Is in de moderne boekhouding plaats voor het copieboek?

              IN DEN HANDEL
Is in de Moderne^ Boekhouding
plaats voor het Copieboek?
(Artt. 7 en 10 Wetboek van Koophandel)
36
1
DO
DTD
Met een voorwoord van
Mr» W, L. P* A» MolengraafiE
Oud'Hoogleeraar
qiD
SB
UITGAVE VAN
LES & Co. AMSTERDAM
Regelen
omtrent het gebruik der boekerij van het Nederlands Insti­tuut
van Accountants, vastgesteld in de bestuursvergadering
van 5 Mei 1948.
1. Leden en assistenten van het Instituut kunnen gratis van
de bibliotheek gebruik maken.
2. De termijn van uitlening is als regel één maand; deze kan
op aanvraag worden verlengd.
3. Indien een herinnering aan terugzending nodig is, betalen
leden en assistenten hiervoor f O 10 administratiekosten.
4. Tijdschriften worden alleen in gebonden jaargangen uit­geleend;
lopende jaargangen liggen ter inzage.
5. Boeken, welke voor examinatoren van belang kunnen zijn,
kunnen indien nodig binnen de duur van een maand worden
teruggevraagd. Van deze omstandigheid wordt als regel in
de desbetreffende boeken melding gemaakt.
6. Anderen dan leden of assistenten van het Instituut kunnen
van de bibliotheek geen gebruik maken, uitgezonderd:
bibliotheken, ten aanzien waarvan wederkerigheid verzekerd
is, en wel gratis, indien ook te dezen aanzien wederkerig­heid
bestaat,
studenten van Nederlandse Universiteiten of Hogescholen,
op dezelfde voorwaarden als die, welke ook voor assistenten
van het Instituut gelden,
personen die, ter beoordeling van de Adjunct-Secretaris
van het Instituut, onder door hem te stellen voorwaarden
tot het gebruik van de bibliotheek worden toegelaten.
Koninklijk NIVRA
2060 017 1445
Is in de Moderne Boekhoudin
plaats voor het Cöpteboek?
(Artt. 7 en lO Wetboek van Koophandel)
MET EEN VOORWOORD VAN
MR. W. L. P. A. MOLENGRAAFF
OUD-HOOGLEERAAR
^H-h
UITGAVE VAN
L. FLES & Co. AMSTERDAM
VOORWOORD.
Tot de bepalingen van het Wetboek van Koophandel,
welke geheel verouderd zijn, behooren die over koopmans-boeken
in den tweeden titel van het eerste boek. Bij moderne
inrichting van boekhouding en administratie is nakoming
dier bepalingen niet mogelijk. De heer Fles toont dit aan
ten opzichte van het voorschrift van art. 7, volgens hetwelk
elk koopman verplicht is van de brieven, welke hij afzendt,
een kopijboek te houden. Het is een goed ding, dat een
man van de praktijk zich rekenschap geeft van een der vele
gebreken van ons Wetboek en bouwstoffen aanbrengt tot
verbetering. Daarom heeft dit geschriftje, al worden daarin
geen groote vraagstukken behandeld, zijn waarde.
ROTTERDAM, Juni 1918.
MOLENGRAAFF.
Is in de Moderne Boekhouding plaats
voor het Copieboek?
(Artt. 7 en i'o Wetboek van Koophandel).
Het is van algemeene bekendheid, dat ons Wetboek
van Koophandel in alle opzichten verouderd is en het is
daarom bijzonder toe te juichen, dat op initiatief van Prof.
Molengraaff een actie zal worden begonnen voor het ver­krijgen
eener handelswetgeving, die meer met de eischen
van den tegenwoordigen tijd in overeenstemming is.
In dit geschriftje wenschen wij ons alleen bezig te
houden met een onderdeel van genoemd wetboek, n.l. de
voorschriften in de artt. 7 en 10, betreffende het copieboek, en
wij zullen trachten aan te toonen, hoe noodzakelijk het is,
dat daarin ten spoedigste wijziging wordt gebracht.
Art. 7 zegt ons:
„hij (de koopman) is verpligt de brieven, welke hij
„ontvangt, te bewaren, en van diegene, welke hij afzendt,
„een kopijboek te houden."
Art. 10 van genoemd wetboek luidt in zijn geheel
als volgt:
„Indien de handeling niet geheel ontkend, of het bestaan
„derzelve in het algemeen bewezen wordt, leveren rigtig
6
,.gehouden koopmansboeken, desgevorderd met eede gesterkt
„of door den dood bevestigd, het bewijs op tusschen koop-
„Heden wegens zaken hunnen handel betreffende, ten aan-
„zien van den tijd der handehng en der levering, de hoe-
„ danigheid, de hoeveelheid en den prijs der goederen,
„behoudens tegenbewijs;
^ook de kopijboeken van brieven, rigtig gehouden, kumien
^door den regter als middel van bewijs worden aangenomen.'''
Uit het bovenstaande volgt dus, dat het houden van
een coi^\t,boek door de wet uitdrukkelijk verplicht wordt
gesteld, terwijl de praktijk leert, dat in het bijzonder in de
laatste lo—15 jaar dit wetsvoorschrift door bijna iederen
koopman wordt overtreden. Men heeft bevonden, dat in
zaken van eenigen omvang een gebonden copieboek prac-tisch
onmogelijk is en dat daarom het copieeren op losse
bladen verreweg de voorkeur verdient.
Reeds in Sept. 1906 werd door ons hierop de aandacht
gevestigd door middel van een artikeltje in de voornaamste
dagbladen van den volgenden inhoud :
De troonrede en het Copieboek.
Nu uit de Troonrede blijkt, dat het de Regeering ernst is met de
herziening van het Bewijsrecht en het aangekondigde ontwerp ver­schillende
bepalingen van het Burgerlijk Wetboek en het Wetboek
van Koophandel in overeenstemming brengt met de nieuwe regeling
van Bewijs in Burgerlijke Zaken, vermeenen wij, dat de tijd is aan­gebroken
om tevens de aandacht te vestigen op de artikelen 7 en 10
van het Wetboek van Koophandel, sprekende over het Copieboek.
Of de wetgever met dit artikel daarbij bepaald een boek op het
oog had, dan wel of dit woord gebruikt werd, omdai men toen van
een andere copiëerwijze geen voorstelling had, een feit is het, dat de
moderne handelsbegrippen een wijziging te dien opzichte dringend nood­zakelijk
maken.
Bij het voortdurend uitgebreider worden der correspondentie wordt
het in vele zaken hoe langer hoe moeilijker, ja zelfs onmogelijk in
boeken te copieeren. Sommige firma's houden zich nog wel aan de
letter der wet, niettegenstaande zij de practische nadeelen ervan onder­vinden;
voor een aanzienlijk aantal hunner, en vooral de grootere, is het
echter onmogelijk gebleken hun correspondentie op de oude wijze te
7
behandelen en zijn zij daarom reeds lang tot het copiëeren op losse
bladen overgegaan.
Het zal wel niet noodig zijn aan te toonen, om welke redenen
aan het copiëeren op losse bladen inplaats van in een copieboek door
den modernen handelsman de voorkeur wordt gegeven; de voornaamste
is wel, dat de koopman, zijn brieven op losse vellen copiëerende, de
correspondentie van één relatie in haar geheel (brief en copie) bij elkaar
vindt, wat bij het naslaan een enorme tijdsbesparing geeft en het over­zicht
vergemakkelijkt.
Het nieuwe Duitsche Handelswetboek van het jaar 1900 heeft den
eisch van copieboek laten vallen; men heeft dit gewijzigd in het voor­schrift,
dat de koopman verplicht is zijn copiëen ordelijk te bewaren.
Naar aanleiding van dit onderwerp hadden wij vóór eenige maanden
een onderhoud met Zijne Excellentie den Minister van Justitie en
hebben wij tevens de door Z. Exc. benoemde Staatscommissie over een
en ander uitvoerig ingelicht.
Alle firma's in Nederland, die met ons van oordeel zijn, dat de
door ons aangegeven wijziging in artt. 7 en 10 W. v. K. voor den Handel
een eisch des tijds is, gelieven ons door toezending van naamkaartje
of op andere wijze van hun instemming blijk te geven, opdat wij bij
onze verdere pogingen in die richting, gesteund door de adhaesie-betuiging
van een zoo groot mogelijk aantal handelsfirma's, der Regee­ring
een adres kunnen aanbieden.
Met dank voor de plaatsing,
Hoogachtend,
L. FLES & Co.
Amsterdam—Rotterdam, 25 Sept. 1906.
Het weekblad van „Handel en R e c h t " schreef in haar
n u m m e r van 3 Oct. 1906:
Het Copieboek.
In het „Handelsblad" en .de ,Nieuwe Rotterdammer" vestigt de
firma L. Fles & Co. (Amsterdam — Rotterdam) in een ingezonden stuk
er de aandacht op, dat, nu blijkens de Troonrede het bewijsrecht herzien
zal worden en verschillende bepalingen in het Burgerlijk Wetboek en
het Wetboek van Koophandel met de nieuwe regeling in overeenstem­ming
gebracht zullen worden, de tijd aangebroken is om ook de
artikelen 7 en 10 van het Wetboek van Koophandel, betreffende de
copieboeken, te herzien.
Het copiëeren in de bekende copieboeken wordt door haar, op
gronden aan de practijk ontleend, omslachtig en ondoelmatig, zoo niet
8
onmogelijk geoordeeld, de wenschelijkheid betoogd, dat copiëen op
losse vellen papier door den wetgever geoorloofd verklaard en aan die
copieën zelve bewijskracht verleend behoorde te worden. Het is in
verband hiermede niet ondienstig eens na te gaan wat onze wet om­trent
copieboeken en hunne bewijskracht bepaalt.
* 3!
*
Allereerst dient opgemerkt te worden, dat boekbewijs een niet
onbelangrijke en bijna geheel op zich zelf staande uitzondering is op
den algemeenen regel, dat niemand zich zelven een titel of bewijs kan
verschaffen.
Schriftelijk bewijs of bewijs door bescheiden (waartoe het bewijs
door boeken behoort) kan volgens de algemeene geldende rechts-begrippen
slechts geleverd worden tegen dengene, van wien het geschrift
afkomstig is, terwijl het bijna van zelf spreekt, dat degene, die zich op
eenig feit beroept, dit nimmer zal kunnen bewijzen door eenig geschrift
of stuk door hem zelf opgemaakt of onderteekend.
Toch heeft de wet in artikel lo Wetboek van Koophandel op
dezen regel eene uitzondering toegestaan, door onder meer in het slot
van dat artikel te bepalen, dat ook copieboeken van brieven, richtig
gehouden, door den Rechter als middel van bewijs aangenomen kunnen
worden.
Men houde wel in het oog, dat dit bewijs alleen geldt tusschen
kooplieden wegens zaken hunnen handel betreffende, evenzeer als ook
aan hen alleen de verplichting is opgelegd de brieven die zij ontvangen,
te bewaren en van diegene welke zij afzenden, een copieboek te houden,
(art. 7 Wetboek van Koophandel).
Vreemd genoeg, schrijft onze wet (die beide artikelen zonder
eenige wijziging uit den Franschen Code de Commerce heeft overge­nomen)
voor, dat richtig gehouden copieboeken als bewijs kunnen aan­genomen
worden, zonder daarbij aan te geven wat onder richtig verstaan
moet worden en van welken aard de bewijskracht is.
Zal nu de Rechter geheel vrij zijn in de bepaling der vraag of
copieboeken richtig gehouden zijn en welke bewijskracht daaraan toe­gekend
moet worden ?
Bij gebreke van eenige wettelijke bepaling daaromtrent, zal naar
ons oordeel deze vraag toestemmend beantwoord moeten worden, al
moet hier ook dadelijk aan worden toegevoegd, dat de Rechter bij de
beantwoording dezer vragen in de allereerste plaats rekening zal houden
met hetgeen het bestendig gebruik als richtig gehouden copieboek
aanwijst, terwijl de bewijskracht van het copieboek wel voornamelijk
zal afhangen van het feit of de partij tegen wie men zich op de copie
beroept, de overeenstemming tusschen copie en origineel erkend heeft.
* S!
9
Eene andere vraag, die in verband met het voorgaande meermalen
gesteld wordt, is of de wetgever bij het terneerschrijven van de artikelen
7 en 10 van het Wetboek van Koophandel juist één enkel boek,
bevattende in volgorde des tijds alle copieën, op het oog had, dan wel
of copieën op losse vellen papier daaronder begrepen konden worden.
Neemt men in aanmerking hetgeen we hiervoren betoogden om­trent
het bijzondere en bij uitstek exceptieve karakter van het boeken-bewijs,
dan vloeit hieruit onmiddellijk voort, dat de hier gemaakte
uitzondering op voormelden algemeenen regel zoo strikt mogelijk moet
worden toegepast en niet voor uitbreiding vatbaar is.
Zoowel in artikel 7 als lo spreekt de wet van co^\tboeken, waarbij
dus elk denkbeeld van copieën op losse vellen uitgesloten is, te meer
nu bij het tot stand komen dezer artikelen (in het jaar 1838) het
copiëeren in boeken de eenig gangbare methode was.
* *
Intusschen, we geven gaarne toe, dat het copiëeren in boeken niet
geringe bezwaren met zich brengt. Eene correspondentie, die over
eene eenigszins belangrijke tijdruimte verdeeld is, moet — in boeken
copiëerende — opgevischt worden uit eene zee van andere brieven.
Een totaal overzicht der geheele correspondentie op ééne zaak
betrekking hebbende, onder één gezichtspunt vereenigd, ontbreekt
geheel en al.
Het meer en meer in gebruik komen der schrijfmachine, waarmede
origineel en copie te zelfder tijd vervaardigd worden, beveelt als van
zelf de laatste wijze van copiceren aan, waardoor het mogelijk wordt
de correspondentie, op dezelfde zaak betrekking hebbende, tot één
dossier te vormen, dat een duidelijk en gemakkelijk beeld geeft van
de afwikkeling der zaak waarop ze betrekking heeft. En welk bezwaar
kan er voor den wetgever bestaan om aan de afzonderlijke copie dezelfde
bewijskracht toe te kennen als aan dezelfde copie, die in een daartoe
bestemd boek opgenomen wordt ?
We sluiten ons daarom gaarne aan bij den in het hoofd van dit
schrijven geuiten wensch, dat l^ij de aanstaande herziening van het
bewijsrecht, ook de artikelen, 7 en 10 Wetboek van Koophandel ge­wijzigd
mogen worden in den door ons bedoelden geest.
Alleen in het „Nieuwsblad voor den Boekhandel" van
2 Oct. 1906 vonden wij eenige bestrijding.
Terwille der volledigheid vermelden wij hier hetgeen
daaromtrent door „Ras" gezegd werd:
10
Copie-boek of losse bladen?
Mijnheer de Redactetir!
Mag ik heel bescheiden even.terugkomen op uwe mededeeling
aangaande het schrijven van de firma L. Fles & Co. (Kopieboek) in het
nummer van 28 Sept. 1.1. ?
Dat losse bladen ooit voor de Rechtbank als bewijs zouden kunnen
dienen, kan ik mij niet voorstellen. Men 7ou evengoed met een losse
groot-boek pagina kunnen aankomen. De malversatien zouden vrij aardig
toenemen in aantal. En hoe bedoelt de Duitsche .wetgever eigenlijk het
„ordelijk bewaren van zijne kopieën ?"
Maar zou het bovendien wel gewenscht zijn — althans voor heeren
uitgevers — het kopie-ioek te vervangen door losse bladen.
V Schijnt wel gemakkelijk, als men een afgedanen biicf doet op­bergen
ter plaatse waar zulks behoort, om dan tegelijk copie van 't ant­woord
erbij te voegen. Zoo'n copie schrijft men desnoods op de achter­zijde
van den brief; kopieerinkt en kopieerpers kunnen afgeschaft worden.
Doch als nu na korteren of langeren tijd die brief moet opgezocht
worden en 't voornaamste gegeven — de datum — is onbekend, hoe
lang moet dan vaak niet worden gezocht ? Gesteld 't is een B. of een S.!
Me dunkt, als 't co^\t.-boek, dat toch een register draagt, behoorlijk
wordt bijgehouden, zal 't vaak een antwoord geven op de vraag: „op
welken datum is dat of dat schrijven terug te vinden?"
Om de correspondentie van en het antwoord aan éene firma of éen
persoon bij elkander te bewaren en niet te doen opbergen bij de andere
brieven, kan wel eens gemakkelijk zijn. Maar, o jemenie, als zoo'n heel
pakket op een moment riet is te vinden. Ik zou liever bij 't oude
blijven; brieven, als ze afgedaan zijn, behoorlijk opgeborgen, 't zij in
't loket van de A of van de Z en 't copie-^ö«/& accuraat bijgehouden.
Hoogachtend, M. de Red.,
Uw dw.
RAS.
H i e r o p werd door ons op de v o l g e n d e wijze g e r e p l i c e e r d:
Copieboek of losse bladen?
Geachte Redactie!
In het „Nieuwsblad" van 28 September werd door u overgenomen
ons ingezonden stuk in diverse hoofdbladen, bevattende ons voorstel
art. 7 en 10 W. v. K. in dien zin te veranderen, dat het copieboek
niet langer als bij de wet verplicht zou worden aangemerkt.
11
De geachte inzender Ras voorziet, blijkens een ingezonden stuk
in hel „Nieuwsblad" van 2 October, vele moeilijkheden, fraudes etc,
waarop wij hiermede van repliek dienen.
Wat de Duitsche wet verstaat onder het ordelijk bewaren der
copieën, weten wij niet precies; doch meenen, dat daarmede bedoeld
wordt, dat de koopman zijne brieven behoort te copieeren en die copieën
op de voor hem meest practische wijze moet bewaren. Zooals bij alle
wetten, zal ook hier de rechter in voorkomende gevallen te beoordeelen
hebben, of en in hoeverre hieraan voldaan is.
De heer Ras meent, dat het op losse bladen copieeren eerder tot
malversation zal aanleiding geven';, die waarsrhijnlijkheid is echter zeer klein.
Ten eerste bewijst het copieboek in rechten heel weinig; want
het feit, dat een brief gecopiëerd is, verschaft nog niet de zekerheid,
dat die brief ook is verzonden. Bovendien is er behalve een afzender
ook. een ontvanger van een brief, die eventueel met het origineel in
handen zou kunnen aantoonen, dat de bewering der tegenpartij onwaar
is. Ook in een copicboek kan men op een gedeelte van een bladzijde,
een briefkaart of een briefje later bijcopieeren; een regelrecht bewijs is
ook daarom uit het copieboek nooit te putten.
De heer Ras denkt nog te veel aan den ouden tijd, toen het
copieeren daarin bestond, dat men den brief overschreef, — met de
tegenwoordige „time-is-money"-opvatting gaat dat niet meer.
Ook de wijze van opbergen in een loketkastje, waarvan de heer
Ras spreekt, toont aan, dat de inzender niet op 't moderne standpunt
staat. Die loketkastjes met letters van A—Z zijn nog alleen bij zeer
conservatieve firma's te vinden. De B. of de S. zitten al lang propvol,
terwijl A. C. F. etc. nog slechts enkele brieven bevatten; behalve nog
veel belangrijke nadeelen, die wij, om het uwe Redaciie niet moeilijk
te maken, hier niet zullen opsommen.
Bij de opvatting copieeren op losse vellen, behoort ook een moderne
wijze van registratie in briefmappen (dossiers) of briefordners. Ieder
dossier bevat van één relatie de geheele correspondentie, zoowel brieven,
copieën, orders etc, en 't spreekt van zelf, dat het voor den patroon
een buitengewone tijdsbesparing is, indien hem de volledige corres­pondentie
van één relatie kan worden gegeven.
Een uitgever zal b.v. voor zijn drukker, zijn auteur, zijn leveranciers
van papier, cliche's etc. een afzonderlijk dossier maken, hij heeft dan
niet noodig uit diverse copieboeken op verschillende foUo's de betrek­kelijke
correspondentie op te diepen.
De steeds scherper wordende strijd om 't bestaan noodzaakt ieder
zijn omzet te vergrooten, en daardoor wordt hij verplicht zoo veel
mogelijk in weinig tijd af te doen.
Het khnkt den heer Ras en misschien ook anderen wel wat vreemd
12
en angstig in de, ooren, als de copieën op losse vellen komen, maar
dit is slechts een kwestie van gewoonte. De brieven, briefkaarten, bon­netjes
etc, die men ontvangt, zijn toch óok alle los en \'oor het weg­raken
daarvan is men niet bevreesd.
De moderne techniek heeft zich in dat opzicht cok al in dienst
gesteld van den handel. Er bestaan copicermachinas, die de brieven
copiëeren evenals een rotatiepers ; zelfs is er een (geprepareerde papier­soort,
waarmede men zonder eenige bevochtiging een onbegrensd aantal
brieven tegelijk copiëeren kan.
Tot de latere uitvindingen behooren-briefordners en briefmappen
zonder perforatie en de meest moderne manier van brievenregistratie
geschiedt door middel van het kaafcen-systeem. Bij de toepassing van
dit laatste is men niet eens meer afhankelijk van de opvatting van den
jongsten bediende bij welke letter een brief moet worden afgelegd. Bij
dubbele namen (b.v. N. V. Boekhandel v.h. Höveker & Wormser)
kunnen daii geen abuizen ontstaan; maar moet de correspondentie van
één firma absoluut zeker in dezelfde dossier-map terecht komen.
Hoogachtend,
Amsterdam—Rotterdam. L. FLES & Co.
Wij erkennen, dat er in één geval schijnbaar een nadeel
verbonden is aan het copiëeren op losse bladen in plaats
van in een copieboek, of beter gezegd het kan een nadeel
zijn voor den koopman, die gedurende eenigen tijd op reis
is geweest en bij zijn thuiskomst een overzicht wenscht te
hebben van de antwoorden op de inmiddels ontvangen corres­pondentie.
Met eenig overleg is ook hieraan tegemoet te
komen, doch hierover zullen wij later spreken.
Behalve het hiervoren genoemde geval is het nimmer
een voordeel, dat de copieën in een boek bij elkaar gebonden
zijn of op andere wijze zich in chronologische volgorde be­vinden.
Door de sedert jaren gevolgde methode van copie-boeken
meent men soms, dat die chrohologiscbe volgorde
wèl een voordeel is, doch wie er even over nadenkt, komt
gemakkelijk tot de overtuiging, dat hij nooit de copieën
noodig heeft van een zekeren datum of van een bepaald
tijdvak, maar wèl de copieën van de correspondentie, die
aan een zeker iemand gezonden is. Een dossier, waaronder
wij hier verstaan de verzameling van correspondentie met
13
één relatie of op één onderwerp betrekking hebbende, is
toch uit den aard der zaak onvolledig, als daarin zich alleen
de ontvangen correspondentie bevindt, terwijl de andere
helft, die tenminste even belangrijk is, n.l. de copieën van
verzonden brieven, uit een aantal boeken bij elkaar moet
worden gezocht. Hoe grooter het tijdvak, waarover men
eene gevoerde correspondentie wenscht te consulteeren, hoe
grooter het aantal copieboeken, dat men in zoo'n geval
moet naslaan en het kwam bij degenen, die het oude
systeem in praktijk brachten, dikwijls voor, dat men om
den loop eener zaak na te gaan over een langeren termijn,
daarvoor een dozijn of meer copieboeken op den lessenaar
had liggen met uitstekende papiertjes om aan te geven, waar
de copieën te vinden waren. Heeft men daarentegen een
volledig dossier, waarin zich zoowel brieven als copieën be­vinden,
dan is een overzicht buitengewoon gemakkelijk,
omdat zich dan alles bevindt in één map, die men des-verlangd
mee kan nemen om een advocaat te consulteeren
of om andere redenen. Bij het oude systeem komt het geregeld
voor, dat men genoodzaakt is al de betreffende copieën te
doen overschrijven, daar men anders een groot aantal copie­boeken,
in elk waarvan zich soms enkele van de gewenschte
copieën bevinden, zou noodig hebben.
De omstandigheid, dat bij een eenigszins uitgebreide
zaak het vaste copieboek, zooals dit waarschijnlijk bij de wet
bedoeld is, een onmogelijkheid werd, was aanleiding, dat
men de copieën over verschillende boeken verdeelde, zoodat
men een boek had voor binnenland, buitenland, agenten, enz.
Of de interpretatie van de wet al dan niet toelaat, dat
het copieboek niet zuiver chronologisch wordt gehouden,
dus uit verschillende exemplaren mag bestaan, blijve hier
buiten beschouwing. In ieder geval is het een feit, dat in
sommige zaken lo of meer copieboeken tegelijkertijd in
gebruik waren; dit was inderdaad een streven in de goede
richting, maar geen oplossing van het vraagstuk. De praktijk
toch leert, dat de te copiëeren brieven zoo laat mogelijk
14
tegen het sluitingsuur van het kantoor in de expeditie-afdeeling
komen; zij moeten dan vlug gecopiëerd en be­handeld
worden en hoe grooter het aantal tegelijk in gebruik
zijnde copieboeken, hoe grooter de mogelijkheid, dat de
bediende, met copiëeren belast, zich vergissen zal, tengevolge
waarvan de copieën voor boek A bestemd in boek B worden
gecopiëerd. Het behoeft zeker geen betoog, dat bij dergelijke
vergissingen een groote verwarring kan ontstaan, waardoor
het vinden van de verlangde copieën zeer wordt bemoeilijkt.
Copieert men daarentegen op losse bladen, dan behoeven
de brieven niet eerst te worden gesorteerd, alles kan vlug-achter
elkaar w-orden behandeld en den volgenden dag
worden de copieën in de betreffende dossiers opgeborgen.
Wie in vaste copieboeken copieert, moet dat doen met
water en kwast, gummi- en vloeibladen; kantoor-artikelen,
die onze kleinkinderen in een oudheidsmuseum zullen vinden
en waarover men zich later nogal eens zal vermaken. Al
waren er ook bedienden te vinden, die op deze wijze tamelijk
goed leesbare copieën konden maken, zoo weet ieder, die
van kantoorwerk op de hoogte is, toch wel, dat zulke bedien­den
tot de uitzonderingen behooren en dat het meermalen
voorkwam, dat de betreffende jongste bediende te veel of te
weinig water bij het copiëeren gebruikte, tengevolge waarvan
de brieven óf vlekten en onleesbaar waren, óf zóó slecht
werden gecopiëerd, dat de copie niet te lezen was. Deze
wijze van copiëeren kan dan ook slechts op de gis gedaan
worden; er is geen enkele aanwijzing, hoeveel water noodig
is voor één of voor 20 brieven, hoe lang zij tusschen de
pers moeten blijven en dergelijke.
Wij brengen hier nog in herinnering, dat er abuizen
gemaakt kunnen worden met het z.g. bijhouden der copie­boeken,
dat bij voorkeur aan het jongere personeel wordt
opgedragen.
Wij hebben nog het bezwaar te weerleggen, waarvan in
den aanvang dezer brochure sprake was, n.l. wat er gedaan
moet worden, indien iemand eenigen tijd op reis geweest
15
is en de copieën van de gevoerde correspondentie wenscht
na te zien. De oplossing is eenvoudig deze, dat men gedurende
die afwezigheid óf de copieën voorloopig alfabetisch opbergt,
óf alle brieven dubbel copiëert. De laatste methode is de
meest practische, de registratuur kan gewoon doorgaan en
men heeft alleen het onbelangrijke nadeel van de overtollige
copiëen later te vernietigen.
Wij vermeenen hiermede de voordeelen van het copieëren
op losse bladen voldoende te hebben aangetoond en rest
ons alleen nog om het allergrootste bezwaar tegen losse
copieën te bespreken, n.l. de voorschriften in het Wetboek
van Koophandel.
Wie zich strikt wil houden aan hetgeen daaromtrent
bij de wet is voorgeschreven, zal allicht huiverig zijn daarvan
af te wijken en alhoewel in geval van kwestie de rechter
zeker rekening zal houden met de algemeene usances in
den handel, toch is het niet uitgesloten, dat een dergelijk
bezwaar gelden kan en dat in geval van proces door de
tegenpartij wordt aangevoerd, dat alleen aan copieën die
overeenkomstig de letter der wet zijn bijgehouden, rechts­geldigheid
mag worden toegekend. Wij moeten hierbij
opmerken, dat, voor zoover het copieboek of de copieën in
aanmerking zouden moeten komen als middel tot bewijs,
dit het geval zou kunnen zijn, indien door de tegenpartij
de ontvangst van eea bepaald schrijven ontkend wordt.
Voorts kan de koopman zich vooral dan van zijn copie­boek
als bewijsmiddel bedienen, als niet de ontvangst van
een brief wordt ontkend, maar als de wederpartij, de ont­vangst
niet ontkennende maar wel den beweerden inhoud,
weigert den brief over te leggen. Dan kan het copieboek
in het geding worden gebracht, waardoor de tegenpartij wordt
genoodzaakt den brief zelf over te leggen of den inhoud
van de copie tegen zich te laten gelden.
Alleen in deze beide gevallen zou het copieboek als
bewijs kunnen dienen, maar dan nog zou zulk een bewijs
uiterst zwak zijn. De omstandigheid, dat de copie van een
16
brief in het copieboek is te vinden, levert nog geen bewijs
op, dat die brief verzonden, respectievelijk ontvangen werd,
zoodat de eventueele ontkenning van de tegenpartij door het
bloote feit, dat de copie van den brief bestaat, niet teniet
kan worden gedaan. Wat zou er op die manier "gemakkelijk
misbruik van het copieboek kunnen worden gemaakt! Ieder
weet, dat het mogelijk is, om op een gedeelte van een niet
geheel gebruikt blad een briefkaart of een memorandum
later te copieëren en het ligt voor de hand, dat iets der­gelijks
toch niet als bewijs zou mogen dienen, dat een zeker
bericht aan de tegenpartij is toegezonden.
Hierbij is nog in aanmerking te nemen, dat het gebruik
van de schrijfmachine ook heenwijst naar het gebruik van
losse copieën (doorslagen).
Wij meenen te mogen aannemen, dat met het copie­boek
waarvan in het W. v. K. sprake is, bedoeld wordt het
boek, waarin de koopman de brieven overschreef, waar­van
het origineel door hem verzonden werd. Al kunnen
wij slechts glimlachen bij de veronderstelling, dat de zaken­man
van heden op die manier zijn brieven zou copiëeren,
toch blijft het gevaar bestaan, dat in geval van kwestie de
tegenpartij gebruik zou kunnen maken van een wetsvoor­schrift,
zelfs al is dit door de usance krachteloos gemaakt,
hetgeen o.a. blijkt uit de hierna volgende uitspraak van den
Hoogen Raad.
Deze besliste op 21 April 1871 (zie ,W. v/h R." No. 3322),
dat vermoedens geput uit kopijbrieven van koopmansboeken
als wettige bewijzen mogen worden aangenomen en zegt in
haar overwegingen;
dat derhalve het Hof de rente-overeenkomst (waarvan
in het bedoelde proces sprake was) heeft aangenomen niet
regtstreeks op schriftelijk bewijs maar op zoodanige aan
's regters oordeel en voorzichtigheid overgelaten vermoedens
als zijn bedoeld en veroorloofd bij art. 1959 B. W.;
dat deze vermoedens door het Hof zijn gegrond op den
17
inhoud der wederzijds erkende briefwisseling waarvan het
tegendeel niet was gebleken; en dat het zich daartoe terecht
heeft beroepen op het slot van art. lo W. v. K. waarbij als
middel van bewijs tusschen kooplieden worden toegelaten
de rigtig gehouden kopijboeken van brieven, zoo echter dat
zij als zoodanig door den regter niet moeten, maar (zooals
de bepaling luidt) kunnen worden aangenomen.
Op grond van deze overwegingen werd de vordering in
kwestie toegewezen.
Concludeerende komen wij dus tot de slotsom, dat de
handel al sedert jaren heeft ingezien, dat het nauwkeurig
opvolgen der bedoelde wetsvoorschriften een onmogelijkheid
is, waaruit dus blijkt, dat in dit opzicht de wet door de
usance is overvleugeld. Dit neemt echter niet weg, dat het
aan te bevelen is, deze overbodige wetsvoorschriften te laten
vervallen of meer in overeenstemming te brengen met de
eischen van den tegenwoordigen tijd.
De „Haagsche Post" schreef in haar nummer van
8 Febr. 1918 daaromtrent het volgende:
,Ik schreef onlangs over de noodzakelijkheid van meer moderne
Handelswetgeving. Het interesseert U ongetwijfeld te hooren, dat de
firma L. Fles & Co., in een ingezonden stuk in het Handelsblad, de
aandacht vestigt van belanghebbenden op att. 7 en 10 v;in het Wetboek
van Koophandel, betreffende het copieboek. Dit wetboek dateert van
1838 en is dus ju'st 80 jaar oud. Het behoeft waarlijk geen betoog,
dat men bedoelde wretsbepalingen tot de verouderde mag rekenen.
Vooral in de laatste 10—15 jaar zijn deze voorschriften voor de praktijk
onhoudbaar gebleken; met het gevolg, dat, met uitzondering van enkele
conservatieven, de kooplieden zich daaraan niet gehouden hebben; het
is allerwege usance geworden, op losse bladen te copiëeren. Ik hoop
met genoemde firma, dat de door Prof. Molengraaff op touw gezette
actie de dringend noodige herziening van onze handelswetgeving ten
goede zal komen en de afschaffing van het copieboek in handelszaken
ook wettelijk zal worden gesanctioneerd.
Wel te verstaan, niet het afschaffen van het copiëeren zelf, doch
18
de verplichting het resultaat van den noesten vlijt onzer kantoor­jongmaatjes
in een boek te verzamelen.
Vele en vooral de groole zaken zouden eetivotidlg niet te drijven zijn
als zij zich in dit opzicht aan de Wet hielden."
De Kamer van Koophandel en Fabrieken te 's-Hertogen-bosch
zond ons een brief van den volgenden inhoud:
„Naar aanleiding van Uw ingezonden stuk der vorige week, bracht
ondergeteekende het daarin door U verhandelde ter sprake in de zitting
der Kamer van Koophandel alhier, met het gevolg, dat besloten werd
de adhaesie der andere kamers hier te lande te vragen om bij de
regeering in den door U gewenschten geest aan te dringen, op her
ziening van artikel 7 en lo van het Wetboek van Koophandel."
Wij meenen hiermede de onhoudbaarheid der artt. 7
en 10 W. V. K. voldoende te hebben aangetoond en rest
ons nog den Heer Prof. Molengraaff te danken voor de
welwillend verstrekte inlichtingen en voor zijn initiatief om
verbetering te brengen in het bestaande reeds lang ver­ouderde
Wetboek van Koophandel en wat daarmede
samenhangt.
Wij vertrouwen, dat de belanghebbenden niet zullen
achterblijven en mede door zich aan te sluiten bij de door
Prof. Molengraaff op te richten vereeniging, het tot stand
brengen van een geheel nieuwe, met de eischen des tijds
in overeenstemming zijnde handelswetgeving mogelijk zullen
maken.
L. FLES & Co.
AMSTERDAM, Juni 1918.
If-
H
00343