereenvolgens aan: Grondsl. Moch. Administr. i 50 1 oud saldo 2 omschrijving (niet-tellend) 3 te boeken post dan is de stand van de crossfooter, gelijk aan het nieuwe saldo, eerst is daarin het oud saldo gebracht, daarna het te boeken bedrag en het totaal is dus het nieuwe saldo, dat op de kaart kan worden afgedrukt. Maakt men nu weer, voordat de boeking begint, een telling van de te boeken posten, dan kan men de oud saldo controle verrichten, door nadat alle kaarten zijn bijgeboekt van elke kaart de twee laatste bedragen in de nieuw saldo kolom in een afzonderlijke bewerking op een telmachine met aftrekinrichting aan te slaan, waarbij men van iedere kaart het laatste bedrag in de nieuw-saldo kolom in de machine optelt en daarvan het daaraan voorafgaande nieuw saldo aftrekt. Op die wijze wordt dus van elke kaart het nieuwe saldo opgenomen en daarvan afgetrokken het vorig saldo, het verschil, dat gelijk moet zijn aan de geboekte post, blijft in het telwerk van de machine opgenomen, daar wordt bijgevoegd het nieuwe saldo van de volgende kaart, afgetrokken het vorig saldo van die kaart en in het telwerk blijft dus nu het totaal van de eerste geboekte post, vermeerderd met de op de volgende kaart geboekte post of posten. Geleidelijk accumuleert zich dus in het telwerk van de telmachine het totaal van de geboekte posten en dat totaal moet sluiten met de afzonderlijke voortelling van de posten, die gemaakt is. Ook bij deze methode is herhahng van het oud saldo voor de tweede maal overbodig, de geheele methode verschilt slechts weinig van de eerste, het machinetype, waarop dit werk verricht kan worden is ook nog zeer eenvoudig. Methode III. Is de boekhoudmachine uitgerust met een crossfooter en een telwerk, dat verticaal kan tellen, dan kan men met een voortelling van de geboekte posten volstaan, het na de boeking in + en — opnemen van nieuw saldo en vorig saldo komt daarbij dan te vervallen. De boeking op de kaart vindt op dezelfde wijze plaats als bij de vorige methode, behoudens dit verschil, dat het nieuw saldo op de kaart ' i ^ . ^ 51 wordt afgedrukt na het indrukken van de sub-totaaltoets, in plaats van de totaaltoets. Dit levert alleen dit verschil op, dat bij het schrijven van het nieuw saldo op de kaart het telwerk niet automatisch op den nulstand wordt teruggebracht. Het nieuw saldo wordt afgedrukt op de kaart, maar blijft opgenomen in het telwerk van de crossfooter. Als de boeking op de normale wijze is verricht loopt de machine terug naar den beginstand van de wagen en dat is twee kolommen voor het begin van de kaart. Het contróleblad is ook juist twee kolommen breeder dan de kaart en over dit gedeelte van den wagen is het contróleblad dus niet afgedekt door de kaart. In dien stand wordt het oud saldo voor de tweede maal op de machine aangeslagen en in dien stand afgetrokken van het totaal, dat zich nog in de crossfooter bevindt (dat was het op de kaart afgedrukte nieuw saldo -— oud saldo en dat is dus bij juiste boeking het bedrag van den geboekten post). Door een druk op den totaaltoets verschijnt dit bedrag in de tweede kolom van het contróleblad, maar wordt daarbij gelijktijdig opgenomen in het verticale telwerk. In dat verticale telwerk wordt dan het totaal van alle geboekte posten, vastgesteld door de verschillen tusschen oud en nieuw saldo bij elkaar te voegen. Als alle boekingen verricht zijn moet het totaal van dit telwerk overeenstemmen met de voortelling der geboekte posten. Methode IV. Men kan de oud saldo controle op machines van het laatstgenoemde type nog verder perfectionneeren, door na het aanslaan van het oud saldo 2e maal, ook nog eens de post zelf voor een 2e maal aan te slaan en aftrekkend in de crossfooter op te nemen, die dan natuurlijk bij juiste boeking op den nulstand gesteld moet zijn. Door een druk op de totaaltoets verschijnt dan dus bij juiste boeking een nul op papier, zijnde het totaal, dat nog in de crossfooter is opgenomen. Is er een fout gemaakt dan zal geen nul maar een bedrag op papier verschijnen. Deze methode wordt daarom ook wel de nulcontröle genoemd, omdat na de boeking van elke regel, vastgesteld wordt of geen fout is gemaakt. Daarbij is het zelfs mogelijk de machine geheel te blokkeeren als de crossfooter na beëindiging van een boeking niet op nul is gesteld. Technisch is dit ongetwijfeld 52 de meest geperfectionneerde methode, doch het oponthoud, dat hierbij in de boeking ontstaat, doordat naast het oud saldo 2e maal, ook nog eens de post voor de tweede maal moet worden aangeslagen, is oorzaak, dat deze methode in de meeste gevallen geen aanbeveling verdient, i) Zij is te mooi om doelmatig te zijn. Methode V. Op de gecompliceerde machines, die met minstens drie verticale telwerken en een crossfooter zijn uitgerust, kan men in die drie verticale telwerken totaliseeren: Ie. telwerk: alle bedragen, die in de kolom oud saldo 2e maal geboekt zijn. 2e. telwerk: alle geboekte posten. 3e. telwerk: alle nieuwe saldi. Drukt men na de boeking de stand van de drie telwerken op papier af, dan bereikt men volledige oud saldocontrole door vast te stellen of het totaal van het eerste telwerk vermeerderd met het totaal van het tweede telwerk, gelijk is aan het totaal van het derde telwerk. Schematisch kan men de hiervorenbehandelde methoden als volgt voorstellen: Voortelling In verticaal telwerk (en) wordt getotaliseerd. Controle Methode I. A. Te boeken I. Totaal van A + B = I B. posten. Laatste saldi van de kaarten waarop geboekt moet worden. alle nieuwe saldi van de kaarten waarop geboekt wordt. 1) In enkele gevallen is het boeken van de post voor de tweede maal niet als een noodelooze extra arbeid te beschouwen, nl. indien men deze handehng dienstbaar maakt aan het samenstellen van een onderverdeeling der geboekte posten b.v. bij het boeken van de factuur, door de factuurbedragen onder te verdeelen in goederen, korting, omzetbelasting en vracht. 53 Methode II. A. Te boeken posten. B. — Eindsaldi der kaarten waarop geboekt moet worden vóór de boeking. + Eindsaldi van deze kaarten na de boeking. Voortelling Nihil. A = B In verticaal telwerk (en) wordt getotaliseerd. Controle. Methode III. A. Te boeken posten. I. Nieuw saldo- A = I oud saldo 2e maal. Methode IV. A. Te boeken posten. I. Nieuw saldo- I = O oud saldo 2e maal — post 2e maal. Methode V. A. Te boeken posten. I. Ie telwerk totaal oude saldi 2e maal. II. 2e telwerk totaal geboekte posten. III. 3e telwerk totaal nieuwe saldi. I + II = III II Deze zelfde methoden vinden eveneens toepassing op de machines 54 met 1 O-toetsenbord, bij de bespreking van deze laatste machines zullen wij het onderwerp van de oud saldi controle dus niet meer afzonderlijk behandelen. Bij de meest geperfectionneerde machinetypen is bij het saldeerend werken nagenoeg het geheele boekingsproces gemechaniseerd, de nokken op de liniaal regelen niet alleen in welke kolommen wel en niet geteld moet worden, zij regelen tevens naar welke kolom de machine moet verspringen bij eiken druk op de contactlat en verder wordt eveneens door die hniaal geheel mechanisch geregeld, in welke telwerken de op de machine aangeslagen bedragen moeten worden opgenomen. Verschijnt de machine voor de kolom Nieuw Saldo, dan drukt geheel automatisch in die kolom de crossfooter het nieuw vastgestelde saldo af en loopt verder geheel 'automatisch terug naar de plaats waar de oud saldo controle moet worden afgewikkeld. Wij zullen ons onthouden van een bespreking van de speciale toepassingsmogelijkheden van de machines, waarin een groot aantal telwerken is ingebouwd. Die machines leenen zich alleen voor zeer speciale toepassingen, in het algemeen in die gevallen waar per boeking een groot aantal posten naast elkaar in verschillende kolommen geboekt moeten worden, waarna in de laatste kolom het totaal uit de crossfooter moet worden afgedrukt, terwijl men na de boeking, tevens wil kunnen beschikken over de verticale totalen van alle kolommen. Bespreking van deze speciale constructies ligt buiten het kader van dit boekje, wij zullen er daarom mee volstaan te vermelden, dat zelfs 40 en meer zelfstandig werkende telwerken kunnen worden ingebouwd zoodat nagenoeg aan alle eischen in die richting kan worden voldaan. Dit zijn natuurlijk zeer kostbare machines, die ook in de bediening in het algemeen verre van eenvoudig zijn. In de gev/one administraties zal men in het algemeen goed doen dergelijke zeer speciale en kostbare constructies te vermijden, omdat men met eenvoudige hulpmiddelen hetzelfde of zelfs beter resultaat kan bereiken. Men vindt van deze bijzondere machines vooral merkwaardige en ingenieuse toepassingen in de overheidsbedrijven (bv. gas- en elec-triciteitsbedrijven) waar bij het uitschrijven van de gedetailleerde rekeningen aan de verbruikers gelijktijdig een horizontale totalisatie 55 van het totaal verschuldigde bedrag en een verticale totalisatie van de verschillende posten, die in rekening gebracht zijn naar den aard van deze posten, noodzakelijk is. Bij de zeer groote aantallen verbruikers in die bedrijven, stelt de administratie zeer bijzondere eischen. In het particuliere bedrijf zijn de verhoudingen echter gewoonlijk anders en gelijktijdige verticale totalisatie van verschillende kolommen en horizontale totalisatie per regel, zal men daar bij voorkeur moeten vermijden. In de meeste gevallen zal het doelmatige blijken, in die gevallen bij de boeking zelf alleen een horizontale totalisatie der verschillende kolommen te maken en de verticale telling van die kolommen afzonderlijk op een telmachine te maken. Ook in het particuliere bedrijf bestaan op deze regel natuurlijk uitzonderingen, maar wij zouden te veel in details afdalen, indien wij die hier zouden bespreken. De boekingen, die men op de machines met groot toetsenbord kan verrichten, kan men in het algemeen ook verrichten op de 10 toet-senmachine, al is de constructie van die machines principieel afwijkend. Zooals de naam al aangeeft treft men op de 10 toetsenmachine in totaal slechts 10 toetsen aan. Genummerd 0—9. Als men op zulk een machine een getal wil aanslaan moet men de cijfers, die dat getal vormen achtereenvolgens aanslaan. Heeft men een toets ingedrukt dan springt deze direct terug in den normalen stand indien men deze weer loslaat, indien men dus achtereenvolgens de toetsen 3, 3 en 4 aanslaat, verschijnt na een druk op de contactlat op papier het getal 334. Terwijl men dus op de machines met groot toetsenbord een getal eerst volledig instelt door in elk der aangewezen rijen één toets in te drukken, waarbij die toets dan ingedrukt blijft staan, totdat de contactlat is ingedrukt, slaat men op de tientoetsen-machine 3 maal de 1 toets aan, indien men 111 wil boeken, de druk op de contactlat brengt ook bij deze machine daarna het bedrag op papier. Over de voor- en nadeelen van beide stelsels is reeds zeer veel gediscussieerd, wij zullen in deze kwestie geen standpunt innemen, de aard van het werk moet van geval tot geval beoordeeld worden om de juiste keuze te doen. Enkele van de voornaamste argumenten, die beide partijen tegen elkaar aanvoeren mogen hier in het kort vermeld worden. 56 Ie. Op de 10-toetsenmachine moeten de nullen aangeslagen worden op de machine met groot-toetsenbord is dat niet noodig. Uit verschillende onderzoekingen is gebleken, dat de nullen in verschillende gevallen een betrekkelijk groot percentage vormen van de cijfers, die aangeslagen moeten worden. 2e. Op de machine met groot-toetsenbord kunnen verschillende getallen naast elkaar op het toetsenbord worden aangeslagen, met één druk op de contactlat verschijnen al deze getallen op papier, men kan dus op die wijze in verschillende kolommen boeken zonder de stand van den wagen te veranderen. Op de 10 toetsenmachine moet de wagen van kolom tot kolom verspringen, dit leidt in bepaalde gevallen tot tijdverlies. 3e. Op de machine met groot toetsenbord kan men eenige cijfers gelijktijdig aanslaan en daarbij practisch gelijktijdig met de pink de contactlat indrukken, op de 10 toetsenmachine moet men toets voor toets aanslaan en de contactlat afzonderlijk indrukken. 4e. Op de 10 toetsenmachine kan z.g. „blind" gewerkt worden, d.w.z. het meisje, dat de machine bedient kan de blik ononderbroken gericht houden op de boekingsbescheiden, zij behoeft in het geheel niet naar de toetsen te kijken, omdat zij den stand van dit kleine aantal toetsen zoo nauwkeurig kent, dat zij geheel op gevoel kan werken. Dit is een factor, die de vermoeidheid vermindert en de concentratie ten goede komt. Algemeene vergelijkingen over de snelheid van beide machine-typen hebben naar mijn oordeel slechts denkbeeldige waarde, ieder werk moet afzonderlijk beoordeeld worden. Zou één van beide typen voor alle werkzaamheden beter zijn dan het andere type, dan zou de minst geschikte soort reeds lang van de markt verdreven zijn. Dat beide constructiemethoden zich handhaven is het beste bewijs voor de stelling, dat elk der beide machines voor bepaalde soorten van werk te verkiezen zijn. Een practische proefneming is gewoonlijk het eenig deugdelijk bewijs. Zooals wij hiervoren reeds opmerkten kan men op de 10 toetsen- 57 machine evenzeer saldeerend werken, met toepassing van saldocontrole als op de machine met groot toetsenbord. Het heeft daarom weinig zin op de details van de daarbij gevolgde werkmethode diep in te gaan, omdat ten slotte het resultaat van het boekingsproces voor ons hoofdzaak is. Volledigheidshalve kan nog worden vermeld, dat de 10 toetsenmachines naar behoefte uitgerust kunnen worden met meerdere verticale telwerken, die dus de bedragen die in de verschillende kolommen geboekt worden, per kolom kunnen totaliseeren. Daarnaast kunnen de machines ook uitgerust worden met een z.g. cross-footer, een telwerk, waarin de getallen, die op een regel worden geboekt worden opgeteld of afgetrokken. Slaat men dus bij een debiteurenboeking het oud saldo aan, dan wordt dat in de cross-footer opgenomen, slaat men vervolgens een debiteering aan, dan wordt dat bedrag in het cross-footer telwerk bijgevoegd en in die cross-footer is dan dus het nieuwe saldo opgenomen. Is een credit bedrag aangeslagen, dan wordt dit in het cross-footer telwerk afgetrokken en blijft dus het verschil tusschen oud-saldo en de post als nieuw saldo in de cross-footer staan. De functies, die de machine in de verschillende wagenposities, dus bij de boeking in verschillende kolommen moet verrichten, wordt ook bij 10 toetsenmachine bestuurd door een liniaal, die van verwisselbare en verplaatsbare nokken is voorzien. De techniek en constructie van beide machinetypen is geheel verschillend, doch het resultaat dat bereikt wordt is geheel gelijk. Beide machinetypen worden in zeer verschillende uitvoeringen geleverd, bij de eenvoudigste typen, wordt de snelheid beheerscht door de vaardigheid van den bedieningspersoon, bij de vol-automatische machines wordt de in- en uitschakeling van de functies automatisch geregeld. Eén, schijnbaar slechts zeer onbelangrijk, punt verdient nog de aandacht en wel de wijze, waarop in de verschillende boekhoudmachines, de kaart, waarop geboekt moet worden, in de machine gebracht moet worden. Bij welhaast alle typen van machines wordt het contróleblad op dezelfde wijze in de machine gebracht als een blad papier in een schrijfmachine. Ook ten aanzien van dit punt bestaan nog wel enkele vernuftige afwijkende constructies, doch het inbrengen van het contróleblad is van geringe beteekenis, omdat het contróleblad steeds eerst na een reeks van boekingen verwisseld 58 behoeft te worden. Bij verschillende boekingsprocessen moet men echter de kaart, waarop geboekt wordt, na elke boeking of steeds na een klein aantal boekingen verwisselen en het tijdsoponthoud, dat daarin schuilt is waarlijk niet te verwaarloozen. Bij een doelmatige organisatie van het boekingsproces worden de kaarten waarop geboekt moet worden gewoonlijk eerst voorgesorteerd, d.w.z. dat deze kaarten uit het kaartsysteem worden genomen en dat daar dan de boekingsstukken bijgevoegd worden. Hij, die de boekhoudmachine bedient, vindt dus de boekingsstukken steeds bij de kaart, waarop hij moet boeken. Zou steeds elke kaart waarop geboekt moet worden uit het kaartsysteem moeten worden opgezocht, dan zou het boekingsproces veel meer vertraagd worden, maar ook bij de hierboven beschreven werkmethode, die, indien doorvoerbaar, zeker de voorkeur verdient, is het inbrengen van de kaart in de machine en het uitnemen daarvan een onderdeel dat het boekingstempo sterk beinvlocdt. Het is ons werkelijk onmogelijk den lezer maar eenig inzicht te geven in de constructievormen, die op dit gebied op de verschillende machines zijn gevolgd, elke machine heeft een andere constructie en zelfs bij machines van één bepaald merk heeft men nog een ruime keuze tusschen verschillende typen. Wij brengen dit punt hier alleen ter sprake, omdat men bij de keuze van de machine aan deze kwestie wel de noodige aandacht moet besteden en juist omdat het bij oppervlakkige beschouwing van zoo ondergeschikte beteekenis schijnt te zijn, dient daarop wel speciaal gewezen te worden. Van de overige bijzondere uitrustingsonderdeelen, die in het algemeen met den Engelschen naam ,,features" worden aangeduid, vermelden wij nog slechts de automatische dateerinrichting, die het mogelijk maakt eenmaal per dag de datum in te stellen, terwijl de datum dan voor elke, op de machine geboekte post, geheel automatisch afdrukt en de repeteerinrichting, die het mogelijk maakt verschillende cijfers, die bij opeenvolgende posten vermeld moeten worden, door de machine te laten afdrukken, zonder dat zij telkens op de machine moeten worden aangeslagen. Alle overige features blijven hier onbesproken. Zij zijn voor het goede begrip van de werking der boekhoudmachines van ondergeschikte beteekenis. Niet zelden zijn die features strijdig met het goede Hollandsche spreekwoord, dat eenvoud het kenmerk is van 59 het ware. Als een jongen voor de eerste keer een fiets krijgt, behangt hij die met vlaggetjes, windmolens, richtingaanwijzers e.d. Na drie weken zijn die hinderlijke aanhangsels gewoonlijk reeds verdwenen en ziet zijn fiets er uit, als die van ieder ander. Hij, die voor de eerste maal een boekhoudmachine koopt, wordt door diezelfde verleiding gekweld. Ook hij voelt de neiging al die vernuftig geconstrueerde features te doen aanbrengen, maar het gebruik daarvan in de practijk geeft gewoonlijk teleurstelling. Als men zich op het standpunt stelt dat alles wat niet strikt noodzakelijk is, op een boekhoudmachine maar liefst gemist moet worden, is men het dichtst genaderd tot de goede keuze. Het is dan ook opmerkelijk, dat in de groote bedrijven, waar van deze onderwerpen speciale studie wordt gemaakt, welhaast steeds de voorkeur wordt gegeven aan de eenvoudige machinetypen. Wij dienen nog een enkel woord te wijden aan de 10 toetsen-machine met volledig schrijfmachinetoetsenbord. In wezen verschillen deze weinig van de 10 toetsenmachines, die wij hiervoren behandelden. Deze machines bieden echter de mogelijkheid om bij de boeking van de posten een volledige omschrijving van de post op te nemen. Zooals hieronder nog nader blijken zal, is dat op zichzelf niet zonder beteekenis. Tot dit machinetype is ook te rekenen de boekhoudmachine, die is afgeleid van de schrijfmachine en die is uitgerust met afzonderlijke telwerken, die op de machine gemonteerd kunnen worden. HOOFDSTUK III. HET NUT VAN DE BOEKHOUDMACHINES Nagenoeg 'alle boekhoudmachines werken met losse kaarten, waarbij van elke boeking een doorschrift op een controleblad wordt gemaakt dat is dus volgens het grondprincipe van de doorschrijf-boekhouding. Als men dus van de oude methode van administratie overgaat tot de gemechaniseerde administratie realiseert men alle voordeden verbonden aan het principe van de doorschrijfmethode, terwijl men dan gelijktijdig de voordeelen van de mechanische administratie als zoodanig bereikt. Wij hebben opzettelijk de vergelijking van de oude administratiemethode met de doorschrijfmethode zoo uitvoerig behandeld, omdat het van zoo groot belang is, dat men zich bij de reorganisatie van de administratie duidelijk en afgescheiden voor den geest stelt, welk voordeel de doorvoering van het grondprincipe van d
Click tabs to swap between content that is broken into logical sections.
Titel | Grondslagen van de mechanische administratie |
Auteur | door A.M. Groot |
Collectienaam | NIVRA Historisch Archief, UBVU gedigitaliseerd |
PPN | 344556115 |
UBVU-ID | 0411020095001 |
Toegangsgegevens (URL) | http://imagebase.ubvu.vu.nl/getobj.php?ppn=344556115 |
Signatuur origineel | NIVRAHA095 |
Transcript | GRONDSLAGEN VAN DE MECHANISCHE ADMINISTRATIE DOOR Drs. A. M. GROOT Chef van de Afdeeling Generale Controle der Nederlandsche Spoorwegen. -ÏUUSSES - UITGEVER ^ PURMEREND Koninklijk NIVRA y§ 2060 017 0478 G| r o • '*2 Regelen omtrent het gebruik der boekerij van het Nederlands Instituut van Accountants, vastgesteld In de bestuursvergadering van 5 Mei 1948. 1. Leden en assistenten van het Instituut kunnen gratis van de bibliotheek gebruik maken. 2. De termijn van uitlening is als regel één maand; deze kan op aanvraag worden verlengd. 3. Indien een herinnering aan terugzending nodig is, betalen leden en assistenten hiervoor f O 10 administratiekosten. 4. Tijdschriften worden alleen in gebonden jaargangen uitgeleend; lopende jaargangen liggen ter inzage. 5. Boeken, welke voor examinatoren van belang kunnen zijn, kunnen indien nodig binnen de duur van een maand worden teruggevraagd. Van deze omstandigheid wordt als regel in de desbetreffende boeken melding gemaakt. 6. Anderen dan leden of assistenten van het Instituut kunnen van de bibliotheek geen gebruik maken, uitgezonderd: bibliotheken, ten aanzien waarvan wederkerigheid verzekerd is, en wel gratis, indien ook te dezen aanzien wederkerigheid bestaat, studenten van Nederlandse Universiteiten of Hogescholen, op dezelfde voorwaarden als die, welke ook voor assistenten van het Instituut gelden, personen die, ter beoordeling van de Adjunct-Secretaris van het Instituut, onder door hem te stellen voorwaarden tot het gebruik van de bibliotheek worden toegelaten. GRONDSLAGEN VAN DE MECHANISCHE ADMINISTRATIE DOOR Drs. A. M. GROOT ChcE van de Afdeeling Generale Controle der Nederlandsche Spoorwegen. I.MUUSSES _ UITGEVER - PURMEREND VOORWOORD. De bedoeling van dit boekje is, in breedere kringen bekendheid te geven aan de algemeene grondslagen van de moderne administratieve organisatie. Het beoogt geenszins een oplossing te geven van de vraagstukken die zich op het gebied van de administratieve organisatie in verschillende bedrijven voordoen. Het kan ook niet dienen als een handleiding voor de moderniseering van de administratie van eenig bedrijf. Om het met vrucht te kunnen lezen is detailkennis van het boekhouden niet vereischt, want het geheim van de moderne administratie is, dat zij in wezen zeer eenvoudig is. Voor diegenen, die in de administratie werken moge het een leiddraad zijn, om een meer geordend inzicht te verkrijgen in de speciale toepassingen, waarvan zij in de tijdschriften en bij besprekingen met importeurs van kantoormachines kennisnemen. Dit boekje heeft ten doel de roode draad aan te geven, die door al die speciale toepassingen loopt. Voor de leiders van bedrijven, die van den inhoud van dit boekje kennisnemen, moge het een wapen zijn tegen het conservatief verzet, dat in vele bedrijven nog bestaat tegen de moderniseering van de administratie. Daarnaast moet het ook kunnen dienen als strijdmiddel tegen de aanschaffing van onnoodig kostbare en overmatig gecompliceerde hulpmiddelen in die gevallen, waar met veel eenvoudiger hulpmiddelen zou kunnen worden volstaan. Ook in de moderne administratie is de eenvoud het kenmerk van het ware. Voor diegenen, die niet rechtstreeks bij de administratie zijn betrokken, maar die alleen dagelijks de last, de moeite en de rompslomp ondervinden, die een verouderde administratie in het bedrijf doet ontstaan, moge de inhoud van dit boekje dienen, als hulpmid- del in den strijd om van de administratieve ballast bevrijd te worden. Voor alle lezers moge het boekje het bewijs zijn, dat de ontwikkeling van de techniek in deze richting, de mogelijkheid heeft geopend om met geringe kosten per eenheid te beschikken over een perfecte administratie, die werkelijk is "a tooi of management" Zeist, Juni 1939. A. M. GROOT. 'T ^^^^^^^^^^^H Bl^^^^ m ^^^^^^A ^^'J-^-ji J T« ^? ° 1 T .^, t ^ gjM ^^^^^1 WWÊfi mm^^Ki ^^mm ^^mm^ ^mMÊ ^^^^^^m ^^Ki.K \^^L^ ^m mmÊg W^^Mm liÊÊ 1 O-Toe tsenmachine Groot Toetsenbord Groot. Mech. Admin. -^ r Pa. S. Hoogendijk, Goudsohesingel 112, a o t t e r d a m . 76 Datum OMSCHRIJVING DEBET CREDIT 2 10 5 15 16 17 20 2 31 Pactuur Factuur Giro Factuur Factuur Giro Giro Factuur Factuur 851 v\ 12ll -v 223 ê 217 -v 238 V 238 ê 272 325 M 467 VI : 450C ' 1025 , 125 ' 075 2615 560 4500 1025 200 76 76 76 76 76 76 76 76 76 Transporteeren: ti Grootboekrekening doorschrijfboekhouding Maand Journaal-Folio Mei ^ 193 9 Datum 26 26 26 26 26 26 26 26 27 27 27 27 27 27 30 30 30 30 30 30 30 30 31 OMSCHRIJVING Factuur Franken Hoorder dagbl. Advertentie Pactuur C. Pietersen Hed. Import Mij. 2000 A Kaarten Factuur T. Iinhoff. Factuur V. Doorn. Schade auto Auto Imp. Mij. Retourvr. v. Santen v.d. Sohuyt Diverse giro's Giro Giro Giro Giro Giro Factuur Transporteeren: 463 463 64 64 464 464 65 65 465 465 466 466 66 66 67 67 271 271 271 271 271 271 467 V •V i i V V i i 'S V 1 i i i ë g ë g S ë DEBET 6793 300C 53£ 55C 312 . 3937 165C 154 3265C 58C CREDIT . 6793 , 300C 53£ 55C 312 . 3937 165C 154 4Q0C 265C 1755C 2625 5823 Journaal doorschrijfboekhouding P^Cl 1 1 J-. «0 ,, ••; 2 2 ( 33 4 •. i . 5 5 88 1 99 3 5150691570856 3 00 11 22 13 44 5 1 66 77 88 99 Datum Q 00 11 22 33 44 5 1 66 7 7 88 99 -3 1 ioic 1 l| 2 2 ' 3 3" 4 4 4 5 6 ' 6 It 7 7 8 8 9 9 Ji 1000 r' 2 22 3|3 4 44 5 55 6 66 7 7 | 8 88 I I ' '9 lóTö 1 1 11 2 | 2 2 3 3 3 3 44 44 5 5 1 5 6 6 6 | 7 7 77 8 8 8 8 9 9 9 9 1324 0 0 0 0 lm 2 2 | 2 3 | 3 3 4 4 4 1 5 5 5 5 66 66 77 7 7 8 3 8 8 9 9 9 9 C15905C Bedrag | 0 0 0 | 0 l 1 i l 1 1 1 1 222 2 2 22 3333333 4 444 4 44 5 5 | 5 5 | 5 6666666 A D C D C F G H I J K L M N O P Q R G T U V Ï . ' X YH 1 I 1 1 1 f 1 1 1 1 i 1 1 1 1 1 i i OCCOOOOOCCCOCOOCOCCCOOOO 0 000000 0000 0 0 10 | 0 | 0 10 < | 0 | 0 l O |Q j 111 i 11111 1 i 1 I 1 n 111 | i 11111 i 11111111111111111111111111 2 2 2 1 ? " 2 2 2 2 ? : 2 2 2 ? 2 2 2 2 2 | 2 ? 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 12 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 | 333-. 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 | 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 : 3 | 4 i 4 4 4 « 4 | 4 4 4 4 4 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 | 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 84 4 4 4 4 44 4 4 4 4 | 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 '5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 85 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 5 5 5 5 | 6 6 6 6 6 6 6 6 t 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 J 6 6 6_6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 | 6 6 6 6 6 6 6 1 7 7 7 7 7 7 7|7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 17 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 |7 7 7 7 7 88888 88,8 888 8883883 8 868 |88B888'8,3888C88888|88 88888886888 8 8 i f 88 999 f9:9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 ? | 9 9 9 9 9 9 9 9 » 9 9 9 9 9 9 9 9 l 9 9999999999999919 1 [ : 2 I 4 1 ö 1 8 1 io'i2 j u t i s ! i s ' w h : ! Mi'.ni'bsl.iolo'ils.slsc' 3<;'40 «'44 '40 « K i i f c i s ^ ; V l r « | f ; ^ - ' r,ilra|i)8 170 I7>!7.| ITC Ivsjso ] lö 1 •.- 2 2 S 3 3 c 4 4 ,. 55 :; 6 6 « • " " - 7 7 14'J2J M^YL'f! JULIAIiALAAN 5 RAARI.' 14f:GM> CS7 reOc08477 5 i n r m i — i rr I I 1 i't'" rt'v II 0 0 0 0 oooolooooloooooooooooooooooo ll1111t1ll1Il181llt11I1llt11 22 2 2222222222222222222|2222 2 333333333313333|3 333|3333333 100000 3)|00000 'oooooooeoocooooooooooooooo II !' 1 222| 3333 1111 222 1 333 11111111 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 22 33333333333333333333333333 4|44 555 5 6666 44|444444|444444444444444444 555|585555555|5555|5555555g5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 77 7 777 7 7 7 7 7 77 77 77 4|4 4 4 44 4 55|5 6666 7|77 4444|444 5 55 5 5 51 6 666 66 66 44444444444444444444444444 5555 555555 5 5 55555555555555 66666 666666666666666 666666 777 7 9999|9 99 9999|9 9 99|9999999999999|99 9 99 99 9i9|9 99 9 7 7 77 7 | |7 3 8 8 | 88 9 9 999999 19 12 14 Ifi IFl 2 0 ' 2 2 24 2f) 28 'In 32 M ,% t 10 12 41 • !t; 4R i M f>2 ."tl mmmmmmmmn 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 6 8 8 8 8 8 8 3 9^9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9_9_9_ ! S'.' 53.1 CO :..-'' Ci.l66 I tS I 70 | 72 i74 . 70 , 78 ', 80 Ponskaart HOOFDSTUK I. DE DOORSCHRIJFMETHODE, GRONDSLAG VAN DE MODERNE ADMINISTRATIE. A. HET PRINCIPE VAN DE DOORSCHRIJFMETHODE. Hij, die zich een beeld wil vormen van de moderne methoden der administratieve organisatie, maakt een groote fout, als hij zich direct al verdiept in het gebruik en de toepassing van de moderne kantoormachines. Hij zal verbluft zijn over de resultaten, die met die machines te bereiken zijn, hij zal de grootste bewondering hebben voor de mechanische functies van die machines, maar na een bezoek aan een importeur van die machines, of aan een tentoonstelling op het gebied van de mechanische administratie, zal hij meenen, dat er wel duizend wegen.zijn, die naar Rome leiden, hij zal niet weten welken weg hij moet kiezen en het resultaat zal zijn, dat hij in het geheel niet in Rome zal komen. Het is voor een leek volkomen onmogelijk het kaf van het koren te onderscheiden, als men zich niet de moeite neemt, om zich een duidelijk beeld te vormen van de elementaire grondslagen der administratieve mechanisatie en indien men zich daarvan een beeld wil vormen, moet men niet beginnen met een studie van de meest gecompliceerde machines, maar moet men zich beperken tot ernstige en diepgaande bestudeering van de meest eenvoudige toepassing van de principes, waarop de geheele administratieve mechanisatie is gebaseerd. Tal van elementen, die men in alle, ook de meest gecompliceerde boekhoudmachines, terugvindt, treft men ook reeds aan in de zoo uiterst simpele methode der doorschrijfboekhouding, die voor een ieder, die eenige kennis heeft van het boekhouden, in eenige uren goed begrepen en doorzien kan worden. Juist door het eenvoudigste als uitgangspunt te kiezen, stelt men zich op het juiste standpunt. Men ontkomt dan aan het gevaar zich 6 te laten verblinden door draaiende telwielen door het razend tempo der motorslagen en de technisch zoo vernuftig geconstrueerde functies van de volautomatische boekhoudmachine. Indien men uitgaat van het eenvoudigste, vraagt men zich bij de beoordeeling van een machine steeds af, waartoe dient deze complicatie, welk nut levert zij op en slechts op die wijze kan men komen tot een werkelijke efficiënte organisatie der administratie. Dan beoordeelt men elke toevoeging aan de uitrusting van een machine critisch, men zoekt dan niet naar de meest gecompliceerde, technisch meest vernuftig geconstrueerde machine, maar juist naar de eenvoudigste, die in staat is het vereischte werk te verrichten. Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt biedt de z.g. doorschrijfmethode voor hem, die zich wil verdiepen in de mechanisatie en organisatie van de moderne administratie, een uitstekende leiddraad. In wezen is die doorschrijfmethode uiterst eenvoudig. Denkt U zich een grootboek, dat niet in een stijven band is gebonden, maar dat losbladig is ingericht. Een kaartenkastje dus, waarin voor ieder grootboekhoofd een kaart is opgenomen. Denkt U zich dan verder, dat alle z.g. collectieve grootboekrekeningen als debiteuren, crediteuren, onkosten e.d. in die kaartenbak vervangen zijn, door de individueele rekeningen, die onder dit eene grootboekhoofd zijn samengevat, dus niet een algemeene kaart Debiteuren, maar in de plaats daarvan voor iederen debiteur een afzonderlijke kaart; niet een algemeene grootboekrekening Onkosten, maar voor iedere on-kostencategorie een afzonderlijke kaart, of m.a.w. neem uit die kaartenkast met grootboekrekeningen alle collectieve rekeningen weg en stel daarvoor in de plaats de rekeningen, die in de bij-boeken zijn opgenomen (debiteurenboek, creditcurenboek, onkosten sub. grootboek enz.) Men kan in zulk een kaartsysteem het aantal grootboekkaarten vanzelfsprekend naar eigen believen uitbreiden en men kan daarmee dus een kaartsysteem verkrijgen, waarin de hoofden van het vroegere grootboek tot het alleruiterste gedetailleerd zijn. Dat men volgens die methode tot 1000 grootboekrekeningen komt is in het geheel geen uitzondering, maar zelfs 10.000 en 20.000 detailrekeningen komen in groote bedrijven voor. Om de doorschrijfboekhouding te begrijpen moet men zich de gedachte van dat volkomen versplinterde grootboek goed eigen maken, want hier ligt een van de belangrijkste en meest elemen- 7 taire grondslagen van de geheele moderne administratieve organisatie. Een andere bhk op dezelfde zaak kan welhcht verhelderend werken. Stelt U zich in gedachten een proefbalans voor oogen, beginnende met Kas. In de doorschrijfboekhouding komt een groot-boekkaart voor met gelijk hoofd. Voor de Postcheque en Girorekening geldt hetzelfde. Vervolgens komt op de proefbalans het hoofd Bankiers. In de doorschrijfboekhouding vindt men niet één verzamelrekening Bankiers, maar van elke bank, waarmee de zaak in regelmatige relatie staat een afzonderlijke kaart. Heeft men bij één bank meerdere rekeningen, bijv. in verschillende valuta's, dan komt voor elk van deze rekeningen zelfs een afzonderlijke kaart voor. Op de proefbalans verschijnt vervolgens de rekening Debiteuren, in de doorschrijfboekhouding komt er voor die rekening niet één kaart voor, maar voor eiken debiteur van het bedrijf een afzonderlijke. Het grootboekkaartsysteem geeft dus een tot in de allerkleinste details verdeeld grootboek. Dat er in de doorschrijfboekhouding een grootboekkaart Porti en Zegels en een grootboekkaart Brandassu-rantie gevoerd wordt is veeleer regel dan uitzondering. Denkt men zich nu, gezeten voor dit grootboekkaartsysteem, een boekhouder, die met de allergrootste accuratesse werkt, dan kan men zich de volgende werkmethode voorstellen. Dagelijks boekt hij alle ingekomen boekingsstukken in debet en in credit op de rekeningen, waarop de boeking moet plaats vinden. Aan het einde van het jaar telt hij alle kaarten in debet en credit op. Brengt die ge- Vonden totaaltellingen over op staten, telt die staten op en hij heeft een tot het uiterste gedetailleerde en sluitende proefbalans. Hij behoeft geen enkele specificatie meer te maken, want in die proefbalans komt alles voor tot in de kleinste onderdeelen ontleed. Aan hulpboeken, bijboeken, aan een journaal of aan een maandelijksch grootboek zal in die administratie geen behoefte bestaan. Alle posten worden direct geboekt op de grootboekrekening, waar zij be-hooren en met één boeking is dus het einddoel bereikt. Deze werkmethode is de grondslag van de geheele doorschrijfboekhouding, maar zij verschilt daarin toch in één belangrijk opzicht. De doorschrijfboekhouding stelt niet den eisch van de onfeilbare accuratesse, die vorenbedoelde werkmethode wel zou eischen. Want practisch is de methode, die wij hiervoren schetsten natuur- 8 Hjk ondoorvoerbaar. Als men in dat stelsel eenmaal een verschil zou maken door voor een ander bedrag te debiteeren dan te credi-teeren, zou het administratief evenwicht verstoord zijn en dat zou aan het einde van het jaar eerst blijken. Het opsporen van die fout zou een nagenoeg onbegonnen taak zijn, want daartoe zou men alle boekingen over het geheele jaar opnieuw in debet en credit moeten contróleeren. Het bijzondere van de doorschrijf boekhouding is nu, dat men daar bij het maken van zulk een fout direct gewaarschuwd wordt. Een tweede bezwaar van de hiervorenbeschreven werkmethode is, dat men steeds alle grootboekkaarten zou moeten afsluiten, als men tusschentijds eens een overzicht van den stand van zaken zou willen hebben, ook dat bezwaar wordt in de doorschrijf boekhouding afdoend ondervangen. Wat is nu het geheim van de doorschrijfboekhouding, waardoor die bezwaren worden uitgeschakeld? Wel de oplossing kan al niet eenvoudiger zijn, als men elke boeking, die men maakt door middel van een stukje carbonpapier doordrukt op een staat, zoodat de op de verschillende kaarten geboekte posten op dien staat in volgorde der gemaakte boekingen verschijnen, dan heeft men reeds bereikt, dat elke fout, die zou leiden tot verstoring van het evenwicht in de boekhouding direct ontdekt wordt, want als men na een serie boekingen dien staat in debet en credit optelt, moet het totaal van de debetkolom gelijk zijn aan dat van de creditkolom. Bestaat die gelijkheid, dan weet men dat ook de grootboekkaarten in evenwicht zijn. In de vele bestaande doorschrijfboekhoudmethoden heeft men de techniek van het maken van zulk een doorschrift van alle geboekte posten verschillend opgelost. Er zijn toepassingen, waarbij m.et de hand geschreven wordt, er zijn thans echter ook schrijfmachines in den handel, die voor dit doel te gebruiken zijn en indien men zich een beeld wil vormen van de practische oplossing van dat probleem, kan men zich wellicht het gemakkelijkst een voorstelling maken van de schrijfmachinemethode. Men moet zich daartoe denken een schrijfmachine, die alleen in dit opzicht van het normale type afwijkt, dat men niet op één, maar op twee methoden, een vel papier in die machine kan brengen. In de eerste plaats nl. op de gewone manier, door te draaien aan de 9 schrijfmachinerol, in de tweede plaats, doordat men in de gelegenheid is door het omhalen van een handle, van voren een blad papier in de machine te steken (z.g. voorsteekinrichting). Als men nu op de normale manier een blad papier in de machine heeft gedraaid, kan men door middel van de voorsteekinrichting, een ander blad papier daarvoor plaatsen, ingesteld op elke willekeurige regel, die men wil beschrijven. Men kan dat tweede blad op en neerschuiven, zonder daarmee de positie van het eerste blad te veranderen. Dat tweede blad is dan de grootboekkaart, het eerste blad, dat op de gewone manier in de machine wordt gebracht is de staat, waarop alle geboekte posten in doorschrift en in volgorde der boeking moeten verschijnen. Men noemt dat het journaal o[ het contröleblad. Als het in de machine wordt gebracht is het bedekt met een velletje carbonpapier, als er dus op de daarvoor geschoven grootboekkaart iets geboekt wordt, verschijnt die boeking in doorschrift op het contröleblad. De naam ,,journaal" is eigenlijk zeer misleidend, want met het begrip journaal in de normale beteekenis van het woord, heeft het niets uitstaande. De benaming journaal wordt echter minstens zooveel gebruikt als de naam contröleblad en zij mocht daarom hier niet onvermeld blijven. Wij zullen ons echter houden aan den term contröleblad, die zooals hieronder nader blijken zal, zeer juist de functie van dit hulpmiddel aangeeft. Op de schrijfmachine, bestemd voor de doorschrijf boekhouding werkt men nu op de volgende wijze. Men voert in de machine een contröleblad, overdekt met carbonpapier, stelt dat op de eerste te beschrijven regel in, neemt vervolgens een grootboekkaart, brengt die door middel van de voorsteekinrichting vóór het contröleblad. Men stelt ook die grootboekkaart in op de eerste onbeschreven regel en tikt dan gelijktijdig op grootboekkaart en in doorschrift op het contröleblad, de boekingsdatum, de omschrijving van de post en in de debet- of creditkolom van de kaart het te boeken bedrag. Die debet- en creditkolommen liggen naast elkaar aan de rechterzijde van de kaart, zooals uit het voorbeeld in figuur I blijkt. De beteekenis van de laatste, meest rechtsche kolom van deze kaart, blijft nog even onbesproken. Omdat men bij het insteken, de grootboekkaart op- en neerwaarts kan verplaatsen, zonder dat daardoor het contröleblad verschuift, kan men evengoed de laatste als de eerste regel van een 10 grootboekkaart beschrijven. Het contröleblad schuift in de machine alleen maar steeds één regel op na elke boeking, zoodat, wat ook vereischt wordt, alle boekingen in volgorde onder elkaar op het contröleblad verschijnen. Bij de handmethode, maakt men gebruik van een metalen onder-legplaat, waarop twee klemmen zijn vastgemaakt. De eerste klem houdt het journaal en het carbonpapier vast, de tweede klem is veerend op de onderlegplaat bevestigd. Men legt nu de grootboek-kaart in deze tweede klem, zoodat de eerste onbeschreven regel van die kaart samenvalt met de eerste onbeschreven regel van het contröleblad. Om dat doel te bereiken zijn er door de verschillende fabrikanten zeer verschillende middelen toegepast, maar omdat wij er ons van willen onthouden af te dalen in technische constructiedetails en ons geheel willen richten op de grondslagen van de administratieve organisatie, zullen wij ons niet verdiepen in een beschrijving van die middelen. Er bestaat op dit gebied een overdaad van prospecti met beschrijvingen en foto's en de importeurs zullen belangstellenden daaromtrent alle gewenschte inlichtingen willen verstrekken. Grondslag van de handdoorschrij f methode is dat men door middel van een velletje carbonpapier gelijktijdig boekt op grootboek-kaart en contröleblad en wel op zoodanige wijze, dat onafhankelijk van het feit of op een bepaalde grootboekkaart reeds veel of weinig posten zijn geboekt, alle posten op het contröleblad op een afzonderlijke regel in volgorde van de boeking verschijnen. Het grootboek bestaat dus in de doorschrijf boekhouding uit een zeer omvangrijk kaartsysteem en het is vanzelfsprekend, dat bij de indeeling en de opberging van de kaarten, een systematische op-bergmethode moet worden gevolgd. Elke kaart draagt daartoe een nummer en dat nummer, dat uit drie getallen bestaat, is op bijzondere wijze samengesteld. De talrijke grootboekrekeningen zijn in de eerste plaats in groepen gerubriceerd. De eerste hoofdgroep wordt gewoonlijk gevormd door geldmiddelen en aangeduid met het groepsnummer 1. Alle grootboekkaarten die tot deze groep behooren (Kas, Postcheque en Giro, Bank) dragen als groepsnummer het cijfer 1, gevolgd door een ondernummer dus bijv. II Kas 1. 1 Postcheque 6 Giro ... 1.2 Bank 1. 3 enz. Groep 2 wordt veelal gevormd door de Debiteuren, die dan ver^ der meestal volgens alfabetische volgorde worden voorzien van een ondernummer. De kaart van de firma v. d. Aa zal dus het nummer 2. 1 dragen, daarna volgt bijv. Aalberse met 2. 2 enz. Het is van belang, het aantal groepen niet te groot te maken. Met tien groepen kan men in de meeste gevallen uitkomen, hieronder zullen wij echter nog meer uitvoerig bespreken, welke maatstaf men moet aanleggen bij de keuze der groepen. ledere grootboekkaart draagt dus een groepsnummer en een ondernummer, terwijl daaraan in sommige administraties nog wordt toegevoegd een derde nummer, dat de bladzijde aangeeft. De eerste kaart draagt dan als derde nummer het nummer 1., is die kaart vol, dan wordt een nieuwe kaart aangelegd, die dan als derde nummer het nummer 2. draagt. Elke grootboekkaart draagt dus een nummer dat als volgt is samengesteld: Groepsnummer-ondernummer (eventueel aangevuld met het bladzijdenummer). De eerste kasgrootboekkaart zal dus nummer 1. 1. 1. dragen. Deze nummering is van groot belang, zij vergemakkelijkt een systematische opberging der kaarten, zij biedt de gelegenheid om op de boekingsstukken kort en duidelijk aan te geven, op welke rekening geboekt moet worden, terwijl die nummering het tenslotte mogelijk maakt op het contröleblad met enkele cijfers aan te geven, op welke grootboekrekening, elke post geboekt is. Bij elke boeking op een grootboekkaart wordt nl. het nummer van de kaart waarop geboekt wordt, herhaald achter de post in een daartoe gereserveerde kolom. Dit wordt ook doorgeschreven op het contröleblad en als men dus een contröleblad raadpleegt, ziet men achter elke post het nummer van de grootboekrekening. Om nu althans periodiek een summier overzicht van den stand van zaken te verkrijgen, wordt van deze aanduiding op het contröleblad gebruik gemaakt. Bij voorkeur telkens als een controle- 12 blad volgeboekt is, maar in ieder geval minstens eenmaal per week worden de posten van het contróleblad gegroepeerd. In administraties van eenigen omvang kan dat het best geschieden met een telmachine; een niet-schrijvende telmachine vindt hier doelmatig toepassing. Men telt daartoe allereerst samen alle debetposten, die volgens de aanduiding in de laatste kolom van het contróleblad op één van de kaarten behoorende tot groep 1 geboekt zijn. Vervolgens telt men alle posten, die in het debet van de grootboekrekeningen behoorende tot groep 2 geboekt zijn en zoo werkt men alle groepen af. Daarna worden de creditposten van deze controle-bladen eveneens groep voor groep getotaliseerd. Men verkrijgt daardoor een zeer gecomprimeerde proefbalans, waarop niet de in-dividueele grootboekrekeningen, maar de groepen als hoofden voorkomen. Men maakt op die wijze een wekelijksche proefbalans, zij het ook in sterk verkorten vorm. Men vindt bijv. op die proefbalans geen afzonderlijke kasrekening, girorekening en bankrekening, maar één groepshoofd Geldmiddelen. Maakt men wekelijks zulk een uittreksel van de contrólebladen, en telt men de in dit uittreksel verkregen totalen der geboekte posten per groep bij den beginstand bij den aanvang van de week, dan verkrijgt men op die wijze de proefbalans per einde van de week. Bij een goede organisatie is dit werk weinig omvangrijk. Om zekerheid te hebben, dat het administratief evenwicht in de groot-boekkaarten gehandhaafd is, is het toch noodig, na te gaan of de debettelhng van de contrólebladen, overeenstemt met de credittel-ling. Men kan er voor die controle mee volstaan alle posten per blad in de debetkolom en in de creditkolom te tellen, maar het is slechts weinig extra werk, om bij het maken van die telling gelijktijdig de gesplitste telling per groep te maken en men verzamelt dan de gegevens van de contróletelling in één arbeidsgang met de gegevens voor de samenstelling van de proefbalans. De keuze van de groepen, waarin men de grootboekrekeningen verdeelt, wordt nu in de eerste plaats bepaald door de eischen, die men stelt aan deze wekelijksche proefbalans. Men kan daarom niet één algemeen geldend recept geven. Hoe meer groepen gekozen worden, hoe gedetailleerder de wekelijksche proefbalans vanzelfsprekend zal zijn, maar met de uitbreiding van het aantal groepen 13 2al steeds ook het werk verbonden aan het uittrekken der con-trólebladen vertraagd worden. Beperking van het aantal groepen is daarom zeer gewenscht en die beperking heeft ook weinig bezwaar, omdat het voor het summier overzicht der wekelijksche proefbalans weinig zin heeft afzonderlijk te weten, hoeveel geld er op een bepaald moment in kas, op de giro en bij de bank was. Het saldo van de rekening Geldmiddelen geeft een voldoend beeld. Op een aantal rekeningen is het aantal boekingsposten per jaar gewoonlijk zeer gering. Tot die groep zijn bijv. in vele gevallen te rekenen, de rekeningen Onroerende Goederen, Machinerieën, Aandeelenkapitaal, Reserve, Obligatieleening e.d. Men kan al die rekeningen combineeren tot één groep, die dan wordt aangeduid met de benaming ,,Diverse weinig veranderlijke Activa en Passiva". Ook indien de administratie een scheiding eischt van Algemeene Onkosten, Fabricage Onkosten en Verkoop Onkosten, zal men toch veelal de groep Onkosten, in de groepenindeeling als één geheel beschouwen. Men offert daarmee zooals hieronder nader blijken zal, het inzicht in de gedetailleerde kostencijfers geenszins op, maar brengt die details alleen niet tot uitdrukking in de wekelijksche proefbalans. Bij het samenstellen van de groepenindeeling kan men dus als norm stellen, dat die grootboekrekeningen, waarvan het gecombineerde eindsaldo in de wekelijksche proefbalans afzonderlijk tot uitdrukking moet komen, tot een afzonderlijke groep gemaakt worden. Indien men nu periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie maanden de individueele grootboekkaarten telt en de debet- en credittelling van iedere kaart op een staat brengt, verkrijgt men maandelijks of driemaandelijks een uiterst gedetailleerde proefbalans. Om eventueele fouten, gemaakt bij de samenstehing van die gedetailleerde proefbalans gemakkelijk te localiseeren en op te sporen, is het nuttig daarin, tusschentotalen vast te stellen per groep. Men kan dan namelijk vaststellen van elke groep afzonderlijk of het totaal volgens de gedetailleerde proefbalans uit de kaarten overeenstemt met het totaal van de summiere proefbalans, die uit de controlebladen is gemaakt over diezelfde periode. Komen bij de vergelijking van de groepstotalen van die beide proefbalansen fouten aan het licht, bijv. omdat bij de telling van de individueele grootboekkaarten een telfout is gemaakt of een kaart is vergeten, dan is die fout gelocaliseerd per groep en het opzoeken van die fout wordt daardoor zeer vergemakkelijkt. H Resumeeren wij het vorenstaande, dan kunnen wij de doorschrijf-methode als volgt samenvatten. In de doorschrijfboekhouding wordt het grootboek gevoerd in den vorm van een kaartsysteem. De collectieve rekeningen zijn vervangen door detailgrootboekkaarten, die tenminste evenzeer gedetailleerd zijn als de hoofden in de bijboeken van de vroegere administratie. Van elk boekingsstuk, of van elke groep van boekingsstukken wordt de debiteering en de crediteering direct aaneensluitend gemaakt op de daarvoor in aanmerking komende grootboekkaarten. Bij de boeking op de grootboekkaarten wordt gelijktijdig een carbondoorschrift op het contróleblad gemaakt, met aanduiding op iedere grootboekkaart — en dus gelijktijdig op het contróleblad -^ van het nummer van de rekening, waarop de boeking is geschied. Bij voorkeur na afloop van eiken boekingsdag, wordt van de contrólebladen een uittreksel gemaakt van alle debet- en credit-posten per groep. Nadat dit uittreksel geteld is wordt aan de hand daarvan nagegaan of het totaal van alle debetposten, die den afgeloopen dag zijn geboekt, overeenstemt met het totaal van alle creditposten, om vast te stellen, of het evenwicht van de administratie gehandhaafd is. Dit uittreksel per groep wordt dag voor dag gestaffeld, eenmaal per week wordt van den eindstand van den staffel een afschrift gemaakt. Dat is de wekelijksche verkorte proef-balans. Periodiek, eenmaal per maand of eenmaal per drie maanden, worden alle detailgrootboekkaarten geteld en deze tellingen worden overgebracht op een staat. Die staat wordt met tusschentotalen per groep getotaliseerd. De verkregen tusschentotalen worden vergeleken met de summiere proefbalans, die door het uittrekken der contrólebladen is samengesteld. Om het periodieke werk, verbonden aan het totaliseeren der talrijke detailgrootboekkaarten zooveel mogelijk te verlichten, is het wenschelijk het principe door te voeren, dat elke detailgrootboekkaart die vol geboekt is, vooraan in de kaartenkast wordt gezet. Eenmaal per dag kan men die volgeboekte kaarten dan totaliseeren en transporteeren. Daardoor wordt dan het telwerk aan het einde van de maand of van het kwartaal beperkt tot de posten op de kaarten, die nog niet zijn volgeboekt. Dit zijn de grondslagen van de doorschrijfmethode. Er kunnen 15 tal van varianten op worden toegepast; de voordeden, die daaraan zijn verbonden zijn voor ieder bedrijf verschillend. Wij zullen niet al die varianten bespreken, doch ufij dienen toch wel aandacht te schenken aan twee afwijkingen van het stelsel, die in de practijk zeer ruime toepassing vinden. Wij hebben hier het oog op: Ie. de splitsing van de contrólebladen 2e. het gebruik van tabellarisch ingerichte contrólebladen. Beide methoden bieden, mits goed toegepast, veelal zeer belangrijke voordeelen, maar zij zijn evenmin vrij van gevaren, want zij bieden de mogelijkheid, om de doorschrijf boekhouding aan te passen aan de oude methode van hulp- en bijboeken. Men kan het de importeurs niet kwalijk nemen, dat zij soms moeten zwichten voor de behoudzucht van personen, die de beslissing over de toepassing der doorschrijf boekhouding in handen hebben. Maar al te dikwijls zijn deze zoo vergroeid aan de methode van hulp- en bijboeken, dat zij eenvoudig niet wenschen aan te nemen, dat het ook zonder deze boeken mogelijk is een perfecte administratie in te richten. Zien zij dan, dat de doorschrijfmethode toch wel bepaalde voordeelen biedt en hooren zij dan tevens, dat ook die methode zoo kan worden ingericht, dat zij een soort van hulp- en bijboeken geeft, dan geeft dat laatste, ten onrechte, veelal den doorslag. Wie zich echter de voordeelen der doorschrijfboekhouding geheel ten nutte wil maken, moet dien weg niet volgen. Hij moet zich bij den opzet van de administratie richten naar de logische uitwerking van de principes, die de grondslag van de doorschrijf methode vormen. Dan alleen zal de toepassing van die methode het volle profijt opleveren. De hierboven als eerste genoemde variant, nl. de splitsing van de contrólebladen kan in bepaalde gevallen een aanzienlijke verlichting van werkzaamheden geven bij het uittrekken van de contrólebladen voor de vaststelling van de summiere proefbalans. In menige administratie heeft en zeer overwegend percentage der geboekte posten betrekking op debiteuren- en crediteurenrekeningen. Als men nu bij alle boekingen op de debiteurenrekeningen, niet het algemeene contröleblad, maar een speciaal debiteurencontróleblad gebruikt. 16 heeft men het voordeel, dat men voor het vaststellen van het totaalbedrag, dat op de groep Debiteuren is geboekt, deze contrólebladen niet behoeft uit te trekken, maar eenvoudig kan volstaan met het samentellen van alle posten van het debiteurencontröleblad in de debet- en in de creditkolom. Zijn er heel veel crediteurenposten in een administratie, dan kan men ook een speciaal crediteuren-contróleblad gebruiken en men komt dan dus tot een debiteurencontröleblad, een crediteurencontröleblad en een algemeen contröle-blad, waarop de posten van alle overige groepen dooreen opgenomen zijn. Het debiteuren- en het crediteurencontröleblad behoeven dan dus alleen maar geteld te worden, alleen het algemeen contröleblad moet met behulp van de telmachine per groep uitgetrokken worden. In andere administraties zal het welhcht een andere groep zijn, waarop een procentueel overheerschend percentage van de boekingen betrekking heeft en dan geldt natuurlijk hetzelfde. Voor zulk een overwegende groep, biedt het gebruik van een afzonderlijk contröleblad het voordeel, dat het uittrekken van die contrölebladen vermeden wordt. Ook hier behoede men zich echter voor overdrijving. Men zou zelfs wel voor iedere groep een afzonderlijk contröleblad kunnen gebruiken, maar dat zou tot gevolg hebben, dat men telkens het contröleblad zou moeten verwisselen en dit geeft bij de boeking een niet te verdedigen oponthoud, zoodat het voordeel daardoor weer verloren zou gaan. Splitsing van de contrólebladen naar den aard der grootboek-groepen om te komen tot een vereenvoudiging van het werk verbonden aan de samenstelling van de summiere proefbalans, is een principe, dat zich volkomen aansluit aan de grondslagen der door-schrijfboekhouding. Indien men echter de splitsing van de contrólebladen doorvoert op die wijze, dat een afzonderlijk contröleblad wordt gebruikt voor alle posten, die vroeger in het inkoopboek bijeengebracht werden, een afzonderlijk contröleblad voor de posten, die vroeger in het giroboek geboekt werden, of m.a.w. indien men de splitsing der contrölebladen doorvoert naar de vroegere indeeling der hulpboeken, dan houdt men te veel vast aan de grondslagen der vroegere methode. Men bemoeilijkt daardoor dan het boekingsproces en heeft daartegenover geenerlei profijt bij de verzameling der periodiek benoodigde gegevens. Men kan niet vol- 17 doende waarschuwen tegen deze behoudzucht bij de moderniseering van de administratie. In plaats van een verbetering bereikt men dan veelal een systeemloos geheel, waaraan de bezwaren van ver-verschillende stelsels kleven, terwijl de voordeelen van deze stelsels niet of althans niet ten volle tot hun recht komen. Indien de administratie van zoodanigen omvang is, dat meerdere personen daaraan moeten werken, zal de eerstgenoemde methode van splitsing van controlebladen (speciale contrólebladen voor enkele belangrijke groepen) in de meeste gevallen, de meest doelmatige arbeidsverdeeling mogelijk maken. Ook de tweede variant, nl. de tabellarische inrichting van de contrólebladen, biedt eenerzijds belangrijke mogelijkheden, doch anderzijds schuilt ook hierin bij onjuiste toepassing een gevaar. Men kan zich denken, dat het contróleblad belangrijk breeder is dan de grootboekkaarten, dat dus het contróleblad steeds uitsteekt bij het maken van een boeking op de grootboekkaarten. Men kan dan dat uitstekende gedeelte tabellarisch inrichten en evenals in de tabellarische hulpboeken elke geboekte post nog eens extra uitwerpen in een speciale kolom. Die methode biedt voordeel, als men bij bepaalde boekingen de gegevens gelijktijdig naar twee gezichtspunten wil splitsen. Men denke bijvoorbeeld aan de verkoopadministratie. Het kan van nut zijn de grootboekkaarten te splitsen naar artikelsoort, terwijl men naast die sphtsing toch tevens een overzicht wenscht te hebben van de verdeeling van de verkoopen over de verschillende reizigersdistricten. Dan kan men het contróleblad zoodanig inrichten, dat voor ieder district een kolom gereserveerd is, en nadat de boeking op de grootboekrekening heeft plaats gevonden, werpt men het geboekte bedrag nog eens uit in de kolom van het betreffende reizigersdistrict. Zoo kan men zich ook indenken, dat het voordeel kan opleveren in de debiteurenadministratie de geboekte facturen te sphtsen naar den vervaldatum en ook daartoe kan een tabellarisch contróleblad van nut zijn. Zoo zijn er meer goede toepassingen van dit eenvoudige principe en indien gelijktijdig splitsing van bepaalde boekingen naar twee gezichtspunten noodzakelijk is, verdient deze oplossing veelal aanbeveling. Maar men moet niet trachten door dit hulpmiddel het oude principe van de tabellarische hulp-boeken door te voeren. Men kan natuurlijk het aantal grootboek- Grondsl. Mech. Administr. 2 18 kaarten beperken door bijv. één algemeene onkosten grootboekkaart in te voeren, en de op die kaart geboekte kosten dan tabellarisch specificeeren op een contróleblad, waarop de gedetailleerde onkos-tenrekeningen als hoofden van de afzonderlijke kolommen zijn opgenomen. Zulk een methode is echter welhaast steeds in strijd met de grondbeginselen der doorschrijf boekhouding, wil men zich met die elementaire grondbeginselen niet vereenigen, wel dan blijve men bij het oude, maar men make niet een mengsel van het oude en het nieuwe, want daarmee zal zeker geen bevredigend resultaat bereikt worden. B. CRITIEK OP DE DOORSCHRIJFMETHODE. Zij, die voor het eerst kennismaken met de doorschrijfmethode, voelen onmiddellijk een groot aantal bezwaren opkomen. Reeds de gedachte van een grootboek in den vorm van een kaartsysteem wekt bij velen in eerste instantie reeds ernstig verzet. Dertig jaar geleden was het Grootboek in ieder bedrijf nog een boek van het allergrootste gewicht, dat stevig gebonden, met de grootste zorgvuldigheid werd behandeld. De eerste vraag, die bij een ieder opkomt is, wat gebeurt er als er grootboekkaarten zoek raken? Op die vraag is eigenlijk maar één goed antwoord te geven, een antwoord dat volkomen steunt op de practische ervaring van alle bedrijven, die hetzij de doorschrijfmethode, hetzij een andere boek-houdmethode met boekhoudmachines volgen en dat antwoord luidt, in de praktijk raken geen kaarten weg. Dat antwoord zal iemand, die niet reeds eenige jaren met zulk een methode gewerkt heeft, zeker niet bevredigen en daarom moet men dit bezwaar ook wel op andere, naar mijn meening volkomen theoretische, wijze weerleggen. Als er een grootboekkaart zou wegraken, dan zou er niets gebeuren, d.w.z. dan zou men die weggeraakte kaart zeer gemakkelijk (namelijk uit de contrólebladen) kunnen reconstrueeren. Het is een aardige proef, die bij de demonstratie der doorschrijfboekhouding dikwijls wordt genomen, dat men den bezoeker bij den aanvang van zijn bezoek bij de kasten met grootboekkaarten brengt en hem vraagt daaruit eenige kaarten weg te nemen en in zijn zak te steken. ji&Së^cKb-: 19 Voor zijn vertrek worden hem dan de nieuw gemaakte kaarten getoond en hij kan er zich dan zelf van overtuigen of de nieuwe kaarten gelijkluidend zijn aan de oude. Het heeft iets van een goo-cheltoer, maar het is in wezen eigenlijk zeer eenvoudig. Door de systematische opberging en nummering van de kaarten, kan men, nadat de bezoeker weg is, vaststellen welke grootboekkaar ten uit de bakken zijn genomen, dus welke kaartnummers missen. Veronderstellen wij bijv. dat vermist wordt kaart 1. 1. 6., dat dus nog aanwezig zijn de kaarten 1. 1. 5. en 1. 1. 7, dan raadpleegt men eerst de kaart 1. 1. 5. en ziet daaruit, dat de laatste post op de kaart is geboekt op 30 Juni, de eerste post op de kaart 1. 1. 7. is geboekt op 15 Augustus. Men neemt nu de contrólebladen van de tusschenliggende boekingsdagen en ziet op die contrólebladen in de laatste kolom, welke posten op 1. 1.6. werden geboekt, die posten worden opnieuw geboekt op een nieuwe kaart. Men kan zeggen, dat het practisch niet voorkomt, dat kaarten zoek raken, maar als het al eens zou gebeuren, dan zou in ieder geval niets verloren zijn. Ja zelfs al zou het geheele grootboekkaartsysteem verbranden, dan zou men de geheele administratie nog kunnen re-construeeren uit de contrólebladen. Het zijn dan ook die contrólebladen, die de zorg vereischen die men vroeger aan het journaal en grootboek besteedde. Het zoo algemeen aangevoerde argument van de vrees voor zoekgeraakte kaarten heeft in de praktijk waarlijk geen beteekenis. Dan is er een tweede, zeer bekend argument, de vrees voor een zeer slordige administratie. Hoort men van een kaartsysteem, dan vreest men reeds voor omgevouv/en en beduimelde kaarten. Als men dan bovendien ziet, dat men in de doorschrijf boekhouding geen kartonnen kaarten gebruikt, doch slechts kaarten van een goed soort papier, dan worden die bezwaren nog veel grooter. Het heeft geen zin veel argumenten aan te voeren tegen de vrees, die op dat punt vrij algemeen bestaat, de eenige juiste weerlegging is een verwijzing naar de praktijk in tal van bedrijven. In elke goed georganiseerde moderne administratie heeft men de moeilijkheden verbonden aan een goede opberging der kaarten volledig overwonnen, de grootboekkaarten van de doorschrijf boekhouding of van een mechanische administratie, zien er na een gebruik van één of meer jaren nog uitstekend uit. Indien gebruik gemaakt wordt van de 20 schrijfmachine, maakt men zich bovendien onafhankelijk van de wisselvalligheden van het handschrift. De speciaal voor dit doel vervaardigde schrijfmachines, zijn zoo gebouwd, dat alle gegevens keurig geordend op papier verschijnen. Velen voelen ook de ver doorgevoerde ontleding van het grootboek, met als onafwendbaar gevolg een belangrijke uitbreiding van het aantal grootboekrekeningen, als een bezwaar. Dit is echter een schijnargument. Men behoeft die grootboekrekeningen niet verder te detailleeren, dan voor ieder bedrijf wenschelijk is. De doorschrijfmethode biedt echter de mogelijkheid die ontleding verder door te voeren dan practisch doorvoerbaar was in de administratie der hulp- en bij-boeken. Men kan desgewenscht de detailleering niet verder doorvoeren, dan de hoofden van het grootboek, vermeerderd met de hoofden der bijboeken. Het meest steekhoudende bezwaar is, dat men in bepaalde gevallen een dubbele boeking moet maken, in gevallen waar men in de vroegere administratie met een enkelvoudige boeking kon volstaan. Men moet immers voor elke post, of groep van posten een debiteering en een crediteering op een grootboekkaart maken terwijl men bij het gebruik van de hulpboeken kan volstaan met een eenmalige notitie, waarbij dan alleen het bedrag nog eens herhaald moet worden in één van de tabellarische kolommen. Men mag inderdaad niet bhnd zijn voor dit bezwaar, doch bij een doelmatige organisatie, kan men deze moeilijkheid toch zeer wel ontgaan. Bovendien mag men niet uit het oog verhezen, dat alle boekingen, die volgens de oude methode in de bijboeken en het journaal en grootboek moesten geschieden in de doorschrijfmethode komen te vervallen. Indien men iedere post individueel in debet en credit zou boeken zou het laatstgenoemde bezwaar inderdaad van groote practische beteekenis zijn, doch in de practijk gebeurt dat niet. Nemen wij als eenvoudig en duidelijk voorbeeld de posten van de giroafrekening. Als er op één dag een groot aantal af- en bijschrijvingen heeft plaats gevonden, gaat men die posten vanzelfsprekend niet alle afzonderlijk debiteeren en crediteeren op de girorekening. Men debiteert of crediteert de girorekening in dat geval eenvoudig voor het verschil tusschen begin- en eindsaldo volgens het saldobiljet 21 en debiteert of crediteert daarna alle tegenrekeningen individueel. Zoo zal men voor de boeking der verkoopfacturen, gewoonlijk met het maken van een telstaat op de telmachine kunnen volstaan, het totaal van dien staat wordt op de verkooprekening geboekt, de debiteurenrekeningen worden individueel gedebiteerd. Volgens dit principe kan men vele gecombineerde boekingen maken. Het moge dan waar zijn, dat men uit de girorekening een post moet boeken gelijk aan het verschil tusschen begin- en eindsaldo, terwijl men dat in het tabellarisch giroboek niet behoeft te doen, doch dit kleine extra werk wordt ruimschoots gecompenseerd door de vermindering van het aantal te verrichten boekingen uit anderen hoofde. Vooral in die deelen van de administratie, waar het gebruik van bijboeken zeer algemeen is, nl. bij de debiteuren- en crediteurenadministratie, is de beperking van het aantal boekingen bij toepassing der doorschrijfmethode het duidelijkst. Als men alle facturen eerst inschrijft in een verkoopboek en dan diezelfde posten nog weer eens moet inschrijven in een debiteurenboek, dan is men in vergelijking met de doorschrijf boekhouding onmiskenbaar in het nadeel. Als men alle debiteurenbetahngen individueel inschrijft in een bankboek en deze dan nogmaals stuk voor stuk op de debiteurenrekeningen moet boeken, ook dan is het duidelijk, dat daarbij dan een belangrijk aantal overbodige handelingen gebeurt. Men kan die bezwaren echter ook op andere wijze ondervangen, men kan ook in de hulpboeken volstaan met de boeking van de dag-totalen der verkoopfacturen, men kan ook in het bankboek volstaan met één post geinde debiteuren van iedere bankafrekening. Het is merkwaardig, dat juist de vermindering van het aantal te verrichten boekingen in het centrum van de verkooppropaganda der doorschrijf boekhouding wordt geplaatst, inderdaad bereikt men in dit opzicht veelal belangrijke resultaten bij omzetting van een verouderde administratie op de doorschrijfmethode, maar vele van die voordeelen zouden ook bij een doelmatige inrichting van de oude administratie zijn te bereiken met handhaving van de grondslagen van het vroegere stelsel van administratie. De belangrijke principieele voordeelen van de doorschrijfboek-houding moet men dan ook elders zoeken. Wij komen op dit punt hieronder nog nader terug. Het feit, dat het principe der tabellarische boekhouding thans 22 niet meer bevredigend werkt, vindt zijn verklaring in de omstandigheid, dat men beperkt is in het aantal kolommen in de tabellarische boeken. Men is daarin, wil men binnen practische grenzen blijven, zoo zeer beperkt, dat men in deze kolommen slechts een zeer grove rubriceering der posten kan maken, steeds speelt de ,,Diversenkolom", waarin de niet gerubriceerde bedragen voorkomen een belangrijke rol en die kolom moet dus nog eens afzonderlijk gesplitst worden. Maar bovendien heeft die grove rubriceering van de tabellarische kolommen tot gevolg, dat men een nadere onderverdeeling moet maken om het vereischte inzicht in den gang van zaken te verkrijgen. Daartoe moet men al die bedragen nog eens opnieuw gaan boeken in bijboeken, sub-grootboeken of speci-ficatieregisters. De tabellarische inrichting der hulpboeken brengt ons slechts halverwege op den weg naar de detailleering der posten, de doorschrijf boekhouding voert ons rechtstreeks naar het einddoel. C. VOORDEELEN DER DOORSCHRIJFBOEKHOUDING. Om den lezer een goed overzicht te geven van deze voordeelen, willen wij deze eerst summier opsommen: Ie. de doorschrijfboekhouding biedt de mogelijkheid om de ar-beidsverdeeling in de administratie tot een hoog niveau op te voeren. 2e. de doorschrij fboekhouding is voor een ieder, ook voor lee-ken op het gebied van boekhouden, uiterst overzichtelijk en biedt de mogelijkheid kennis te nemen van alle details van het bedrijf. 3e. de doorschrijfmethode schakelt de tijdverspilling, verbonden aan het oplossen van verschillen, die ontstaan doordat het administratieve evenwicht is verbroken, geheel uit. 4e. de doorschrijfboekhouding is een leesbare boekhouding, waarbij voor elke post een volledige omschrijving te vinden is op de plaats, waar zich ook alle overige posten van gelijken aard bevinden. 5e. de doorschrijfboekhouding vergemakkelijkt de administratieve controle. II 'tl 23 6e. de doorschrijf boekhouding is, mits goed gevoerd, volkomen up to date, in den letterlijken zin van het woord. 7e. de doorschrijfmethode maakt het mogelijk periodieke be-zettingstoppen in de administratie te vermijden, omdat het werk uitgesmeerd is over de geheele boekingsperiode. Wij zullen nu de hiervoren opgesomde voordeden punt voor punt meer gedetailleerd behandelen. 1, Verbeterde arbeids ver deeling. Als men den loop van het boekingsproces in de gewone administratie volgt, dan valt het op, dat men het te verrichten werk in twee deelen kan scheiden; het werk, waarvoor een bepaalde intelligentie vereischt is en het werk, dat geen intelligentie vordert. Wij zien daarbij geheel af van het z.g. voorwerk, waaronder wij verstaan het beoordeelen van de deugdelijkheid der boekingsstukken in den meest uitgebreiden zin van het woord, want dat werk is onafhankelijk van de methode van boeking. Bij de boeking zelf beperkt zich het intelhgente werk tot de vaststelling van het hoofd van rekening waarop geboekt moet worden. Is dat eenmaal vastgesteld, dan is het overige werk uitvoerende arbeid van zeer een-voudigen aard, die alleen eenige kennis eischt van de techniek van de boekhouding. Uitgedrukt in tijdseenheden is dat laatste, eenvoudige werk echter overheerschend. Bij de boeking in het hulp-boek moet men de post met datum en omschrijving inschrijven, men moet het bedrag uitwerpen in de daarvoor bestemde kolom, men moet als de bladzijde vol is, de bladzijde tellen en transporteeren, daarbij nieuwe hoofden voor de tabellarische kolommen inrichten. Als dat alles gereed is, wacht aan het einde van de maand nog het maken van de journaalpos ten en het overschrijven van die posten in het grootboek, het totaliseeren van journaal en grootboek. Bij het inschrijven van de bijboeken vordert het opzoeken van de juiste rekening een groot percentage van den boekingstijd. Al die bijkomende werkzaamheden, nemen een groot gedeelte van den tijd, die aan de administratie wordt besteed in beslag en niet alleen het intelligente werk, ook al dat andere werk moet welhaast steeds worden verricht door iemand, die voldoende capaciteit heeft om het intelligente werk, verbonden aan de beoordeeling van het juiste 24 boekingshoofd, te verrichten. Het moet bovendien nog iemand zijn, die met groote accuratesse werkt, want anders zou zeer veel tijd verloren gaan met het opsporen van fouten, die zich eerst veel later zouden openbaren in het verstoorde administratieve evenwicht. Zulk een werkmethode past niet meer in dezen tijd. De sigarenmaker, maakt zijn eigen bosjes niet, hij banderolleert de sigaar niet zelf, timmert geen kistjes en verpakt de sigaren niet. Daarvoor is de arbeidskwahteit van den sigarenmaker te goed. Op het administratief kantoor kan men op dat gebied nog veel leeren van datgene, wat men in de fabriek reeds jaren geleden heeft doorgevoerd. De doorschrijfmethode schiet als het ware een bres in die verouderde werkwijze. De boekingsstukken komen in de ochtend eerst bij iemand, die bevoegd is te beoordeelen onder welke boekingshoofden, die stukken moeten worden geboekt. Hij geeft op die stukken de rekeningnummers aan en het geheele overige uitvoerende werk, dat noodig is om de boekingen zelf te verrichten, kan nu worden overgelaten aan eenvoudige krachten. Op het boekingstuk is immers aangegeven, welke rekeningnummers gedebiteerd en gecrediteerd moet worden. Hij, die met die boeking belast is zoekt de kaart van dit rekeningnummer op en verricht de boeking volgens de standaardmethode, die daarvoor aangegeven is. Dat werk kan men jongens en meisjes met MULO opleiding in korten tijd goed leeren. In een administratie van eenigen omvang doen zij den ge-heelen dag niet anders dan boeken op de grootboekkaarten. De volgeboekte contrólebladen en de volgeboekte grootboekkaarten leggen zij afzonderlijk af en speciaal geroutineerde krachten tellen die contrólebladen en grootboekkaarten op de telmachine. Op die wijze doet ieder het werk, waarvoor zijn capaciteiten en speciale vaardigheid hem geschikt maken. Men behoeft niet te vreezen, dat zulke eenvoudige krachten fouten zullen maken, doordat zij op een verkeerde kaart zullen boeken. Vooropgesteld dient natuurlijk te worden, dat deze eenvoudige krachten hun werk met ambitie verrichten. Nemen zij een verkeerde kaart en boeken zij op een verkeerde kaart, dan zullen zij dat, als zij aan de laatste kolom gekomen zijn, zeker bemerken, want zij moeten, zooals hiervoren werd uiteengezet op die plaats het nummer van de kaart herhalen en als zij een post op kaart 8.36. 1 25 moeten boeken, maar per ongeluk kaart 9. 36. 1 genomen hebben, dan zal achter alle posten, die reeds op die kaart geboekt zijn het nummer 9. 36. 1 staan, als zij daaronder op willen nemen het nummer 8. 36. 1, bemerken zij hun fout aanstonds. In de practijk is dat een uitstekende waarborg gebleken tegen boekingen op verkeerde kaarten, maar zelfs als dat middel niet voldoende krachtig werkt komt deze fout toch later aan het licht, omdat dan in de proefbal'ans uit de grootboekkaarten de groepen 8 en 9 niet zullen sluiten met de proefbalans, die uit de con-trólebladen is gemaakt. Dit zijn trouwens fouten, die theoretisch denkbaar zijn, maar die practisch niet voorkomen. Bovendien vindt toch in de meeste bedrijven een controle op de boekhouding plaats en als er werkelijk eens een fout van dien aard ingeslopen zou zijn, dan komt deze bij die controle wel aan het licht. Maar nogmaals de practijk bewijst, dat dit gevaar denkbeeldig is. Ook het maken van de gedetailleerde proefbalans is een werk, dat door eenvoudige krachten kan worden verricht. Men maakt daartoe een stencil, waarop alle grootboekhoofden voorkomen met omschrijving en kaartnummer. Hij die met het tellen der grootboekkaarten belast is, stelt op de telmachine de totalen van iedere grootboekkaart in debet en credit vast, en plaatst de gevonden uitkomst achter het correspondeerende kaartnummer op de gestencilde lijst. Het eenige, wat hij daarvoor goed moet kennen is accuraat en snel tellen en goed overschrijven en die eischen kan men bij een goede personeelselectie ook aan het eenvoudigste personeel stellen, 2. Groote overzichtelijkheid. Indien iemand, die leek is op het gebied van boekhouden, zich een oordeel wil vormen over de administratieve uitkomsten van een onderdeel van het bedrijf, is hij in een administratie, die volgens de hulpboekmethode is ingericht er wel op aangewezen, de chef van de boekhouding te vragen hem een uittreksel van dat onderdeel van de administratie over te leggen. In de hulpboeken zijn alle posten in chronologische volgorde ingeschreven en in die hulpboeken, kan men dus niet op gemakkelijke wijze een overzicht krijgen 26 van die posten, die op hetzelfde onderdeel betrekking hebben. Indien de hoofden van de bijboeken voldoende gedetailleerd zijn, kan men in die bijboeken een overzicht krijgen van elk onderdeel, daarbij doet zich echter veelal het bezwaar gelden, dat in de bijboeken geen volledige omschrijving voorkomt en dat de bijboeken welhaast steeds een achterstand vertoonen. In de doorschrijf boekhouding kan men op de gedetailleerde grootboekkaarten een beeld krijgen van de administratie van elk onderdeel. Daartoe is geen speciale boekhoudkundige kennis ver-eischt. Indien men slechts de klapper, die bij het grootboekkaartsysteem behoort kan raadplegen, kan men elke grootboekkaart gemakkelijk vinden. Wil men zich op de hoogte stellen van de loo-pende assuranties de vervaldagen der premies, het bedrag van de premies, dan raadpleegt men de kaart ,,Assurantie" en vindt daarop alle assurantieposten met volledige omschrijving. Men behoeft dus voor het geven van inlichtingen geen uittreksel te maken uit de administratie. Men vindt alle posten, die op hetzelfde onderdeel betrekking hebben systematisch gerubriceerd. Ook voor de leiding van de administratie is dit een groot voordeel, want de talrijke vragen om inlichtingen over speciale onderwerpen kunnen direct volledig en afdoend beantwoord worden. Hoe vaak worden aan de leiding van de administratie vragen voorgelegd, die niet voorzien hadden kunnen worden en waarop men daarom de inrichting van de administratie eenvoudig niet had kunnen instellen. In de doorschrijfboekhouding is het principe van de detailleering zoo ver doorgevoerd, omdat verdere detailleering nagenoeg geen extra kosten veroorzaakt, dat practisch alle voorkomende vragen snel beantwoord kunnen worden. Dit is ongetwijfeld één van de groote voordeelen van dit stelsel, omdat overzichtelijkheid van de administratie één van de meest elementaire eischen is, die aan een doelmatige administratie zijn te stellen. 3. Uitschakeling tijdverlies door opsporen van verschillen. De doorschrijfboekhouding biedt het voordeel, dat elke fout, die het evenwicht in de boekhouding verstoort direct geconstateerd wordt en dan sterk gelocaliseerd is. Tenminste eenmaal per dag wordt vastgesteld of het totaal der debetposten gelijk is aan het 27 totaal der creditposten en blijkt dit niet het geval te zijn, dan kan men de fout direct terugbrengen tot het contröleblad waar de fout ontstaan is. Indien m.en bij de vroegere methode van administratie aan het einde van het jaar of van het kwartaal de bijboeken afsloot, was de opsporing van de verschillen tusschen het uittreksel uit de bijboeken en de saldi van het grootboek een zeer tijdroovend en omslachtig werk. Door deze vergelijking meerdere keeren per jaar te maken, kon men de verschillen tot een kleinere boekingsperiode terugdringen, maar in een administratie van grooteren omvang zijn de fouten niet uit te schakelen, indien men althans niet, na het bijwerken van de bijboeken, alle geboekte posten nog eens gaat controleeren. Indien, zooals in vele administraties voorkomt, duizenden posten in de hulpboeken en daarna nog eens afzonderlijk in de bijboeken moeten worden ingeschreven, zijn overschrijf fouten in dat werk onvermijdelijk. Op de boeking in de hulpboeken heeft men veelal nog een zekere automatische controle, wordt een giro-betahng van een debiteur in het giroboek met een onjuist bedrag opgenomen, dan sluit aan het einde van de maand het girosaldo niet, maar bij het bijwerken van de bijboeken bestaat die automatische controle in het geheel niet. In de doorschrijf boekhouding kunnen zich geen verschillen voordoen tusschen het saldo van de collectieve grootboekrekening en de detailleering daarvan, omdat de detailgrootboekkaarten in de plaats getreden zijn van de collectieve grootboekkaarten. Het voordeel, dat hierin schuilt wordt vrij algemeen erkend en daarin ligt dan ook de verklaring van het feit, dat de doorschrijf-boekhouding in zeer ruime mate toepassing gevonden heeft in de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze beide onderdeden van de administratie eischen in de hulpboekmethode onvoorwaardelijk een nadere detailleering in de bijboeken en elk bedrijf van eeni-gen omvang ondervond juist in dit onderdeel van de administratie steeds het bezwaar van het ontbreken van een automatische controle op de overeenstemming tusschen de boekingen in de hulp- en bijboeken. Indien men echter in de overige deden van de administratie evenzeer den eisch stelt, dat van alle onderdeelen een gedetailleerd beeld verkregen moet kunnen worden, indien men dus ook voor de onkostenrekening, voor de fabricagerekening, voor de in- en verkooprekeningen een ver doorgevoerde detailleering als 28 eisch stelt, zal ook daar de inrichting van bijboeken onvermijdelijk zijn en dan zullen zich ook daarbij dezelfde bezwaren doen gelden. 4. Leesbare boekhouding. De doorschrijf boekhouding heeft ten aanzien van dit punt zelfs een voordeel in vergelijking met verschillende methoden van volledig gemechaniseerde administraties. De techniek van de boekhoudmachines stelt in vele gevallen den eisch, dat bij de omschrijving volstaan wordt met enkele gestandardiseerde afkortingen. Voor het voeren van persoonlijke rekeningen (debiteuren, crediteuren) is dat geen groot bezwaar, omdat men met een klein aantal afkortingen toch een volledig beeld kan geven van de posten, die op deze rekeningen worden geboekt. Voor de onpersoonlijke rekeningen, speciaal bijvoorbeeld voor de onkostenrekeningen, is het gebruik van deze afkortingen een ernstig bezwaar. Worden die afkortingen gebruikt, dan moet men steeds terugvallen op de origi-neele boekingsstukken, indien men van een bepaalde post een nadere verklaring verlangt en dit leidt tot onnoodig oponthoud. Bij de inrichting van de doorschrijf boekhouding dient men aan dit punt alle aandacht te schenken. De omschrijving op persoonlijke rekeningen moet zoodanig worden gekozen, dat zij een volledig beeld geeft van den aard van de post. Bij periodieke betalingen vermelde men steeds de termijn, waarop de betaling betrekking heeft, zoo mogelijk moeten ook kwantiteiten in de omschrijving worden opgenomen. Op die wijze wordt de overzichtelijkheid zeer sterk bevorderd. 5. Vereenvoudiging controle. Zij, die met de controle op de doorschrijf boekhouding niet vertrouwd zijn, zien in de doorvoering van de doorschrijfmethode veelal een verzwaring van den contrólearbeid. Deze opvatting is echter onjuist. Indien men er dieper over nadenkt is het ook eigenlijk zeer begrijpelijk, dat door toepassing van deze methode een vereenvoudiging van de controle bereikt moet kunnen worden. De controlebladen bieden immers een volledig afschrift van alle geboekte posten in chronologische volgorde. Indien deze controle-bladen worden geverifieerd met de boekingsbescheiden, is de con- 29 tróle volledig en indien daarbij bepaalde, hierna te noemen, voorzorgsmaatregelen worden getroffen, heeft men de meest volledige zekerheid, dat alle eventueele fouten daarbij aan het licht moeten komen. Gedurende de controle behoeft men den gang van de administratie niet te storen, want de volgeboekte contrólebladen kunnen door de administratie zonder eenig bezv/aar gemist worden. Die contrólebladen kunnen zelfs zonder bezwaar gedurende den geheelen duur van de controle onder de berusting van den accountant blijven, hetgeen het voordeel biedt, dat ook bij het contróle-werk een meer systematische arbeidsverdeeling kan worden doorgevoerd. Al naar den aard van zijn opdracht kan de accountant zijn controle beperken tot de beoordeeling van de juistheid van de reke-ninggroep, waarop geboekt is, of die beoordeeling ook uitstrekken tot de detailrekening waarop de boeking plaats vond. Beperkt de verantwoordelijkheid van den accountant zich tot de verificatie van de gepubliceerde balans en verlies en winstrekening, dan kan bij de controle welhaast steeds met de beoordeeling van de groeps-rekening, waarop geboekt werd, worden volstaan. De accountant zal dan zelfstandig opnieuw de proefbalans van de groeprekenin-gen uit de controle bladen moeten samenstellen; het omvangrijke telwerk dat daaraan meestentijds verbonden is, kan worden overgedragen aan eenvoudige krachten. Indien de accountantscontrole intern is georganiseerd, hetgeen bij tal van groote bedrijven heden ten dage het geval is, dan is een uitstekende werkverdeeling tusschen administratieve afdeeling en accountantsafdeeling te bereiken, door dagelijks de contrólebladen en de boekingsbescheiden over te leggen aan de accountantsafdeeling, die dan de geheele administratie steeds met één dag achterstand controleert. Direct na die controle wordt dagelijks de proefbalans uit de contrólebladen door de accountantsafdeeling vastgesteld. Door de accountantsafdeeling wordt eenmaal per maand de gedetailleerde proefbalans uit de grootboekkaarten vastgesteld en deze wordt dan gecontroleerd met de proefbalans uit de contrólebladen. Controle en administratie werken op die wijze hand in hand. De controle vertoont nimmer een achterstand en alle gemaakte fouten worden op zeer korten termijn hersteld. De kosten van een volledige accountantscontrole volgens dit principe geor- 30 ganiseerd behoeven werkelijk niet hoog te zijn en omdat de controle zoo nauw aansluit aan de administratie, is het geen bezwaar van eenige beteekenis, indien eens een enkele maal een fout gemaakt wordt in de administratie, die wellicht vermeden had kunnen worden, indien men die administratie zou hebben laten verrichten door dure werkkrachten. Dat tenslotte ook bij het contrólewerk de groote overzichtelijkheid van de administratie als een belangrijk voordeel is aan te merken, spreekt vanzelf. Omtrent allerlei details, die van belang zijn bij de beoordeeling van de posten van balans en verlies- en winstrekening, kan men aan de hand van de detailgrootboekkaar-ten, gemakkelijk een oordeel vellen. Dat de fraudemogelijkheden in de doorschrijf boekhouding groo-ter zouden zijn is naar mijn oordeel onjuist. Het is inderdaad mogelijk op het contröleblad in de kolom rekeningnummer het nummer 7.36.1 te vermelden, de post te boeken op een rekening 7.39.1 en er voor te zorgen, dat hetgeen op het contröleblad vermeld is (7.36.1) op de grootboekkaart niet doorschrijft. Op die kaart kan men achter de betreffende post dan later het num.mer 7.39.1 vermelden. Bij de hiervorenbeschreven contrólemethode komt deze ver-valsching niet direct aan het licht. De proefbalans uit de controle-bladen van groep 7 sluit met de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten van groep 7, vv'ant beide rekeningen behooren tot deze zelfde groep. Zou men op die wijze een post op het contröleblad onder nummer 8.12.1 opnemen en die post op grootboekkaart 7.26.1 boeken, dan zou dat bij de vergelijking der beide proefbalanscn Vv/'el aan het licht komen. Bedoelde fraudemogelijkheid beperkt zich dus tot de boeking op een verkeerde kaart, die tot dezelfde groep behoort. De accountant dient daarmee rekening te houden bij de invoering van de doorschrijf boekhouding. Hij moet de inrichting van het rekeningsysteem zoo kiezen, dat niemand zich bevoordeelen kan door een post te boeken op een andere rekening van dezelfde groep, zonder dat dat aan zijn controle zal ontgaan. Hij zal daarom bijvoorbeeld geen voorraadrekeningen en onkostenrekeningen bij eenzelfde groep indeelen, omdat dat de mogelijkheid zou bieden, een post op het contröleblad op de voorraadrekening te boeken en op de grootboekkaart op de onkostenrekening. Men dient zich dus bij de inrichting van de administratie van de hiervoren gesignaleerde 31 fraudemogelijkheid wel bewust te zijn, maar men kan de gevaren, die daarin schuilen dan ook geheel ontgaan. In de controle op de administratie volgens de hulpboekmethode was het trouwens geenszins gebruikelijk alle posten in de hulp-boeken en daarna nog eens afzonderlijk alle boekingen in de bij-boeken te controleeren en indien men bij die administratie dezen weg niet volgt, bestaat ook de mogelijkheid, dat een post opzettelijk in de bijboeken onder een onjuist hoofd wordt geboekt. Veel grooter is echter de mogelijkheid, dat zulk een onjuiste 'boeking door een vergissing wordt gemaakt en in de doorschrijf boekhouding is dat practisch uitgesloten, omdat dan op den grootboekkaart in de kolom rekeningnummer een afwijkend nummer verschijnt. 6. De boekhouding is dagelijks bij. Het eischt reeds zeer veel zorg in de administratie volgens de hulpboekmethode, de organisatie zoo ver te brengen, dat alle hulp-boeken werkelijk dagelijks bij zijn. Indien men denzelfden eisch stelt ten aanzien van alle bijboeken, rijzen zeer ernstige bezwaren. Indien men werkelijk dagelijks alle bijboeken wil bijwerken, gelden de bezwaren, die verbonden zijn aan de tweevoudige boeking, die dit stelsel eischt, dubbel. Practisch worden de bijboeken met uitzondering van debiteuren en crediteurenboek eenmaal per maand bijgewerkt en omdat dit tot een extra belasting gedurende een deel van de maand leidt, wordt juist dit werk maar al te gemakkelijk uitgesteld. Zelfs bij de meest perfecte organisatie van de administratie worden journaal en grootboek in ieder geval slechts eenmaal per maand bijgewerkt en ten aanzien van dat onderdeel bestaat er dus steeds een achterstand. In de doorschrijf boekhouding kan dat vermeden worden en het boekingstempo wordt daardoor geenszins vertraagd. In menig bedrijf heeft m.en practisch doorgevoerd, dat alle boekingsbescheiden, die in de morgenuren beschikbaar zijn, nog dienzelfden dag geboekt worden. Ook dit is een specifiek voordeel van de doorschrijfboekhouding. 7. Uitschakeling van de topbelasting in de administratie. Doordat de boekhouding dagelijks bij is, is er van topbelasting aan het begin van de maand of bij den aanvang van het jaar geen 32 sprake. Niet alleen het boeken op de detailgrootboekkaarten, maar ook het uittrekken van de contrólebladen kan dagelijks geschieden. Indien men alle volgeboekte detailgrootboekkaarten dagelijks totaliseert, is ook het telwerk, dat vereischt wordt voor het maken van de proefbalans uit de detailgrootboekkaarten gering. Voor elke grootboekrekening moet men dan gemiddeld nog een halve kaart tellen. Hierdoor kan trouwens hoogstens een topbelasting van een of meer goedkoope krachten aan de telmachine ontstaan. Dat is van veel minder beteekenis dan de topbelasting der leidende krachten, die in de vroegere administratie 200 herhaaldelijk onvermijdelijk bleek. Wij hebben er ons in het vorenstaande opzettelijk van onthouden een opsomming te geven van de speciale voordeden, die de doorschrijfmethode in enkele bijzondere toepassingen kan opleveren. In het algemeen zinken deze in het niet bij de belangrijke voor-deelen, die het stelsel in het algemeen biedt. Het zou ons bovendien te ver tot in de details van allerlei toepassingen voeren, om den lezer daarin een inzicht te geven. De hiervoren opgesomde voordeelen zijn van zeer algemeenen aard. Hun beteekenis neemt toe al naar mate de administratie omvangrijker is en al naar mate hoogere eischen gesteld worden ten aanzien van de detailleering van de administratie. Wil men zich een oordeel vormen over de beteekenis van deze voordeelen, dan is het inderdaad interessant eens vast te stellen, hoeveel individueele posten per maand geboekt worden in alle hulpboeken van een bedrijf. Indien men alle posten die in de hulp-boeken voorkomen in de doorschrijfboekhouding boekt is de administratie gereed. Indien men nu het op die wijze gevonden aantal posten deelt op den totalen arbeidstijd, die gebruikt wordt voor het voeren van de hulpboeken, bijboeken, journaal en grootboek, dus ongerekend de tijd noodig voor de voorbewerking en controle der boekingsstukken, dan vindt men den boekingstijd per post. Men dient bij die berekening natuurlijk in aanmerking te nemen, dat indien in de hulpboeken combinatieposten geboekt worden (b.v. alle debiteurenbetalingen via de bank per dag) deze posten niet als één post, maar als meerdere posten moeten worden geteld. In vergelijking met de op die wijze vastgestelden boekingstijd per post, 33 mag men aannemen, dat als algemeen gemiddelde voor het boeken, gerekend mag worden op 60 posten per uur in de doorschrijfboek-houding. Voor de eenvoudige boekingen b.v. op debiteuren- en crediteurenrekeningen, mag met een grooter aantal boekingen per uur gerekend worden, doch 60 posten per uur, ongerekend het voorwerk en de controle op de boekingsbescheiden, kan men als algemeen gemiddelde zeer wel aannemen. Grondsl. Moch. Administr. HOOFDSTUK II. DOORSCHRIJFMETHODE EN MECHANISCHE ADMINISTRATIE. Wij hebben in het voorgaande gedeelte zeer uitvoerig gesproken over de doorschrijfmethode en dat was ook noodzakelijk, omdat een ieder, die een oordeel wil vellen over de mechanisatie van de administratie, zich allereerst een inzicht moet verschaffen in de grondslagen, waarop die methode is gebouwd. Alle stelsels, waarbij met toepassing van boekhoudmachines grootboek, debiteuren en crediteurenrekeningen worden gevoerd zijn op diezelfde grondslagen gebaseerd en ook vele methoden van voorraadadministratie rusten op datzelfde fundament. Nagenoeg alle boekhoudmachines werken met losse kaarten en dat vindt zijn verklaring in het feit, dat daardoor de uitbreiding van het kaartsysteem weinig bezwaarlijk is, zoodat men in de mate, waarin men de gegevens wil detailleeren niet belemmerd wordt. De meeste boekhoudmachines werken ook met een contróleblad of een contrólestrook, die geheel dezelfde functie verricht als het contróleblad van de doorschrijfboekhouding. Ook de beteekenis van het contróleblad (strook) in de mechanische administratie schuilt voornamelijk in het feit, dat daardoor het administratief evenwicht niet verstoord kan worden, zonder dat zulks op korten termijn ontdekt wordt. Die machines, die zonder contróleblad werken bieden die zekerheid op andere wijze, maar indien men het geheele gebied van de mechanische administratie overziet, dan kan men zeggen, dat het kaartsysteem de boeken heeft verdrongen en dat door een contróleblad of door andere hulpmiddelen het behoud van het administratief evenwicht verzekerd is. Al die honderden soorten en merken van boekhoudmachines die heden ten dage op de markt voorkomen stemmen ten aanzien van deze beide punten overeen en dat is wel het beste bewijs, dat de voordeelen van het kaartsysteem en van de methode van het contróleblad zeer belangrijk zijn. 35 De vermenigvuldigende boekhoudmachine en het ponskaarten-stelsel zijn twee elementen in de mechanisatie, die van zeer bijzonderen aard zijn. Wij zullen deze daarom geheel afzonderlijk behandelen. Wij zullen ons niet verdiepen in de verschillen en in de constructiedetails van de talrijke machines. De Kantoormachine-gids, voorziet in dat opzicht ten volle in de behoefte, daarin kan men uitvoerige beschrijvingen van alle machinetypen vinden. Wij willen ons ook bij de behandeling van de mechanische administratiemethoden beperken tot de behandeling van de groote richtlijnen. Zooals hiervoren reeds werd opgemerkt zijn de grondslagen van de mechanische administratiemethoden dezelfde als die van de door-schrijfboekhouding en om de ontwikkehng van de mechanisatie tot den huidigen stand te begrijpen kan men dan ook niet beter doen, dan zich af te vragen, wat nog te wenschen en verlangen overblijft, indien men de administratie volgens de doorschrijfmethode heeft ingericht. De eerste en meest voor de hand liggende wensch is wel, dat men bevrijd zal worden van den noodzaak, om, nadat een reeks van posten geboekt is, de contrólebladen te tellen, om op die wijze vast te stellen of bij die boekingen het administratief evenwicht niet verstoord is. Aan dat verlangen kan op zeer verschillende manieren worden voldaan. Wij hebben reeds vermeld, dat de door-schrijfboekhouding ook op een schrijfmachine kan worden gevoerd en reeds sedert vele jaren worden voor zeer verschillende doeleinden schrijfmachines geleverd, waarop één of meer telwerken zijn aangebracht. Indien men op zulk een schrijfmachine een getal tikt, worden de cijfers, die aangeslagen worden gelijktijdig opgenomen in één of meer van die telwerken. Tikt men dus eerst ƒ 113.40 en vervolgens ƒ 17.60, dan wijst het telwerk daarna den stand ƒ 131.— aan. Als men nu twee van deze telwerken op de machine monteert, waarvan dan één telwerk reageert op de bedragen, die in de debet-kolom worden geboekt en het andere op de bedragen, die in de creditkolom worden geboekt, dan worden de bedragen gelijktijdig met het aanslaan opgenomen in één van de beide telwerken. Is dan een reeks van posten geboekt, dan moet de stand van het debet-telwerk gelijk zijn aan die van het credittelwerk. Is dat niet het geval, dan is het administratief evenwicht in deze reeks van boekingen verstoord. Men kan aan het einde van een contróleblad de 36 telwerken op aftrekken instellen en indien men dan het totaal, dat in ieder der beide telwerken zichtbaar is, op de schrijfmachine aanslaat, wordt dit aangeslagen bedrag in het telwerk afgetrokken, daarna staan de beide telwerken dus weer op nul. Groot voordeel wordt daarmee nog niet bereikt, want wel weet men nu, zonder dat daarvoor een afzonderlijke telling vereischt wordt, dat het administratief evenwicht gehandhaafd is, maar die extra telling kan daarmee toch niet vermeden worden, omdat men immers het contróleblad moet uittrekken per groepsrekening om de proefbalans uit de contrólebladen te maken. Men kan zich hierop nog een variant denken in dien zin, dat de telwerken niet op de schrijfmachine zijn gemonteerd, maar ingebouwd zijn in het inwendige van een machine. Die machine is uitgerust met een normaal schrijfmachinetoetsenbord, heeft ook het uiterlijk van een schrijfmachine, maar zij is toch al als boekhoudmachine aan te merken. Die telwerken, die in de machine zijn gebouwd totaliseeren de bedragen, die op de machine worden aangeslagen en indien men na een reeks van boekingen op een bepaalde toets drukt, drukken de telwerken geheel automatisch den daarin opgenomen totaalstand op het papier af. Men behoeft dan dus den stand van de telwerken niet af te lezen en deze totalen niet afzonderlijk op de machine aan te slaan. Dit is een andere weg, die tot hetzelfde doel leidt en die afgezien van de tijdsbesparing, die bereikt wordt door de uitschakeling van het werk verbonden aan het aflezen en aanslaan van de totalen, geen specifieke voordeelen biedt. Indien men een machine ziet, die op deze wijze bij het boeken van de posten deze gelijktijdig totaliseert, die bovendien die totalen geheel automatisch afdrukt, dan gaat daar reeds een zekere bekoring van uit, doch indien men zich realiseert welk voordeel men met deze mechanische uitrusting bereikt, dan blijkt toch duidelijk, dat dat voordeel slechts zeer gering is. Moet men de contrólebladen toch uittrekken, om de proefbalans uit de contrólebladen te maken, dan is het voordeel geheel denkbeeldig, want dan moet men de posten daartoe toch nog weer eens stuk voor stuk op een telmachine opnemen. Werkt men met gesplitste contrólebladen, bv. speciale contrólebladen voor alle boekingen op de groep Debiteuren of Crediteuren, dan is uittrekken van de contrólebladen niet noodig, maar 37 ook dan is het voordeel slechts gering, want de tijd, die noodig is om de posten achteraf op een snelle niet-schrijvendc telmachine te totaliseeren is zeer gering. Tusschen den prijs van de schrijfmachine voor de doorschrijfboekhouding en de machine met ingebouwde telwerken bestaat een zeer belangrijk verschil en alleen in uitzonderingsgevallen, zal er voordeel schuilen in de toepassing van machines, die alleen in staat zijn de debet- en credittelling van het contróleblad vast te stellen. De functie van de boekhoudmachine is dan ook in het algemeen een andere. I,n de beschrijving van de doorschrijfmethode is al wel gebleken, dat het maken van de proefbalans uit de detailgrootboek-kaarten een tijdroovend werk is. Het moge dan waar zijn, dat het bij een goede organisatie der administratie aan eenvoudige krachten kan worden overgelaten, maar het is toch werk, dat niet regelmatig over de geheele maand verdeeld kan worden. Werk dus, dat tot topbelasting aanleiding geeft. De bezettingstoppen in de doorschrijfboekhouding zijn weliswaar veel meer afgevlakt, dan in de vroegere boekhoudmethode, maar geheel weggenomen zijn zij toch niet. Bij het maken van de proefbalans uit de grootboekkaarten, kan bovendien blijken, dat er verschillen bestaan tusschen die proefbalans en de proefbalans uit de contrölebladen en de oplossing van die verschillen kost tijd en leidt tot vertraging van andere werkzaamheden. Het kan ook voor bepaalde gevallen een bezwaar zijn, dat men bij het raadplegen van een kaart in de doorschrijfboekhouding eerst de laatste kaart moet tellen, om te weten, welk saldo de kaart aangeeft. Het is daarom begrijpelijk, dat de behoefte zich deed gevoelen aan een methode, die het mogelijk zou maken na elke boeking direct het saldo van iedere detailgrootboekkaart vast te stellen. Bij den huidigen stand van de techniek der boekhoudmachines, is dit probleem zeer goed en zelfs op zeer vele manieren op te lossen. Men noemt die methode het saldeerend boeken op de detailgroot-boekkaarten, omdat na elke boeking het nieuwe saldo van iedere kaart wordt vastgesteld. Bij de enorme verscheidenheid van boekhoudmachines, die heden ten dage aan de markt gebracht worden, is het wel opmerkelijk, dat de techniek van al die machines er voornamelijk op gericht is, dit probleem op de meest practische wijze op te lossen. Laten wij de vermenigvuldigende boekhoudmachine, die een zeer speciale 38 plaats inneemt, even buiten beschouwing, dan kan men zeggen, dat alle boekhoudmachines dit probleem op een meer of minder gelukkige wijze hebben opgelost en dat de beteekenis van de boekhoudmachines in welhaast alle administraties ligt in demogelijkheid om saldeerend te boeken, om dus na de boeking van eiken post het eindsaldo van de rekening vast te stellen. Het principe, dat daarbij gevolgd wordt is zeer eenvoudig. De nummering en opberging van de kaarten, alsook de inrichting van de kaarten, die op die boekhoudmachines bewerkt worden zijn principieel geheel dezelfde als van de kaarten, die in de doorschrijf-boekhouding worden toegepast. Men kan de kolommen in een andere volgorde plaatsen, maar dat doet tenslotte aan het principe geen afbreuk. De boekhoudmachines kan men naar twee gezichtspunten in twee groote groepen indeelen, nl. volgens de eerste onderscheiding: 1. boekhoudmachines met groot toetsenbord 2. boekhoudmachines met 1 O-toetsenbord Volgens de tweede onderscheiding: a. met volledig schrijfmachinetoetsenbord b. zonder volledig schrijfmachinetoetsenbord. Op de machines met groot toetsenbord ziet men naast elkaar 9 tot 17 rijen van toetsen. Elke rij bestaat uit negen toetsen, waarop de cijfers 1 tot 9 zijn aangegeven. Het aantal rijen van toetsen, dat benoodigd is, is afhankelijk van den aard van de administratie; dat aantal rijen is, zooals hieronder blijken zal, voor de verklaring van de werking der machines van volkomen ondergeschikte beteekenis. Wij zullen dus verder alleen spreken over het kleinste type, de machine met 9 rijen. Indien men nu op deze machine alle toetsen, die het cijfer 1 dragen, indrukt, blijven zij in dien inge-drukten stand staan. Zoolang de machine zich verder in rust bevindt, gebeurt er nog niets, ook al zijn die toetsen ingedrukt. Aan de rechterzijde van de machine bevindt zich een zoogenaamde „contact-lat" (motor-bar) en als men daarop drukt, nadat in alle rijen van de machine de 1 toets is ingedrukt, heeft dat tweeërlei gevolg. In de eerste plaats verschijnt op het papier het getal 111111111 en gelijktijdig wordt elk van de negen telwielen, die in de machine gemonteerd zijn, één positie opgeschoven. Die telwielen stonden bij het begin van de boeking alle op nul, en zijn dus nu alle 39 op 1 geplaatst. De stand van de negen telwielen tezamen is dus nu op 111111111 gebracht. Zoodra het aangeslagen bedrag op papier is afgedrukt en dus automatisch gelijktijdig in het telwerk is opgenomen, springen de ingedrukte toetsen weer terug in den normalen ruststand. Men kan dus nu een nieuw getal aanslaan, door in de opeenvolgende rijen bijv. de toetsen 333334444 in te drukken. Na een druk op de contactlat wordt dan dat getal op papier afgedrukt en in het telwerk bijgevoegd. De negen telwerken stonden alle reeds in de 1 positie, en nu dit nieuwe getal ook opgenomen is, is dus de stand van de negen wielen 444445555. Zoo kan men voortgaan met verschillende getallen op de machine aan te slaan, die dan stuk voor stuk op papier worden afgedrukt en die zich tezamen-tellen in de telwielen. Drukt men nu nadat een reeks van getallen is aangeslagen op den totaaltoets, dan wordt op papier afgedrukt de stand van het telwerk en dat is vanzelfsprekend het totaal van alle geboekte posten. Tot zoover is de boekhoudmachine met groot toetsenbord dus eigenlijk nog niets anders dan een telmachine volgens dat principe geconstrueerd. Hiervoren merkten wij reeds op, dat de toetsen in iedere rij de nummers 1 tot 9 dragen, de nul ontbreekt dus in elke rij, maar dat is geen bezwaar, want indien men in een bepaalde rij geen toets indrukt, verschijnt automatisch een nul op het papier. Als men dus in de eerste rij links een 1 aanslaat, verschijnt op papier een 1 gevolgd door acht nullen, nadat men een druk op de contactlat gegeven heeft. Om deze machine als boekhoudmachine te kunnen gebruiken maakt men gebruik van de z.g. ,,sphtsing" van telwerken. In de machine zijn zooals wij hiervoren reeds opmerkten negen telwielen ingebouwd, die in de voorgaande beschrijving tezamen als één groot telwerk dienst deden. Men construeert die machine echter op zoodanige wijze, dat men dat ééne groote telwerk kan splitsen in meerdere kleine telwerken, bijv. in twee telwerken bestaande uit resp. 4 en 5 telwielen, of uit drie telwerken ieder bestaande uit drie telwielen. Men is aan die indeeling niet gebonden, want de moderne machines bieden de mogelijkheid die splitsing naar believen te veranderen. Dat splitsen van die telwielen is in wezen een heel eenvoudige zaak. Als de stand van het rechtertelwiel 9 aanwijst en men slaat op de machine een 2 aan, dan loopt dat rechter telwiel 40 twee posities verder en komt daarmee op 1 te staan. Maar als dat telwiel de nul passeert, wat hier dus het geval is, wordt het daarnaast liggend telwiel één plaats verschoven en komt dus van den nulstand in den stand 1. Beide telwielen samen geven dan dus den stand 11 aan. Als het rechtertelwiel den nulstand passeert, wordt dus het tiental ,,overgedragen" naar het daarnaast hggende telwiel. Als men nu tusschen twee telwielen deze z.g.n. „tientallen-overdracht" verbreekt, werken de telwielen rechts en links van die scheiding onafhankelijk van elkaar Gelijktijdig wordt dan het automatisch schrijven van nullen rechts van de scheiding opgeheven. Als men dus de bedoelde scheiding heeft aangebracht tusschen de 5de en 6de rij en men slaat opnieuw in de eerste rij een 1 aan, dan wordt op papier niet een 1 met acht nullen, doch een 1 met vier nullen afgedrukt. De bedragen, die links en rechts van de scheiding worden aangeslagen verschijnen dus als afzonderlijke getallen in twee kolommen naast elkaar op papier en die twee kolommen worden door de machine afzonderlijk geteld. In plaats van een machine met een groot telwerk, heeft men dan dus als het ware een machine met twee kleinere telwerken gekregen. Zooals gezegd kan men die splitsing tusschen de telwielen op elke willekeurige plaats aanbrengen, zoodat men bijv. de 17 rijige machine kan splitsen in 2 telwerken van 6 telwielen en één telwerk van 5 telwielen. Als men dus in een 9 rijige machine, die in twee deelen gesplitst wordt de onderstaande getallen aanslaat, verkrijgt men vóór en na de splitsing het volgende beeld: Vóór de splitsing: 7 0 0 9 3 4 6 8 7 3 1 2 4 3 1 1 4 0 3 6 4 2 9 5 7 2 5 4 19 Na de splitsing: 7 0 9 3 4 6 8 7 3 12 4 3 1 1 4 3 6 4 2 9 5 7 2 5 4 19 De beteekenis van de splitsing is dus in wezen deze, dat men 41 gelijktijdig in meerdere kolommen naast elkaar kan boeken en tellen. Naast de splitsing van de telwerken bestaat de mogelijkheid enkele rijen ,,niet-tellend" te maken. Cijfers, die in die rijen worden aangeslagen drukken wel af op papier, doch brengen geen verandering in den stand van de telwielen. Bij het maken van boekingen is gewoonlijk een omschrijving noo-dig als datum, nummer van het boekingsstuk, nummer van de rekening waarop geboekt wordt en het zou natuurlijk geen zin hebben die gegevens samen te tellen. De rijen waarin die gegevens worden aangeslagen worden dan niet tellend gemaakt. Indien bij de boeking veel omschrijvingsnummers voorkomen kan men dat nog op een andere wijze oplossen, de machine wordt dan zoo ingericht, dat de wagen van de machine twee standen kan innemen. Alle omschrij-vingsgegevens worden dan aangeslagen en op het boekingsformulier afgedrukt als de wagen zich in den eersten stand bevindt, daarna drukt men op een knop en de wagen van de machine verplaatst zich daardoor naar links. Bij dien wagenstand slaat men op de machine de gegevens aan, die wel geteld moeten worden. De constructie wordt dan zoo gemaakt, dat de machine in den eersten stand niet telt, in den tweeden stand wel telt. De bewerking vindt dan als volgt plaats. Nadat het formulier in de machine is gebracht slaat men op het toetsenbord de cijfers aan, die als omschrijving moeten dienen, men drukt op de contactlat en de aangeslagen cijfers worden op de linkerzijde van het formulier in de daartoe aangewezen kolommen afgedrukt, gelijktijdig verspringt de wagen, terwijl het formulier daar nog in vastgeklemd zit naar links, zoodat het rechtergedeelte van het formuher nu voor het schrijf mechanisme van de machine geplaatst wordt. Door het indrukken van de contactlat zijn de ingedrukte toetsen weer in den normalen stand gekomen. Men kan dus nu alle gegevens die geteld moeten worden aanslaan, men drukt weer op de contactlat, die gegevens worden op papier afgedrukt, gelijktijdig in het telwerk opgenomen en gelijktijdig verspringt de wagen weer naar den eersten stand. Het is duidelijk, dat men bij die instelling van de machines onderstaande boekingen kan maken, op een machine met 12 rijen 42 J. Jansen. Elspeet Datum 12.2 13.2 14.2 14,2 16.2 17.2 Factuur Nr. 636 684 698 701 784 798 Debiteur Nr. 144 144 144 144 144 144 Aantal Liter Olie ofBenzine 50 3 10 7 Olie 1.50 3.50 Debiteur Nr. 144 Benzine 7.00 1.40 Reparatie 30.60 11.80 Dit voorbeeld demonstreert duidelijk de tot nu toe behandelde functies van de machine. De eerste vier kolommen worden geboekt in den niet-tellenden stand, de laatste drie kolommen in den tellenden stand. De hiervoren besproken machine is een machine met één telwerk, dat uit evenveel telwielen bestaat, als er toetsenrijen op de machine 2ijn. Deze zelfde machines worden ook geleverd met twee telwerken, waarbij dan door een handle of een knop op het toetsenbord bepaald wordt of een bedrag, dat is aangeslagen in het eerste telwerk, in het tweede telwerk of in beide telwerken wordt opgenomen. Men kan op zulk een machine een aantal getallen opnemen en die in beide telwerken laten tellen, drukt men nu het totaal van het eerste telwerk op papier af, dan verdwijnt dat totaal uit dat eerste telwerk en wordt dat telwerk dus weer in den. nulstand gebracht, in het tweede telwerk blijft het verkregen totaal echter opgenomen. Neemt men nu weer een nieuwe rij getallen op, dan totaliseeren die getallen zich weer in het eerste telwerk, maar zij worden daarbij bovendien in het tweede telwerk bij het eerst vastgestelde totaal gevoegd. Drukt men nogmaals den totaaltoets van het eerste telwerk in, dan wordt het totaal van die nieuwe groep getallen op papier afgedrukt en komt dat eerste telwerk opnieuw in den nulstand. Zoo kan men voortgaan en uit het eerste telwerk op papier telkens afdrukken het totaal van eiken groep van getallen, terwijl het totaal generaal zich accumuleert in het tweede telwerk. Op een 43 willekeurig moment kan men ook den stand van dat tweede telwerk op papier afdrukken en men verkrijgt daarmee dan dus het totaal generaal van alle geboekte posten. Een zeer eenvoudig voorbeeld van die bewerking is: 34 63 132 229 totaal uit eerste telwerk 54 21 17 8 100 totaal uit eerste telwerk 23 39 62 totaal uit eerste telwerk 391 totaal uit tweede telwerk (229 + 100 + 62) Een machine van deze uitrusting is eigenlijk de meest eenvoudige constructie van dit type, die het mogelijk maakt een boekhouding volledig saldeerend te voeren. De opgave die daartoe vervuld moet worden is de volgende. Door op de machine aan te slaan het vorig saldo van een bepaalde rekening en de te boeken post, moet de machine het nieuwe saldo van de rekening kunnen vaststellen. Is het debetsaldo van een kaart dus ƒ 160.— en wordt geboekt een post van D ƒ 30.—• dan moet de kaart het volgende beeld geven. Omschrijving Oud saldo Debet Credit Nieuw saldo 1 6 0 . - 30.- 190.- Wordt daarna op dezelfde kaart weer een post van C ƒ 60.— geboekt, dan wordt als vorig saldo opgenomen ƒ 190.^—, als te boeken post C ƒ 60.— en als nieuw saldo moet de machine dan vaststellen ƒ 130.—. Het voordeel aan die bewerkingsmethodc verbonden is duidelijk, door die wijze van boeking kan men steeds 44 het eindsaldo van elke kaart direct aflezen, men behoeft dus niet, zooals in de doorschrijfboekhouding, eenmaal per maand de detail-grootboekkaarten te totaliseeren. Om de proefbalans uit de groot-boekkaarten te maken behoeft men slechts het eindsaldo van de kaarten af te lezen en die eindsaldi zelf te totaliseeren. Wij hebben hiervoren reeds gesproken van een boekingsmethode, waarbij de wagen van de machine twee standen kan innemen, namelijk in de linkerpositie en in de rechterpositie. Dat zelfde principe is verder uitgewerkt om de saldeerende boekingsmethode te kunnen toepassen, maar het aantal posities van den wagen blijft dan niet beperkt tot twee, maar wordt gewoonlijk uitgebreid tot vijf of zes. Op de moderne machines zijn zeer merkwaardige constructies aangebracht, die er toe leiden, dat de machine geheel automatisch achtereenvolgens de verschillende posities kiest, die ver-eischt zijn. In principe komt die constructie hierop neer, dat aan de achterzijde van de machine een metalen stang is aangebracht, waarop nokken van verschillende vorm verplaatsbaar gemonteerd zijn. Als de wagen een bepaalde positie inneemt, schakelen die nokken de gewenschte functies van de machine in en uit. Als dus de machine is ingesteld op de plaats, waar de omschrijvingsgegevens moeten worden opgenomen, is de nok op die plaats oorzaak, dat het telmechanisme geheel uitgeschakeld is, komt de machine op de plaats, waar de post geboekt wordt, dan is de daar geplaatste nok oorzaak, dat het getal, dat op de machine wordt aangeslagen in één of beide telwerken gelijktijdig wordt opgenomen. Het aantal variatie-mogelijkheden is nagenoeg onbeperkt. Er zijn nokken, die veroorzaken, dat de in die positie geboekte bedragen niet tellen of niet schrijven, tellen in het eerste telwerk, tellen in het tweede telwerk, of tellen in beide telwerken. De nok, die samenvalt met de debetkolom kan zoo gevormd zijn, dat na het aanslaan van een post in de debetkolom, de creditkolom overgeslagen wordt, zoodat de machine direct verspringt tot de laatste kolom, de kolom van het nieuwe saldo. Als men de nokken op de metalen stang (die in het algemeen met den naam liniaal wordt aangeduid ) heeft ingesteld, behoeft men op het toetsenbord alleen nog maar de bedragen aan te slaan. Drukt men op de contactlat dan verspringt de wagen van de machine automatisch naar de volgende positie. Nadat de te boeken post op papier is afgedrukt en afhankelijk van den vorm van 45 de nok wel of niet in een of meer telwerken is opgenomen loopt de machine automatisch door naar de laatste kolom, waarin het nieuwe saldo wordt afgedrukt. Hij, die de machine bedient behoeft dus niets anders te doen, dan de bedragen van de boekingsstukken in de aangewezen volgorde op de machine aan te slaan, wat er met de bedragen moet gebeuren, of zij wel of niet geteld zullen worden bepaalt de machine. Hij behoeft ook de machine niet zelf in te stellen op de opeenvolgende kolommen waar geboekt moet worden ook dat geschiedt automatisch. De aard van de nokken en de noodzakelijke stand van de nokken is vanzelfsprekend afhankelijk van den aard van de boekingen, die verricht moeten worden en mede van de inrichting van de kaart-modellen, waarop geboekt wordt. De liniaal is steeds uitwisselbaar. Plaatst men een andere liniaal in de machine, waarop andere nokken in andere positie zijn aangebracht, dan verricht de machine ook weer geheel automatisch in de verschillende kolommen geheel andere functies. De liniaal bepaalt dus de wijze waarop de machine werkt. De details van de constructie zijn op verschillende typen machines zeer ongelijk, er bestaan bijvoorbeeld machines, waarvan men de liniaal in vier verschillende posities kan brengen, zoodat men door aan een knopje te draaien de machine op vier soorten van werk kan instellen, maar dit zijn kwesties van bijkomstigen aard. De allereenvoudigste methode van saldeerend boeken kan men zich denken in een machine met slechts één telwerk. Wij beperken ons tot het allereenvoudigste geval, nl. de boeking van facturen op een debiteurenrekening. Het beoogde resultaat is dan dus het volgende J. Jansen. Elspeet Oud saldo 184.40 209.00 227.40 Datum 1211 27.11 6.12 Factuur Nr. 124 268 312 Rekening Nr. 384 384 384 Debet 24.60 18.40 127.10 Debiteur Nr. 384 Credit Nieuw saldo D 184.40 D 209.00 D 227.40 D 354.50 46 Men kan het gewenschte doel bereiken, door de machine achtereenvolgens in vier posities te laten boeken en wel als volgt: Ie positie oud saldo 2e positie alle omschrijvingsgegevens, dus naast elkaar in de eerste vier rijen de datum in de volgende drie rijen het factuurnummer in de volgende drie rijen het rekening nr. 3e positie het factuurbedrag 4e positie nieuw saldo In die vier posities moeten de volgende functies van de machine ingeschakeld worden: 1 e positie tellen in telwerk 2e positie niet tellen 3e positie tellen in telwerk 4e positie automatisch op papier afdrukken de stand van het telwerk Bij de eerste post zien wij dan, dat in het telwerk het volgende geschiedt: Ie positie van O op 184.40 2e positie geen verandering 3e positie van 184.40 op ƒ 209.— 4e positie van ƒ 209.-^ op O Hij, die de boeking verricht behoeft dus zelf het nieuwe saldo niet te bepalen, dat doet het telwerk in het inwendige van de machine voor hem. Hij behoeft dus bij de eerste post alleen het volgende te doen, nadat de kaart in de machine is gebracht. 1. aanslaan de cijfers 18440, contactlat indrukken 2. „ „ „ 1211124384 3 2460 4. contactlat indrukken. Op deze wijze kan men op dit uiterst eenvoudig machinetype dus volledig saldeerend werken. Elke kaart geeft na elke boeking het nieuw vastgestelde eindsaldo aan en als men zekerheid zou hebben, dat het oude saldo steeds goed van de kaart is afgelezen 47 en steeds ook goed op de machine is aangeslagen, dan zou men er van overtuigd kunnen zijn, dat deze eindsaldi ook steeds juist zouden zijn. Wordt echter het vorig saldo verkeerd van de kaart afgelezen of onjuist op de machine aangeslagen, dan is het evenzeer zeker, dat het nieuwe saldo ook onjuist is. Indien als oud saldo op de machine is aangeslagen 194.40 bij de eerste post in plaats van ƒ 184.40, dan zal als nieuw saldo ook verschijnen ƒ 219.— in plaats van ƒ 209.—. Die fout werkt natuurlijk steeds door, alle volgende nieuwe saldi van deze kaart zullen eveneens ƒ 10.— te hoog zijn en als de proefbalans uit de kaarten wordt gemaakt, sluit die proef-balans niet; tusschen debet- en credittelling bestaat een verschil van ƒ 10.—\ Het zoeken naar die fout wordt een zeer tijdroovend werk. Daarom is toepassing van een methode, die algemeen bekend is als „oud saldo controle" in zulk een administratie beshst noodzakelijk. Er bestaan zeer verschillende methoden om die oud saldo controle te verichten. De keuze van de methode wordt voornamelijk bepaald door de inrichting van de machine. Methode I. Op de eenvoudigste machines, die alleen verticale tellingen kunnen maken, is het noodig ten behoeve van de saldo controle twee afzonderlijke tellingen te maken. De boekingsstukken worden eerst gesorteerd tusschen de kaarten, waarop geboekt moet worden. Op een telmachine wordt een telling gemaakt van de bedragen, die op de boekingsbescheiden vermeld zijn en van het laatste saldo, dat is vermeld op de kaarten, waarop geboekt moet worden. De totalen van deze beide tellingen worden vastgehouden. Bij de boeking op de kaarten doorloopt de machine de vier posities, die hiervoren zijn beschreven, de machine moet uitgerust zijn met twee telwerken, die in de opeenvolgende posities als volgt werken: positie 1 oud saldo tellen in telwerk 1 2 niet tellen 3 te boeken posten tellen in telwerk 1 4 totaal van telwerk 1 afdrukken op papier en gelijktijdig overbrengen naar het telwerk 2. 48 Als alle boekingen verricht zijn, moet zich in telwerk 2 hetzelfde totaal verzameld hebben als het totaal, dat is vastgesteld bij de voorafgaande telling van te boeken posten + de laatste saldi. In telwerk 2 zijn immers verzameld alle nieuwe saldi en die moeten gelijk zijn aan het totaal van de oude saldi, vermeerderd met de te boeken posten. Dit is een zeer primitieve wijze van oud saldo controle. De opsporing van eventueele verschillen is daarbij prac-tisch alleen snel doorvoerbaar, indien men de controle op kleine groepen afzonderlijk verricht. Het lijkt zeer omslachtig om de afzonderlijke telling van de te boeken posten en de oude saldi te maken, maar zulk een z.g. voortelling van de te boeken posten is veelal toch onvermijdelijk, omdat bij het ontbreken van zulk een voortelling een eventueele foutieve aanslag van de te boeken posten, niet aan het licht zou komen. Als een verkoop factuur van ƒ 100.— geboekt wordt als ƒ 10.^— zal dat aan het licht komen, indien men de facturen afzonderlijk totaliseert voor de crediteering der verkooprekening. Zou men eenvoudig het totaal van de boekingen op de debiteurenkaarten in het credit van een verkooprekening brengen, dan blijft die fout onopgemerkt en daarom is in vele gevallen zulk een telling van de te boeken posten toch onmisbaar. Daarnaast moeten bij de methode, die hiervoren is aangegeven ook de saldi van de kaarten, waarop geboekt moeten worden, getotaliseerd worden. Dit is een extra werk, maar 'anderzijds vermijdt men daarmee, dat bij de boeking op de kaart het oud saldo voor de 2e maal moet worden aangeslagen, zooals bij de hieronder te behandelen andere methoden van saldo controle noodzakelijk is. Dit voordeel en dit nadeel weegt in vele gevallen tegen elkaar op. Volgens deze methode is het mogelijk op de allereenvoudigste machines volledig saldeerend te werken. Het aantal fouten, dat in een goed georganiseerde administratie wordt gemaakt in het overnemen van het oude saldo is zeer gering, zoodat in de meeste gevallen de contróleberekening direct zal sluiten. Is er een fout gemaakt, dan vergelijkt men, in de groep van kaarten, waarop geboekt is, het oud saldo in de eerste kolom met het vorige bedrag in de nieuw saldo kolom. Bij die methode is het dus noodig, dat het oud saldo op de kaart en op het contróleblad verschijnt, kaart en contróleblad moeten dan dus van gelijke breedte zijn. Indien men de werking der vol-automatische boekhoudmachines h ''^w_L 49 ziet, waarbij de geheele verdere bediening automatisch geblokkeerd wordt, indien een fout gemaakt wordt, die leidt tot een verschil in de oud saldo controle en men vergelijkt daarmee de hiervoren beschreven methode, dan schijnt die methode wel bijzonder primitief en ondoelmatig, maar ook hier dient men er voor te waken, dat men zich niet laat verblinden door de vernuftige techniek, die op ons allen nu eenmaal zulk een bijzondere aantrekkingskracht uitoefent. Voor kleine administraties, die niet uit anderen hoofde behoefte hebben aan meer gecompliceerde machines, is deze methode volkomen afdoende, maar ook bij administraties van zeer groote omvang mag men deze methode niet a priori ter zijde stellen. De eenvoud van de machine en de eenvoud van het boekingsproces zijn twee factoren, die van voldoende beteekenis zijn, om de mogelijkheid van toepassing van deze methode ook in zeer groote administraties ernstig te onderzoeken. Methode II. In het algemeen wordt bij het saldeerend werken gebruik gemaakt van boekhoudmachines met een z.g. crossfooter, dat is een afzonderlijk telwerk, waarin de posten, die op een bepaalde regel geboekt worden horizontaal opgeteld of afgetrokken worden. Bij de hiervoren beschreven machine, w^erden steeds alle gegevens, die in dezelfde toetsenrijen van de machine werden aangeslagen, verticaal tezamengeteld, zij waren dus ingericht voor het maken van verticale tellingen. Om deze machines te gebruiken voor saldeerend werken, moest men dus oud saldo en te boeken post in dezelfde toetsenrijen aanslaan. Het saldo en de post moeten in verschillende kolommen van de kaart worden geboekt en men moest dus om dit te bereiken na boeking van het saldo en vóór boeking van de post de positie van de machine veranderen. Op die wijze gebruikt men dus een verticaal telwerk als crossfooter en indien de machine optellend en aftrekkend kan werken kan hierbij een machine met twee verticale telwerken hetzelfde werk verrichten als een machine met één verticaal telwerk en een crossfooter. Een bedrag, dat in de machine die met crossfooter is uitgerust wordt aangeslagen, wordt, in welke positie de machine zich ook bevindt, opgeteld of afgetrokken in de crossfooter. Slaat men dus achtereenvolgens aan: Grondsl. Moch. Administr. i 50 1 oud saldo 2 omschrijving (niet-tellend) 3 te boeken post dan is de stand van de crossfooter, gelijk aan het nieuwe saldo, eerst is daarin het oud saldo gebracht, daarna het te boeken bedrag en het totaal is dus het nieuwe saldo, dat op de kaart kan worden afgedrukt. Maakt men nu weer, voordat de boeking begint, een telling van de te boeken posten, dan kan men de oud saldo controle verrichten, door nadat alle kaarten zijn bijgeboekt van elke kaart de twee laatste bedragen in de nieuw saldo kolom in een afzonderlijke bewerking op een telmachine met aftrekinrichting aan te slaan, waarbij men van iedere kaart het laatste bedrag in de nieuw-saldo kolom in de machine optelt en daarvan het daaraan voorafgaande nieuw saldo aftrekt. Op die wijze wordt dus van elke kaart het nieuwe saldo opgenomen en daarvan afgetrokken het vorig saldo, het verschil, dat gelijk moet zijn aan de geboekte post, blijft in het telwerk van de machine opgenomen, daar wordt bijgevoegd het nieuwe saldo van de volgende kaart, afgetrokken het vorig saldo van die kaart en in het telwerk blijft dus nu het totaal van de eerste geboekte post, vermeerderd met de op de volgende kaart geboekte post of posten. Geleidelijk accumuleert zich dus in het telwerk van de telmachine het totaal van de geboekte posten en dat totaal moet sluiten met de afzonderlijke voortelling van de posten, die gemaakt is. Ook bij deze methode is herhahng van het oud saldo voor de tweede maal overbodig, de geheele methode verschilt slechts weinig van de eerste, het machinetype, waarop dit werk verricht kan worden is ook nog zeer eenvoudig. Methode III. Is de boekhoudmachine uitgerust met een crossfooter en een telwerk, dat verticaal kan tellen, dan kan men met een voortelling van de geboekte posten volstaan, het na de boeking in + en — opnemen van nieuw saldo en vorig saldo komt daarbij dan te vervallen. De boeking op de kaart vindt op dezelfde wijze plaats als bij de vorige methode, behoudens dit verschil, dat het nieuw saldo op de kaart ' i ^ . ^ 51 wordt afgedrukt na het indrukken van de sub-totaaltoets, in plaats van de totaaltoets. Dit levert alleen dit verschil op, dat bij het schrijven van het nieuw saldo op de kaart het telwerk niet automatisch op den nulstand wordt teruggebracht. Het nieuw saldo wordt afgedrukt op de kaart, maar blijft opgenomen in het telwerk van de crossfooter. Als de boeking op de normale wijze is verricht loopt de machine terug naar den beginstand van de wagen en dat is twee kolommen voor het begin van de kaart. Het contróleblad is ook juist twee kolommen breeder dan de kaart en over dit gedeelte van den wagen is het contróleblad dus niet afgedekt door de kaart. In dien stand wordt het oud saldo voor de tweede maal op de machine aangeslagen en in dien stand afgetrokken van het totaal, dat zich nog in de crossfooter bevindt (dat was het op de kaart afgedrukte nieuw saldo -— oud saldo en dat is dus bij juiste boeking het bedrag van den geboekten post). Door een druk op den totaaltoets verschijnt dit bedrag in de tweede kolom van het contróleblad, maar wordt daarbij gelijktijdig opgenomen in het verticale telwerk. In dat verticale telwerk wordt dan het totaal van alle geboekte posten, vastgesteld door de verschillen tusschen oud en nieuw saldo bij elkaar te voegen. Als alle boekingen verricht zijn moet het totaal van dit telwerk overeenstemmen met de voortelling der geboekte posten. Methode IV. Men kan de oud saldo controle op machines van het laatstgenoemde type nog verder perfectionneeren, door na het aanslaan van het oud saldo 2e maal, ook nog eens de post zelf voor een 2e maal aan te slaan en aftrekkend in de crossfooter op te nemen, die dan natuurlijk bij juiste boeking op den nulstand gesteld moet zijn. Door een druk op de totaaltoets verschijnt dan dus bij juiste boeking een nul op papier, zijnde het totaal, dat nog in de crossfooter is opgenomen. Is er een fout gemaakt dan zal geen nul maar een bedrag op papier verschijnen. Deze methode wordt daarom ook wel de nulcontröle genoemd, omdat na de boeking van elke regel, vastgesteld wordt of geen fout is gemaakt. Daarbij is het zelfs mogelijk de machine geheel te blokkeeren als de crossfooter na beëindiging van een boeking niet op nul is gesteld. Technisch is dit ongetwijfeld 52 de meest geperfectionneerde methode, doch het oponthoud, dat hierbij in de boeking ontstaat, doordat naast het oud saldo 2e maal, ook nog eens de post voor de tweede maal moet worden aangeslagen, is oorzaak, dat deze methode in de meeste gevallen geen aanbeveling verdient, i) Zij is te mooi om doelmatig te zijn. Methode V. Op de gecompliceerde machines, die met minstens drie verticale telwerken en een crossfooter zijn uitgerust, kan men in die drie verticale telwerken totaliseeren: Ie. telwerk: alle bedragen, die in de kolom oud saldo 2e maal geboekt zijn. 2e. telwerk: alle geboekte posten. 3e. telwerk: alle nieuwe saldi. Drukt men na de boeking de stand van de drie telwerken op papier af, dan bereikt men volledige oud saldocontrole door vast te stellen of het totaal van het eerste telwerk vermeerderd met het totaal van het tweede telwerk, gelijk is aan het totaal van het derde telwerk. Schematisch kan men de hiervorenbehandelde methoden als volgt voorstellen: Voortelling In verticaal telwerk (en) wordt getotaliseerd. Controle Methode I. A. Te boeken I. Totaal van A + B = I B. posten. Laatste saldi van de kaarten waarop geboekt moet worden. alle nieuwe saldi van de kaarten waarop geboekt wordt. 1) In enkele gevallen is het boeken van de post voor de tweede maal niet als een noodelooze extra arbeid te beschouwen, nl. indien men deze handehng dienstbaar maakt aan het samenstellen van een onderverdeeling der geboekte posten b.v. bij het boeken van de factuur, door de factuurbedragen onder te verdeelen in goederen, korting, omzetbelasting en vracht. 53 Methode II. A. Te boeken posten. B. — Eindsaldi der kaarten waarop geboekt moet worden vóór de boeking. + Eindsaldi van deze kaarten na de boeking. Voortelling Nihil. A = B In verticaal telwerk (en) wordt getotaliseerd. Controle. Methode III. A. Te boeken posten. I. Nieuw saldo- A = I oud saldo 2e maal. Methode IV. A. Te boeken posten. I. Nieuw saldo- I = O oud saldo 2e maal — post 2e maal. Methode V. A. Te boeken posten. I. Ie telwerk totaal oude saldi 2e maal. II. 2e telwerk totaal geboekte posten. III. 3e telwerk totaal nieuwe saldi. I + II = III II Deze zelfde methoden vinden eveneens toepassing op de machines 54 met 1 O-toetsenbord, bij de bespreking van deze laatste machines zullen wij het onderwerp van de oud saldi controle dus niet meer afzonderlijk behandelen. Bij de meest geperfectionneerde machinetypen is bij het saldeerend werken nagenoeg het geheele boekingsproces gemechaniseerd, de nokken op de liniaal regelen niet alleen in welke kolommen wel en niet geteld moet worden, zij regelen tevens naar welke kolom de machine moet verspringen bij eiken druk op de contactlat en verder wordt eveneens door die hniaal geheel mechanisch geregeld, in welke telwerken de op de machine aangeslagen bedragen moeten worden opgenomen. Verschijnt de machine voor de kolom Nieuw Saldo, dan drukt geheel automatisch in die kolom de crossfooter het nieuw vastgestelde saldo af en loopt verder geheel 'automatisch terug naar de plaats waar de oud saldo controle moet worden afgewikkeld. Wij zullen ons onthouden van een bespreking van de speciale toepassingsmogelijkheden van de machines, waarin een groot aantal telwerken is ingebouwd. Die machines leenen zich alleen voor zeer speciale toepassingen, in het algemeen in die gevallen waar per boeking een groot aantal posten naast elkaar in verschillende kolommen geboekt moeten worden, waarna in de laatste kolom het totaal uit de crossfooter moet worden afgedrukt, terwijl men na de boeking, tevens wil kunnen beschikken over de verticale totalen van alle kolommen. Bespreking van deze speciale constructies ligt buiten het kader van dit boekje, wij zullen er daarom mee volstaan te vermelden, dat zelfs 40 en meer zelfstandig werkende telwerken kunnen worden ingebouwd zoodat nagenoeg aan alle eischen in die richting kan worden voldaan. Dit zijn natuurlijk zeer kostbare machines, die ook in de bediening in het algemeen verre van eenvoudig zijn. In de gev/one administraties zal men in het algemeen goed doen dergelijke zeer speciale en kostbare constructies te vermijden, omdat men met eenvoudige hulpmiddelen hetzelfde of zelfs beter resultaat kan bereiken. Men vindt van deze bijzondere machines vooral merkwaardige en ingenieuse toepassingen in de overheidsbedrijven (bv. gas- en elec-triciteitsbedrijven) waar bij het uitschrijven van de gedetailleerde rekeningen aan de verbruikers gelijktijdig een horizontale totalisatie 55 van het totaal verschuldigde bedrag en een verticale totalisatie van de verschillende posten, die in rekening gebracht zijn naar den aard van deze posten, noodzakelijk is. Bij de zeer groote aantallen verbruikers in die bedrijven, stelt de administratie zeer bijzondere eischen. In het particuliere bedrijf zijn de verhoudingen echter gewoonlijk anders en gelijktijdige verticale totalisatie van verschillende kolommen en horizontale totalisatie per regel, zal men daar bij voorkeur moeten vermijden. In de meeste gevallen zal het doelmatige blijken, in die gevallen bij de boeking zelf alleen een horizontale totalisatie der verschillende kolommen te maken en de verticale telling van die kolommen afzonderlijk op een telmachine te maken. Ook in het particuliere bedrijf bestaan op deze regel natuurlijk uitzonderingen, maar wij zouden te veel in details afdalen, indien wij die hier zouden bespreken. De boekingen, die men op de machines met groot toetsenbord kan verrichten, kan men in het algemeen ook verrichten op de 10 toet-senmachine, al is de constructie van die machines principieel afwijkend. Zooals de naam al aangeeft treft men op de 10 toetsenmachine in totaal slechts 10 toetsen aan. Genummerd 0—9. Als men op zulk een machine een getal wil aanslaan moet men de cijfers, die dat getal vormen achtereenvolgens aanslaan. Heeft men een toets ingedrukt dan springt deze direct terug in den normalen stand indien men deze weer loslaat, indien men dus achtereenvolgens de toetsen 3, 3 en 4 aanslaat, verschijnt na een druk op de contactlat op papier het getal 334. Terwijl men dus op de machines met groot toetsenbord een getal eerst volledig instelt door in elk der aangewezen rijen één toets in te drukken, waarbij die toets dan ingedrukt blijft staan, totdat de contactlat is ingedrukt, slaat men op de tientoetsen-machine 3 maal de 1 toets aan, indien men 111 wil boeken, de druk op de contactlat brengt ook bij deze machine daarna het bedrag op papier. Over de voor- en nadeelen van beide stelsels is reeds zeer veel gediscussieerd, wij zullen in deze kwestie geen standpunt innemen, de aard van het werk moet van geval tot geval beoordeeld worden om de juiste keuze te doen. Enkele van de voornaamste argumenten, die beide partijen tegen elkaar aanvoeren mogen hier in het kort vermeld worden. 56 Ie. Op de 10-toetsenmachine moeten de nullen aangeslagen worden op de machine met groot-toetsenbord is dat niet noodig. Uit verschillende onderzoekingen is gebleken, dat de nullen in verschillende gevallen een betrekkelijk groot percentage vormen van de cijfers, die aangeslagen moeten worden. 2e. Op de machine met groot-toetsenbord kunnen verschillende getallen naast elkaar op het toetsenbord worden aangeslagen, met één druk op de contactlat verschijnen al deze getallen op papier, men kan dus op die wijze in verschillende kolommen boeken zonder de stand van den wagen te veranderen. Op de 10 toetsenmachine moet de wagen van kolom tot kolom verspringen, dit leidt in bepaalde gevallen tot tijdverlies. 3e. Op de machine met groot toetsenbord kan men eenige cijfers gelijktijdig aanslaan en daarbij practisch gelijktijdig met de pink de contactlat indrukken, op de 10 toetsenmachine moet men toets voor toets aanslaan en de contactlat afzonderlijk indrukken. 4e. Op de 10 toetsenmachine kan z.g. „blind" gewerkt worden, d.w.z. het meisje, dat de machine bedient kan de blik ononderbroken gericht houden op de boekingsbescheiden, zij behoeft in het geheel niet naar de toetsen te kijken, omdat zij den stand van dit kleine aantal toetsen zoo nauwkeurig kent, dat zij geheel op gevoel kan werken. Dit is een factor, die de vermoeidheid vermindert en de concentratie ten goede komt. Algemeene vergelijkingen over de snelheid van beide machine-typen hebben naar mijn oordeel slechts denkbeeldige waarde, ieder werk moet afzonderlijk beoordeeld worden. Zou één van beide typen voor alle werkzaamheden beter zijn dan het andere type, dan zou de minst geschikte soort reeds lang van de markt verdreven zijn. Dat beide constructiemethoden zich handhaven is het beste bewijs voor de stelling, dat elk der beide machines voor bepaalde soorten van werk te verkiezen zijn. Een practische proefneming is gewoonlijk het eenig deugdelijk bewijs. Zooals wij hiervoren reeds opmerkten kan men op de 10 toetsen- 57 machine evenzeer saldeerend werken, met toepassing van saldocontrole als op de machine met groot toetsenbord. Het heeft daarom weinig zin op de details van de daarbij gevolgde werkmethode diep in te gaan, omdat ten slotte het resultaat van het boekingsproces voor ons hoofdzaak is. Volledigheidshalve kan nog worden vermeld, dat de 10 toetsenmachines naar behoefte uitgerust kunnen worden met meerdere verticale telwerken, die dus de bedragen die in de verschillende kolommen geboekt worden, per kolom kunnen totaliseeren. Daarnaast kunnen de machines ook uitgerust worden met een z.g. cross-footer, een telwerk, waarin de getallen, die op een regel worden geboekt worden opgeteld of afgetrokken. Slaat men dus bij een debiteurenboeking het oud saldo aan, dan wordt dat in de cross-footer opgenomen, slaat men vervolgens een debiteering aan, dan wordt dat bedrag in het cross-footer telwerk bijgevoegd en in die cross-footer is dan dus het nieuwe saldo opgenomen. Is een credit bedrag aangeslagen, dan wordt dit in het cross-footer telwerk afgetrokken en blijft dus het verschil tusschen oud-saldo en de post als nieuw saldo in de cross-footer staan. De functies, die de machine in de verschillende wagenposities, dus bij de boeking in verschillende kolommen moet verrichten, wordt ook bij 10 toetsenmachine bestuurd door een liniaal, die van verwisselbare en verplaatsbare nokken is voorzien. De techniek en constructie van beide machinetypen is geheel verschillend, doch het resultaat dat bereikt wordt is geheel gelijk. Beide machinetypen worden in zeer verschillende uitvoeringen geleverd, bij de eenvoudigste typen, wordt de snelheid beheerscht door de vaardigheid van den bedieningspersoon, bij de vol-automatische machines wordt de in- en uitschakeling van de functies automatisch geregeld. Eén, schijnbaar slechts zeer onbelangrijk, punt verdient nog de aandacht en wel de wijze, waarop in de verschillende boekhoudmachines, de kaart, waarop geboekt moet worden, in de machine gebracht moet worden. Bij welhaast alle typen van machines wordt het contróleblad op dezelfde wijze in de machine gebracht als een blad papier in een schrijfmachine. Ook ten aanzien van dit punt bestaan nog wel enkele vernuftige afwijkende constructies, doch het inbrengen van het contróleblad is van geringe beteekenis, omdat het contróleblad steeds eerst na een reeks van boekingen verwisseld 58 behoeft te worden. Bij verschillende boekingsprocessen moet men echter de kaart, waarop geboekt wordt, na elke boeking of steeds na een klein aantal boekingen verwisselen en het tijdsoponthoud, dat daarin schuilt is waarlijk niet te verwaarloozen. Bij een doelmatige organisatie van het boekingsproces worden de kaarten waarop geboekt moet worden gewoonlijk eerst voorgesorteerd, d.w.z. dat deze kaarten uit het kaartsysteem worden genomen en dat daar dan de boekingsstukken bijgevoegd worden. Hij, die de boekhoudmachine bedient, vindt dus de boekingsstukken steeds bij de kaart, waarop hij moet boeken. Zou steeds elke kaart waarop geboekt moet worden uit het kaartsysteem moeten worden opgezocht, dan zou het boekingsproces veel meer vertraagd worden, maar ook bij de hierboven beschreven werkmethode, die, indien doorvoerbaar, zeker de voorkeur verdient, is het inbrengen van de kaart in de machine en het uitnemen daarvan een onderdeel dat het boekingstempo sterk beinvlocdt. Het is ons werkelijk onmogelijk den lezer maar eenig inzicht te geven in de constructievormen, die op dit gebied op de verschillende machines zijn gevolgd, elke machine heeft een andere constructie en zelfs bij machines van één bepaald merk heeft men nog een ruime keuze tusschen verschillende typen. Wij brengen dit punt hier alleen ter sprake, omdat men bij de keuze van de machine aan deze kwestie wel de noodige aandacht moet besteden en juist omdat het bij oppervlakkige beschouwing van zoo ondergeschikte beteekenis schijnt te zijn, dient daarop wel speciaal gewezen te worden. Van de overige bijzondere uitrustingsonderdeelen, die in het algemeen met den Engelschen naam ,,features" worden aangeduid, vermelden wij nog slechts de automatische dateerinrichting, die het mogelijk maakt eenmaal per dag de datum in te stellen, terwijl de datum dan voor elke, op de machine geboekte post, geheel automatisch afdrukt en de repeteerinrichting, die het mogelijk maakt verschillende cijfers, die bij opeenvolgende posten vermeld moeten worden, door de machine te laten afdrukken, zonder dat zij telkens op de machine moeten worden aangeslagen. Alle overige features blijven hier onbesproken. Zij zijn voor het goede begrip van de werking der boekhoudmachines van ondergeschikte beteekenis. Niet zelden zijn die features strijdig met het goede Hollandsche spreekwoord, dat eenvoud het kenmerk is van 59 het ware. Als een jongen voor de eerste keer een fiets krijgt, behangt hij die met vlaggetjes, windmolens, richtingaanwijzers e.d. Na drie weken zijn die hinderlijke aanhangsels gewoonlijk reeds verdwenen en ziet zijn fiets er uit, als die van ieder ander. Hij, die voor de eerste maal een boekhoudmachine koopt, wordt door diezelfde verleiding gekweld. Ook hij voelt de neiging al die vernuftig geconstrueerde features te doen aanbrengen, maar het gebruik daarvan in de practijk geeft gewoonlijk teleurstelling. Als men zich op het standpunt stelt dat alles wat niet strikt noodzakelijk is, op een boekhoudmachine maar liefst gemist moet worden, is men het dichtst genaderd tot de goede keuze. Het is dan ook opmerkelijk, dat in de groote bedrijven, waar van deze onderwerpen speciale studie wordt gemaakt, welhaast steeds de voorkeur wordt gegeven aan de eenvoudige machinetypen. Wij dienen nog een enkel woord te wijden aan de 10 toetsen-machine met volledig schrijfmachinetoetsenbord. In wezen verschillen deze weinig van de 10 toetsenmachines, die wij hiervoren behandelden. Deze machines bieden echter de mogelijkheid om bij de boeking van de posten een volledige omschrijving van de post op te nemen. Zooals hieronder nog nader blijken zal, is dat op zichzelf niet zonder beteekenis. Tot dit machinetype is ook te rekenen de boekhoudmachine, die is afgeleid van de schrijfmachine en die is uitgerust met afzonderlijke telwerken, die op de machine gemonteerd kunnen worden. HOOFDSTUK III. HET NUT VAN DE BOEKHOUDMACHINES Nagenoeg 'alle boekhoudmachines werken met losse kaarten, waarbij van elke boeking een doorschrift op een controleblad wordt gemaakt dat is dus volgens het grondprincipe van de doorschrijf-boekhouding. Als men dus van de oude methode van administratie overgaat tot de gemechaniseerde administratie realiseert men alle voordeden verbonden aan het principe van de doorschrijfmethode, terwijl men dan gelijktijdig de voordeelen van de mechanische administratie als zoodanig bereikt. Wij hebben opzettelijk de vergelijking van de oude administratiemethode met de doorschrijfmethode zoo uitvoerig behandeld, omdat het van zoo groot belang is, dat men zich bij de reorganisatie van de administratie duidelijk en afgescheiden voor den geest stelt, welk voordeel de doorvoering van het grondprincipe van d |
Evaluatie |
|
|
|
B |
|
C |
|
D |
|
F |
|
H |
|
K |
|
M |
|
N |
|
O |
|
P |
|
V |
|
|
|